Microsoft Outlook הוא לקוח הדוא"ל המועדף על כולם. זה קל לשימוש, עם הרבה תכונות משפרות פרודוקטיביות המשמשות באופן קבוע בסביבה ארגונית. לעתים קרובות אתה מבצע פעולות חוזרות ונשנות לאורך היום בתוך Outlook.
למרבה המזל, מיקרוסופט כללה תכונה נחמדה להגברת הפרודוקטיביות הנקראת Quick Steps כדי לסייע באוטומציה של סדרה של שלבים. המשך לקרוא כשאנחנו מספרים מה זה Quick Steps וכיצד תוכל להפיק את המרב כדי להיות פרודוקטיבי יותר ב-Outlook.
מהם השלבים המהירים ב-Microsoft Outlook?
Quick Steps היא תכונת פרודוקטיביות קלה לשימוש הזמינה ב-Outlook 2013 ואילך. זה מאפשר לבצע אוטומציה של סדרה של מספר פעולות שחוזרות על עצמן במהירות. לאוטומציה של משימות אלו יש יתרון נוסף בכך שהיא מקלה על ניהול תיבות דואר רבות בו-זמנית, ובמקביל גם חוסכת לך כמויות יקרות של זמן מדי יום.
אתה יכול להשתמש בצעדים מהירים עבור תרחישים שונים. מקרה של שימוש יומיומי עשוי להיות העברה אוטומטית של דואר אלקטרוני לתיקיה מסוימת בו זמנית העברת מייל לעמית וסימון זה כמכריע בלחיצה אחת בלבד.
כברירת מחדל, Microsoft Outlook מספק לך כמה פעולות מהירות בשימוש נפוץ. אתה יכול להשתמש בהם כפי שהם או להתאים אישית את ברירת המחדל של השלבים המהירים בהתאם לצרכים שלך. אם זה לא מספיק, אתה יכול ליצור שלב מהיר מותאם אישית כדי לשפר את זרימת העבודה השגרתית שלך.
שימוש בצעדים מהירים כברירת מחדל ב-Microsoft Outlook
ב-Microsoft Outlook, אתה יכול להשתמש ברירת המחדל של השלבים המהירים בקלות תוך כדי תנועה. ישנם ארבעה שלבים מהירים מוגדרים מראש ב-Outlook (כחלק מ-Office 365): העבר אל, אל מנהל, דוא"ל צוות, ו השב ומחק.
תצטרך להגדיר את אלה עם כתובות האימייל הנכונות של הנמען והתיקיות המועדפות לפני שתוכל להשתמש בהן בפעם הראשונה. כדי להשתמש ב לעבור ל שלב מהיר, בצע את השלבים הבאים:
- מ ה בית לשונית, לחץ על לעבור ל מ ה צעדים מהירים סָעִיף.
- בתוך ה התקנה בפעם הראשונה תיבת דו-שיח, בחר את התיקיה שאליה ברצונך להעביר הודעות דוא"ל ושנה את שם השלב המהיר במידת הצורך.
- לחץ על להציל, ואתה מוכן להעביר הודעות דוא"ל במהירות.
- בחר את הדואר האלקטרוני שברצונך להעביר לתיקיה אחרת ולחץ על השלב המהיר שנשמר מתוך בית לשונית. Outlook יעביר את האימייל ישירות לתיקיה המוגדרת.
אתה יכול להגדיר את ברירת המחדל של השלבים המהירים האחרים באופן דומה. אולי יעניין אותך גם ללמוד כיצד לאחסן את האימיילים שלך בארכיון ב-Microsoft Outlook במחשב שלך.
כיצד ליצור שלב מהיר מותאם אישית ב-Microsoft Outlook
אם אתה מוצא את ברירת המחדל של השלבים המהירים לא מסוגלים להתאים לזרימת העבודה שלך, אתה יכול בקלות ליצור צעד מהיר מותאם אישית. זו יכולה להיות רק פעולה פשוטה, כגון מחיקה או העברת דוא"ל, או סדרה של פעולות, כגון העברת דוא"ל לעמית לעבודה ואז העברה לתיקייה ייעודית.
לאחר ההגדרה, תוכל להפוך את המשימות המחמירות הללו לאוטומטיות בלחיצה אחת בלבד. עבור דוגמה זו, אנו הולכים ליצור שלב מהיר מותאם אישית ב-Microsoft Outlook ש:
- מעביר אימייל לתיקיה אחרת
- מסמן את האימייל כלא נקרא
- מעביר את האימייל לעמית לעבודה
- מסמן את האימייל כחשוב
כך נגדיר את זה:
- בחר את צור חדש אפשרות מה צעדים מהירים קבוצת כרטיסיות מתחת בית.
- תן ל-Quick Step שלך שם מתחת ל- שֵׁם שדה (נקרא לו הַדגָמָה).
- מהתפריט הנפתח מתחת ל- פעולות סעיף, ראשית, בחר העבר לתיקייה ויבחר את תיקיית היעד.
- לחץ על הוסף פעולה לחצן ובחר סמן כלא נקרא.
- שוב, לחץ הוסף פעולה כדי להגדיר העברת דוא"ל ולבחור קָדִימָה.
- בתוך ה ל… בשדה, הזן את כתובת הדוא"ל שאליה ברצונך להעביר את הדוא"ל, או בחר אחת מפנקס הכתובות שלך.
- לבסוף, נלחץ על הוסף פעולה לכלול את סטטוס הדגל.
- לחלופין, אתה יכול גם להגדיר א מקש קיצור מהתפריט הנפתח.
- לאחר שתהיה מוכן, לחץ על סיים.
- אתה יכול להשתמש ב-Quick Step המותאם אישית שלך מה- צעדים מהירים מקטע או מקש הקיצור המוגדר.
Microsoft Outlook פרודוקטיבי כתמיד
צעדים מהירים ב-Microsoft Outlook הם עדות למוניטין של Outlook כלקוח דוא"ל מקצועי המקל על העבודה השגרתית. אם אי פעם חשבת לעבור מ-Microsoft Outlook, אתה עשוי להיות מופתע לטובה מהתכונות של לקוחות דוא"ל אחרים.
