אולי אתה במצב שבו אתה צריך לבקש עזרה מהקולגות שלך או לשלוח להם משימות, אבל אתה מרגיש קצת מביך לגבי זה - או שפשוט לא אכפת לך מכל השיחות והמיילים בחזרה הָלְאָה. למה לא ליצור לוח בקשות לפרויקט?
אמנם אתה יכול להירשם לכלי ניהול פרויקטים כמו ClickUp או Asana ולגרום לעמיתיך לעבודה להצטרף אליך, אבל ייתכן שכבר יש לך גישה לפתרון פשוט ללא עלות - Google Sheets. עקוב אחר מאמר זה כדי ללמוד כיצד תוכל לבנות לוח בקשות לפרויקט באמצעות כלי גיליון אלקטרוני נפוץ זה.
יצירת פריסת לוח בקשות לפרויקט ב-Google Sheets
המטרה של יצירת לוח בקשות לפרויקט היא כפולה. זה משמש לך כדרך להתגבר על החיכוך הנגרם מהאצלת משימות. בנוסף, זה מפחית תקשורת הלוך ושוב, וחוסך לך זמן.
בעיקרו של דבר, עם כל מטלה שתוסיף ללוח, תמפה את כל מה שעמיתך לעבודה צריך לדעת כדי להשלים אותה. אז תרצה להיות עקבי וליצור פריסה שתבקש ממך להוסיף פרטים חיוניים בכל פעם. פרטים כמו:
- תאריכי יעד.
- עדיפות.
- תיאורים.
- מי אחראי.
- מי מקצה את זה.
מכיוון שכל מקום עבודה שונה, ייתכן שיש כמה פרטים נוספים שתוכל לכלול כדי להתאים אותו לצרכי הצוות שלך. אז לפני שמתחילים, קחו רגע לחשוב על זה. אם אתה לא יכול לחשוב על כאלה עכשיו, אתה יכול להוסיף אותם מאוחר יותר, אבל זכור, פחות זה יותר. לא תרצה להוסיף שום שלבים מיותרים.
כדי להתחיל עם לוח הבקשות לפרויקט, פתח מסמך ריק ב-Google Sheets. כתוב את הכותרות הבאות, וכל התוספות שתמצא, בחלק העליון של הגיליון האלקטרוני:
- מְשִׁימָה- כאן, תעניק למטלה כותרת ייחודית.
- תיאור- תחת הכותרת הזו, תכתוב סיכום קצר של מה שאתה צריך שהם יעשו. כדי לשמור על מסודר, השתמש לְקַצֵץ אצלך גלישת טקסט הגדרות כדי להכניס טקסט מתחת לתא הבא.
- נאמן- זה המקום שבו תתייג את הקולגה שאליו אתה מעביר את המשימה.
- עדיפות- כאן, אתה יכול להציג את הדחיפות.
- בשל- זה יודיע על המועד האחרון של המשימה.
- סטָטוּס- הצוות שלך משתמש בעמודה זו כדי לשתף התקדמות.
- נוצר על ידי— הנציג ישים את שמם כאן כדי שהממונים ידעו ממי מגיעים המשימה והמידע.
עזור לכותרות שלך לבלוט על ידי הדגשתן והוספת צבע רקע לשורה. אתה יכול גם להקפיא את השורה העליונה של ה-Google Sheet שלך על ידי הדגשה ומעבר אליו נוף בתפריט העליון, הַקפָּאָה, ואז 1 שורה.
הוספת לחצני סטטוס ב-Google Sheets
הוספת לחצן סטטוס ללוח הבקשות לפרויקט מעניקה לך ולעמיתיך לעבודה דרך מהירה לשתף התקדמות. זו גם דרך מצוינת לקבל סקירה מהירה של עומס העבודה של כולם ולזהות אם מישהו יכול להשתמש ביד נוספת. כמה דוגמאות לסטטוס שבהן אתה יכול להשתמש הן:
- לעשות.
- מַעֲשֶׂה.
- בוצע.
- תָקוּעַ.
- בהמתנה.
- לבדיקה.
אתה יכול ליצור כפתור סטטוס עבודה, בדומה לאלו שאתה מוצא בתוכנות ניהול פרויקטים כמו ClickUp ו-Asana, על ידי הוספת תפריט נפתח לגיליון שלך. כדי לעשות זאת:
- הדגש את עמודת הסטטוס שלך. לְהַחזִיק CTRL אוֹ CMD ולחץ על תא הכותרת כדי לבטל את הבחירה בו.
- לך ל נתונים בתפריט העליון.
- נְקִישָׁה אימות מידע, וסרגל צד ייפתח.
- תַחַת קריטריונים, תוודא שיש לך להפיל נבחר.
- מלא את האפשרויות שלך בשדות הטקסט למטה, באמצעות ה הוסף פריט נוסף לחצן כדי ליצור נקודות נוספות.
- הקצה לכל אחד את הצבע לפי בחירתך.
- מכה בוצע.
כעת יהיה לך תפריט שהצוות שלך יכול להשתמש בו כדי להציג סטטוס של משימה. יש לחצן עריכה בתחתית הרשימה, אבל זה עובד רק עבור התא שנבחר. כדי לשנות את כל לחצני הסטטוס שלך, חזור לתפריט אימות הנתונים ובחר את הכלל שברצונך לערוך בסרגל הצד.
חזור על שלבים אלה כדי להוסיף אפשרויות מהירות ל עדיפות, נאמן, ו נוצר על ידי עמודות אם תרצה.
אם אתה פשוט מתייג או מזכיר מישהו בגיליון, Google לא תשלח הודעה. כשאתה מקצה מישהו לפרויקט, אתה יכול לתת לו התראה על ידי ביצוע השלבים הבאים:
- בחר את שם המשימה שברצונך להעביר להם.
- לחץ לחיצה ימנית ובחר תגובה או עבור אל סמל בועת הדיבור בסרגל הכלים.
- הקלד @ ולאחר מכן את השם או כתובת האימייל שלהם - אם תרצה, תוכל גם לכלול הודעה כאן.
- לחץ על לְהַקְצוֹת.
כעת, אם לעמיתך יש שאלות, הוא יכול להוסיף אותן כתגובה באותו שרשור. על ידי שמירת כל התקשורת שלך לגבי המשימה באותו מקום שהקצת אותה, שניכם תדעו בדיוק היכן למצוא את השיחה שוב מאוחר יותר אם מישהו צריך רענון.
שימוש בהיסטוריית גרסאות ב-Google Sheets
מכיוון שיותר מאדם אחד ישתמש בגיליון, טוב שיש לך גיבוי, למקרה שמישהו ימחק או יכתוב בטעות מידע חשוב. בראש הגיליון שלך, תבחין בהיפר-קישור המציין שהעריכה האחרונה התרחשה. לחץ על זה, ותראה גיבויים ממפגשי עבודה קודמים והשינויים שהתרחשו.
שימוש בהיסטוריית גרסאות ב-Google Sheets הוא שימושי מכיוון שאתה יכול לראות את הפרויקטים וההערות הקודמים שלך אם אתה צריך תיעוד שלהם. אבל אתה יכול גם לחזור לגרסה קודמת אם הגיליון שלך מתבלבל איכשהו - זה קורה.
הערה: אם אתה רוצה תיעוד ישיר יותר של מטלות שהושלמו, הוסף גיליון נוסף למסמך שלך באמצעות סמל פלוס בפינה השמאלית התחתונה של המסך שלך וחתוך והדבק את השורות שלך שם ברגע שהסטטוס משתנה ל בוצע.
קבל שיתוף פעולה עם Google Sheets
יצירת לוח בקשות לפרויקט ב-Google Sheets היא דרך מצוינת לחסוך זמן בעת האצלה ושיתוף פעולה במשימות. לא רק שיהיה פחות הלוך ושוב, אלא שכולם ידעו היכן למצוא את המידע למשימות, כשהכל יהיה במקום אחד.
זה גם עוזר לך להימנע מחלק מהסרבול שאתה יכול להרגיש בבקשת עזרה או חלוקת משימות. אתה תרגיש יותר נוח עם זה תוך כדי.