מדריך שלם לשימוש בכלים שיתופיים ב-Google Docs

אינך צריך עוד לשלוח מסמך Word הלוך ושוב בין עמיתים לעבודה כדי לבצע דברים. אתה יכול, אבל עם מעבדי תמלילים מבוססי אינטרנט כמו Google Docs, שיתוף פעולה ותקשורת הם משב רוח.

בתוכנה תמצאו כלים ופיצ'רים שונים שעוזרים לכם להישאר מעודכנים ומרחיקים זה את זה. במאמר זה, תמצא מדריך מלא לשימוש בכלים אלה ב-Google Docs.

כדי לייעל את המשוב ושיתוף הפעולה של הצוות שלך, הנה איך להזכיר אחרים ולהשתמש ביעילות בהערות ב-Google Docs.

אזכור אחרים ב-Google Docs שלך

כדי להזכיר איש קשר בכל מקום ב-Google Doc, הקלד @ והמשך עם כתובת הדוא"ל שלו. אם שמרת אותם כאיש קשר בחשבון Google שלך, שמם יופיע ברשימה בזמן שאתה עושה זאת. שם תוכל ללחוץ על שמם כדי לסיים להוסיף אותם.

אזכור אותם במסמך לא ישלח להם הודעה, אבל זה ייצור תג שאתה יכול לרחף מעליו כדי לראות כרטיס איש קשר עם קיצורי דרך כדי לשלוח להם אימייל, ליצור או לתזמן Meet או להציג את האינטראקציות האחרונות שלך ב-Google.

הערות יפנו לעמיתיך לעבודה, ויפנו את תשומת לבם למסמך המשותף שלך. כדי להשתמש בהערות:

1. הדגש את הטקסט או המדיה שבהם ברצונך להשאיר תגובה.
2. סרגל כלים יופיע בצד ימין של המסמך. שם, בחר את סמל הדיבור הכחול עם סמל הפלוס. לחלופין, תוכל למצוא סמל זה באפור בסרגל הכלים העליון או על ידי לחיצה ימנית לקבלת רשימה של אפשרויות נוספות.
3. חלונית הערות תופיע. הקלד את מחשבותיך בשדה, השתמש ב-@ וכתובת דוא"ל כדי להוסיף את עמיתיך לעבודה.
4. כשתהיה מוכן לשתף, לחץ תגובהוההערה שלך תופיע במסמך. כל מי שתויג בתוך יקבל הודעה. כל מי שיש לו גישה למסמך יכול להציג ולהוסיף את מחשבותיו.

כדי למנוע מהערות לבלבל את המסמך שלך, תוכל לפתור אותן לאחר שתקרא אותן או השלמת כל משימות הקשורות. כדי לעשות זאת, לחץ על סימן הביקורת בכותרת השרשור. פעולה זו תסתיר את ההערה, אך תוכל לגשת ל-ו שחזר הערות שנפתרו ב-Google Docs על ידי גישה להיסטוריה שלך. תוכל למצוא זאת על ידי בחירת סמל הדיבור בפינה השמאלית העליונה של המסך.

כיצד להשתמש בהצעות עריכות ב-Google Docs

לפעמים זה מועיל להציע הצעות במקום שינויים כאשר עובדים בשיתוף פעולה. במקום לעשות פינג לעמית לעבודה עם הצגה של משחק או לנפות את היסטוריית הגרסאות של המסמך, אתה יכול להציע שינויים באמצעות מצב מציע ב-Google Docs. כדי לעשות זאת:

1. הדגש את הטקסט או המדיה שאליהם אתה מתייחס.
2. סרגל כלים יופיע בצד ימין של המסמך. שם, בחר את סמל הדיבור הירוק עם עיפרון. לחלופין, תוכל להחליף בין המצבים על ידי לחיצה על סמל העיפרון בסרגל הכלים או לחיצה ימנית לקבלת רשימה של אפשרויות נוספות.
3. ברגע שאתה במצב הצעות, כל עריכה שתבצע יופיעו כהצעה, והטקסט שאתה מחליף עדיין יופיע עם קו קו ירוק. תיבות הערות יופיעו בצד ימין, וישקפו את כל השינויים המוצעים.
4. כשתהיו מוכנים, תייגו את הקולגה שברצונכם להציע לו שינויים בשרשור תגובה אחד או יותר והקש על הפעלה חוזרת כדי לשלוח הודעה.

כשתהיה מוכן לחזור למצב עריכה, לחץ לחיצה ימנית ובחר באפשרות מהרשימה, או לחץ על סמל מצב הצעות בצד ימין של סרגל הכלים שלך.

אם אתה בודק הצעות של מישהו אחר, אתה יכול ללחוץ על תיבות ההערות כדי לסקור אותן. בזמן שאתה עושה, לחץ על סימן הביקורת בחלק העליון של השרשור עבור קבל ועל ה-x עבור דחייה. קבלת השינויים תכניס את העריכות של עמיתך לעבודה במסמך. אתה יכול גם להשאיר להם הערות בשרשור כדי לתקשר הלוך ושוב על פריטים ספציפיים.

הגדרות התראות עבור Google Docs

דרך מהירה למצוא את הגדרות ההתראות שלך עבור מסמכים היא באמצעות סמל הדיבור בפינה השמאלית העליונה של המסך. לאחר פתיחת הפאנל, לחץ על סמל הפעמון כדי לפתוח את תפריט ההגדרות. כאן תוכל להתאים את סוגי ההתראות שאתה מקבל עבור שניהם הערות ו עריכות.

עבור הערות, אתה יכול להצטרף לכולן, רק לאלה שאחרים מזכירים אותך בהן, או אף אחת מהן. אם תבחר אף אחד, עדיין תקבל מחוון ויזואלי, אבל לא תקבל התראה או אימייל. עם זה, תצטרך להקדיש תשומת לב נוספת כדי להבטיח שלא תפספס עדכון מעמית לעבודה.

עם עריכות, אתה יכול להצטרף לקבל התראות בכל פעם שמישהו מבצע שינויים במסמך או אף אחד מהם. אבל אתה עדיין יכול לראות מי שינה מה בהיסטוריית הגרסאות של המסמך שלך.

כיצד להשתמש בהיסטוריית גרסאות ב-Google Docs - ולמה זה שימושי

מכיוון שאתה משתף פעולה עם אחרים, טוב שיש לך גיבוי של המסמך למקרה שמישהו ימחק או יכתוב בטעות מידע חשוב. בחלק העליון של המסך שלך, יש היפר-קישור המציין מתי התרחשה העריכה האחרונה. לחץ על זה, ותראה גיבויים ממפגשי עבודה קודמים והשינויים שהתרחשו.

שימוש בהיסטוריית גרסאות הוא שימושי מכיוון שאתה יכול לראות מה אחרים שינו אם זה לא ברור. בנוסף, אתה יכול לחזור לגרסה קודמת אם אתה לא מרוצה מהמסמך הנוכחי או אם משהו השתבש.

איך לדעת אם מישהו אחר עובד ב-Google Doc

למרבה המזל, גוגל מטפלת בכם בכל הנוגע לדעת אם עמיתכם לעבודה עורך כעת מסמך או לא. אם הם נמצאים איתך בסביבת העבודה, תמונת הפרופיל שלהם תופיע בחלק העליון של המסך שלך עם גבול צבעוני. אם הם שם אבל לא פעילים, זה ייראה דהוי.

אתה גם יכול לראות בדיוק היכן הם נמצאים על ידי הסתכלות על הסמן שלהם בצבע המתאים. כך תוכלו להימנע מחפיפה או לחזור מאוחר יותר אם אתם מעדיפים לעבוד לבד.

קבל שיתוף פעולה עם Google Docs

הודות ל-Google Docs, שיתוף הפעולה עם עמיתיך לעבודה הוא קלוש. אתה יכול לתרום למסמכים או להציע עריכות. בנוסף, יש הרבה תכונות, כמו הגדרות התראות מותאמות אישית, היסטוריית גרסאות ועדכונים בזמן אמת, כדי לשמור על זרימת העבודה שלך חלקה ויציבה.