מתקשה לנהל את המשימות שלך ביעילות? עיין בטיפים לניהול משימות אלה שיעזרו לך להגביר את הפרודוקטיביות שלך ולהספיק יותר.
המשימות היומיומיות שלך הן הבסיס להצלחה שלך, המייצגות את הפעולות המפורטות שלב אחר שלב כדי להגיע ליעדים האישיים והמקצועיים שלך. במילים אחרות, רשימת המטלות הבלתי נגמרת לכאורה שלך היא מפת הדרכים שלך לניצחון, ולכן ניהול יעיל של משימות אלו הוא חיוני.
למרות שאתה עלול למהר להשתמש באפליקציית הפרודוקטיביות הטובה ביותר כדי לארגן את המשימות היומיומיות שלך, וזה מהלך לא רע, חידוד כישורי ניהול המשימות שלך הוא בר קיימא ויעילה יותר בטווח הארוך. מאמר זה יעסוק בכמה טיפים לניהול משימות לשיפור הפרודוקטיביות שלך.
1. דע את הכרונוטיפ שלך
האם אתה ינשוף לילה או ציפור מוקדמת? האם קל לך יותר להתמקד בבוקר או מאוחר בלילה? לכולנו יש נטייה טבעית להירדם ולהיות ערניים בתקופות מסוימות של היום והלילה. ולמרות שהתרבות הפופולרית חוגגת לעתים קרובות את הקמים המוקדמים כפרודוקטיביים יותר, המציאות היא שגודל אחד לא מתאים לכולם.
זו הסיבה לכך הכרת הכרונוטיפ שלך יכולה להגביר את הפרודוקטיביות שלך, מכיוון שהוא מאפשר לך לתזמן את המשימות שלך כאשר אתה הכי פרודוקטיבי. לָכֵן,
יצירת לוח זמנים עבודה מותאם אישית בהתבסס על הכרונוטיפ שלך יהיה קל יותר להתעדכן במשימות שלך ולהגיע לביצועי שיא.לדוגמה, אם אתה ינשוף לילה, עליך לתכנן להתמודד עם המשימות המאתגרות ביותר שלך ב- ערב שבו רמות האנרגיה שלך הן הגבוהות ביותר, מה שמציב אותך בעמדה הטובה ביותר להשלים את המשימות שלך זְמַן.
2. צור את רשימת העדיפויות שלך
עכשיו כשאתה יודע מתי אתה הכי פרודוקטיבי, הגיע הזמן לעשות זאת תעדוף את המשימות ברשימות המטלות שלך באמצעות מטריצת אייזנהאואר. מערכת ניהול זמן זו עוזרת לך לתעדף משימות על ידי סיווג שלהן לארבעה רבעים: דחוף וחשוב, לא דחוף אבל חשוב, דחוף אבל לא חשוב, ולא דחוף ולא חשוב משימות.
ארגון רשימות המטלות שלך על סמך קטגוריות אלו מקל על זיהוי המשימות שצריך לקבל עדיפות ואילו ניתן להאציל או לדחות. בדרך זו, אתה יכול לתזמן את המשימות החשובות והדחופות ביותר שלך כאשר אתה הכי פרודוקטיבי, נותן לך את הסיכוי הטוב ביותר להשלים אותן בזמן.
לדוגמה, כמתכנת, אתה יכול לתזמן את משימות הקידוד שלך לזמן שבו אתה הכי ערני ולהגיב למיילים כאשר רמות האנרגיה שלך נמוכות.
3. "תאכל את הצפרדע הזאת!"
Eating That Frog הוא הטיפ הבא לניהול המשימות שיעזור להגביר את הפרודוקטיביות שלך! ולא, אנחנו לא מדברים על צפרדעים תרתי משמע! בריאן טרייסי הפך את הביטוי הזה לפופולרי בספרו בעל אותו השם, והמטאפורה החיה הזו מתארת את ההתמודדות עם המשימה המאתגרת ביותר שלך, דבר ראשון בבוקר.
זוהי אחת הדרכים הטובות ביותר לנצח את הדחיינות, מכיוון שלעתים קרובות אתה עלול להרגיש לחוץ או המום כשאתה מתמודד עם המשימה המאתגרת ביותר שלך. על ידי אכילת הצפרדע הגדולה ביותר תחילה, תחושת האימה הזו תהפוך לתחושת הישג, להגביר את הביטחון העצמי שלך ולתת לך את המוטיבציה והמומנטום לכוח דרך שאר שלך משימות.
אתה יכול להשתמש ב שיטת Eat That Frog באמצעות Todoist. עם זאת, למרות שמומלץ להתמודד עם המשימות המאתגרות ביותר שלך בבוקר, הזמן הטוב ביותר שלך עשוי להיות שונה בהתאם לכרונוטיפ שלך, כפי שכבר דיברנו. עם זאת, אתה עדיין יכול להשתמש בשיטה זו על ידי תזמון המשימות המאתגרות ביותר שלך כאשר אתה נמרץ ופרודוקטיבי ביותר.
4. השתמש בחוק פרקינסון לטובתך
דחיינות היא אחד מקוצחי הפריון הנפוצים ביותר שרוב האנשים נאבקים איתם בשלב מסוים. אחת הסיבות העיקריות שלעתים קרובות אתה מוצא את עצמך דוחה משימות לרגע האחרון היא שאין תחושת דחיפות או מועד אחרון. הסיבה לכך היא שהמשימות הללו יכולות להתרחב כדי למלא את הזמן שעומד לרשותך עבורן - חוק פרקינסון.
החדשות הטובות הן שאתה יכול להיות פרודוקטיבי יותר על ידי שימוש בחוק פרקינסון לטובתך. אֵיך? ראשית, תמיד לפרק פרויקטים ענקיים או מורכבים למשימות קטנות יותר, מה שגורם להם להיראות פחות מכריעים וקלים יותר להתמודדות.
לאחר מכן, הגדירו דד-ליין קפדני לכל משימה. זה יוצר תחושת דחיפות, מניע אותך להשלים את המשימה לפני המועד ומפחית את הדחיינות. פריצה זו תעזור לך לנהל את המשימות שלך בצורה יעילה יותר ולהבטיח שלא תיפול בפיגור ברשימת המטלות שלך.
5. תרגל משימות בודדות
ריבוי משימות, או ליתר דיוק, החלפת הקשר, הוא אחד מההרגלים הללו שנראים יעילים, אך למעשה הם מאוד סוחטים ולא פרודוקטיביים. בעוד שהמספר המכריע של המשימות ברשימת המטלות שלך עשוי להפוך את זה למפתה לנסות ולבצע מספר משימות בו זמנית, יש לך רק כל כך הרבה מיקוד ואנרגיה שניתן להשתמש בהם במשימה נתונה.
זה מגדיל את הסבירות שלך לעשות טעויות, מה שמוביל לבזבוז זמן ומאמץ. מצד שני, שליטה במשימה אחת תשפר את הפרודוקטיביות שלך, המאפשר לך להקדיש את מלוא תשומת הלב שלך למשימה עד לסיום. זה ממזער את הסחות הדעת, עוזר לך להישאר ממוקד ומעצים אותך לעשות את העבודה הטובה ביותר שלך.
אחת הדרכים הטובות ביותר לתרגל משימות בודדות היא להגדיר מגבלת זמן קבועה להתמקד במשימה ולאחר מכן לקחת הפסקה. טכניקת ניהול זמן זו נקראת שיטת פומודורו, וזו דרך יעילה להפיק את המרב מזמנכם.
6. אוטומציה של משימות שגרתיות
אז מה קורה למשימות בעלות ערך נמוך שלא הגיעו לראש רשימת העדיפויות שלך? תחשוב על משימות כמו תזמון פגישות או נטילת דקות במהלך שיחות ועידה - אנחנו בטוחים שאתה עדיין צריך לעשות אותן, נכון?
הדרך הטובה ביותר לנהל משימות אלו היא להפוך אותן לאוטומטיות. למרבה המזל, יש כמה אפליקציות שבהן תוכל להשתמש כדי להפוך משימות שגרתיות לאוטומטיות, כגון IFTTT או Zapier. זה יפנה זמן ואנרגיה למשימות יקרות יותר ורגישות זמן ויעזור לך להיות פרודוקטיבי יותר.
7. השתמש בתוכנה הנכונה לניהול משימות
הכל טוב ויפה למנף את כל העצות לניהול המשימות שהוזכרו לעיל, אבל אתה עדיין עלול להתקשה להישאר פרודוקטיבי ללא התוכנה הנכונה שתעזור לך לנהל את המשימות שלך. בהתחשב בשלל הכלים לניהול משימות המבטיחים להפוך אותך למעצמת פרודוקטיביות בן לילה, הבחירה באפשרות הנכונה יכולה להיות מרתיעה.
אז איך אתה יכול בחר את הכלי המתאים לניהול משימות מקוון? הדבר הראשון שעליך לעשות הוא להעריך את הצרכים שלך. זה תלוי במקצוע שלך, סגנון העבודה וההעדפות שלך, גודל הצוות ועוד. הערכת הצרכים שלך מקלה בהרבה על השוואה בין כלי ניהול משימות שונים כדי למצוא את האפשרות הטובה ביותר עבורך.
עשה יותר בפחות זמן עם הטיפים האלה
שיפור כישורי ניהול המשימות שלך הוא המפתח לקחת את הפרודוקטיביות שלך לשלב הבא. בין אם אתה מנהל פרויקט או סטודנט, שימוש בטכניקות ניהול משימות נכונות יעזור לך להשיג יותר בפחות זמן. על ידי שילוב הטיפים האלה לניהול משימות בשגרת היומיום שלך, אתה יכול להבטיח שתסמן את כל הפריטים ברשימת המטלות שלך.