כיצד ליצור מפת זמן כדי לשפר את הפרודוקטיביות שלך

באיזו תדירות אתם מוצאים את עצמכם אבודים - לא מסוגלים להתמודד עם זרם המשימות האינסופי שנזרק בדרך שלכם? שכבת על מיטתך בלילה וחשבת על כל העבודה שיכולת לבצע במהלך היום אבל לא הצלחת.

אתה חושב על איך יכולת לנהל טוב יותר את הזמן שלך ולהספיק יותר. אבל היום אבוד. אם רק היית עושה את כל התכנון הזה מראש. אם התרחיש שלמעלה מתאר את מצבך, עליך לשקול מיפוי זמן.

מהו מיפוי זמן? במה זה שונה מחסימת זמן?

מיפוי זמן מתייחס לתהליך של יצירת מסגרת שממפה את הפעילויות שלך (עבודה, פגישות, מחויבויות אישיות) ביחס לזמן. קל לבלבל בין מיפוי זמן לתזמון או שיטות ניהול זמן קונבנציונליות כגון חסימת זמן. עם זאת, יש הבדל בולט.

מפת זמן מציעה תצוגה הוליסטית של היום, השבוע או החודש שלך. זה מספק בהירות לגבי איך אתה אמור לבלות את הימים שלך, מה אתה צריך לעשות ומתי. ברגע שיש לך שלד של איך אתה מתכנן לבלות את הזמן שלך, אתה יכול להתחיל לתזמן חסימות זמן עבור משימות בעדיפות גבוהה (חסימת זמן).

בניגוד לשיטות אחרות לניהול זמן, מיפוי זמן אינו רק הקצאת זמן לעבודה. זו התוכנית המלאה לאופן שבו אתה מבלה את זמנך, מעבודה ותחביבים ועד לזמן פנאי ומשפחה. וברגע שאתה עושה הרגל של מיפוי זמן, קסם קורה.

אתה מקבל מפה ברורה של מה שאתה חייב לעשות, אז עייפות ההחלטות נעלמת. ימים של ג'אגלינג בין פרויקטים שונים נעלמים מכיוון שכבר תזמנתם בלוקים של זמן למשימות בעדיפות גבוהה. אתה יודע מתי הגיע הזמן לעבוד ומתי הגיע הזמן להפסיק את הדאגות ולשתות כוס קפה חם. אתה לא ממהר יותר, ואתה עושה יותר עבודה.

נשמע נחמד, נכון? בואו נדבר על איך ליצור מפת זמן כדי להגדיל את הפרודוקטיביות ולהשתלט על החיים שלכם.

כיצד ליצור מפת זמן כדי לשפר את הפרודוקטיביות

אין דרך סטנדרטית ליצור מפת זמן כי מיפוי הזמן הוא אישי. לאנשים יש מטרות, מזג ונסיבות שונות. מה שעובד עבור אחד אולי לא יעבוד עבור אחר. עם זאת, המדריך הבא נותן שרטוט של תהליך יצירת מפת זמן טיפוסי שאתה יכול לעקוב ולעצב בהתאם לנסיבות הספציפיות שלך.

שלב 1: שקול כיצד אתה מבלה

לפני שתתחיל ליצור מפת זמן, חשוב לשאול את עצמך: מדוע אתה יוצר מפת זמן, ומה אתה מצפה להשיג? אלו הן שאלות חשובות שמשפיעות על מידת היעילות של מיפוי הזמן עבורך. לכן זה חיוני להיות כנים כשעונה על שאלות אלו.

אתה יכול להתחיל במחשבה על איך אתה מבלה את הזמן שלך ביום ממוצע. האם אתה מרוצה מהשגרה הנוכחית שלך? אם לא, חשבו מה תרצו לשפר. אל תשכח שאתה יוצר לעצמך מפת זמן.

זה אומר שעליך להתייחס לאישיותך, לשיא התפוקה שלך ולהרגלים תוך כדי תשובה לשאלות אלו. לדוגמה, אם אתה יודע שאתה עובד הכי טוב בשעות הלילה המאוחרות, אתה יכול להגדיר בלוקים של זמן למשימות העדיפות ביותר שלך בלילה כדי להבטיח יעילות מרבית.

לאחר שצפית במבט ממעוף הציפור על אורח החיים שלך, שקלת את הפגמים בשגרה שלך, ציין את דברים שאתה רוצה לשפר, והבנת מה אתה רוצה להשיג עם מפת הזמן שלך, המשך לשלב הבא שלב.

שלב 2: צור רשימת מטלות

רשום פעילויות שאתה רוצה לעשות במסגרת זמן מוגדרת. עבור המפה הראשונה שלך, עדיף להישאר עם מסגרת זמן קצרה יותר, רצוי שבוע. הסיבה לכך היא שמסגרת זמן קצרה יותר עוזרת לך להגדיר יעדים ריאליים ולהרגיש פחות מוצפים.

כאשר רשום את הפעילויות שלך לשבוע, צור קטגוריות עבור תחומי חייך השונים (עבודה, תחביבים, בריאות, חברים ומשפחה). אתה יכול לנהל בקלות את המשימות שלך ברגע שאתה מפריד אותן לקטגוריות רלוונטיות. אבל אל תגזים. עדיף לשמור את הקטגוריות שלך בין 3-5 כדי למנוע עומס.

שלב 3: קוד צבע פעילויות שונות

יצירת מפות זמן לא צריכה להיות משעממת. אתה יכול (צריך) להוסיף צבע לקטגוריות השונות של מפות הזמן. זה הופך את מיפוי הזמן שלך למהנה, והצבעים השונים עוזרים לדמיין את מפת הזמן שלך. אבל אל תוסיף צבעים באופן אקראי. צבעים שונים מייצגים תחושות שונות, אז קוד צבע בהתאם.

ירוק מייצג טבע ושפע, וזו הסיבה שהקצנו צבע ירוק לקטגוריית הבריאות שלי ב-Clockify.

שלב 4: תעדוף משימות

בעודך מפרט את הפעילויות שברצונך להשלים תוך שבוע, תבין שאין מספיק שעות כדי להשלים את כל המשימות. זה המקום שבו תצטרך להתחיל לתעדף. רוב האנשים, לעומת זאת, מתקשים לתעדף. אם זה אתה, השתמש במטריצת אייזנהאואר כדי לתעדף את המשימות שלך.

מטריצת אייזנהאואר עוזרת לסווג משימות לארבעה רבעים על בסיס חשיבותן ודחיפותן. המשימות החשובות והדחופות ביותר זוכות לעדיפות הגבוהה ביותר, בעוד שהמשימות הפחות חשובות והפחות דחופות מתוזמנות מאוחר יותר, מואצלות או מוסרות מרשימת המטלות.

שלב 5: קבע לוחות זמנים

לאחר שתעדף את המשימות, חסימת זמן היא השלב הבא. כך תיצור בלוקים של זמן בלוח השנה שלך:

1. צור חסימות זמן למשימות בעדיפות עליונה.
2. לאחר מכן, צור בלוקים של זמן לפגישות.
3. אם נשארו לך מספיק משבצות זמן, צור בלוקים של זמן למשימות או פרויקטים חשובים אחרים.

למרות שהתהליך נראה פשוט, אתה תעשה טעויות בהתחלה. אבל אל תדאג, אתה תשתפר בזה בסופו של דבר. עם זאת, כדי להקל עליך בתהליך ולמזער את הסיכויים לטעות, הנה כמה טיפים שכדאי לזכור:

• שמור על בלוקי הזמן שלך גמישים מספיק כדי להשאיר מקום לשיחות בלתי צפויות ולהסחות דעת בלתי נמנעות.
• קבעו זמן קבוע למשימות שגרתיות (ארוחת בוקר, ריצת בוקר, ארוחת ערב).
• תזמן פגישות (אם אפשר) בגוש זמן בודד מכיוון שפגישות הפזורות לאורך היום עלולות להפריע לפרודוקטיביות.
• אל תשכח ליצור בלוקים של זמן למנוחה.
• השאר קוביות זמן ריקות לאירועים פתאומיים ובלתי צפויים.

שלב 6: סקירה ועדכון

כעת לאחר שיצרת את מפת הזמן שלך, הגיע הזמן לסקור אותה. בדוק אם מפת הזמן השבועית שלך מייצגת בצורה מושלמת את האופן שבו אתה רוצה לבלות את השבוע שלך. אם לא, שנה אותו. לדוגמה, אם ערמת הרבה עבודה אינטנסיבית בימים שני ושלישי - בזמן שיש לך זמן רב לפנוי ביום רביעי - אתה יכול להוסיף חלק מהעבודה ביום רביעי כדי לאזן הימים שלך.

מפת הזמן שלך אינה צו בית משפט, אז אל תהסס לשנות אותה ולבצע התאמות שנראה לך לנכון. אבל עשה זאת לפני שתתחיל לעקוב אחריו מכיוון ששינוי מפת הזמן שלך באמצע הדרך יכול להפיל את כל לוח הזמנים של השבוע שלך.

בזמן שאתה עוקב אחר מפת הזמן שלך, ראה עד כמה זה עובד. שאלו את עצמכם: האם הצלחתם לבצע זאת? האם זה הגדיל את הפרודוקטיביות שלך? האם יש תחומים שדורשים שיפור נוסף? בהתבסס על התשובות שלך, בצע את ההתאמות הנדרשות במפות הזמן העתידיות שלך.

תוכנת מיפוי זמן אינה הכרח, אך היא הופכת את התהליך ליעיל יותר. כל מה שאתה צריך זה עט ונייר כדי ליצור מפת זמן על ידי רישום ותעדוף פעילויות שבועיות ויצירת בלוקים של זמן לשבוע.

אבל יש בעיה עם זה. אתה לא יכול לבצע שינויים. תוכנת מיפוי זמן הופכת את מיפוי הזמן לקל ויעיל יותר. בנוסף, מפת הזמן שלך תמיד נגישה בטלפון שלך.

Clockify היא אחת מתוכנות ניהול הזמן הטובות ביותר. הוא מציע ממשק מסודר וקל לניווט ותכונות רבות המסייעות ביצירת מפות זמן מקיפות.

אתה יכול בקלות ליצור חסימות זמן באפליקציה תצוגת לוח שנה. לחץ על כל מסגרת זמן (שעדיין לא נחסמה בזמן), ולחץ על הוסף רישום זמן יופיע חלון קופץ. כעת מלא את הפרטים ולחץ על לְהוֹסִיף לַחְצָן. חזור על התהליך למשך כמה קוביות זמן שתרצה.

אתה יכול השתמש ב-TimeCamp כדי לחסוך זמן, להגדיל את הפרודוקטיביות, וליצור מפות זמן. לאחר הוספת חסימות זמן לשבוע (או חודש), שלב את יומן Google ב-TimeCamp שלך.

חסימות זמן מיומן Google שלך ​​יופיעו באופן אוטומטי בגיליון TimeCamp שלך בשעה שנקבעה. יתרה מכך, TimeCamp מציע מעקב אחר זמן אוטומטי - מציל חיים לאנשים שלעתים קרובות שוכחים להוסיף רשומות זמן.

Planyway מאפשר לך לשלב את Trello, Jira, Google Calendar ו-Microsoft Teams. אם אתה מנהל פרויקטים ב-Trello ומתזמן פגישות ב-Google Calendar, יכול להיות קשה לדעת מה לעשות ומתי.

Planyway מביא את הכל במקום אחד, מה שמקל על יצירת מפת זמן. אתה יכול לגרור בלוקים של זמן על פני לוח השנה של Planyway, מה שמקל על ביצוע התאמות של הרגע האחרון.

מכתיבת מאמרים והכנת תקציבים ועד יצירת רשימת צפייה של הסרטים האהובים עלי, אתה יכול לעשות הרבה עם חבילת Google Docs Editors. יצירת מפת זמן אינה שונה.

Google Sheets מציע את כל מה שאתה צריך כדי ליצור את מפת הזמן המושלמת. מה שמייחד את Google Sheets מתוכנות אחרות למיפוי זמן הוא החופש שהיא מעניקה לך. אתה יכול ליצור את מפת הזמן שלך איך שתרצה מבלי להגביל את עצמך לממשק היישום.

אבל אם אתה לא רוצה את הטרחה של יצירת מפת זמן מאפס, הנה תבנית מפת זמן של Google Sheets שתוכל להשתמש ולהתאים אישית.

דחיינות היא האויב

מיפוי זמן עוזר לך לנהל טוב יותר את הזמן שלך. זה נותן לך כיוון ומסלול לעקוב אחריו. אבל אתה חייב להתחייב לזה כדי שזה יראה את נפלאותיו. והמכשול הגדול ביותר שתתמודד בדרך הוא דחיינות.

הרבה אנשים נאבקים עם דחיינות ומשתמשים בשיטות שונות כדי להתמודד איתה. בעוד שלכל השיטות הללו יש את נקודות הפלוס שלהן, כלל חמש הדקות הוא אחד היעילים ביותר.