אתה תמצא את עצמך מלהטט במספר משימות ככל שהקריירה העצמאית שלך מתקדמת. כן, תרוויח יותר אם תעבוד יותר. ולמרות שזה ירגיש נהדר לעמוד ביעדי ההכנסה שלך, לקיחת אחריות רבה מדי תניב תוצאות זניחות. אתה רק תיגמר מותש.
כדי לפנות את לוח הזמנים העמוס שלך, בוא נבדוק אילו משימות תוכל להוריד לכלי אוטומציה. כך, יהיה לך יותר זמן ואנרגיה להתרכז בתחומים הקריטיים של העסק העצמאי שלך.
1. ניהול דוא"ל
כמו רוב המבוגרים העובדים, אתה כנראה מקבל מאות מיילים באופן קבוע. קריאה ומענה להודעות לא דורשות מיקוד אינטנסיבי, אבל הן תופסות חלק מיום העבודה שלך. א דוח אדובי אפילו קובע שאנשים מבלים יותר מחמש שעות מדי יום בבדיקת מיילים.
יתר על כן, אתה לא יכול פשוט להפסיק להגיב למיילים לגמרי. גורמים שונים, מלקוחות עצמאיים בינלאומיים ועד סוכנויות פדרליות, יפנו אליך בדוא"ל. במקרים מסוימים, אולי אפילו תצטרך להגיב במהירות.
במקום להתעלם ללא הבחנה מאימיילים שלך, שקול להשקיע ב כלי ניהול דוא"ל חזקים. מצא פלטפורמה שמתאימה לצרכים שלך. הם יתמחו בארגון תיבת הדואר הנכנס שלך או ייעול משלוח דוא"ל בכמות גדולה. לדוגמה, Help Scout עושה עבודה מצוינת בשליחת הודעות לכל החברה, בעוד SaneBox ממיין במדויק הודעות נכנסות.
2. תזמון פוסטים במדיה חברתית
פרסום במדיה החברתית הוא הכרחי להצלחת השיווק הדיגיטלי. שיתוף פעולה קבוע עם לקוחות ועם עובדים מרוחקים יעזור לך לבנות נוכחות מקוונת מוצקה כפרילנסר.
כמו ניהול דוא"ל, פרסום במדיה חברתית אינו תובעני מבחינה קוגניטיבית. אתה יכול להעלות תוכן מתוזמן, להגיב לתגובות ולקרוא הודעות ישירות מבלי להתאמץ יותר מדי.
רוב האנשים מסווגים פרסום ברשתות חברתיות כעבודה רדודה. עם זאת, זה עדיין לוקח הרבה זמן, במיוחד כשהעוקבים שלך גדלים. תמצא את עצמך מבלה שעות רק בבדיקת תיבת הדואר הנכנס שלך.
אם אתה רוצה לקצץ את הזמן שאתה מקדיש לניהול חשבונות המדיה החברתית שלך, שקול לבצע אוטומציה של פונקציות שונות. נסה כלים שונים שעשויים לענות על הצרכים שלך. לדוגמה, אפליקציות יומן תוכן מאפשרים לך לתזמן פוסטים מבעוד מועד, בעוד שכלי ניתוח מכמתים את הביצועים הכוללים שלך במדיה החברתית.
3. כניסת לקוחות
הצטרפות לקוח נותנת את הטון לכל פרויקט עצמאי. אתה והלקוח שלך תזמן מועדים, תעריך מחדש את הציפיות, תקצה משימות ותדגיש את היעדים בשלב זה. הזרזת התהליך יוצרת מטרות מעורפלות ובלתי ניתנות לביצוע. לחלופין, ניתוח יתר של פרטים טריוויאליים ומענה שוב ושוב על אותן שאילתות פוגעים בתפוקה.
הגישה היעילה ביותר, החוסכת בזמן, היא לבצע אוטומציה של מספר תחומים בתהליך ההצטרפות ללקוח שלך. נניח שאתה שואל את הלקוחות החדשים שלך שאלות דומות. במקום לעבור עליהם בכל מפגש, אתה יכול ליצור שאלון או להקליט סרטון הסבר קצר. רק וודא שאתה מבין היטב את צרכי הלקוח שלך לאחר מכן.
4. חיפוש לקוחות
פרילנסרים רבים לא אוהבים לחפש לקוחות חדשים. בין פנייה ללקוחות פוטנציאליים לבין השתתפות בייעוץ ראשוני, תבזבז בקלות עשרות שעות בשבוע בחיפוש פוטנציאלי. הגרוע מכל, אפילו לא תמיר את כל הלידים שלך. רוב הזמן שאתה מבלה בציד והתקשרות יסווג כעבודה ללא תשלום, מה שמבזבז את הזמן והכסף שלך.
לגישה יעילה יותר, השתמש בכלי אוטומציה. אנו ממליצים לנסות תוכניות שונות על סמך משימות הפיתוח שברצונך להפוך לאוטומטיות. נניח שאתה סופר. כלים לאיתור דואר אלקטרוני יכולים להתחקות אחר העורכים והמנהלים של אתרים שונים העובדים עם כותבי תוכן ובלוגרים אורחים.
5. הזמנת תורים
פרילנסרים רבים מבלים זמן רב בתכנון פגישות כפי שהם מבלים בהשתתפותם. בהתאם לפער בינך לבין אזורי הזמן של הלקוח שלך, אתה עשוי לשלוח הודעות הלוך ושוב במשך מספר ימים.
עם זאת, שליחה של הודעות דוא"ל נמשכות רק כמה קליקים. הקצאת יותר משעה או שעתיים לתיאום פגישות היא בלתי סבירה ולא פרודוקטיבית.
כדי לייעל את התהליך, השתמש באפליקציית הזמנת פגישות. פלטפורמות כמו Google Calendar ו-Clendly מאפשרות למשתמשים לקבוע פגישות במהירות ולבחור את התאריכים המועדפים עליהם ביומנים מותאמים אישית, שהמארחים יכולים להתאים. פשוט שלח למשתתפים את קישור ההזמנה שלך והמתן לתגובתם.
6. ניהול זרימת עבודה
פרילנסרים לעיתים קרובות מזלזלים בזמן שלוקח להשלים פרויקט. נניח שאתה כותב תוכן. גם אם אתה יכול לכתוב 500 עד 600 מילים בשעה, לא סביר שתסיים 5,000 מילים במשמרת של 10 שעות. אחרי הכל, תצטרך גם לעשות מחקר נושא ועריכות טיוטות.
פרויקטי עבודה תמיד מגיעים עם משימות ניהול דקות. למרות שרובם עשויים להימשך רק כמה דקות, עדיין עליך לעקוף אותם ולהתאים את לוח הזמנים שלך בהתאם.
ניהול זרימת עבודה מעמיק גוזל זמן. במקום זאת, הפוך אותו לאוטומטי עם כלי לניהול פרויקטים. אפליקציות פופולריות כמו Asana או Trello יכולות לעזור כמעט בכל היבט של התהליך, החל מקביעת מועדים אפשריים ועד להשלמת פרטי הפרויקט. כך, יהיה לך יותר זמן ואנרגיה להתמקד בתחומי האחריות המרכזיים שלך.
7. עריכת חוזה
כעצמאי, לקוחות מצפים ממך לספק חוזי פרויקט. סביר להניח שתצטרך לתאר את התעריפים, הערבויות, האחריות והיעדים שלך, בתוספת כל התניות לגבי הזמנת הלקוח.
כתיבת חוזה מאפס לוקחת בדרך כלל כמה שעות. אתה יכול למשוך תבניות באינטרנט, אבל אתה עדיין צריך להקדיש שעה או שעתיים לעריכה. אחרי הכל, הסכמים גנריים רק יפגעו בעסק העצמאי שלך.
במקום להעתיק להדביק טיוטות חוזה אקראיות, תחסוך יותר זמן על ידי הורדת התהליך לכלי אוטומציה. יש כמה אפליקציות שמייצרות טיוטות חוזה מותאמות אישית. הם יכולים ליצור חוזים מושכים ויזואלית המסבירים את ההיקף, המגבלות והדרישות המשפטיות של הפרויקטים העצמאיים שלך בתוך דקות.
8. מעקב פיננסי בסיסי
מעקב אחר הכספים שלך יהפוך למאתגר יותר ככל שהעסק העצמאי שלך יגדל. תצטרך לרשום את כל התשלומים מכל לקוח. בהתאם לנפח ההזמנה שלך, אפילו ניהול כספים פשוט עשוי להימשך מספר שעות.
אנשי מקצוע רבים שוכרים רואי חשבון לניהול הכספים שלהם. למרות שתוכל לעבוד גם עם איש מקצוע בתחום הפיננסים, שקול תחילה להשתמש בכלי אוטומציה. אפילו לא תצטרך לשלם כלום. חיפוש מהיר בגוגל יגלה כמה תבניות גיליון אלקטרוני של Excel פשוטות וחינמיות אתה יכול להתאים אישית.
הפוך לפרילנסר פרודוקטיבי יותר על ידי אוטומציה של משימות
אוטומציה של משימות תיקח את הקריירה העצמאית שלך לשלב הבא. עם זאת, אל תרגישו מוכרחים להפעיל מערכת אוטומטית יעילה ופונקציונלית מלאה כבר מההתחלה. אוטומציה של זרימת עבודה לוקחת זמן. הסר תחילה משימות קטנות ומייגעות, ולאחר מכן פעל בהדרגה לעבר אוטומציה של אחריות ניהולית קריטית יותר.
כמו כן, אל תקנו כלי אוטומציה מובחרים באופן אקראי. יש כמה תוכנות חינמיות ואפליקציות לנייד בשוק. עם האסטרטגיה הנכונה, אתה כבר יכול להשתמש בהם כדי להפוך מספר פונקציות יומיות לאוטומטיות של העסק העצמאי שלך.
