כולנו היינו שם. עבודה ביומיים האחרונים על מצגת PowerPoint שלא אמורה לקחת לך יותר מכמה שעות. ובכל פעם שאתה חושב שאתה קרוב לסיים אותו, אתה מוצא מידע או תמונות אחרים שאתה צריך להוסיף.
האמת היא שהרכבת מצגת PowerPoint לא חייבת להיות כל כך גוזלת זמן. זו הסיבה שהרכבנו רשימה של טיפים כדי לחסוך לך זמן בעבודה על המצגת הבאה שלך.
1. תכנן את המצגת שלך
אתה יכול להתחיל לחסוך זמן בעבודה על המצגת שלך, עוד לפני פתיחת PowerPoint. אתה יכול להשתמש בכל דבר, מאפליקציית טקסט לקול ועד פיסת נייר פשוטה כדי לשרטט את התוכן והעיצוב של השקופיות שלך. חשבו על הרעיון הכללי שאתם רוצים להעביר ומי הקהל שלכם.
גם אם עשית זאת בעבר, תכנון מראש יעזור לך להבין אם עליך להוסיף ציר זמן, ליצור תרשים עוגה או להוסיף סרטון.
2. הפוך את Word Docs למצגת PowerPoint
במקום לעבוד על חיבור אותו מידע פעמיים, אתה יכול להפוך מסמך של Microsoft Word למצגת PowerPoint. הכלי אינו מושלם מכיוון שאתה צריך לעצב כראוי את מסמך Word, אך הוא יכול לחסוך לך זמן בעת עריכת המצגת שלך.
3. השתמש בתבניות PowerPoint
אחת הדרכים היעילות ביותר לחסוך זמן בעבודה על מצגת PowerPoint היא להשתמש בתבניות. בדרך זו, המצגת שלך תהיה בעלת עיצוב מגובש שכן תבניות מכילות גופנים, אפקטים, רקעים, פריסות ואפילו תוכן. אתה יכול לגשת לתבניות PowerPoint על ידי מעבר אל
קובץ > חדש.החלק הטוב ביותר הוא שאתה יכול להתאים אישית את התבניות ולאחסן אותן לשימוש עתידי. אתה יכול אפילו לכלול תבנית PowerPoint במותג האישי או העסקי שלך. אם אתה לא יכול למצוא משהו שאתה אוהב, ואתה רוצה שהמצגת שלך תבלט, אתה יכול מצא תבניות מצגת PowerPoint מונפשות בחינם באינטרנט.
4. השתמש ב-Master Slides
שימוש בשקופית המאסטר היא שיטה מצוינת להבטיח שלכל השקופיות יהיה עיצוב אחיד. ואתה יכול לשנות במהירות את העיצוב הכולל של המצגת שלך על ידי עריכת השקף הראשי. בנוסף, ה Slide Master הוא כלי נהדר ליצירת מצגות מרשימות.
אם לעתים קרובות עליך להשתמש באותה פקודה, תוכל להוסיף אותה לסרגל הכלים של PowerPoint כדי לגשת אליה מהר יותר. כך תוכל לעשות זאת:
- פתח את ה קוֹבֶץ תפריט ועבור אל אפשרויות.
- בחלון אפשרויות PowerPoint, לחץ סרגל הכלים של גישה מהירה.
- מַעֲרֶכֶת בחר פקודה מתוך ל כל הפקודות אם אינך בטוח באיזו קטגוריה הכלי שאתה צריך כלול בה.
- בחר את הפקודה המועדפת עליך.
- נְקִישָׁה לְהוֹסִיף> בסדר כדי להוסיף אותו לסרגל הכלים.
6. אובייקטים כפולים
הדרך המסורתית לשכפל אובייקט ב-PowerPoint היא לבחור בו, הקש Ctrl + C ולאחר מכן הדבק אותו. החיסרון של שיטה זו הוא שאין לך שליטה אמיתית על המקום שבו PowerPoint ממקם את האובייקט המשוכפל. אז הנה איך אתה יכול לשלוט טוב יותר באובייקטים משוכפלים.
לחץ והחזק Ctrl (אוֹ CMD) ובחר את האובייקט שברצונך לשכפל. לאחר מכן, גרור אותו למקום שבו העותק צריך להיות. שיטה זו אפילו עובדת עם מספר אובייקטים ושקופיות.
7. הזז אובייקטים לפי פיקסל אחד
כמה פעמים נאבקת למקם מחדש חפץ, במיוחד אם זה היה קטן, והיה לך עכבר רגיש מדי? אם ברצונך להזיז מעט אובייקט, בחר אותו והקש על אחד ממקשי החצים. פעולה זו תזיז את האובייקט בפיקסל אחד בכיוון הנבחר.
8. למד למצוא במהירות אובייקטים
אם הוספת הרבה אובייקטים למצגת PowerPoint שלך, ייתכן שיהיה לך קשה למצוא אחד מהם. ככל שאתה חופף, מקבץ או שולח חפצים לאחור, זה רק נהיה קשה יותר להזיז אותם.
אם אתה רוצה למצוא במהירות אובייקט, השתמש ב- כרטיסייה מפתח כדי לעבור ביניהם. אם האובייקט שברצונך לבחור כלול בקבוצה, בחר תחילה את הקבוצה ולחץ על כרטיסייה. בדרך זו, תעבור רק בין האובייקטים הכלולים בקבוצה זו.
9. שנה את תצוגת ברירת המחדל
תצוגת ברירת המחדל של PowerPoint מוגדרת ל נוֹרמָלִי. אבל אם אתה רגיל להשתמש בהגדרה אחרת, ייתכן שיהיה לך קשה להרכיב את מצגת ה-PowerPoint שלך. כך תוכל לשנות את תצוגת ברירת המחדל של PowerPoint:
- פתח את ה קוֹבֶץ תפריט ועבור אל אפשרויות.
- מהתפריט השמאלי, לחץ מִתקַדֵם.
- בתוך ה לְהַצִיג סעיף, פתח את פתח את כל המסמכים באמצעות תצוגה זו ובחר באפשרות המועדפת עליך.
- נְקִישָׁה בסדר.
10. השתמש בקיצורי מקלדת
אין להכחיש ששימוש בקיצורי מקלדת יאיץ את התהליך, לא משנה מה אתה עושה. אפילו הכרת כמה קיצורי דרך לכלים הנפוצים ביותר תחסוך לך זמן, מכיוון שאתה לא צריך לעבור על הכרטיסיות של PowerPoint בכל פעם. אם אתה משתמש Windows, יש הרבה קיצורי מקשים של PowerPoint שכדאי להכיר.
11. השתמש בתוספות PowerPoint
תוספות הן תוכניות משלימות שנועדו להוסיף תכונות או פקודות חדשות ליישומי Office שלך. יש הרבה תוספים בחינם באינטרנט שיכולים לעזור לך להוסיף במהירות תמונות, ליצור קודי QR או ל להפוך את המצגת לאינטראקטיבית יותר באופן כללי.
12. חזור על הפקודה האחרונה
יש דרך מהירה להשתמש בפקודה האחרונה שוב ושוב, והחלק הטוב ביותר הוא שהיא פועלת בכל אפליקציות Office.
כדי להשתמש בפקודה האחרונה, פשוט הקש F4. עם זאת, אל תיתן לזיכרון השריר שלך לעקוף את הכוונה שלך, וללחוץ בטעות Alt + F4 מכיוון שייתכן שתצטרך לשחזר את הקובץ שלא נשמר.
13. מחזר מצגת ישנה יותר
אם אתה קצר בזמן, ואתה צריך להמציא מצגת PowerPoint שנראית טוב, אתה יכול להשתמש בעבודה קודמת. במקום להתחיל מאפס, אתה יכול לערוך עותק של מצגת ישנה יותר.
עם זאת, זה לא אומר שהמצגת שלך תהיה זהה לזו הישנה. אתה יכול לשנות את התבנית, להגדיר ערכת נושא צבעונית חדשה ולהוסיף עוד כמה אנימציות למראה רענן.
אל תבזבז זמן ב-PowerPoint
PowerPoint מגיע עם כלים וטריקים רבים שיכולים לעזור לך לחסוך זמן בזמן העבודה על השקופיות שלך. ישנם כמה כלים, כגון שקופיות מאסטר, תוספות או תבניות, שעליך להשתמש בהם כבר מההתחלה.
כעת, לאחר שסיימת את המצגת שלך עם הרבה זמן שנותר, אתה יכול להשתמש במאמן הדוברים של PowerPoint כדי לעבוד על כישורי המצגת שלך.