להיות עוזר וירטואלי יכול להיות מכריע, במיוחד כאשר יש לך מערך משימות שונה או דומה עבור מספר לקוחות. ומכיוון שאתה פועל מרחוק, יש צורך לבצע אוטומציה של רוב הפעילויות שלך באמצעות כלי תוכנה להגברת הפרודוקטיביות.
מאמר זה מדגיש 10 כלים ואפליקציות עיקריות שכל עוזר וירטואלי צריך להחזיק בארסנל שלו. כלים אלה ייעלו את זרימת העבודה שלך ויעשירו את החוויה שלך כעוזר וירטואלי מתחיל או מתקדם. אבל לפני שנחשוף אותם, בואו נעבור בקצרה על הרעיון של סיוע וירטואלי.
1. רָפוּי
שמירה על תקשורת יעילה עם הלקוחות שלך היא חיונית בתור עוזר וירטואלי, ו-Slack עושה עבודה טובה עם זה. זה אחד מה פלטפורמות ההודעות המיידיות הטובות ביותר עבור צוותים מרוחקים המאפשר לך לתקשר בזמן אמת עם לקוחות וחברי צוות בעת עבודה על פרויקט.
ניתן להבחין בין פרויקטים באמצעות "ערוצים" ולהנגיש אותם לגורמים מורשים בלבד. יתר על כן, ל-Slack יש תכונת שיחה בתוך האפליקציה ואימוג'ים מותאמים אישית מהנים לשיחות רגועות יותר. אתה יכול גם לשתף קבצים שונים עם אדם אחד או יותר, כולל הקלטות אודיו ותמונות.
הורד: רפוי עבור חלונות | | מק | iOS | דְמוּי אָדָם (זמינות רכישות חינם בתוך האפליקציה)
2. Google Workspace
Google Workspace, הידוע גם בשם G-Suite, הוא אוסף של כלי תוכנה שונים עם תכונות ומצבי פעולה שונים. עם זאת, אתה צריך רק כשמונה מהכלים האלה בתור עוזר וירטואלי. הם כוללים:
- גוגל מסמכים: אתה יכול להשתמש בזה כדי ליצור, לערוך ולעצב מסמכי טקסט.
- גוגל מייל: כלי זה נהדר להעברת הודעות ושיווק בדוא"ל.
- Google Slides: הכלי החינמי הזה נותן מענה לכל צרכי המצגת שלך.
- גיליונות: אתה יכול להשתמש בכלי זה להזנת נתונים ותקציב.
- Google Meet: מעולה לשיחות ועידה בווידאו ולשמירה על קשר עם קהל הלקוחות שלך.
- Google Forms: אתה יכול להשתמש בזה כדי לערוך סקרים ולקבל תשובות בזמן אמת.
- גוגל דרייב: זהו אחד מה ספקי אחסון הענן הזולים ביותר עבור קבצים אישיים וקשורים לעבודה.
- לוח שנה של גוגל: עוזר לך לתזמן ולהישאר על המסלול עם פרויקטים.
3. מדי יום
Calendly הוא כלי תזמון לניהול אירועים. עם זאת, זה לא מספיק בתור לוח שנה עצמאי. עליך לשלב יישום יומן כמו יומן Google או יומן iCloud באפליקציה כדי להפוך את הפגישות שלך לאוטומטיות ולייעל אותן. יש לו גם משבצות זמן שונות מוכנות לשימוש: 15, 30 ו-60 דקות.
אתה יכול לקבוע פגישה עם תאריכים ושעות שונים, והאורחים שלך יכולים לציין את זמינותם בלוח השנה. עם זאת, האורחים עדיין יכולים לבחור זמן זמין מדויק ללא קשר למשבצות הזמן, אך בטווח התאריכים שאתה מספק.
הורד: קלנדלי עבור iOS | דְמוּי אָדָם (זמינות רכישות חינם בתוך האפליקציה)
4. קנבה
ברוב המקרים, חלק מהאחריות הניהולית שלך כעוזר וירטואלי יכלול עיצוב גרפי. לפיכך, עדיף שיהיה כלי עיצובי. Canva היא אפליקציית הבחירה שלך לכל עיצוב ואינפוגרפיקה. אתה יכול להשתמש בו כדי לעצב באנרים של מדיה חברתית, פליירים, פוסטים של קרוסלה, כרטיסים וכו'.
והכי חשוב, אתה יכול לשחק עם גופני Canva בחינם, תבניות, תמונות ואלמנטים ליצירת עיצובים מדהימים.
הורד: קנבה עבור חלונות | מק | iOS | דְמוּי אָדָם (זמינות רכישות חינם בתוך האפליקציה)
5. Hootsuite
Hootsuite היא אפליקציית ניהול מדיה חברתית בהצטיינות קהילתית המאפשרת לך לנטר ולנווט בפלטפורמות שונות של מדיה חברתית ממקום אחד במקום לפתוח מספר כרטיסיות. זה תואם לטוויטר, פייסבוק, אינסטגרם, פינטרסט, לינקדאין וכן הלאה.
אתה יכול ליצור, לערוך, לעצב ולתזמן תוכן לכל פלטפורמה, לבדוק תובנות ולנהל ביעילות את קהל הלקוחות שלך. למרות שהגרסה החינמית נהדרת, גרסת המקצוענים נותנת לך גישה לתכונות מקיפות יותר, במיוחד אם יש לך בסיס לקוחות תובעני.
6. אסאנה
Asana מאפשרת לך לשתף פעולה ולנהל פרויקטים בצורה חלקה. אם אתה עובד עם צוות, אתה יכול להוסיף חברים למקום העבודה שלך ב-Asana, שם תוכל לעקוב אחר זרימת העבודה שלהם. אתה יכול גם לשלב את יומן Google ו-Google Drive בכלי זה כדי לאפשר לך להגדיר תזכורות למשימות ואירועים.
יתר על כן, Asana מאפשרת לך להבחין בין פרויקטים או מידע ספציפי באמצעות קודי צבע ולהוסיף קבצים מצורפים במידת הצורך. לדוגמה, אתה יכול להשתמש באדום כדי לציין פרויקטים בעדיפות גבוהה, צהוב עבור פרויקטים מתמשכים, כחול עבור אלה הנבדקים וירוק עבור פרויקטים שהושלמו.
הורד: אסאנה עבור iOS | דְמוּי אָדָם | מק (זמינות רכישות חינם בתוך האפליקציה)
7. TimeDoctor
ניהול זמן הוא מיומנות מובילה שכל עוזר וירטואלי צריך להחזיק. עם זאת, אתה עדיין צריך כלי שיעזור לך להישאר ממוקד, במיוחד אם השכר שלך הוא לפי שעה. TimeDoctor מאפשר לך לעקוב אחר שעות העבודה והפנאי שלך ולראות את ההישגים היומיומיים שלך. זה יוצר דוחות של הזמן שהושקע בכל פרויקט ומשימה.
TimeDoctor גם עוזר לך לנהל הסחות דעת. זה עוקב אחר משך השימוש שלך באינטרנט ובאפליקציות בזמן העבודה. וכשאתה חורג מהזמן שנקבע, זה מודיע לך עם פופ. זה גם מתריע כאשר המחשב נשאר פעיל יותר משעות העבודה הרגילות שלך. עם זאת, באפשרותך לערוך באופן ידני את השעה בעת הצורך.
הורד: TimeDoctor עבור גוגל פליי | מק | חלונות | לינוקס (זמינות רכישות חינם בתוך האפליקציה)
8. MailChimp
MailChimp מאפשר לך לנהל ולתקשר עם הקהלים והלקוחות של הלקוחות שלך. כאשר הלקוחות שלך משיקים מוצר או שירות חדש, אתה יכול להשתמש ב-MailChimp כדי להציג מוצרים אלה לקהל הלקוחות או לקהל היעד שלהם באמצעות ניוזלטרים או מסעות פרסום.
הכלי מאפשר לך לפלח את הניוזלטרים שלך, לשלוח דואר אלקטרוני בכמות גדולה ולנתח את הביצועים של כל מסע פרסום. אתה יכול גם לשלב כלים אחרים - כמו Shopify ו-Stripe - בפלטפורמה.
הורד: MailChimp עבור iOS | דְמוּי אָדָם (זמינות רכישות חינם בתוך האפליקציה)
9. אונטראפורט
Ontraport היא פלטפורמת שיווק ו-CRM נוספת המסייעת לך לתאם את הפעילות העסקית של הלקוחות שלך ממערכת אחת. במילים אחרות, אתה יכול להשתמש ב-Ontraport כדי להציג מוצרים לקהל היעד של הלקוח ולנהל אינטראקציות עם לקוחות בו זמנית.
אתה יכול לייבא ולייצא אנשי קשר, ליצור משפכי מכירות ולהפוך קמפיינים שיווקיים לאוטומטיים לאופטימיזציה עסקית. חוץ מזה, הממשק אינו אינטואיטיבי למתחילים. עם זאת, אתה יכול לעקוף את זה עם קצת תרגול. זה זמין גם כפלטפורמה מבוססת אינטרנט ואפליקציה לנייד.
10. דקדוקית
בתור עוזר וירטואלי, אתה תמיד חייב להיות בהישג יד של משחק התוכן שלך, והשימוש בכלי זה יעזור לך להשיג זאת. Grammarly היא פלטפורמה מבוססת אינטרנט רחבה לעריכה הסוקרת תוכן טקסט עבור שגיאות דקדוק, מילוליות, איות, סימני פיסוק, פלגיאט והגשה איכותית.
הפלטפורמה משתמשת בבינה מלאכותית כדי להבטיח שהתוכן שלך כמעט ללא רבב ומובן. אתה יכול לבדוק אם התוכן שלך מרתק ואת קטגוריית האנשים שהוא הכי מתאים לו. עם זאת, הגרסה החינמית מוגבלת, ותצטרכו להירשם לגרסה בתשלום כדי למנף את כל התכונות המרגשות.
אתה יכול גם לשמור את המסמכים שלך ולחזור אליהם בעת הצורך.
הורד: דקדוק עבור iOS | מק | חלונות (זמינות רכישות חינם בתוך האפליקציה)
התבלט בקריירה שלך כעוזר וירטואלי
סיוע וירטואלי הוא תעשייה שצומחת במהירות; לפיכך, אנו יכולים לצפות לרמת רוויה טובה בעתיד הקרוב. רכישת מיומנויות ליבה של עוזר וירטואלי הכרחי כדי להישאר רלוונטי בתעשייה. עם זאת, שילוב של כלים אלו שציינו עם מערך המיומנויות שלך יעזור לך להתבלט בקריירה שלך.
לבסוף, אם אתה חדש בתעשייה, אתה צריך ללמוד איך להפוך לעוזר וירטואלי קודם כל לפני שאתה מתחיל לחפש כלים. צריכת מידע בסיסי על מסלול הקריירה עוזרת לך לא לעשות שימוש לרעה בכלים הללו בטווח הארוך.