אתגר קריטי אך נפוץ שעובדים מרוחקים מתמודדים איתו הוא עבודה יעילה באזורי זמן שונים. חברות וירטואליות שוכרות לעתים קרובות ברחבי העולם. למרות ששיתוף פעולה עם אנשי מקצוע גלובליים מקדם צמיחת קריירה, זה גם מחייב אותך לעקוב אחר לוחות זמנים קדחתניים. סביר להניח שלא תוכל לעבוד במשמרת טיפוסית בין 9 ל-5.
תיאום עם אנשים באזורי זמן שונים הוא קשה. כדי לעזור לך לנהל את יום העבודה שלך, נשתף שמונה טיפים לשיתוף פעולה חלק עם שותפים מעבר לים.
1. הודע לצדדים שלישיים על מיקומך כבר מההתחלה
גלה מיד את אזור הזמן שלך. ציינו את לוח הזמנים שלכם ואת ערוצי התקשורת המועדפים שלכם תוך כדי הצגת עצמכם כדי שהעמיתים לעבודה שלכם ידעו איך להגיע אליכם. כמו כן, נצל את ההזדמנות הזו כדי להציב גבולות. הסבר את המקרים הנדירים שבהם יהיה מקובל לשלוח הודעות גם לאחר סיום המשמרת שלך.
כדי להעביר את לוח הזמנים שלך בצורה יעילה יותר, ציין אותו בפרופילים המקוונים שלך. לא כולם יזכרו את זה, אחרי הכל. הכללת שעות העבודה שלך בחתימת הדוא"ל, פרופיל הצ'אט בעבודה, חשבון LinkedIn ופרופיל Google תמנע אי הבנות.
רק הקפד לעדכן אותם בכל פעם שצריך. בין אם אתה עובד במשמרות שונות או יוצא מוקדם, שיתוף השינויים בלוח הזמנים שלך הוא באחריותך.
2. הורד ממיר אזור זמן מדויק
קביעת פגישות עם צוותים מרוחקים היא מסובכת. לא רק שהם עוקבים אחר לוחות זמנים עבודה לא מתואמים, אלא שחלקם שוכחים לחשב הבדלי אזורי זמן. מארחי פגישות לא יכולים לספק את אותו לוח זמנים ב-24 אזורי זמן.
כדי להבטיח שכולם יעמדו באותו לוח זמנים, הצוות שלך צריך להשתמש ממירי אזור זמן. ישנן מספר אפשרויות זמינות. אתה יכול אפילו לשלב אותם עם כלי עבודה כלל-צוותיים כמו מערכות ניהול פרויקטים ואפליקציות לוח שנה.
3. השתמש בזמנים צבאיים וציין אזורי זמן בעת תזמון תוכניות
הרגל להשתמש בזמן צבאי ולציין אזורי זמן בעת קביעת פגישות. אל תשאיר מקום לניחושים. אתה יכול אפילו לכלול תזכורת המורה לנמענים להמיר את השעה המצוינת לאזורי הזמן המקומיים שלהם. כך, אף אחד לא מתעלם מקיצורי אזור הזמן.
כדי למנוע בלבול, עקוב אחר אזור הזמן הנפוץ ביותר בצוות שלך. נניח שאתה מניו יורק. למרות שזה יהיה נוח להשתמש באזור הזמן המקומי שלך, חברי הצוות שלך ממדינה או מדינה אחרת עשויים למצוא טרחה בהמרות תכופות.
לגבי פרילנסרים, עקוב אחר אזורי זמן המועילים ללקוחות שלך. ביצוע התאמות בצד שלך יגרום לך להיראות מקצועי ואדיב, ותשאיר את השותפים שלך עם רושם חיובי ממך.
בעת הזמנת פגישות עם עובדים מרוחקים, תבחין שזמן רב מבוזבז בהמתנה לאישור. הבדלי אזורי זמן מאתגרים לקבל תגובות בזמן אמת. אם הצדדים האחרים גרים בצד הנגדי של העולם, סביר להניח שלא תשמע מהם עד יום העסקים הבא. אפילו כמה אימיילים הלוך ושוב יכולים לקחת שבוע.
כדי לייעל את התהליך, השתמש ב-a כלי אמין לתזמון פגישות. אפשרויות בשימוש נרחב כמו יומן Google ו-Clendly מציגות באופן אוטומטי תאריכים זמינים עבור כל הצדדים המעורבים. משתמשים פשוט בוחרים את המשבצות המועדפות עליהם. לאחר שכולם בחרו תאריך, האפליקציה תחשב את התוצאות כך שהמארח יוכל להחליט אם להמשיך בפגישה.
5. מיקור חוץ או אוטומציה של תהליכים עסקיים מסוימים
אם אתה מחליף לעתים קרובות לוחות זמנים למשימות רגישות לזמן אך חוזרות על עצמן, שקול להוריד אותן ל-AI במקום זאת. פנה זמן לפרויקטים מורכבים יותר. מערכות אוטומטיות יכולות לטפל בעניינים מייגעים כמו תזמון פגישות, רישום זמן, מיון דואר אלקטרוני ומעקב אחר פרויקטים.
למשימות ש-AI לא יכול להפוך לאוטומטי, שכור פרילנסרים. חפש אנשי מקצוע מיומנים ומהימנים שיוכלו לתפוס את מקומך בשעות הפנאי שלך. אבל ברגע שעומס העבודה של הצוות שלך גדל, בקש ממחלקת משאבי האנוש או הממונה שלך לקבל עובד קבוע.
6. השתמש בפלטפורמת ניהול פרויקטים מאורגנת עבור הצוות שלך
למרות שהם קריטיים, תהליכי אישור מונעים את השלמת המשימה. אפילו סקירת הצעות מכירות או הצעות עסקיות עלולה לבזבז מספר ימים אם לצדדים ייקח שעות לענות.
כדי להאיץ את התהליך, פשט את מעקב המשימות. להשתמש תוכנות לניהול פרויקטים כמיקום מרכזי לפרויקטים כלל-צוותיים שבהם משתמשים יכולים להקצות, לסמן, לבטל ולאשר משימות בקצב שלהם. כאן, עובדים מרוחקים יכולים לבצע משימות מבלי לתקשר הרחק מהפלטפורמה.
סקור את התכונות של כלי ניהול הפרויקט הפוטנציאלי שלך. אם אתה עובד באזורי זמן שונים, אנו מציעים לבחור בתוכנית שכבר מגיעה עם ממירי אזורי זמן, טכנולוגיית מסרים מיידיים ותזמון פגישות.
7. הכירו את החגים שנצפו במדינות שונות
מכיוון שאתה עובד עם צוותים מרוחקים ברחבי העולם, עליך להכיר את החגים שנצפו במדינות אחרות. לדתות ולתרבויות יש אמונות שונות. זה לא מכבד להמעיט בחג הגדול של מדינה אחרת רק בגלל שאתה לא עוקב אחריו.
נניח שאתה עובד עם הודים. למרות שחג ההודיה הוא חג קטן עבור רוב ההודים, הם מייחסים חשיבות רבה לדיוואלי, פסטיבל האורות שנחגג בסביבות אוקטובר או נובמבר. זה יהיה לא מתחשב להקצות משימות קריטיות במהלך תקופה זו.
כמו כן, עקוב אחר מדינות ששומרות על שעון קיץ (DST). אנשים שמשתמשים בזמן הקיץ מקדים את השעון בשעה בקיץ כדי לחסוך בחשמל. זה לא חג. עם זאת, זה עלול לגרום לבלבול בעת קביעת פגישות.
8. נסה לוחות זמנים שונים לעבודה
בעוד עבודה מרחוק מציעה גמישות בזמן, היא מגיעה גם עם לוחות זמנים לא יציבים הדורשים התאמות שגרתיות. צוותים מרוחקים חייבים למצוא משבצות זמן שעובדות עבור כולם. סביר להניח שתעבוד במשמרות שלא עשית כעובד במשרד, אז הכינו כמה טריקים כדי להישאר ער בעבודה.
שמור על ראש פתוח ללוחות זמנים שונים. אם עבדת באותה משמרת לאורך הקריירה שלך, נצל את ההזדמנות הזו כדי לשפץ את השגרה שלך. לדוגמה, אתה יכול לעשות את המטלות והאימונים שלך מוקדם יותר באותו היום. מי יודע? אתה עשוי לגלות שאתה יעיל ופרודוקטיבי יותר כשאתה עובד מחוץ לשעות המשרד הרגילות.
עבודה יעילה באזורי זמן שונים
עבודה יעילה עם שותפים בחו"ל דורשת תכנון קפדני. האדם בקצה השני של המסך אינו חי באותו אזור זמן כמוך, אז אל תכריח תהפוכות מיידיות ובקשות דחופות. כמו כן, נהל את עומס העבודה שלך בהתאם. הורדת משימות קריטיות שגוזלות זמן כמו קביעת פגישות, מיון מיילים ופרסום הודעות למערכות בינה מלאכותית.
אם המשימות היומיומיות שלך כוללות ניהול צוות מרוחק, שקול ליצור לוח זמנים לכל הצוות. כן, לאנשים יש העדפות משמרות שונות. ככל שתרצה להכיל אותם, ייתכן שהעובדים שלך לא יעשו הרבה אם הם רק לעתים רחוקות עובדים באותו לוח זמנים.