אתה כנראה פותח את Outlook ומשתמש בכמה מהתכונות הנחמדות שלו כמו דגלים, סיווג ואחסון בארכיון על בסיס יומי. למרות שתכונות אלה כבר מקלות על ניהול הדוא"ל שלך, ישנם כלים אחרים של Outlook זמינים שיכולים לקחת את ארגון הדוא"ל שלך לשלב הבא.
בפוסט זה, אגיד לך שבעה טיפים וטריקים מתקדמים של Outlook שאולי תרצה לבדוק בפעם הבאה שתפתח את תיבת הדואר הנכנס שלך.
1. ענה על מיילים חוזרים עם חלקים מהירים
האם אתה מוצא את עצמך מקליד את אותו תוכן אימייל שוב ושוב? כנראה שחבריך לעבודה שואלים את אותה שאלה לעתים קרובות, או שאתה תמיד משמיע את אותה הודעה מדי חודש. במקרה כזה, Quick Parts יהיה החבר הכי טוב שלך.
אוסף של חלקי תוכן לשימוש חוזר, Quick Parts, הוא אחד הטובים ביותר דרכים להגביר את זרימת העבודה שלך ב-Outlook. אתה יכול לגשת לתכונה זו מה- לְהַכנִיס הכרטיסייה בכל פעם שאתה משיב (או יוצר הודעת דוא"ל חדשה).
כדי להוסיף קטע קוד חדש ל-Quick Parts, פשוט פתח אימייל חדש, הקלד את ההודעה או הביטוי שלך והדגש את הטקסט. אז לך ל הוסף > חלקים מהירים > שמור את הבחירה בגלריית החלקים המהירים. אתה יכול להתחיל להשתמש בקטע הזה מתי שתרצה.
2. שימוש חוזר בהודעות תכופות עם תבנית דוא"ל
בדומה לחלקים מהירים, תבניות דואר אלקטרוני ב-Outlook עוזרות לך לחסוך זמן על ידי שימוש חוזר בהודעות שנכתבו בעבר. אתה כבר לא צריך להקליד שוב את אותו הדוא"ל, מכיוון שאתה רק צריך לשלוף את תבנית הדוא"ל המוכנה מראש. היתרון שלו על פני Quick Parts הוא שאפשר למלא גם את הנושא ואת הנמענים, לא רק את הגוף.
כדי ליצור תבנית דוא"ל, פשוט צור דוא"ל חדש והקלד את ההודעה שלך. אתה יכול לבחור להשאיר את הנמענים ושורות הנושא ריקות. אז לך ל קובץ > שמור בשם. שמור את האימייל בתור תבנית Outlook בתיקיית ברירת המחדל.
כדי להשתמש בתבנית, לחץ על פריטים חדשים משלך בית לשונית. בחר פריטים נוספים > בחר טופס, ושנה את ה להסתכל לתוך שדה ל-User תבניות במערכת הקבצים. שם תוכל לבחור תבנית אימייל שיצרת בעבר.
3. פשט פעולות תכופות בעזרת שלבים מהירים
צעדים מהירים הם משמיים עבור אנשים שעושים כל הזמן את אותה סדרה של פעולות למיילים שהם מקבלים. לדוגמה, כאשר אתה מקבל מייל דחוף מעמית לאחר שעות העבודה, אתה מסמן אותו, משנה את הסטטוס לחשיבות גבוהה ואז שולח תשובה האומרת, "אני אחזור אליך מחר".
זה יכול להיות מייגע מדי אם אתה לא אוהב לבזבז יותר מ-30 שניות בטיפול בהודעות דוא"ל כאלה. אז במקום לבצע את השלבים שלמעלה באופן ידני, אתה יכול פשוט להפוך את הפעולה שלך לאוטומטית עם צעדים מהירים.
אתה יכול בקלות למצוא תכונה זו ב- בית לשונית של אפליקציית Outlook שלך. כברירת מחדל של צעדים מהירים זמינים כאן, כגון "בוצע" שמסמן את האימייל כהשלמה, מעביר אותו לתיקיה ומסמן אותו כנקראו. "לנהל" שמעביר את האימייל למנהל שלך; ו"השב ומחק" ששולח תשובה ומוחק את ההודעה המקורית. עם זאת, אתה יכול גם להתאים אישית את סדרת הפעולות שלך.
4. צור כללים לניהול טוב יותר של דוא"ל
הכללים דומים במקצת ל-Quick Steps, מכיוון שהם גם מאפשרים לך לטפל באימיילים נכנסים (ויוצאים) בצורה ספציפית. לדוגמה, כללים יכולים להעביר מיילים מג'ון דו לתיקיית הארכיון ולסמן אותם כנקראו. אתה יכול גם להשתמש בכללים כדי עשה CC או BCC באופן אוטומטי בעצמך ב-Outlook.
עם זאת, בניגוד ל-Quick Steps, שבו אתה צריך לבחור שלב מהיר מסוים לפני שניתן להחיל אותו על הודעה, הכללים הם אוטומטיים. ברגע שתקבל אימייל התואם לתנאים שהגדרת בכלל, הפעולות שבחרת יחולו אוטומטית. זה הופך את ארגון תיבת הדואר הנכנס שלך להרבה פחות מלחיץ. אתה יכול ליצור כלל משלך על ידי ניווט אל בית > כלל > צור כלל.
5. שלח תשובות אוטומטיות מחוץ למשרד בזמן שאתה לא נמצא
אלא אם כן אתה מכור לעבודה סופר ויש לך פחד להחמיץ, אתה כנראה לא אוהב לבדוק את המיילים שלך בזמן שאתה בחופשה. עם זאת, אתה גם לא אוהב להשאיר את החברים לעבודה והלקוחות שלך תלויים. לכן חשוב להגדיר תשובות אוטומטיות עד שתחזרו למצב עבודה.
תשובות אוטומטיות הן בדיוק מה שהשם מרמז. כאשר הוא מופעל למשך זמן מסוים, אנשים שישלחו לך דוא"ל במהלך פרק הזמן הזה יקבלו באופן אוטומטי תשובה עם ההודעה שחיברת בהגדרת התשובות האוטומטיות שלך. כדי ליצור אחד, נווט אל קובץ > מידע > תשובות אוטומטיות.
6. מיין בקלות בתיבת הדואר הנכנס שלך עם Clean Up
הדבר האחרון שתרצו לראות אחרי שחזרתם מחופשה הוא תיבת דואר נכנס מלאה במאות מיילים מיותרים. אמנם אתה לא יכול למנוע את זה לקרות, יש דרך אחת שאתה יכול להפוך את Outlook לפחות מסיח את הדעת: התכונה Clean Up.
פעולה זו מוחקת הודעות מיותרות משרשורי אימייל, כך שתוכל לקרוא פחות הודעות אך עדיין להבין את השיחה כולה. לדוגמה, אתה וקלייר קיבלת אימייל מלואי. קלייר השיבה וכללה את ההודעה המקורית של לואי בתשובתה. Clean Up ימחק את האימייל של לואי מכיוון שכבר ניתן למצוא את תוכנו בתשובתה של קלייר.
אם אתה חושש שהתכונה הזו עלולה למחוק הודעות דוא"ל חשובות, אתה תמיד יכול ללכת לתיקיית הפריטים שנמחקו, לשם מועברות ההודעות המשוכפלות. כדי להשתמש בניקוי, עבור אל בית לשונית ולחץ לנקות בתוך ה לִמְחוֹק סָעִיף.
7. השתמש בעיצוב מותנה כדי להדגיש הודעות חשובות
אם אתה מישהו שמקבל מאות אימיילים ביום, קל לאבד את המעקב אחר החשובים שבהם, כמו אלה מהבוס שלך או מהלקוח שלך. כאן נכנס לתמונה עיצוב מותנה.
תכונת Outlook זו מאפשרת לך להתאים אישית הודעות דוא"ל מסוימות כדי לגרום להם לצאת מתיבת הדואר הנכנס שלך. לדוגמה, אתה יכול ליצור פורמט מותנה כדי לשנות את הגופן של האימיילים של הבוס שלך ל-Comic Sans. אתה יכול גם לעשות את זה כך שכל הודעה עם "פגישה" בשורת הנושא תהפוך לגוון תוסס של ורוד. אתה יכול למצוא את הגדרות העיצוב המותנה ב תצוגה > הגדרות תצוגה.
היו מקצוענים של Microsoft Outlook עם הטיפים והטריקים האלה
שבעת הטיפים והטריקים המתקדמים האלה בקושי מגרדים את פני השטח של התכונות של Outlook. ככל שתשתמש יותר באפליקציה, כך בוודאי תגלה יותר תכונות חדשות ושימושיות שיכולות לעזור להעצים את ניהול האימייל שלך.