שפר את התקשורת בכל הצוות שלך עם הטיפים האלה

הדרך הקריטית ביותר למצוא הצלחה עם העסק שלך היא באמצעות תקשורת יעילה. הצוות שלך צריך להרגיש חופשי לשאול שאלות, להבין לעומק את מטרות החברה ולדעת שהמחשבות שלהם מוערכות. הרגלי תקשורת חזקים בתוך הצוות שלך לא קורים בן לילה. נדרשת מחויבות ליישם אסטרטגיות שעובדות ובסופו של דבר ליצור סביבת עבודה פתוחה.

אם אתה מחויב להגביר את התקשורת האפקטיבית עם הצוות שלך, המשך לקרוא לקבלת טיפים שאתה צריך להתחיל ליישם כדי למצוא הצלחה ולשמח את כולם.

תקשר באמצעות סיכום

הקשבה פעילה בתקשורת היא בסך הכל חיפוש להבין. זה הכרחי להבטיח שכולם יהיו באותו עמוד. תקשורת שגויה מתרחשת לעתים קרובות מדי בעסקים וניתן להקל בקלות על ידי סיכום תרגול.

"סיכום או פרפרזה היא מיומנות הקשבה פעילה הכוללת חזרה על מה שאדם מסר", מסביר מקס עדה, מנכ"ל ראשי חמוצים. "בעוד שסוג זה של תקשורת יכול להרגיש חוזר על עצמו, זו הדרך היעילה ביותר למנוע אי הבנה. התהליך כולל הקשבה אקטיבית לאדם מדבר, סיכום וחזרה על מה שהוא אמר, ואישור ההבנה בין הקבוצה".

איך זה נראה בפועל? איאן היימן, מייסד

הגנה מפני טפטוף זכר משתף, "זה יכול להיראות שונה עבור כל אחד, אבל דרך אחת לגשת לזה היא ליצור בסיס מגע עם הצוות שלך שבו כולכם מתרגלים פרפרזה. על ידי חזרה על האופן שבו כל אחד מכם מבין מושג או שיחה, אתה יכול להימנע משגיאות תקשורת רבות. זה יכול להוביל את הצוות שלך להיות פרודוקטיבי יותר כי לכולם ברור לקראת מה אתה עובד".

סיכום כישורי תקשורת דורש תרגול. למנהיגים, עדיף להוביל בדוגמה ולהתחיל באסטרטגיה זו. ייקח זמן להכניס את כולם לסיפון ולהתרגל לשיטת התקשורת הזו, אבל בסך הכל זה יהיה מועיל להפליא.

הגדר סדר יום ברור לכל הפגישות

אחת התלונות הגדולות ביותר שיש לעובדים רבים בנוגע לפגישות היא שהן גוזלות יותר מדי זמן ואינן אפקטיביות. זה נוטה לקרות כאשר פגישות לא מתוכננות ומבוצעות כראוי. השיטה הטובה ביותר להבטיח שהפגישות מועילות לצוות היא להגדיר סדר יום ברור מראש.

"אתה אף פעם לא יכול להיות מוכן מדי", אומר מקס שוורצפל, מנהל מינהל עסקים של נלחם בשבילך. "כשאתה מארח פגישה, שקול להרכיב סדר יום מגובש וברור לפחות שלושה ימים בחוץ. פעולה זו יכולה לתת לצוות שלך זמן להכין את התוצרים, השאלות או המחשבות מראש. ניסיון לתקשר במקום יכול להשאיר מקום למידע שהוחמצ, ואף אחד לא רוצה את זה".

לעתים קרובות קל מאוד לפגישות לצאת משליטה. "פגישות מתוזמנות עם אג'נדות קפדניות הן דרך מצוינת להבטיח שאתה באמת עושה דברים", משתף קארים חכם, סמנכ"ל מסחר אלקטרוני ב- מקסין מהוליווד. "מופי ציר זמן לכל נושא ובקש ממישהו לעקוב אחר זמן כדי שתעמוד בלוח הזמנים. ניתן גם להשאיר מקום בתום הפגישות לשאלות; הזמן הזה הוא גם דרך מצוינת לקבוע אם נושא צריך יותר תשומת לב. תזמון פגישות עוזר לוודא שאתה פוגע בכל מה שאתה רוצה לדון בו בזמן שאתה מבין מה צריך תקשורת נוספת."

במהלך פגישות, ודא שהצוות שלך מרגיש חופשי להיפתח לגבי מה שקורה בעסק. פנו מקום לשאלות, הזמינו דיונים ערים ושלבו את כולם בשיחה. כאשר יש לך מדיניות של דלת פתוחה, זו צריכה להיות הנורמה והצוות שלך יהיה להוט לחלוק את מחשבותיו.

מארח בסיסי מגע תקופתיים

כשהצוות שלך עסוק בביצוע העבודה, התקשורת יכולה לעתים קרובות ליפול על הצד. אבל בלי התקשורת הזו, העבודה תסבול. חשוב להשאיר זמן בעומס העבודה של הצוות שלך כדי לגעת בבסיס. זה יכול להיות בצורה של אחד על אחד, צוותים ספציפיים לפרויקט, צוותים מלאים או כל דבר אחר. התדירות של זה היא משהו שאתה יכול לקבוע כדי לענות על הצרכים הספציפיים שלך, כל עוד אתה מבטיח שכל פגישות המגע יהיו אפקטיביות ולא רק יונקות זמן.

כריסטי פירז, סמנכ"לית השיווק של פרדיגמה פפטידים אומר, "שקול לאפשר למנהיגים להיפגש עם הצוות שלהם אחד על אחד בכל חודש. אתה לא צריך אג'נדות לאותן פגישות. במקום זאת, אתה יכול להשתמש בו כתקופת תקשורת פתוחה כדי לדון בעבודה של העובד, בריאות הנפש, צמיחה ורעיונות כלליים לעסק".

אם אתה שם לב שהמורל של הצוות יורד, שקול להוסיף בסיסי מגע כדי להביא את הצוות לאותו עמוד. "רואים ירידה במורל הקבוצה? נסה לארח פגישת מגע", משתפת מליסה רודס, מנכ"לית מדיומים1 על 1. "שמירה על קבוצת בסיס המגע קטנה - כ-5-6 אנשים - הופכת אותו לתהליך חלק אפילו יותר. כל אחד צריך להיות מסוגל לדבר בחופשיות על הרעיונות והמחשבות שלו".

צור אזור ללא שיפוט

הסיבה העיקרית לכך שעובדים רבים לא מרגישים חופשיים לדבר בעבודה היא בגלל פחד. הם חוששים שדבריהם לא ייקחו ברצינות או שהם יחוו השלכות. אם אתה רציני לגבי הגברת התקשורת עם הצוות שלך, עליך ליצור סביבה נטולת שיפוטיות כדי לעשות זאת.

"אתה אף פעם לא רוצה שעובדים יינזפו על השימוש בקול שלהם", מסבירה מרי קיי ביטון, ראש תחום חדשנות מוצרים ב- פלו ויטמינים. "חיוני להעריך את הדעות של כולם ולהבטיח שכל אדם ירגיש בטוח לומר את דעתו."

אם אתה רוצה ליצור ולטפח אזור ללא שיפוט עם הצוות שלך, יישם מדיניות של דלת פתוחה כדי להזמין את הצוות שלך להשמיע את מחשבותיו. ספק להם מרחב בטוח לעשות זאת, כמו בפגישה או אחד על אחד. השאר את כולם באותו עמוד עם המדיניות והבטח שכולם מצייתים לתקדים. אתה רוצה להבטיח ששום דבר לא מתרחש מאחורי הקלעים שמוביל את הצוות שלך לתהות אם למדיניות הזו יש ערך או לא.

אמנם לעסק שלך עשויה להיות מדיניות של דלת פתוחה, ייתכן שחלק מהאנשים לא מרגישים ברצון לחלוק את מחשבותיהם בגלוי עם צוות גדול, אז זה חכם להציע פתרון חלופי. "גורם מפתח בהבטחת שאנשים ירגישו טוב בדיבור הוא לתת להם את ההזדמנות לדבר בצורה שתרגיש בטוחה עבורם. אתה יכול לעשות זאת על ידי עידוד אנשים להזמין פגישות עם מישהו שהם רוצים לדון איתו בנושאים פרטיים. אתה יכול גם לקבל תיבת הצעות מקוונת כדי לאפשר לעובדים להגיש את החששות שלהם באופן אנונימי."

עם כל מדיניות חדשה, היישום לוקח זמן, ובניית תרבות תדרוש עקביות וזמן. המשיכו בזה, ובסופו של דבר, זה יהפוך לנורמה. "חשוב שתמשיך במאמצים שלך, גם אם אינך רואה שיפור מיידי", אומר ריאן דלק, מנכ"ל תֶחֶל. "כפי שרובנו יודעים, דברים טובים לוקחים זמן, אז המשיכו לדחוף קדימה, במיוחד כשזה מרגיש מאתגר."

עדכן את כולם בחדשות החברה

כדי לגרום לכולם להרגיש שהם שייכים לחברה, אתה רוצה שהם יישארו מעודכנים בכל המתרחש - גם אם זה לא משפיע ישירות על תפקידם או תפקידם. זוהי אסטרטגיית מפתח בבניית צוות וגם מבטיחה שכולם יישארו מעודכנים בחדשות העדכניות של החברה, כולל יעדים, הישגים ואפילו הדברים הקשים.

"דרך נפלאה להבטיח שכולם יהיו מעודכנים מבלי לשמור על דברים רציניים מדי היא להחזיק ניוזלטר של החברה", משתף ג'סטין סולימאני, מייסד שותף של נפילה. "יכול להיות שזה מתחיל מתוך צורך, אבל זה יכול להפוך במהירות לדרך להגביר את המורל. כמובן שאתה עדיין רוצה לשתף עדכונים על העסק, אבל אתה יכול גם לכלול סיפורים מרוממים על הצוות, לחגוג אבני דרך וימי הולדת ועוד”.

יתרון נוסף של ניוזלטרים פנימיים או סיכום דוא"ל שבועי הוא שהם מצמצמים את הפגישות, ובסופו של דבר משפרים את הפרודוקטיביות. "אם אתה מרגיש שאתה והצוות שלך מבלים יותר מדי זמן בפגישות, שקול לנסות סיכום דוא"ל שבועי", אומרת בריטני דולין, מייסדת שותפה של סוכנות כיס. "ייתכן מאוד שניתן יהיה להעביר הרבה ממה שאתה מכסה בפגישות באמצעות דוא"ל. אתה יכול לנסות לשלוח עדכונים שבועיים עם סיכומים של מה שקורה. זוהי דרך מצוינת לחלוק חדשות תוך מתן משהו קונקרטי לעיון בעתיד במידת הצורך."

כאשר יש לך צוותים גדולים, במיוחד, ואתה רוצה להבטיח שלכולם יש את המידע שהם צריכים לגבי החברה, לשקול למצוא פתרון להפצת המידע עם פירוט מלא שיכול להיות הפניה. זה מצמצם את הרכילות ומונע תקשורת שגויה.

סיכום

אתה בהחלט לא רוצה לחתוך פינות כשזה מגיע לתקשורת צוות. כאשר תקשורת לקויה הופכת לנורמה, יידרש מאמץ נוסף כדי לשבור את ההרגל הרע וליישם פתרון ארוך טווח.

הדרך הטובה ביותר להתחיל היא לבנות צוות משימה קטן עם חברי הצוות שלך מכל הרמות. סיעור מוחות על תוכנית כיצד תיראה המטרה הסופית של תקשורת ולאחר מכן אסטרטגיית הצעדים שהיא תנקוט כדי להגיע לשם. תקשר את התרבות החדשה הזו עם הצוות והכנס את כולם לסיפון. זה win-win לכולם.