רוצה להגביר את הפרודוקטיביות שלך? למד כיצד להשתמש בשיטת Ivy Lee ב-Microsoft To Do לניהול משימות יעיל וגישה ממוקדת יותר.
זה נפוץ להסתכל ברשימת המטלות שלך ולתהות מאיפה להתחיל. עם כל כך הרבה דברים שם, בחירת נקודת התחלה בכל בוקר יכולה להיות מאתגרת - שלא לדבר על מלחיץ.
באמצעות שיטת אייבי לי כדי לתכנן את המטלות שלך, תדע בדיוק מאיפה להתחיל בכל יום. ועל ידי התאמה שלו עם פריסות רשימת הבדיקה הפשוטות ב-Microsoft To Do, תקבל תהליך ניהול משימות מוצק. רוצה ללמוד איך? ראשית, נצלול להסבר קצר על שיטת אייבי לי.
מהי שיטת אייבי לי?
שיטת אייבי לי היא דרך מצוינת להוציא את הלחץ מהתכנון היומיומי. הנה סקירה מהירה של איך זה עובד:
- רשום שש משימות בכל ערב כדי להתמקד ביום המחרת.
- רשום אותם לפי הסדר, שים פריטים בעדיפות גבוהה יותר במקום הראשון.
- למחרת, עבד על הרשימה שלך וסמן פריטים תוך כדי.
- אם אתה מסיים את הרשימה שלך, הימנע מהוספת משימות נוספות - אולי נצל את הזמן כדי להתעדכן בדברים קטנים יותר או להירגע.
- כל מה שנשאר ברשימה שלך, העבר אותו ליום המחרת בזמן שאתה כותב את הרשימה החדשה שלך.
הרעיון הוא שאתה תדע בדיוק איפה להתחיל למחרת ואיזו משימה מגיעה לאחר מכן. אם אתה
השווה את Apple Reminders, Google Keep ו-Microsoft To Do, תבחין שכולם מציעים פורמט רשימת בדיקה. אבל זה האחרון נראה כאילו הוא נועד לשיטת אייבי לי, בזכותה היום שלי ו משימות תצוגות רשימה.אתה יכול לתהות מה קורה לכל המשימות האחרות שלך, שש שלא נכנסות לרשימה היומית. My Day and Tasks פועלים יחד כדי למנוע דברים ליפול בין הכיסאות. My Day היא הרשימה היומית שלך, ומשימות מיועדת לרשימת כל השאר. אתה יכול לקרוא לזה הצטברות שלך.
יצירת צבר ב-Microsoft To Do
פיגור הוא המקום שבו אתה מאחסן את כל המטלות שלך. זה אולי נשמע קצת כאוטי, אבל אין צורך להיות גרגירי מדי. חשבו על משימות עבודה, מטלות ופרויקטים שאינם מתרחשים כחלק משגרת היומיום שלכם. לדוגמה, הגהה של דו"ח או כתיבת הצעה שיווקית, אי בדיקת המיילים שלך או כלים.
כאשר אתה לומד על המשימה, אתה מוסיף אותה לצבר ההזמנות שלך במקום שבו היא לא תישכח, לא תהווה הסחת דעת, והיא נגישה בקלות בכל עת.
המקום המושלם עבור העומס שלך ב-Microsoft To Do הוא בכרטיסייה Tasks. אתה תמצא אותו בסרגל הצד בצד שמאל. יצירת רשימת מטלות כאן היא פשוטה כמו הקלדת הפריטים שברצונך לכלול ב- להוסיף משימה שדה והקש אנטר.
אם ברצונך להוסיף פרטים נוספים למשימות, לחץ על זו שברצונך להרחיב עליה, וסרגל צד ימני ייפתח. הנה אתה יכול:
- הוסף את המשימה לרשימת היום שלי.
- צור תזכורות.
- תן למשימה שלך תאריך יעד.
- שים אותו על חזרה - מה שהופך אותו למשימה חוזרת מדי יום, שבועית, חודשית, שנתית או מותאמת אישית.
- סיווג את המשימות שלך.
- צרף קובץ.
- כתוב הערה.
אינך צריך להיות מפורט מדי, אבל תרצה לכלול מספיק מידע על המשימה כדי לזכור פרטים ספציפיים מאוחר יותר. זה חשוב במיוחד עבור פריטים שעשויים לשבת על צבר ההזמנות שלך לזמן מה.
לאחר שתפרט את כל המטלות שלך, תשתמש בצבר ההזמנות שלך כדי לתכנן את רשימת המטלות היומית שלך.
כתיבת רשימת המשימות היומית שלך ב-Microsoft To Do
בדיוק כמו העומס, Microsoft To Do מציעה את המקום המושלם לרשימה היומית שלך, ה היום שלי לשונית. אתה יכול למצוא אותו בסרגל הצד השמאלי בחלק העליון. חשוב לזכור שהרשימה שלך תתנקה אוטומטית ברגע שהתאריך משתנה, כך שלא תרצה להעביר פריטים בזמן שאתה בוחר מה אתה רוצה לעשות למחרת.
במקום זאת, כשאתה סוקר את הפריטים בצבר ההזמנות שלך, לחץ על הכוכב על ששת הפריטים שאתה רוצה לעבוד עליהם.
בבוקר, לחץ על המשימות שברצונך לעבור ובחר הוסף ליומי לעשות זאת. הם גם יישארו בצבר ההזמנות או בכרטיסייה 'משימות' עם התווית היום שלי. כאשר Microsoft To Do מנקה פריטים לא גמורים, אתה יכול למצוא אותם במהירות שוב, הודות לכוכבים שהצבת עליהם בעבר.
בהחלט, זה יהיה קל יותר אם הרשימה שלך לא תתנקה מדי לילה, אבל זה נותן לך זמן לסקור את המשימות שלך בבוקר וגם התחלה חדשה בכל יום. בתוך שלך היום שלי בכרטיסייה, תוכל ללחוץ ולגרור את הפריטים לכאן כדי לתעדף אותם. אתה יכול גם להסתכל שוב על כמה מהפריטים בצבר ההזמנות שלך על ידי לחיצה הצעות בפינה הימנית העליונה.
כאשר אתה מסמן משימה, אתה יכול למצוא אותה ב- הושלם בכרטיסייה 'משימות'. בנוסף, אתה יכול להפעיל את הושלם רשימה חכמה בהגדרות שלך - גלגל השיניים בפינה השמאלית העליונה של המסך - כדי להציג את המשימות שהושלמו בסרגל הצד.
ייתכן שתמצא מספר שונה של משימות שעובדות עבורך. אל תזיע אם אתה לא יכול למצוא שישה כל יום, במיוחד אם אתה יודע שלא תשלים כל כך הרבה.
רשימות חכמות לשימוש לצד שיטת Ivy Lee ב-Microsoft To Do
יש דרכים פרודוקטיביות רבות להשתמש ב-Microsoft To Do. לצד פריסות רשימת המטלות הפשוטות שלה, Microsoft To Do מציעה רשימות חכמות שיעזרו לך להישאר מאורגן ולבצע דברים. אלה שימושיים במיוחד אם ברצונך לשמור רשימות נוספות לתזכורות, רעיונות או דברים אקראיים כדי למנוע מהם להעמיס את רשימת המשימות או העומס שלך.
הנה מה שהם עושים:
- חָשׁוּב- לחיצה על הכוכב לצד כל פריט מגדירה אותו כחשוב. לאחר מכן, Microsoft To Do מעגלת את המשימות הללו למעלה ללשונית חשובה באפליקציה, כך שתוכל למצוא את כולן במקום אחד. זה מועיל במיוחד אם צבר ההזמנות שלך ארוך ואתה רוצה למצוא את הפריטים המסומנים בכוכב במהירות.
- מתוכנן-Microsoft To Do גם אוספת כל פריט שאתה מקצה להם תאריך בכרטיסייה מתוכנן. כאן תמצא את המשימות שלך בקבוצות כגון היום, מָחָר, שבוע הבא, ו יותר מאוחר.
- הוקצה לי - אם אתה משתף פעולה עם אחרים ב-Microsoft To Do או Microsoft Planner, אתה יכול גם לבדוק כאן עבור משימות שהם האצילו לך.
- את כל— רשימה חכמה זו מציגה כל מטלה שאתה יוצר ב-Microsoft To Do.
- הושלם-מקום לכל המשימות שסיימו. לאחר שתסמן פריט, תוכל למצוא אותו כאן או ב- הושלם חלק מהרשימה שלו.
אם אינך רוצה שאחד או אחד מאלה יופיעו בסרגל הצד שלך, תוכל לכבות אותם בהגדרות שלך מתחת לסמל גלגל השיניים בפינה השמאלית העליונה. בנוסף, אתה יכול להסתיר אוטומטית רשימות חכמות ריקות ולהסתיר כותרות של סרגל צד מאפליקציות מחוברות -מְתַכנֵן ו אימייל מסומן.
היכולת להסתיר את מה שאתה לא משתמש מביאה יותר מיקוד לתכונות שאתה עושה. בדרך זו, אתה שם לב רק למה שהכי חשוב, ויש פחות סיכוי שיתעלמו או יישכחו משימות.
מנע ממשימות ליפול בין הסדקים עם Microsoft To Do
Microsoft To Do כמעט מרגישה שהמפתחים שלה חשבו על שיטת Ivy Lee. הכרטיסיות 'משימות' ו'היום שלי' מתחברות כדי להביא לך רשימה יומית חלקה שתעזור להפוך את התכנון לנוח. אם אתה צריך לקחת את רשימת המטלות שלך בדרכים, פשוט הורד את האפליקציה לנייד. יתרה מכך, Microsoft To Do זמין ללא עלות עם חשבון Microsoft.