כיצד להשתמש ב-ChatGPT לכתיבת הודעות דוא"ל קשות בעבודה

אימיילים קשים הם בלתי נמנעים בשלב מסוים בקריירה שלך. בין אם זה אומר לא לקחת על עצמו פרויקטים נוספים או לבקש חופש, זה יכול להיות מעורר חרדה לכתוב את המייל ואז למצוא את האומץ ללחוץ על שלח.

ידוע ש-ChatGPT עוזר לאנשים לכתוב מכתבי כיסוי וקורות חיים, אז אתה עשוי לתהות אם זה יכול לעזור לך גם לכתוב מיילים קשים. אם תספק ל-AI מידע הולם, תוכל לקבל תוכן שישמש כבסיס לדוא"ל שלך. ChatGPT יכול לעזור לך להתמקד במסר בלי אף אחד מהרגשות שאתה חווה.

שלב 1: פתח את ChatGPT

אתה מוכן להתחיל אם כבר יש לך חשבון עם ChatGPT. אם אתה חדש ב-ChatGPT, אתה יכול ליצור חשבון באמצעות הדוא"ל או חשבון Google שלך. אם אתה נרשם לחשבון חדש, אתה צריך שיהיה לך את הטלפון הנייד שלך בקרבת מקום, מכיוון שהפלטפורמה תשלח לך טקסט קוד אישור כדי להתחיל.

שלב 2: הצג את עצמך ואת תפקידך בארגון

לפני שתבקש מ-ChatGPT לכתוב אימיילים הקשורים לעבודה, עליך להציג את עצמך, את העבודה שלך והאחריות שלך לפלטפורמה. ChatGPT תשתמש במידע שאתה מספק כדי ליצור את האימיילים שהיא מציעה.

כאשר אתה שולח את ההקדמה שלך, הפלטפורמה תגיב ותודיע לך את המידע החיוני שהיא השיגה מההקדמה שלך. אם זו הפעם הראשונה שלך שאתה עובד עם הפלטפורמה, אתה תעריך את המשוב החיובי שהיא נותנת לך כשאתה מציג את עצמך.

הנה הקדמה לדוגמה:

הנה התגובה של ChatGPT:

שלב 3: הנח את ChatGPT לכתוב את האימייל הרצוי

לאחר שתודיע ל-ChatGPT על העבודה שלך ועל מי אתה עובד, הוא מוכן ליצור את האימיילים המאתגרים שאתה צריך עזרה בכתיבה. תופתעו לטובה מהמהירות שבה הבינה המלאכותית יוצרת מיילים שאיתם תוכלו לעבוד.

מייל התפטרות

בין אם אתה נרגש מהשלב הבא בקריירה שלך או עוזב כי נמאס לך מהנסיבות הנוכחיות שלך, כתיבת מייל התפטרות יכולה להיות קשה. אתה לא רוצה לשרוף גשרים, אז אתה רוצה לעזוב בחיוב.

אל תשכח שייתכן שתזדקק להפניות בעתיד, ואתה רוצה להיות בטוח כשאתה מספק את שמות האנשים שאיתם עבדת. מכתב ההתפטרות שלך אינו הזמן לפרוק מידע על הנהלה, מדיניות חופשות או להתלונן על עמיתיך לעבודה; מדובר במתן הודעה למעסיק שלך.

למעלה תראה מכתב התפטרות שנוצר על ידי ChatGPT שאומר שלום ומודיע להנהלה שתעבוד איתם כדי להפוך את המעבר לחלק ככל האפשר. האם אתה רוצה להתפטר מעבודתך? הנה כמה שיקולים פיננסיים שצריך להתכונן אליהם.

דוא"ל כדי ליידע את הממונה שלך שאתה לא מתכוון לעמוד במועד האחרון

אם אתה מתקשה לעמוד במועד האחרון, עדיף ליידע את הממונה או המנהל שלך בהקדם האפשרי. כאשר ההנהלה מודעת לכך שאינך מסוגל לעמוד בתאריך היעד, ייתכן שהיא תוכל לבצע התאמות שיאפשרו לך לעמוד בתאריך היעד.

כאשר אנשים אחרים או השלב הבא תלויים בעמידה בדדליין, הכל יכול להיעצר עד להשלמת המשימה. לתת לאנשים המסתמכים עליך לדעת שאתה לא מתכוון לבצע את המועד במוקדם מאשר במאוחר יכול לעזור לך לשמר את הקשרים עם ההנהלה והצוות שלך.

דוא"ל לבקשת חופשת חירום

אתה כבר מרגיש לחוץ מהמצב שגרם לצורך בבקשת החופשה, והתמקדות בכתיבת אימייל היא הדבר האחרון שאתה חושב. כדי להתמודד עם החירום שלך, עליך לכתוב דוא"ל למנהל או לממונה שלך בבקשה לחופשה.

גם אם כבר שוחחת על החופשה עם המנהל שלך, ייתכן שתצטרך להגיש לו משהו בכתב. היה מציאותי לגבי כמה זמן אתה צריך, וקבע ציפיות סבירות למעסיק שלך לגבי המועד שבו אתה מצפה לחזור לעבודה.

מכיוון שיש סבירות שזו בקשה של הרגע האחרון, ייתכן שתרצה לציין כיצד ניתן להשיג אותך אם אתה מתכנן להיות מחוץ לעיר. אתה יכול גם להבטיח למנהל או למנהל שלך שתבדוק את הדואר האלקטרוני וההודעות הקוליות שלך באופן קבוע כדי להישאר באחריות שלך.

דוא"ל כדי לומר "לא" לפרויקט

אמנם אולי תרצה להשיב לבקשה לקחת על עצמך פרויקט אחר עם א “אתה צוחק עלי?”, אולי עדיף שתגיב בטקט. כדאי לשלוח את המייל במהירות, במיוחד אם אתם נוטים לומר כן להכל.

אם אתה מחכה יותר מדי כדי לשלוח את המייל, אתה עלול למצוא סיבות שישכנעו אותך להגיד כן, גם כשהאינטואיציה שלך אומרת לך שזה לא רעיון טוב, וכבר יש לך הרבה על הצלחת שלך. אתה צריך לוודא שהמייל לא ייראה כאילו אתה פשוט לא רוצה לעשות את העבודה.

שנה את האימייל ש-ChatGPT מייצר כדי להתאים למדיניות הארגון ולהתאים לאדם שהגיש את הבקשה. דוא"ל לממונה שלך יהיה רשמי יותר מאשר דוא"ל לעמית לעבודה. אם אתה צריך לעבוד על זה, אולי אתה מעוניין ללמוד איך לומר "לא" בעבודה בנימוס.

דוא"ל כדי לקבל בהירות על סדרי עדיפויות ארגוניים

לפעמים אנחנו יכולים להיות מוצפים בחובותינו ולא יודעים מאיפה להתחיל. במקום לנסות להבין את זה באופן עצמאי, הדבר הכי פרודוקטיבי שאתה יכול לעשות הוא לשאול את המנהל או הממונה שלך במה הם רוצים שתתמקד.

בקשת עזרה יכולה להיות מפחידה, מכיוון שאיננו רוצים להיראות כאילו איננו יודעים מה אנו עושים. עדיף לשאול מנהיגות מאשר להניח. אתה אולי חושב שמשהו צריך להיות בראש סדר העדיפויות, אבל אולי זה לא מה שקריטי עבור הארגון.

במקום לבזבז את זמנך על פרויקט שאינו בראש סדר העדיפויות של הארגון, עדיף לבקש אישור. אם אתה זקוק לעזרה בקביעת סדרי עדיפויות, אולי תעניין אותך האפליקציות הטובות ביותר בהן תוכל להשתמש כדי לתעדף משימות בעבודה.

שלב 4: סקור וערוך את הודעות האימייל ש-ChatGPT יוצר

ברגע ש-ChatGPT יוצר אימייל באמצעות ההנחיה שלך, עליך לעיין בו ולבצע את העריכות הנדרשות. ייתכן שחלק מהדברים המוזכרים בטיוטה לא חלים עליך, וה-AI עשוי לפספס מידע קריטי שברצונך לכלול.

שלב 5: שלח את האימייל

זה כנראה החלק המאתגר ביותר בכתיבת מייל קשה. תפסיק לדאוג מהתגובה, ושלח אותה! לפני שתלחץ על שלח, אולי תרצה ללמוד את טעויות שגורמות למייל עסקי להיראות לא מקצועי.

יש לשלוח מיילים קשים

שליחת אימיילים בעלי אופי שלילי יכולה להיות מאתגרת, אך היא צריכה להיעשות. הימנעות מנושאים מורכבים עלולה לגרום ליותר בעיות מאשר ההתייחסות אליהם יוצרת. למרות שניסוח אימייל קשה עשוי לעורר חרדה, אתה תרגיש טוב יותר ברגע שתלחץ על שלח.

המנהל או הממונה שלך אולי לא יהיו מרוצים מההודעה, אבל הם יעריכו אותך שתגיד להם מה קורה בהתראה מספקת. התמודדות עם קונפליקטים אולי אינה הדבר המועדף עליך לעשות, אבל חשוב לנהל אותו ביעילות. ניהול קונפליקטים הוא מיומנות חיונית ללמידה מקצועית ואישית.