זה לא סוד שמחפשי עבודה צריכים מיומנויות תקשורת. למעשה, מיומנויות תקשורת הן באופן עקבי אחת התכונות הרצויות ביותר שמנהלים מגייסים מחפשים אצל מועמדים לעבודה. כל תהליך ההעסקה דורש מיומנויות תקשורת: בניית קורות החיים שלך כדי לסיים את ראיון העבודה הזה, לעבוד בפועל על העבודה ולבסוף להתפטר (או להתפטר).
עכשיו העבודה מרחוק נמצאת במגמת עלייה; כישורי תקשורת הפכו מכריעים עוד יותר להצלחת הקריירה. אם אי הבנות יכולות להתרחש במפגשים פנים אל פנים, מה עוד כאשר רוב האינטראקציה מתבצעת באינטרנט? להלן מיומנויות התקשורת המובילות שאתה צריך כדי להצליח בעבודה המרוחקת שלך.
1. רישום הערות
רישום הערות הוא מיומנות חשובה בעולם הדיגיטלי, שבו אנו עמוסים במידע. מאמר ממרכז המחקר Pew על ההשפעות השליליות של חיים דיגיטליים מצטט מגיב אחד שאמר:
"השפעה מרכזית אחת (של החיים הדיגיטליים) היא הירידה הכוללת בזיכרון לטווח קצר, ו... מה הייתה השאלה?" - מגיב אנונימי, מרכז המחקר Pew
היפר-קישור הקשה על השמירה על המשימות, מה שמהווה בעיה עבור מעסיקים ועובדים מרוחקים. כפי ש אכן אומר, מעסיקים רוצים חברי צוות שיכולים לפרש הוראות ולהעביר זאת ביעילות לאחרים. אתה בהחלט לא תוכל לעשות זאת אם אתה כמו המגיב האנונימי הזה.
אם אתה מוצא את עצמך כל הזמן שוכח את המשימות שלך, השתמש באפליקציות לרישום הערות. יש הרבה כלים מקוונים שבהם אתה יכול להשתמש, מאפליקציות פשוטות מאוד כמו פתקים נדבקים של מיקרוסופט למסובך יותר בזלת (עבור נותני הערות מתוחכמים על סטרואידים) לפופולריים Todoist, שתופס מקום מתוק בין השניים הראשונים.
2. היענות
במקום העבודה הפיזי, קל לאנשים לשוחח איתך בתא שלך או בשעות הצהריים ולקבל מענה מיידי. במקום העבודה הווירטואלי, אתה יכול בקלות להתעלם או לשכוח לענות למיילים, שיחות או הודעות מיידיות.
אם אתה לא רוצה שאנשים יחשבו שאתה מרפה בעבודה, עשה כמיטב יכולתך להגיב (אלא אם כן אתה במצב חירום או בחופשה). אתה יכול בקלות לאבד את האמון של הצוות או הלקוח שלך אם לא תענה להודעות החשובות ביותר. נסה את השיטות המומלצות הבאות כדי להבטיח שלא תפספס שום תקשורת חשובה:
- קבעו לוח זמנים לבדיקת הודעות במהלך היום (יש המעדיפים לעשות זאת אחר הצהריים ולשמור את השעות הכי פרודוקטיביות שלהם בבוקר לעבודה עמוקה).
- נהל התראות בשעון החכם שלך. חלק מהשעונים החכמים מאפשרים לך לכבות הודעות באופן זמני כאשר אתה צריך לעשות עבודה ממוקדת.
- הימנע מהזמנה כפולה והחמצת פגישות חשובות עם היומנים המקוונים הטובים ביותר בחינם.
- הודע לצוות שלך על שעות העבודה שלך אם אתה עובד באזורי זמן שונים או נמצאים בלוחות זמנים שונים.
- הגדר מגיב אוטומטי לחופשה חוזרת ב-Gmail.
- תשובה אוטומטית להודעות טקסט באנדרואיד.
- שלח הודעות טקסט אוטומטיות באייפון.
אם במקרה תפספס משהו, מהרו להתנצל ולתקן.
3. הצגת אונליין
מתן מצגת מקוונת שונה מאוד מהצגת מצגת אישית. בדרך כלל תצטרך להכין ציוד טכנולוגי משלך, או שתצטרך לתאם עם אדם אחר שנמצא במיקום אחר. חיבור עם קהל תלוי גם בקשר עין, מחוות ותנועה, שחלק גדול מהם אובד באינטרנט.
עם זאת, וודא שאתה משקיע בציוד טוב ובכלים מקוונים, כך שאתה נשמע מקצועי ו להיראות טוב במצלמת אינטרנט. תרגל עם המצגת שלך - אולי אפילו הקלט את עצמך באמצעות נוֹל מקליט מסך - עד שתהיה בטוח לגבי הטון, עוצמת הקול, השקופיות והמראה שלך.
מכיוון שהקהל שלך יקיים אינטראקציה עם השקופיות שלך רוב הזמן, הימנע משימוש במצגות שקופיות משעממות. אתה יכול להוריד תבניות מרתקות באתרים כמו 24 שקופיות ו Powerpointify. או שאתה יכול לנסות המצגות של Canva, המאפשר לצוותים לשתף פעולה במצגת, מאפשר לקהל לשאול שאלות ומאפשר למציגים מרובים לשלוט בשקופיות.
4. קבלה ומתן משוב בונה
קשה יותר להבין מה לקוחות ומעסיקים רוצים ממך בלי קשר פנים אל פנים. זה גם מאתגר יותר לדווח על התקדמות העבודה והציפיות בסביבה של עבודה מרחוק. אין לך אפילו רמזים לא מילוליים להתבסס עליהם, ואתה לא באמת יכול "לפרש" נימה על סמך אימייל.
הגדר את תהליך העבודה שלך כך שיכלול מערכת משוב בונה שתיתן לאלו שבצוות שלך הזדמנות להעריך בכנות אחד את השני. אתה יכול לעשות זאת באמצעות:
- טפסי משוב: הצע להשתמש בטופס משוב באמצעות תבניות הניתנות לעריכה מ Formstack אוֹ 123FormBuilder.
- הודעות מיידיות: שאל שאלות הבהרה דרך ערוץ ההודעות המיידיות המועדפות על הלקוח/הבוס שלך. אתה יכול לשאול, "אז, בהתבסס על האימייל האחרון שלך, אתה רוצה שאני..." או "ציינת שאני צריך... האם זה נכון?"
- אימייל: צור ושלח תוכנית פעולה ברגע שתקבל משוב המבקש ממך לשפר את עבודתך.
5. כתיבה מקצועית
הרבה מהתקשורת הדיגיטלית מתרחשת כיום בכתב, במיוחד עבור צוותים שהפנו עורף לפגישות וידאו ארוכות ולא פרודוקטיביות. אנו משוחחים, דוא"ל ושולחים מסמכים רשמיים, כל אלה דורשים מאיתנו לכתוב בצורה ברורה.
מיומנויות כתיבה אינן יכולות לתפוס במלואן את התכונות של תקשורת אישית, אך הן יכולות ליידע, לשכנע, להניע ביעילות או להפוך את המורכב לפשוט אם עושים זאת היטב. כתיבה טובה יכולה גם ליצור מרחבים אינטימיים ולתת רושם של מיידיות (אם אתה מתקשר בזמן, כלומר).
כדי להגביר את כושר הכתיבה שלך, תמיד ערוך והגהה את העבודה שלך. זה כל כך קל להתקין בודק דקדוק כמו דקדוקית אוֹ המינגווי, והשתמש בתזאורוס מקוון כדי לעזור לך ליצור מסמכים ללא שגיאות. כדי ללמוד סגנון וקול, אתה יכול להוריד ספרי Kindle או להצטרף הקהילות המקוונות הטובות ביותר לכותבים.
6. שימוש בערוצי תקשורת שונים
עם כל כך הרבה כלי תקשורת זמינים היום, חשוב לדעת באילו מתאימים ביותר להשתמש. האם לשלוח מייל או להשתמש בהודעות מיידיות? האם Slack או Microsoft Teams טובים יותר? דוא"ל בדרך כלל טוב יותר לשליחת מידע מפורט, וחלקם מעדיפים את חווית המשתמש של Slack, אבל המעסיקים והלקוחות שלך עשויים לחשוב אחרת.
הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא לשאול מה הם מעדיפים. בעוד שאחרים עשויים לראות בסקייפ מיושן, חלק מהלקוחות עדיין מעדיפים את זה. אולי הם אפילו יבחרו בשיחות טלפון על פני שיחות וידאו.
ברגע שאתה יודע את ערוץ התקשורת המועדף עליהם, נסה את הערוצים האלה בעצמך. קרא שאלות נפוצות וצפה בהדרכות מקוונות אם הפלטפורמה נראית מסובכת. עם קצת סבלנות, תוכל לשלוט בכלים חדשים ולצבור יותר ביטחון.
אנשי תקשורת מיומנים הופכים עובדים מרוחקים לטובים יותר
המתקשר המיומן כיום צריך ללמוד איך לכתוב בצורה יעילה, לרשום הערות, להגיב, לתת מצגת מקוונת, לתת ולקחת משוב ולהשתמש בערוצי תקשורת שונים. הם צריכים גם להכיר את כלי התקשורת הדיגיטליים הטובים ביותר לשימוש, בהתאם למצב או להעדפת המעסיק.
שלטו במיומנויות התקשורת החשובות הללו כדי לרכוש את אמון המעסיק או הלקוח שלכם ולהצליח בעבודה מרחוק. האם אתה מחפש עבודה או מקווה לשפר את הכישורים האחרים שלך לעבודה? אולי תרצה ללמוד על המיומנויות שאתה צריך כדי להשיג עבודה.
