כספים יכולים להפחיד. וכשאתה חושב על גיליונות אלקטרוניים, שתי מילים עשויות לעלות בראש: נוסחאות ופונקציות. אבל הודות ל-Google Sheets, מעקב אחר ההוצאות שלך לא צריך להיות טרחה. גם לא צריך להשקיע בתוכנה אחרת.
אז איך אתה יכול לבנות מעקב הוצאות מותאם אישית בלי עקומת הלמידה שמגיעה עם שליטה בגיליונות אלקטרוניים? המשך לקרוא לקבלת הוראות שלב אחר שלב.
אילו עמודות לכלול במעקב אחר ההוצאות שלך ב-Google Sheets
מעקב אחר ההוצאות שלך יכול להיראות כמו הרבה אם מעולם לא עשית זאת בעבר, אבל שמירה על דברים פשוטים תעזור לך לצאת לדרך. התחל עם שלוש עמודות פשוטות - ארבע, אם ברצונך להוסיף את התאריך לעסקאות שלך - ובנה גיליון אלקטרוני מפורט יותר מאוחר יותר במידת הצורך.
שלוש העמודות להתחלה הן מקום, קטגוריה וכמות.
- מקום-היא החנות שאליה הלכת.
- קטגוריה- הוא סוג הפריטים שקנית.
- כמות- הוא הסכום הכולל ששילמת באותה עסקה.
באמצעות שלוש העמודות האלה, אתה יכול לראות כמה אתה מוציא בקטגוריה, אבל גם לחפש דפוסים בחנויות שבהן אתה מבקר.
זה מפתה להעמיק ולעקוב אחר פריטים בודדים, אבל פעולה זו תוסיף הרבה זמן לתהליך, ואתה עלול לאבד עניין. אם אתה שוכח לעתים קרובות מה קנית בחנות, הוסף עמודה להערות כלליות מהירות או פשוט שמור את הקבלות שלך.
כיצד ליצור תפריט נפתח עם קוד צבע עבור קטגוריות ההוצאה שלך ב-Google Sheets
אתה יכול ליצור תפריט נפתח באמצעות אימות נתונים ב-Google Sheets. זהו פתרון מצוין למסלול ההוצאות שלך מכיוון שהוא מאפשר לך לבחור במהירות קטגוריה בכמה לחיצות, במקום להקליד אותה ידנית בכל פעם. אתה יכול לעשות זאת על ידי ביצוע השלבים הבאים:
- לחץ על תא מתחת קטגוריה.
- עבור אל נתונים תפריט בחלק העליון של המסך שלך.
- בחר אימות מידע מהרשימה.
- ב קריטריונים, בחר רשימת פריטים.
- הזן את שמות הקטגוריות בשדה, הפרד ביניהן בפסיק.
- מכה להציל.
תראה את החץ הנפתח בתא לאחר שמירתו. השאר את התא נבחר - עכשיו הגיע הזמן לעשות זאת השתמש בעיצוב מותנה ב-Google Sheetsכדי לקוד צבע לקטגוריות שלך. כדי לעשות זאת:
- לך ל פוּרמָט בתפריט העליון.
- בחר עיצוב מותנה מהרשימה - סרגל צד יופיע לאחר שתעשה זאת.
- תַחַת כללי עיצוב, לחץ על התפריט הנפתח למטה עיצוב תאים אם...
- בחר טקסט מכיל.
- הצב שם קטגוריה בשדה שמופיע מתחת.
- תַחַת סגנון עיצוב,שנה את צבע הרקע או צבע הטקסט.
- מכה בוצע.
- חזור על זה עם הקטגוריות האחרות.
כדי למקם את התפריט הנפתח בכל תא תחת העמודה קטגוריה, העתק את התא עם העיצוב. לאחר מכן, לפני ההדבקה, לחץ על תא הכותרת תוך כדי לחיצה CMD אוֹ CTRL.
כיצד להשתמש בעיצוב תאריך ומטבע ב-Google Sheets
אם אתה רוצה לשמור על עיצוב עקבי של תאריך ומטבע מתחת לכל תא ב-Google Sheets שלך, כך תעשה זאת:
עיצוב תאריך
אם אתה משתמש בעמודת תאריך, ואתה רוצה לשמור על עקביות, אתה יכול להוסיף עיצוב ספציפי לתאים שלך. כדי לעשות זאת:
- בחר את כל העמודה באמצעות האות בחלק העליון.
- בסרגל הכלים שלך, לחץ פורמטים נוספים-הסמל שלו הוא 123.
- בחר תַאֲרִיך-לצד זה דוגמה לאיך יראה התאריך.
לחלופין, אתה יכול לעשות זאת על ידי כניסה ל- פוּרמָט תפריט למעלה ומתחת מספר, בחירה תַאֲרִיך אוֹ תאריך ושעה מותאמים אישית.
עיצוב מטבע
כדי להוסיף עיצוב מטבע לעמודת הסכום שלך, בחר את העמודה כולה > פורמטים נוספים ולחץ על סימן הדולר ($) בסרגל הכלים. תוכל למצוא את האפשרות גם ב- פוּרמָט תפריט מתחת מספר. כאן, אתה יכול לבחור מַטְבֵּעַ, מְעוּגָלמַטְבֵּעַ, ו מטבע מותאם אישית.
מטבע מותאם אישית מאפשר לך לשנות את האופן שבו מופיעים הסמלים העשרוניים, לציין את סוג הדולרים שאיתם אתה עובד, או לבחור מטבע אחר לגמרי.
כיצד להשתמש בפונקציית SUM עבור סך ההוצאה שלך ב-Google Sheets
פונקציות קצת מפחידות, אבל חלקן הרבה יותר קלות לשימוש מאחרות, אז תחזיקו חזק אם אתם לא בטוחים בעצמכם. אתה יכול להשתמש בפונקציית SUM ב-Google Sheets כדי לעזור לך לעקוב אחר סך ההוצאות שלך - וכל מה שצריך זה כמה שלבים.
- בחר את התא שבו תרצה לשמור את הסכום הכולל.
- לך ל לְהַכנִיס בתפריט העליון.
- בחר פוּנקצִיָה.
- בחר סְכוּם בראש הרשימה.
- עם הסמן בין הסוגריים, לחץ על האות מעל העמודה.
- מכה להיכנס במקלדת שלך.
כעת הסכום הכולל שלך יופיע בתא הזה, וישתנה תוך כדי הוספה או חיסור מהעמודה. לחלופין, אתה יכול להקליד =SUM() בתא שלך ולמלא את הסוגריים באותו אופן.
כיצד להשתמש בפונקציית SUMIF עבור סיכומי קטגוריות ב-Google Sheets
שימוש בפונקציית SUMIF מאפשר לך להציב תנאים על מה שאתה מוסיף, שבהם אתה יכול להשתמש כדי לקבל סיכומי קטגוריות. כך:
- בחר את התא שבו תרצה שהסך יהיה.
- לך ל לְהַכנִיס בתפריט העליון.
- בחר פוּנקצִיָה, לאחר מכן מתמטיקה, ו SUMIF.
- בין הסוגריים, הקלד את טווח עמודות הקטגוריה - דוגמה ב': ב.
- הוסף פסיק והקלד את שם הקטגוריה במרכאות.
- הזן פסיק נוסף והוסף את טווח העמודות של הכמות.
- ללחוץ להיכנס במקלדת שלך.
- חזור על זה עבור כל קטגוריה.
כעת סה"כ הקטגוריה שלך יופיע וישתנה תוך כדי עבודה. אלטרנטיבה לעבור את לְהַכנִיס בתפריט, אתה יכול להקליד =SUMIF() בתא שלך ולמלא את הסוגריים, בצע את אותם השלבים.
כיצד להשתמש במסננים כדי להציג קטגוריות הוצאה ב-Google Sheets
אם אתה רוצה למיין או להסתיר עסקאות, תוכל להוסיף מסנן ל-Google Sheet שלך. כדי לעשות זאת, בחר את העמודה שברצונך למיין ולחץ עליה צור מסנן סמל בסרגל הכלים. שלוש שורות יופיעו לצד כותרת העמודה.
לחץ על שלוש השורות, ותראה רשימה של אפשרויות. בעמודות הקטגוריה, אתה יכול להשתמש סנן לפי צבע כדי להציג במהירות קטגוריה אחת, או השתמש ברשימת התיוג בתחתית כדי לבחור ולבטל את הבחירה בהן. אתה יכול גם להשתמש מיון א'-ת' בעמודת הסכום כדי להציג את העסקה שלך מהפחות ליקרה ביותר, או מיין Z-A להפך.
עקוב אחר ההוצאות שלך באמצעות Google Sheets
כספים ותפקודים יכולים להיות מאיימים, אבל Google Sheets מוציא את הדאגה משניהם. בנוסף, בניגוד לתבנית שאתה מוריד מהאינטרנט, אם משהו משתבש בגיליון האלקטרוני שלך, אתה תדע בדיוק איך לתקן את זה.
והכי חשוב, אתה יכול להשתמש באפליקציית Google Sheets בטלפון שלך כדי להזין בקלות עסקאות תוך כדי תנועה. בדרך זו, אתה לא משחק תופסת בסוף החודש.