מדריך למתחילים לאוטומציות ClickUp

ClickUp הוא כלי חזק לניהול משימות ופרויקטים, ואתה יכול להפוך אותו לעוצמתי עוד יותר עם אוטומציות של זרימת עבודה. עם תכונה זו, אינך צריך לסבול משימות משעממות וחוזרות על עצמו - ClickUp יעשה עבורך את המשימות הכבדות.

כל מה שאתה צריך לעשות הוא להגדיר הוראות אוטומטיות כדי לבצע את מה שאתה צריך לעשות. זה יבטל שגיאות, יאיץ את זרימת העבודה שלך ויחסוך זמן כדי להתמקד בדברים החשובים באמת. ואתה יודע מה החלק הכי טוב? אין צורך בניסיון בקידוד!

אז בואו נצלול עמוק יותר לתוך ClickUp Automations ונראה איך זה יכול להעלות את משחק הפרודוקטיביות שלכם.

מהי ClickUp Automations?

ה ClickUp כלי אוטומציות הוא קבוצה רבת עוצמה של תכונות המאפשרות לך לבצע אוטומציה של משימות שחוזרות על עצמן ולייעל את זרימת העבודה שלך. כל אוטומציה שנוצרת ב-ClickUp כוללת שלושה מרכיבים: טריגר, תנאי ופעולה.

1. הדק

האירוע שמפעיל את האוטומציה. טריגר יכול להיות כל דבר מיצירת משימה חדשה ועד הגעה בתאריך יעד.

2. מצב (אופציונלי)

ניתן להוסיף פקדים נוספים לטריגר - ויש לעמוד בהם - כדי להפעיל את האוטומציה. לדוגמה, ייתכן שתרצה להפוך משימה לאוטומטית רק אם הוקצתה לחבר צוות מסוים או אם יש לה תאריך יעד ספציפי.

3. פעולה

זה מה שיקרה כשהטריגר והתנאים יתקיימו. זה יכול להיות כל דבר, החל משליחת הודעת דוא"ל ועד עדכון סטטוס של משימה. אתה רשאי להגדיר כמה פעולות שתרצה.

כיצד להפעיל אוטומציות ClickUp

לפני שתוכל להגדיר אוטומציה כלשהי בסביבת העבודה של ClickUp, עליך להפעיל אוטומציות ב לחץ על אפליקציות. אתה יכול לגשת ל-ClickApps מהניווט הראשי בסרגל הצד או מהניווט העליון של סביבת העבודה שלך.

1. לחץ על שלך סמל פרופיל בלוח הניווט הצדדי.

2. בחר לחץ על אפליקציות מהתפריט המוקפץ.

גש ל-ClickApps מאזור העבודה שלך

1. לחץ על החץ הנפתח של התאמה אישית לחצן בפינה השמאלית העליונה של סביבת העבודה שלך.

2. בחר לחץ על אפליקציות מהרשימה הנפתחת.

כאשר דף ClickApps נפתח, ודא אוטומציה מופעל. לאחר מכן לחץ על חזור לחצן כדי לחזור לדף הקודם.

כיצד להגדיר אוטומציה בסיסית של ClickUp

לפני שתגדיר אוטומציה של ClickUp, ודא שאתה נמצא בתוך המרחב, התיקיה או הרשימה הספציפית שבה אתה רוצה שהאוטומציה תחול.

אם אתה חדש ב-ClickUp ואתה רוצה להבין את ההבדל בין סביבות עבודה, חללים, תיקיות ורשימות, זה מדריך למתחילים למינוח ClickUp יעזור לך לנקות כל ספק ובלבול.

כעת לאחר שהפעלת אוטומציה, ה התאמה אישית כפתור באזור העבודה שלך משתנה ל לְמַכֵּן, עליו תוכל ללחוץ כדי לפתוח את דף האוטומציות.

מהאפשרויות הנפתחות, לחץ הוסף אוטומציה.

השתמש בתבניות אוטומציה כדי ליצור אוטומציה

בדיוק כמו איך אתה יכול הוסף את תבניות הפרויקט של ClickUp לסביבת העבודה שלך כדי להתחיל במהירות את תוכניות הפרויקט שלך, אתה יכול גם לבחור מתוך ספרייה של תבניות אוטומציה כדי להגדיר את האוטומציה הראשונה שלך. תבניות אלו קובצו תחת קטגוריות ו אינטגרציות בחלונית השמאלית של דף האוטומציות.

בעוד שהאוטומציות המפורטות בקטגוריות הן בסיסיות ומשפיעות רק על שינויים פנימיים, אלה שבאינטגרציות מאפשרות לך לבצע שינויים ישירים הקשורים לאפליקציות חיצוניות. נכון לעכשיו, ClickUp תומך רק באוטומציות ישירות עם האפליקציות הבאות:

• באגסנאג
• מדי יום
• אימייל
• GitHub
• Hubspot
• טוויליו

אז אתה יכול לבחור כל אחת מקבוצות האוטומציה מהחלונית השמאלית, ואז לבחור אוטומציה ספציפית הקשורה לקבוצה בצד ימין, להתאים אותה לצרכים שלך ולשמור אותה.

צור אוטומציות מאפס

אתה יכול גם לבחור ליצור אוטומציות מותאמות אישית מאפס. כדי להתחיל, לחץ על + אנימציה מותאמת אישית לחצן בפינה השמאלית העליונה של דף האוטומציה.

תחת מתי בסעיף, עליך להגדיר אירוע טריגר (מסומן בתור "1" בתמונה למטה). חלק מאפשרויות ההדק הזמינות כוללות:

• משימה נוצרה,
• שינויים בקבלן,
• שינויים בסטטוס,
• שינויים בסדר העדיפויות,
• שינויים בתאריך היעד,
• שינויים בתאריך התחלה וכו'.

אתה יכול לבחור לציין כל תנאי (מסומן כ-"2" בתמונה למעלה) שיש לעמוד בהם - במקרה זה, אף אחד - כדי להתחיל את הפעולה(ים).

ומתחת ל לאחר מכן בסעיף, הוסף את הפעולות (מסומנות כ"3") שאמורות להתרחש לאחר שאירוע הטריגר והתנאים מתקיימים. חלק מהפעולות שניתן לבחור מהן כוללות:

• צור משימה,
• צור תת-משימה,
• שנה עדיפות,
• החלפת מועמדים,
• הוסף תגובה,
• מחק משימה וכו'.

בסיום, לחץ על לִיצוֹר לחצן כדי לשמור ולהפעיל את האוטומציה.

עליך לשים לב שהתוכניות החינמיות והבלתי מוגבלות של ClickUp אינן מאפשרות לך להוסיף תנאים ויותר מפעולה אחת להגדרת האוטומציה שלך. תצטרך לרכוש את התוכנית Business, Business Plus או Enterprise כדי להסיר מגבלה זו.

כיצד לנהל את אוטומציות ה-ClickUp שלך

בזמן הגדרת אוטומציות חדשות מתרחשות תחת לְדַפדֵף הכרטיסייה, ניהול האוטומציות שלך מתבצע תחת לנהל לשונית.

כשאתה כאן, אתה יכול להוסיף תיאור לאוטומציה שלך (מסומן כ"1") כדי להסביר את הפונקציה שלה או לספק הקשר לכל אדם אחר שעשוי לצפות בסביבת העבודה שלך. אתה יכול גם להשבית את האוטומציה (מסומנת כ"2") כדי להשהות אותה ללא מחיקה.

כאשר אתה מרחף מעל האוטומציה, אתה יכול לשכפל, לערוך או למחוק אותו.

אם אתה עובד עם רשימות ארוכות של אוטומציות, ClickUp מקל על איתור כל אחת מהן על ידי מתן אפשרויות סינון מרובות.

ראשית, אתה יכול לסנן לפי פָּעִיל ו לֹא פָּעִיל אוטומציות. כאשר אתה משבית כל אוטומציה פעילה, היא נכנסת לקטע הלא פעיל.

אתה יכול גם לסנן את האוטומציות לפי החללים, התיקיות או הרשימות שבתוכם הם נוצרו.

לבסוף, ניתן לסנן לפי הטריגר, המצב או הפעולה של האוטומציות וגם לפי האדם שעדכן לאחרונה או ביצע בו שינויים כלשהם.

כיצד לעקוב אחר השימוש שלך באוטומציה

בעוד שאתה יכול ליצור אוטומציות בלתי מוגבלות ב-ClickUp, מספר הפעמים שהם יפעלו מוגבל. אז בכל פעם שפעולה אוטומטית מבוצעת ברקע, היא נחשבת עבור השימוש שלך, שניתן לעקוב אחריו תחת נוֹהָג לשונית.

התוכנית החינמית מוגבלת להפעלת 100 פעולות אוטומטיות מדי חודש. אינך יכול לרכוש אוטומציות נוספות בזמן שאתה בתוכנית החינמית, לכן עליך לרכוש תחילה תוכנית בתשלום. להלן המספר המרבי של פעולות אוטומטיות המותרות בכל תוכנית בתשלום.

• ללא הגבלה: 1,000 לחודש
• עֵסֶק: 10,000 לחודש
• עסקים פלוס: 25,000 לחודש
• מִפְעָל: 250,000 לחודש

כדי לעזור לך להתעדכן בשימוש שלך, ClickUp שולח התראות שימוש לבעלי ומנהלי סביבות עבודה באמצעות דואר אלקטרוני כאשר השימוש בסביבת העבודה מגיע ל-90% ו-100%. אם תגיע למגבלת השימוש שלך וברצונך לרכוש אוטומציות נוספות, זה עולה $19.99 עבור 1000 פעולות נוספות בחודש, $99.99 עבור 10,000 נוספים ו-$299.99 עבור 100,000 פעולות נוספות.

עבודה חכמה יותר, לא קשה יותר, עם אוטומציות של ClickUp

ClickUp Automations היא תכונה פשוטה אך רבת עוצמה שתעזור למנוע משימות חוזרות ולהגביר את הפרודוקטיביות הכוללת. על ידי ביצוע השלבים המתוארים במדריך זה למתחילים, אתה תהיה בדרך שלך לשלוט באוטומציות ClickUp ולשנות את עבודתך. ואם אתה רוצה לקחת את זה לשלב הבא, תבניות ClickUp הן דרך מצוינת לעשות זאת.