3 דרכים יעילות לשימוש ב-ChatGPT ב-Excel

Excel הוא כלי שימושי להפליא לעבודה עם כמויות גדולות של נתונים. עם זאת, מציאת ויישום הנוסחאות הנכונות עשויות לפעמים להיות חוויה מורכבת ומתסכלת. למרבה המזל, ChatGPT יכול להיות משאב מצוין שיעזור להתגבר על האתגרים הללו.

בעזרת מודל שפת AI זה, אתה יכול לבקש עזרה בבעיות הקשורות לאקסל, ליצור נוסחאות ולקבל תגובות בזמן אמת כדי לעזור לך להפיק את המרב מאקסל. במאמר זה, נחקור כמה דרכים יעילות להשתמש ב-ChatGPT ב-Excel ונגלה כיצד זה יכול לשפר את חוויית ניתוח הנתונים שלך.

1. השתמש ב-ChatGPT כדי ליצור ולהטמיע נוסחאות

יצירה או מציאת נוסחאות אקסל הנכונות יכולה להיות מאיימת וגוזלת זמן. יתרה מכך, אם הנוסחה מכילה שגיאה, היא עלולה להניב תוצאות שגויות, שעלולות להיות מסובכות עוד יותר לתיקון.

כדי להימנע מכל הטרחה הזו, אתה יכול לבקש מ-ChatGPT ליצור עבורך נוסחאות, על סמך הפרטים הספציפיים של מה שאתה רוצה שהנוסחה שלך תעשה. אתה יכול לבקש מהצ'אטבוט להציע נוסחאות על סמך המשימות העומדות על הפרק, או שאתה יכול לבקש הדרכה לגבי נוסחה שכבר יש לך.

כדי להתחיל, רשום את הדרישות הבסיסיות שלך עבור הנוסחה. זה יכול לכלול דוגמה של הגיליון האלקטרוני שלך ותיאור של המשימה שברצונך להשלים. ברגע שזה נעשה, אתה יכול לבקש מ-ChatGPT ליצור את הנוסחה. זה יכול לכלול שימוש בבונה נוסחאות/פונקציות או הוספת הנוסחה באופן ידני לגיליון האלקטרוני.

הנה דוגמה: היה לנו גיליון אלקטרוני המכיל נתונים על מכירות מוצרים שונים בערים שונות, ורצינו לחשב את סך המכירות של כל מוצר. הכנסנו את כל הפרטים הדרושים ב-ChatGPT, וביקשנו ממנו לחשב את המכירות של מוצר א'.

הנה איך זה הגיב:

עקבנו אחר השלבים המדויקים בגיליון האלקטרוני של Excel שלנו, והנוסחה חישבה את סך המכירות במדויק.

כאשר מבקשים מ-ChatGPT ליצור עבורך נוסחאות, יש לזכור כמה דברים:

• ככל שתיתן יותר מידע, כך ייטב. ודא שההוראות שלך ברורות וספציפיות. אם הגיליון האלקטרוני אינו ארוך מדי, תוכל להעתיק את תוכנו ולספק אותם לצ'אטבוט לקבלת תגובה מדויקת יותר. דיברנו גם על כיצד לכתוב בקשות ChatGPT אפקטיביות לקבלת התשובות הטובות ביותר במדריך הקודם שלנו, שאליו תוכל להפנות למטרה זו.
• בדוק שוב את העיצוב והתחביר של הנוסחאות שנוצרו על ידי ChatGPT. אם אחד מאלה שגוי, Excel יחזיר שגיאה.
• בדוק תמיד את התוצאות כדי להבטיח דיוק. בעוד ש-ChatGPT יכול ליצור נוסחאות עבורך, יש לו גם מגבלות מסוימות. עדיף לבדוק את הנוסחה על מדגם נתונים קטן כדי לוודא שהיא מניבה תוצאות מדויקות.

על ידי שמירה על נקודות אלו, אתה יכול להשתמש בצ'אטבוט בצורה יעילה יותר ובביטחון רב יותר כדי להתגבר על כל הפחדים שיש לך לגבי עבודה עם גיליונות אלקטרוניים.

2. השתמש ב-ChatGPT כדי ליצור פקודות מאקרו

מאקרו הם קבוצה של הוראות שאומרת לאקסל לבצע משימות מסוימות בסדר מסוים. המשמעות היא שפקודות מאקרו מאפשרות לך להקליט קבוצה מסוימת של פעולות ואז לבצע אותה מאוחר יותר בלחיצה אחת, מבלי שתצטרך לכתוב את הקוד באופן ידני בכל פעם.

עם זאת, יצירת פקודות מאקרו ב-Excel יכולה להיות מעט מרתיעה, במיוחד אם אינך בקי בתכנות או VBA. למרבה המזל, ChatGPT יכול לסייע לך בתהליך זה על ידי מתן הדרכה ועצות מועילות.

בואו נסתכל על דוגמה. יש לנו גיליון אלקטרוני של נתוני מכירות עם העמודות הבאות:

• שם העובד
• אזור
• רובע
• סך המכירות

אנחנו רוצים ליצור מסנן שיציג את סך המכירות שנעשו ברבעון הראשון לאזור הצפון. תיארנו זאת ל-ChatGPT ויצרנו מאקרו עבור זה, כפי שמוצג להלן:

לאחר שיש לך את המאקרו הנדרש, בוא ניישם אותו ונפעיל אותו:

1. הקש על Alt + F11 מקשים במקלדת כדי לפתוח את עורך Visual Basic.
2. בחלון הבא, נווט אל לְהַכנִיס > מודול.
3. כאן, הזן את הקוד שהעתקת מ-ChatGPT קודם לכן.
4. סגור את תיבת הדו-שיח ולחץ על קוֹבֶץ > שמור כ.
5. הרחב את התפריט הנפתח שמור כסוג ובחר חוברת עבודה עם מאקרו של Excel.
6. נְקִישָׁה להציל כדי לשמור את קובץ המאקרו.
7. כעת, חזור לגיליון העבודה שלך ועבור ל- מפתח לשונית.
8. לחץ על מאקרו ולבחור מסנן נתונים מהרשימה.
9. לבסוף, הכה לָרוּץ.

מאקרו זה יסנן כעת את הנתונים שלך כדי להציג רק את המכירות עבור האזור הממוקד.

3. השתמש ב-ChatGPT כדי להפוך את שליחת הודעות דוא"ל לאוטומטיות

בעת ניהול צוות גדול, אוטומציה של משימות כגון שליחת מיילים יכולה להיות הצלת חיים. Excel מספק שיטות שונות לאוטומטיות שליחת מיילים, דבר שימושי במיוחד כאשר שולחים דוא"ל לקבוצת אנשים עם פרטים דומים על בסיס קבוע. בנוסף, שילוב של ChatGPT יכול לייעל עוד יותר את תהליך אוטומציית הדוא"ל ליעילות מירבית.

הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא לבקש מ-ChatGPT ליצור מאקרו VBA רלוונטי. שיטה זו די דומה לשלבים שכבר תיארנו לעיל. בואו נסתכל במהירות על דוגמה.

נניח שיש לנו רשימה של כתובות המייל של ההנהלה הבכירה של המשרד שלנו, ועלינו לשלוח להם את דו"ח ההכנסות לרבעון הראשון בדוא"ל. כך נבקש מ-ChatGPT ליצור מאקרו VBA.

לאחר שיש לנו את המאקרו, נשמור את המודול ונפעיל אותו על ידי ביצוע השלבים שתוארו למעלה. פשוטו כמשמעו! מלבד שלוש השיטות הללו שמנינו לשימוש ב-ChatGPT ב-Excel, אתה יכול גם להשתמש ב צ'אטבוט לנתח ולהמחיש נתונים ב-Excel בעזרת כלים כמו תרשימים וניתוח נתונים חבילת כלים. אתה יכול לבקש מ-ChatGPT להסביר כיצד להשתמש בכלים אלה ביעילות.

בנוסף, אתה יכול להשתמש ב-ChatGPT כדי לפתור בעיות ב-Excel על ידי מתן הפרטים של השגיאה שבה אתה נתקל. אמנם יש מספר דברים ש-ChatGPT לא יכול לעשות ב-Excel עם זאת, זהו כלי נהדר שיכול לעזור לך להיות מקצוען בגיליון אלקטרוני.

ChatGPT להצלה

ChatGPT הוא משאב רב ערך כדי להפיק את המרב מאקסל. אתה יכול להשתמש בו כדי ליצור נוסחאות חדשות, לקבל סיוע בכל שגיאה בגיליון אלקטרוני, ואפילו ללמוד מיומנויות חדשות על ידי בקשתו להסביר כיצד תכונות מסוימות פועלות. אם משתמשים בו נכון, זה יכול לעזור לך למקסם את הפרודוקטיביות שלך ב-Excel ולהתגבר על כל חששות בגיליון אלקטרוני שיש לך.