עם קצת תכנון קפדני, התחלת פרויקט שיתופי או ארגון קהילה קטנה ויצירתית (כגון חדר סופר) יכול להיות פשוט ומהנה.
יש כמה היבטים חשובים שיש לקחת בחשבון, בדרך כלל עם תוכנה שימושית או אפליקציה שיכולה לעזור. בואו נסתכל רק על שלושה מהם כאן.
1. צור מקום לאחסון וגישה לקבצים בקלות
כשעובדים על שיתופי פעולה יצירתיים, יהיה זמן שבו צריך לשתף קבצים. הקבצים עשויים להיות כמה כרטיסי אמנות עבור דמויות בעולם משותף. הם עשויים להיות הקלטות וידאו של פגישות דיון מקוונות. מכיוון שסוג המדיה יכול להשתנות, כדאי לחשוב על מקום שיש לו יכולת אחסון טובה מבלי לשבור את הכסף.
לדוגמה, ל-Dropbox יש תוכנית שימוש עסקי המעניקה לך אחסון של 5TB בפחות מ-$20 לאדם לחודש. אתה יכול למצוא א ניסיון חינם של Dropbox Professional כאן אם זה מעניין. כדאי גם לחשוב על מקום שקל לחלוק עם אחרים. Dropbox יכולה לעזור עם קבצים גדולים יותר, כגון תמונות וסרטונים באיכות גבוהה, אם כי יש חלופות מצוינות לקבצים מבוססי טקסט.
משתמשים ב-Microsoft One Drive ו-Google Drive יכולים לאחסן בצורה חלקה מסמכים שנוצרו במעבד תמלילים ולשתף קישור בקלות עם שאר משתפי הפעולה. למשתמשי Google, עיין במדריך שלנו בנושא
דרכים שבהן תוכל לשתף את מסמכי Google אתה יוצר.אם אתם מפתחים תסריט, סדרת סיפורים קצרים או אוסף שירים ורוצים לעזור אחד לשני מבלי להיות פולשני מדי, פונקציות ההערה של Microsoft Word ו-Google Docs הן דרך שימושית מאוד עושה זאת. ל-GCFLearnFree יש סרטון YouTube טוב המסביר כיצד להשתמש בפונקציית ההערות ב-Google Docs.
2. ארגן אזור סיעור מוחות אינטראקטיבי
יהיו זמנים שבהם עבודה על מסמך עיבוד תמלילים לא תספיק לפיתוח רעיונות מסוימים. שיטה יעילה להמחשת פיתוח רעיונות היא שימוש בלוח אינטראקטיבי מקוון כגון Miro.
ישנן מספר דרכים להתאים אישית את פריסת הלוחות, ותוכל לשתף אותם בקלות עם תורמים לצורך הערות. עם Miro במיוחד, אתה יכול להפוך רעיונות למשימות, מה שמאפשר מעבר יעיל מהתפיסה לייצור.
רבים מהאפליקציות והאתרים של הלוח האינטראקטיבי החינמיים לשימוש חופשי והם עמוסים בתכונות. כדי לנסות, אתה יכול היכנס למירו כאן ולחקור את התכונות שהוא מספק. יש גם הסברים מועילים באינטרנט, כמו המאמר שלנו בנושא כיצד ליצור מתכנן חודשי ב- Miro.
אם יש צורך במערכת ניהול משימות מעמיקה יותר, כולל דרך לארגן את לוח השנה, חנות מקושרת קבצים ולנהל צוותים גדולים יותר ביעילות, ישנן מערכות חינמיות כגון Notion שכדאי להסתכל בהן לְתוֹך. ישנם מספר הסברים שימושיים על תכונה, כולל המאמר שלנו על חלקם טריקים חזקים של Notion כדי להאיץ את זרימת העבודה שלך.
ל-Notion יש פונקציונליות של ריבוי הערות ועריכה בזמן אמת. למרות שזה נשמע כאוטי, עם הסוג הנכון של אסטרטגיית ניהול צוות, זה יכול לשמש גם כיתרון בעת שיתוף פעולה במסמך חי.
3. השתמש בשיטת תקשורת יעילה
שירותי מסרים מיידיים יכולים להיות יעילים, כמו יצירת קבוצת WhatsApp או Facebook Messenger, אם כי יש להם מגבלות. גם Slack יכול להיות פופולרי, אם כי שליחת קבצים וצפייה בהיסטוריית הצ'אט יכולים להפוך במהירות לבעייתיות עקב מגבלות האחסון של הגרסה החינמית.
פורום קהילה מקוון, כגון Discord, יכול להיות טוב מכיוון שאתה יכול ליצור תפקידים לחברים, ויש פונקציית חיפוש מקיפה למציאת מידע בשיחות קודמות.
מומלצת גם שיחות ועידה בווידאו, מכיוון שזו דרך נחמדה להציג שמות ולהעניק את השיחה החיה והדינמית יותר שמערכת מבוססת טקסט יכולה להתמודד איתה. ישנה גם אפשרות להקליט פגישות וידאו לצורך סקירה ושיתוף עם תורמים שנעדרו באותו זמן.
צוותי Zoom, Google Meet ו-Microsoft כולם טובים בתפקידם ומספקים פונקציית הקלטה ומקשרים בקלות רבה לחשבונות המארחים שלהם. כדאי לשים לב לאזורי זמן אם במקרה יש לך תורמים שבסיסם מעבר לים. לזום יש פונקציה שמאפשרת לך להתגבר על האתגר הזה. המאמר שלנו בנושא כיצד להגדיר את מיקום העבודה שלך בזום יש את התשובה.
דרך טובה ליצור הערות וידאו קטנות או משימות קצרות היא להשתמש במערכת הקלטת ושיתוף וידאו כגון Loom. קל להקליט את עצמך ואת המסך שלך ואז ליצור קישור לשיתוף. תורמים יכולים גם להגיב לסרטונים זה לזה ולהגיב עליהם. מערכת כזו שימושית מאוד לעבודה אסינכרונית.
פחות זה יותר
כדי לחסוך את התסכול של משתפי פעולה שיצטרכו ליצור מספר חשבונות, להוריד מספר אפליקציות ולתת את היקר שלהם פרטים לחברות צד שלישי רבות, זה בהחלט שווה להיות בטוח לחלוטין שאתה צריך את התוכנה המועדפת לפני ליישם אותו.
עם זאת, אתה עשוי לגלות תכונות חדשות מרגשות ושימושיות בתוכנה שלא ידעת על קיומן בעבר, או שהומלצו על ידי משתף פעולה בעצמו. עם קצת ניסוי וטעייה ובדיקה, תמצא את האפליקציות והאתרים המתאימים ביותר עבורך ועבור הצוות שלך.