נמאס לכם לנהל מיילים בנפרד? הנה איך להמיר בצורה חלקה הודעות דוא"ל למשימות והערות שניתן לבצע באמצעות ClickUp.

נמאס לך להתעדכן ברשימת המטלות שלך על ידי מעבר מתמיד בין תיבת הדואר הנכנס שלך ב-Gmail לבין סביבת העבודה של ClickUp? ובכן, ל-ClickUp יש פתרון כדי למנוע את הטרחה הזו.

אתה יכול להפוך את המיילים שלך למשימות והערות ב-ClickUp מבלי שתצטרך לעזוב את Gmail. אנו נלווה אותך בתהליך זה כדי לשנות את אופן העבודה שלך כדי להגביר את הפרודוקטיביות הכוללת שלך.

אם ברצונך להעביר אימייל לקטע התגובות של משימה ב ClickUp, תצטרך לקבל את כתובת הדוא"ל הייחודית של המשימה. כן, שמעתם נכון! לכל משימה שאתה יוצר ב-ClickUp יש כתובת ייחודית. כדי לקבל כתובת זו, העבר את העכבר מעל המשימה שאליה ברצונך להעביר מיילים ולחץ על סמל אליפסיס.

מהרשימה הנפתחת, בחר שלח אימייל למשימה.

מהתיבה הקופצת, לחץ עותק כדי להעתיק את דוא"ל המשימה ללוח שלך.

כעת פתח את Gmail ולחץ Ctrl + V בשורת הכתובת כדי להדביק את דוא"ל המשימה. תבחין שהטקסט משתנה מיד לשם של משימת ClickUp. זה מאוד מועיל אם אתה רוצה לשלוח דוא"ל נוסף לאותה כתובת - פשוט הקלד את שם המשימה ובחר אותו מהאפשרויות הנפתחות.

instagram viewer

הוסף שורת נושא וגוף למייל ולחץ על לִשְׁלוֹחַ לַחְצָן.

לאחר שליחת המייל, הוא מופיע בקטע ההערות של המשימה (כפי שמוצג בתמונה למטה). שימו לב כיצד ClickUp מזהה את השולח ומציגה את הנושא וגוף האימייל. הוא כולל גם קובץ HTML של תוכן המייל, אותו תוכלו להוריד למחשב.

בדיוק כמו כל הערה שנוספה ל-ClickUp, ישנם מספר שינויים שאתה יכול לבצע באימייל המועבר. כאשר אתה מרחף מעל התגובה, אתה יכול לערוך אותה, להציג אותה במצב מסך מלא או להקצות אותה לחבר צוות. חברי הצוות שלך יכולים גם לעסוק בהערה על ידי תגובה אליה באמצעות אימוג'י או השארת תשובה ישירה.

על ידי לחיצה על סמל האליפסיס של ההערה, אתה מקבל אפשרויות נוספות המאפשרות לך:

  • העתק את כתובת האתר של התגובה.
  • הוסף את ההערה לאזור התיאור של המשימה שלך.
  • הגדר תזכורת לנקוט פעולה לגבי התגובה.
  • מחק את התגובה.

צור משימות חדשות ב-ClickUp באמצעות דואר אלקטרוני

בדומה למשימות ב-ClickUp, לכל רשימה יש גם כתובת ייחודית. זה אומר שאתה יכול להעביר מיילים כמשימה לרשימה זו. כדי לקבל את הכתובת של רשימה כלשהי, העבר את העכבר מעל שם הרשימה בניווט הראשי של סרגל הצד ולחץ על סמל אליפסיס כדי לפתוח את הגדרות הרשימה.

מהאפשרויות הנפתחות, בחר דוא"ל לרשימה.

בתיבה הקופצת, לחץ עותק כדי להעתיק את האימייל של הרשימה ללוח שלך.

הדבק את האימייל בשורת הכתובת של Gmail, הוסף שורת נושא וגוף, ולחץ לִשְׁלוֹחַ. הפעם, הנושא שלך יהיה שם המשימה שלך ב-ClickUp והגוף יתווסף לאזור התיאור של המשימה. כל קבצים שתוסיף למייל יכנסו לקטע קבצים מצורפים של המשימה (בנוסף לקובץ ה-HTML ClickUp מצורף אוטומטית).

ניתן להגדיר מאפיינים נוספים עבור המשימה החדשה על ידי הוספתם לשורת הנושא:

  • נאמן: הקצה את המשימה החדשה לעצמך או לחבר צוות (למשל. ג'ון דו) באמצעות אוֹ.
  • תאריך להגשה: הגדר תאריכי יעד על ידי ציון תאריכים מדויקים כמו או שימוש בשפה טבעית כגון, , או.
  • תגיות: הוסף תגים למשימה שלך באמצעות. אם שם התג שאתה מציין אינו קיים, הוא ייווצר באופן אוטומטי.

לאחר שליחת האימייל, הוא מופיע ברשימת ה-ClickUp שציינת, כפי שמוצג בתמונה למטה.

אם אתה עובד לעתים קרובות עם רשימות מסוימות בסביבת העבודה שלך, הקדיש זמן מה לשמור את הכתובות שלהן ב-Gmail, כך שיהיה קל יותר לגשת אליהן במהירות.

כיצד להעביר באופן אוטומטי הודעות דוא"ל ל-ClickUp

אם אתה מוצא את עצמך מעביר כל הזמן מיילים משולח מסוים ל-ClickUp כמשימה או הערה, אז הגדרת אוטומציה תחסוך לך זמן יקר. אל תיתן למונח 'אוטומציה' להפחיד אותך - כל מה שאתה צריך לעשות הוא להגדיר מסנן העברה ב-Gmail.

הוסף כתובת דואר אלקטרוני להעברה ל-Gmail

לפני שתוכל להתחיל להעביר הודעות דוא"ל, עליך להוסיף כתובת דוא"ל להעברה (של המשימה או הרשימה) אליה יישלחו המיילים. כדי לעשות זאת, לחץ על סמל גלגל השיניים בפינה השמאלית העליונה של Gmail ובחר ראה את כל ההגדרות.

תחת הכרטיסייה העברה ו-POP/IMAP, לחץ על הוסף כתובת להעברה לַחְצָן.

הדבק את משימת ה-ClickUp או את כתובת הרשימה שלך בשדה הטקסט. ודא שאתה מנקה את הטקסט והזווית הנוספים שנוספו להתחלה ולסוף של הכתובת, ולאחר מכן לחץ הַבָּא. בשני החלונות הקופצים הבאים שיופיעו, לחץ להמשיך לאחר מכן בסדר.

כאשר אתה פותח את סביבת העבודה של ClickUp, קישור האישור מופיע כמשימה חדשה ברשימה שאליה תעביר את האימיילים.

כאשר אתה פותח את המשימה, לחץ על קישור האישור, אשר יהיה באזור התיאור. בחלון המוקפץ שמופיע, לחץ לְאַשֵׁר כדי להוסיף סוף סוף את כתובת האימייל ל-Gmail.

הגדר מסננים להעברת אימיילים ל-ClickUp

לאחר הוספת כתובת הדוא"ל להעברה, אתה יכול כעת הגדר מסנן לשליחת מיילים לכתובת ההיא. בתמונה למטה, המסנן בודק רק שלשולח האימייל יש כתובת ספציפית.

כאשר אימייל עומד בקריטריונים שנקבעו, הוא יועבר לארכיון ויועבר לכתובת ClickUp שנבחרה.

השלמת בהצלחה את הגדרת האוטומציה כדי להעביר אימיילים ספציפיים ל-ClickUp. אם אתה רוצה לקחת את זה לשלב הבא, אתה יכול הגדר מסננים להעברת מיילים ל-Slackועוד אחד מסנן להעברת מיילים ל-Outlook. זוהי תכונה שימושית מאוד לניקוי תיבת הדואר הנכנס שלך ולשמירה עליה מסודרת תוך כדי הישארות בראש רשימת המטלות שלך.

שחרר את הודעות האימייל שלך והישאר מאורגן עם ClickUp

הפיכת הודעות האימייל שלך למשימות והערות ב-ClickUp היא מחליף משחק בכל הנוגע לניהול זרימת העבודה שלך. בכמה לחיצות, אתה יכול להפוך את הכאוס בדוא"ל שלך ל"מטלה" יעילה ומאורגנת שקל לעקוב ולנהל אותה. וזו רק ההתחלה - יש דרכים יצירתיות יותר שתוכל ללמוד להשתמש ב-ClickUp שאולי אינך מודע אליהן.