כיצד להפוך ליותר פרודוקטיבי באמצעות חוק פרקינסון

אם אתם נאבקים במועדים, נוטים לדחות הרבה, או מוסחת בקלות על ידי הודעה אקראית; אתה עלול להיות קורבן של חוק פרקינסון. חוק פרקינסון מסביר שככל שניתן לנו יותר זמן למשימה מסוימת, כך ייקח יותר זמן להשלים אותה.

זו הסיבה מדוע דחיינות כה נפוצה. אבל איך מתגברים על זה? לפני שנוכל לדבר על התגברות על חוק פרקינסון, חשוב להבין את טיבו ומדוע הוא נפוץ.

מהו חוק פרקינסון?

חוק פרקינסון הוא פתגם, המפורסם על ידי סיריל נורת'קוט פרקינסון, היסטוריון של הצי הבריטי. הוא קובע:

זוהי התבוננות מקובלת שהעבודה מתרחבת כדי למלא את הזמן הפנוי להשלמתה.

כדי להבין את הרעיון, שקול אדם המוטל עליו לכתוב חיבור בתוך תאריך יעד של 48 שעות. האדם, ביום הראשון, יאסוף נתונים רלוונטיים למחקר ויגבש מתווה. בשלב הבא הם יתחילו לעבוד ויכתבו את הטיוטה הראשונה של החיבור.

ככל שהמועד מתקרב, כשנותרו כמה שעות, הם יערכו, יגהו ולבסוף יגישו את הטיוטה. מה אם האדם קיבל תאריך יעד של 24 שעות? זה בהחלט אפשרי שהאדם היה כותב בקלות את החיבור שהוקצה תוך 24 שעות, מבלי לוותר על האיכות.

עכשיו תחשוב באיזו תדירות נתקלת בנסיבות דומות. אתה כנראה יכול לחשוב על כמה מקרים שבהם קיבלת משימה עם דדליין ארוך יותר. אבל במקום להשלים את המשימה בזמן הדרוש להשלמת המשימה, הקדשת את כל הזמן הפנוי (בהתאם למועד האחרון) להשלמת המשימה.

שימוש בחוק פרקינסון כדי למקסם את התפוקה שלך

בעוד שחוק פרקינסון נפוץ ולכאורה בלתי נמנע, אתה יכול להשתמש בו לטובתך על ידי שליטה על האופן שבו אתה מבלה את זמנך. הנה כמה אסטרטגיות שבהן תוכל להשתמש כדי להתגבר על חוק פרקינסון ולהיות פרודוקטיבי יותר:

1. הגדר יעדים חכמים

אנשים נוטים להרפות ולדחות יותר כאשר הם לא מרגישים שהעבודה שלהם חשובה. סיבה מרכזית נוספת לדחיינות היא אי ודאות לגבי הצעדים הבאים. אם אינך יודע מה תעשה לאחר שתסיים פרויקט, סביר להניח שתדחה את השלמתו.

לכן חשוב להגדיר יעדים SMART להתגבר על חוק פרקינסון. מחשבה על מטרה ספציפית ומוגבלת בזמן גורמת לך להוט יותר לעבוד עליה, ולהשתמש בזמן ובמשאבים אחרים שלך בצורה מודעת יותר.

2. לוח זמנים ביעילות

כולנו יודעים את החשיבות של לוח זמנים. זה עוזר לנו להישאר מודעים לאופן שבו אנו מבלים את זמננו, וממזער את ההשפעה השלילית של חוק פרקינסון. לתזמון ותכנון יעילים, אתה יכול להשתמש אפליקציות יומנים לתזמן משימות.

עם זאת, עליך תמיד לכלול זמן הפסקה בלוח הזמנים שלך. זמן ניתוק ייעודי (ליום) נותן לך תחושת דחיפות, ואתה נאלץ להשלים את המשימות שלך לאותו יום במסגרת זמן זו.

כשאין לך זמן קצוב מוגדר, אתה מרגיש שיש לך יותר זמן וסביר להניח שדעתך מוסחת או תעבוד לאט. אתה אומר לעצמך שתפצה על זה על ידי הוספת שעות נוספות בלילה, ובכך "תרחיב את העבודה".

חוק פרקינסון פוגע הכי קשה כשיש לך פרויקט ענק עם דדליין ארוך. דדליין ארוך יותר אומר שיש לך יותר זמן להירגע ולהסיח את דעתך. כדי להימנע מכך, עליך לחלק את הפרויקט למשימות קטנות יותר. כעת קבעו מועדי ביניים לכל אחת מהמשימות הקטנות יותר ותזמן אותן בהתאם.

פירוק פרויקט גדול למשימות קטנות יותר הופך אותו לפחות מרתיע ויותר בר ביצוע; כך שיש לך פחות סיכוי להתמהמה. יתרה מכך, בכך שאתה נותן לעצמך מועדים קצרים ומיידים יותר, אתה לא נותן לעצמך הרבה זמן. מכיוון שאין הרבה זמן, אתה מרגיש תחושת דחיפות שמניעה אותך להשלים את המשימות.

4. זמן מעקב

סביר להניח שההערכות שלך יהיו לא מדויקות, בהתחלה. אתה יכול לתת לעצמך 3 שעות לפרויקט. אבל בזמן העבודה על זה, אתה מגלה שתצטרך עוד שעתיים כדי להשלים אותו. אם זה קורה, פשוט שנה את לוח הזמנים שלך ותן לעצמך זמן נוסף. קביעת מועדים מדויקים עבור הפרויקטים שלך עוזרת לך לתכנן אותם ביעילות. לשם כך, אתה יכול להתחיל לעקוב אחר הזמן שלוקח להשלים כל פרויקט.

יש כמה אפליקציות נהדרות למעקב אחר זמן שם אתה יכול להשתמש כדי לעקוב אחר כמה זמן לוקח פרויקט מסוים. בעת שימוש באפליקציית מעקב אחר זמן, תוכל לגשת ליומן הזמנים ולראות כמה זמן לקח לך להשלים פרויקטים שונים. זה עוזר להעריך טוב יותר ולקבוע מועדים מציאותיים יותר עבור הפרויקטים שלך ומונע ממך לבזבז זמן.

5. השתמש ב-Timeboxing

כשאנחנו צריכים לעשות משהו, אנחנו לא חושבים כמה זמן ייקח להשלים את הפרויקט. במקום זאת, אנו חושבים על כמה זמן ניתן לנו לפרויקט. כאן נכנס לתמונה חוק פרקינסון. אם הזמן הנתון עבור המשימה שהוקצתה הוא יותר מהזמן הנדרש, אנו נוטים לדחות את המשימה עד לרגע האחרון.

כדי למנוע את זה, השתמש ב-timeboxing. Timeboxing כולל חשיבה על כמה זמן ייקח פרויקט מסוים להשלמת משימה, קביעת דד-ליין (תיבת זמן) המוטל על עצמו בהתאם לזמן הנדרש למשימה, ועמידה ב זה.

נניח שיש לך שלושה ימים לבצע פרויקט. לאחר הערכה, אתה מגלה שניתן לעשות זאת תוך שלוש שעות. קבעו דדליין של 3 שעות לפרוייקט ושאפו להשלים אותו במסגרת הזמן. עם Timeboxing, אתה הופך מודע יותר לאיך והיכן אתה מנצל את הזמן שלך. כשיש דד-ליין מתקרב בראש שלך, יש לך פחות סיכוי להתמהמה.

6. השתמש בטכניקת פומודורו

כמו טיימבוקס, אתה יכול השתמש בשיטת Pomodoro כדי להפוך ליותר פרודוקטיבי וניצחו את חוק פרקינסון. שיטת פומודורו כוללת מפגשי עבודה קצרים, אך אינטנסיביים, עם הפסקות קצרות ביניהם.

כשאתה משתמש בשיטת פומודורו, אתה לא חושב על המועד האחרון למשימה, אלא על 25 הדקות שהגדרת לעצמך. זה מסיר את האפשרות שחוק פרקינסון ינקוט פעולה. כך תוכל להשתמש בטכניקת פומודורו:

1. רשום רשימת מטלות, לפי סדר עדיפות.
2. הגדר טיימר ל-25 דקות.
3. התחל לעבוד על המשימה בעלת העדיפות הגבוהה ביותר עד שהטיימר כבה.
4. קח הפסקה של 5 דקות.
5. חזור על ארבעה מפגשים בני 25 דקות.
6. קח הפסקה של 30 דקות.

בעוד שאתה יכול להשתמש בטיימר בטלפון או במחשב הנייד שלך, ישנם ייעודיים אפליקציות לטכניקת פומודורו שהופכים את זה להרבה יותר קל ויעיל.

עשה יותר בפחות זמן

אתה לא צריך להתחיל עם כל האסטרטגיות האלה מהיום הראשון; אתה יכול לבחור אחד או שניים ולעשות אותם בצורה יעילה ככל האפשר. החוכמה היא להיות מודע לאופן שבו אתה מנצל את הזמן שלך ולמנוע מחוק פרקינסון "להרחיב את עבודתך".

לאחר שתבין את זה, תוכל לשלב עוד מהאסטרטגיות הללו בשגרה שלך. אבל אל תפסיק רק שם! אתה יכול ללמוד על דרכים נוספות להגביר את הפרודוקטיביות שלך ולהספיק יותר בפחות זמן.