כשאתם מאמצים את סביבת העבודה הווירטואלית של היום ואת התהליכים הדיגיטליים, חשוב לשקול כיצד לנהל את התיעוד של מקום העבודה שלכם בצורה הטובה ביותר. אסטרטגיית תיעוד דיגיטלית יעילה חיונית לשמירה על כוח עבודה מלוכד. זה הופך להיות רלוונטי יותר כאשר יש לך צוותים מפוזרים גיאוגרפית, כפי שקורה לעתים קרובות עם כוחות עבודה מרוחקים.
האנשים שלך לא יכולים עוד להסתמך על ארונות תיוק ותיעוד מבוסס נייר כדי לגשת ולעקוב אחר מידע מקום העבודה. מאמר זה יעסוק בשיטות עבודה מומלצות וכלים לתיעוד דיגיטלי יעיל במקום העבודה המרוחק שלך.
1. כתוב בתמציתיות
הקוראים מעריכים כתיבה תמציתית, יותר מכך במקום עבודה מרוחק שבו אנשים לא יכולים פשוט לקפוץ לבקש הבהרות. זה אומר שחיוני לארגן כראוי את המחשבות שלך ולהיות ברור ככל האפשר בתיעוד שלך. בעת כתיבת מסמכים במקום העבודה, הימנע מביטויים מיותרים, משפטים ארוכים וז'רגון מיותר.
השתמש ברשימות תבליטים כדי להדגיש מידע מפתח ולהפריד קטעים גדולים של טקסט לפסקאות. זה מועיל במיוחד כאשר אתה רוצה להעביר כמויות גדולות של מידע, מכיוון שהוא מפרק את הטקסט לנגיסות ניתנות לעיכול ומקל על הסריקה. בנוסף, אתה גם רוצה להשתמש במילים שכולם במקום העבודה שלך יבינו, ללא קשר למומחיות הטכנית. לבסוף, תמיד
ערוך את העבודה שלך כדי לשפר את הכתיבה שלך לפני שליחתו; זוג עיניים נוסף יכול גם לעזור לתפוס שגיאות.2. אחסן מסמכים דיגיטליים במיקום מרכזי
גישה קלה למסמכים במקום העבודה היא קריטית עבור כוח עבודה מרוחק. אף אחד לא רוצה לבזבז זמן בחיפוש דרך הודעות Slack או מיילים ישנים כדי למצוא מידע חיוני. אתה יכול הגדר ויקי פנימי או השתמש בתוכנת בסיס ידע כדי להתגבר על האתגר הזה. ויקי פנימי מספק מאגר מרכזי וניתן לחיפוש עבור כל התיעוד של מקום העבודה שלך, כולל מדיניות החברה, הערות פגישות, הדרכות כיצד לעשות ומסמכים להטמעה, אם להזכיר כמה.
כלי ויקי פנימיים כמו טטרה מאפשר לך ליצור, לערוך ולאחסן מסמכים במקום אחד ולשתף אותם עם הצוות שלך בכמה קליקים בלבד. לחלופין, אם הארגון שלך מקיים אינטראקציה מתמדת עם לקוחות - ואתה רוצה לשמור תיעוד פנימי וחיצוני באותו מקום - כלי בסיס ידע כמו Document360 יכול להיות פתרון טוב יותר. בסיס ידע הוא בעצם ספרייה מקוונת של מסמכים פנימיים ומשאבי תמיכת לקוחות כגון שאלות נפוצות, מדריכים למשתמש ומידע על מוצר.
3. אכיפת מדיניות בקרת גישה
אמנם חיוני להחזיק מאגר מרכזי של מסמכים במקום העבודה, אבל אתה גם רוצה לנהל מי יכול לגשת ולבצע שינויים במסמכים. ייתכן שיש לך מסמכים ספציפיים שרלוונטיים רק למחלקות מסוימות, או קבצים רגישים שרק מנהלי מערכת צריכים לגשת אליהם. זה עוזר לך לשמור על אבטחת המסמכים ולמנוע שינויים מקריים או לא מורשים. לכן, בעת בחירת כלי התיעוד של מקום העבודה שלך, בחר כלי שתומך בתכונה זו והתאם אישית את הגדרות בקרת הגישה כך שיתאימו לצרכים הארגוניים שלך.
לדוגמה, Document360 מספק מספר חשבונות המאפשרים לך להחליט את רמת הגישה שיש לכל משתמש לתיעוד שלך. Tettra כוללת גם מערכת הרשאות המאפשרת לך לשלוט מי יכול לערוך, להציג או לפרסם מסמכים ספציפיים.
4. הקפד על שיטות עבודה מומלצות לאבטחה מקוונת
אכיפת מדיניות בקרת גישה עוזרת, אבל זה לא מספיק כדי להגן על מסמכי מקום העבודה שלך מפני איומי אבטחה. ככל שיותר ויותר עסקים עוברים לאינטרנט, פשעי הסייבר נמצאים בעלייה, ולכן עליך לנקוט באמצעי זהירות נוספים כדי להבטיח שהתיעוד הדיגיטלי שלך בטוח מפני האקרים.
כדי ליצור אסטרטגיית תיעוד דיגיטלית יעילה עם מחשבה על אבטחה, אתה רוצה להימנע משכיחות טעויות אבטחה בעבודה מרחוק כמו שימוש במכשירים אישיים למשימות עבודה, שיתוף סיסמאות והזנחה מהתקנת עדכוני אבטחה. בנוסף, מלבד יצירת סיסמאות חזקות, אתה רוצה לוודא שאתה משנה אותן באופן קבוע כדי להפחית את הסיכון לפריצה. יתר על כן, אתה יכול גם להצפין את מסמכי מקום העבודה שלך כדי להוסיף שכבת הגנה נוספת. ולבסוף, אל תשכח להשתמש ב-VPN כדי לשמור על הנתונים שלך בטוחים ומאובטחים, במיוחד כשאתה עובד על Wi-Fi ציבורי.
5. שמור גיבויים
למרות מאמציך, תמיד יש סיכוי שמסמכי מקום העבודה שלך ילכו לאיבוד או ייפגמו. בעוד ששימוש בכלי בסיס ידע כפתרון האחסון העיקרי שלך עוזר להפחית את הסיכון לאובדן נתונים, אתה עדיין רוצה לשמור גיבויים למקרה שמשהו ישתבש. הסיבה לכך היא שפתרונות אלה יכולים להיתקל גם בבעיות טכניות שאינן בשליטתך, מה שלפחות אומר שלא תהיה לך גישה למסמכים שלך במהלך התקופה הזו.
ליתר ביטחון, אתה יכול לשקול פתרונות גיבוי נלווים כמו Google Drive והתקני אחסון מקומיים. כמובן, אינך רוצה לעקוב אחר עותקים מרובים של אותו מסמך, אז קבע אסטרטגיית גיבוי ברורה לפני השימוש בכלי תיעוד במקום העבודה. בדרך זו, אתה יכול להיות בטוח שהמסמכים שלך תמיד זמינים כאשר אתה צריך אותם.
6. עשה דיגיטציה של מסמכי הנייר שלך
אם אתה עדיין מסתמך על תיעוד מבוסס נייר, עכשיו זה הזמן לעבור לעותקים דיגיטליים או, לכל הפחות, ליצור עותקים דיגיטליים. זה לא רק מקל על ניהול כמויות גדולות של קבצים, אלא גם משפר את הנגישות, שיתוף הפעולה והאבטחה.
אתה יכול להשתמש בסורק כדי לבצע דיגיטציה של מסמכי הנייר שלך. ברגע שיש לך עותקים דיגיטליים של המסמכים שלך, תוכל להעלות אותם לכלי התיעוד של מקום העבודה לבחירתך לגישה קלה ושיתוף פעולה.
7. השתמש באינדקס נקה לזיהוי מהיר
אם יש לך הרבה מסמכים, זה יכול להיות מאתגר לעקוב אחריהם. לכן שימוש במערכת אינדקס ברורה עבור מסמכי מקום העבודה שלך הוא חיוני. בדרך זו, אתה יכול למצוא בקלות את הקבצים שאתה צריך - כאשר אתה צריך אותם. ישנן מספר דרכים שונות להוסיף את המסמכים שלך לאינדקס; לדוגמה, אתה יכול להתחיל בסווג אותם לפי סוג, תאריך או פרויקט. זה יקל על מציאת מסמכים ספציפיים כאשר אתה צריך אותם.
אפשרות נוספת היא להשתמש במילות מפתח כדי להוסיף לאינדקס מסמכים במקום העבודה שלך. זה יכול להיות מועיל במיוחד אם יש לך הרבה קבצים ואתה צריך להיות מסוגל לחפש אותם במהירות. לא משנה באיזו מערכת אינדקס אתה משתמש, ודא שהיא עקבית וקלה להבנה.
הצוותים המרוחקים שלך זקוקים לאסטרטגיית תיעוד חכמה
תיעוד מקום עבודה מרוחק חיוני לניהול חלק של הארגון שלך. על ידי יצירת אסטרטגיית תיעוד דיגיטלית יעילה, אתה יכול להבטיח שהצוותים שלך יוכלו לגשת במהירות למידע שהם צריכים ולהישאר פרודוקטיביים.
