בזמן ניהול פרויקט, חשוב לוודא שהצוות שלכם נמצא באותו עמוד ועובד ביעילות. עם זאת, קל יותר לומר מאשר לעשות. עידוד הפרודוקטיביות בקרב הצוות יכול להיות קצת מרתיע. למרבה המזל, אפליקציות כמו Microsoft Lists יכולות להפוך את המשימה הזו לניתנת לניהול.
Microsoft Lists היא חלק מהמערכת האקולוגית של Microsoft 365. למרות שעל פני השטח, זה נשמע כמו אפליקציית רשימת מטלות פשוטה, היא מאפשרת לך לעשות הרבה יותר מזה הודות לתבניות הגמישות שלה. נבחן מה אפשרי עם האפליקציה הזו וכיצד אתה יכול להשתמש בה כדי להגביר את הפרודוקטיביות שלך.
1. תזמון תוכן
Microsoft Lists מאפשר לך לנהל במהירות ובקלות פרסום תוכן על פני פלטפורמות מרובות. מתזמן התוכן הוא אחת מהתבניות הרבות הזמינות באפליקציה. אתה יכול לתזמן פוסטים עבור מדיה חברתית, בלוגים או אתרים ואפילו לעקוב אחר הביצועים של פוסטים אלה.
זה דומה ל יצירת מתזמן תוכן ביומן Google, אבל אתה מקבל כאן תבנית מוכנה שקל להתאים אותה. תבנית זו מאפשרת לך להתמקד ביצירת תוכן באיכות גבוהה ולייעל את תהליך היצירה/הפצה על ידי שיתוף לוח השנה עם הצוות שלך. הרשימה גם מאפשרת לך להקצות פרויקטים לחברי צוות שונים ומאפשרת לך לעקוב אחר מועדים בקלות.
2. מעקב אחר התקדמות העבודה
ה מעקב אחר התקדמות העבודה תבנית תסייע לך בארגון וניהול העבודה והפרויקטים שלך. זה מאפשר לך לראות את כל המשימות והפרוייקטים שלך במקום אחד, מה שמאפשר לך לתעדף ולהישאר בטופ של מה שצריך לעשות.
אתה יכול להקצות משימות לחברי הצוות שלך, ולבדוק את ההתקדמות שלהם בזמן אמת. זה גם שימושי כדי לשפוט כמה זמן לוקח בדרך כלל משימה מסוימת, כך שתוכל לקחת זאת בחשבון לתכנון עתידי. האפליקציה גם מקלה על סיווג משימות, קביעת עדיפות וקביעת תאריך התחלה/יעד.
חלק מהתכונות הללו דומות ל- האפליקציות הטובות ביותר לניהול משימות, וזה שבחים רבים למה שהיא בעצם אפליקציה פשוטה דמוית גיליון אלקטרוני על פני השטח.
3. בעיות מעקב
בין אם אתה עובד לבד או עם צוות, בעיות ובעיות יתעוררו בפרויקטים. זה יכול לכלול באגים בתוכנה, בעיות טכניות, תיקוני עיצוב וכו'. למרבה המזל, אתה יכול להשתמש ב מאתר בעיות תבנית בתוך Microsoft Lists כדי לנהל את כל הבעיות המתעוררות במהלך פרויקט.
התבנית כוללת פרטים על כל נושא, כגון עדיפותו, מצבו ומי אחראי לטפל בו. אתה יכול להשתמש במידע זה כדי להבטיח שנושאים חשובים יטופלו באופן מיידי, ולעזור לצוותים להישאר מאורגנים ולהמשיך לעבוד. זה אפילו אומר לך מתי דווח על בעיה, כך שתוכל לחזור אליה לעיון עתידי.
4. מעקב אחר מתגייסים חדשים
אם החלק שלך בעבודה כרוך בגיוס, ראיון והכנסת מתגייסים חדשים, אתה מודע היטב עד כמה כל החוויה הקשה הזו יכולה להיות מתישה. ה מעקב אחר גיוס עובדים תבנית בתוך Microsoft Lists מקלה על ניהול תהליך גיוס עובדים חדשים.
אתה יכול לעקוב אחר הפרטים הספציפיים של כל מועמד, כגון שם המשרה, זמן ראיון, מגייס ועוד. תבנית זו אפילו מאפשרת לך לצפות בפרופיל הלינקדאין של כל מועמד ולחדש ישירות מהאפליקציה. זה גם מקל על מעקב אחר ההתקדמות של כל מועמד לאורך כל תהליך הגיוס
5. שיפור תהליכי עבודה
Microsoft Lists גם עוזרת בבניית תהליך עבודה יעיל עבור זרימות עבודה פרודוקטיביות. זה מקל על ניהול העבודה שלך. כלי זה עוזר לך לזהות צווארי בקבוק וחוסר יעילות בתהליך הנוכחי שלך ולמצוא דרכים לתקן אותם.
אמנם לא הוגדרה תבנית ספציפית לכך, אבל השילוב של התקדמות העבודה, מתזמן התוכן ותבניות מסלול האירועים שימושיים. אתה יכול להבין בקלות אילו משימות לוקחות יותר זמן, כך שתוכל למצוא דרכים לייעל את התהליך בשלב התכנון.
כל רשימה גם מאפשרת לך לראות לאילו חברי צוות לוקח יותר זמן להשלים משימה מסוימת, ומאפשרת לך לטפל במהירות בבעיות פרודוקטיביות/יעילות עם הצוות.
6. מעקב אחר הוצאות
ניהול תזרים מזומנים הוא מכריע להצלחה כלכלית, ומעקב אחר ההוצאות שלך חשוב לכל עסק. למרבה המזל, יש תבנית עבור זה שנקראת עוקב אחר הוצאות ברשימות של מיקרוסופט. זה מאפשר לך לעקוב ולשלוט בכל הוצאה שהעסק שלך עושה.
ניתן להזין הוצאות בודדות על ידי הזנת הסכום, התאריך והקטגוריה של הרכישה או ההוצאה. סיווג מפשט את התבנית הזו לא מעט, ומאפשר לך למיין ולנהל במהירות קטגוריות שונות.
זה אפילו מאפשר לך להוסיף קבלות כדי לחשב את תזרים המזומנים שלך מדי חודש או שנתי. זה עובד באופן דומה ל עוקב התקציב של Notion ומסייע בניהול תקציבי הפרויקט.
7. ניהול נכסים
ה מנהל נכסים תבנית בתוך האפליקציה מאפשרת לך לעקוב אחר כל המכשירים בארגון שלך. באמצעות תבנית זו, אתה יכול להבין בקלות מתי המכשירים עוברים צ'ק-אין ומוחזרים. אתה יכול להקצות תג נכס לכל מוצר, ולראות בקלות את הסטטוס, הדגם, המספר הסידורי והבעלים הנוכחי של כל מכשיר.
יתר על כן, אתה יכול להוסיף במהירות תמונה, תאריך רכישה, מחיר רכישה ומספר הזמנה עבור כל מכשיר שעובר צ'ק אאוט או צ'ק אאוט במערכת. אתה יכול אפילו להוסיף הערות שמספרות לך על מצב המכשיר עבור כל נכס.
רשימות של מיקרוסופט: תוכנה לא מוערכת מאוד לניהול העבודה שלך
אתה עשוי להיות מופתע ממה שמוצע עם רשימות Microsoft. אם אתה כבר מנוי ל-Microsoft 365, השימוש ברשימות אמור להיות פשוט עבורך. זה גם משתווה היטב לאפליקציות פרודוקטיביות אחרות, בהתחשב שהתבניות משתוות לכמה מהתבניות הטובות ביותר של Notion.
הדבר היחיד שחסר ברשימות של מיקרוסופט הוא רישום הערות. בעוד שאתה יכול ליצור הערות באפליקציה, תבנית מתאימה לעשות זאת תהפוך את זה לאחת מאפליקציות הפרודוקטיביות הטובות ביותר שיש. גם אז, כמות הדברים שאתה יכול לעשות עם האפליקציה הזו היא מדהימה.