רוצה למיין את נתוני האקסל שלך כמו מקצוען? הנה איך להשתמש בפונקציית SORTBY כדי לארגן ללא מאמץ את הגיליונות האלקטרוניים שלך.
Microsoft Excel מציעה כלים רבי עוצמה כדי לאסוף, לארגן ולהמחיש את הנתונים שלך כמעט בכל דרך שאפשר להעלות על הדעת. לפעמים, אתה נתקל בתרחיש שבו אתה צריך ליצור מספר תצוגות ספציפיות של המידע שלך.
פונקציית SORTBY ב-Excel מציעה דרך נוחה ליצור תקלות מורכבות ולעבודה מומחית הסדרי נתונים המוסיפים בהירות למידע שלך, מבלי ליצור בלבול במקור שלך מערך נתונים.
שימוש בפונקציית SORTBY של Excel באקסל
ישנן דרכים מרובות למיין את הנתונים שלך ב-Excel, אם כי לשיטות שהכי עולות בראש יכולות להיות חסרונות לצרכים מורכבים יותר.
שימוש בפונקציית SORT יוצר מערך נתונים נפרד ומאורגן, אך אתה יכול למיין רק לפי קבוצה אחת של קריטריונים. מיון עם כלי המיון והסינון של Excel מציע פירוט עדין בהרבה, אבל הוא ממיין את מערך הנתונים המקורי ישירות, מה שהופך את זה למאתגר יותר ליצור ולהציג תצוגות מרובות, במיוחד אם אתה רוצה לראות אותן בו-זמנית.
פונקציית SORTBY, בעצם, משלבת את החלקים הטובים ביותר של שתי התכונות הללו; זה יוצר תצוגה נפרדת של מערך הנתונים שלך (או "מערך") שניתן למיין לפי יותר מקריטריון אחד. אז, למשל, אתה יכול למיין לוח תוצאות של שחקנים במשחק לפי שם קבוצה, אחר כך לפי ציון, ואז לפי הישגים ספציפיים במשחק.
בדוגמה שבה נשתמש עבור מאמר זה, יש לנו רשימה של נתוני מכירות באזור. העמודות מכילות את שמות המשפחה של צוות המכירות שלנו, את המדינה שבה הם עובדים, את מספר המכירות שהם ביצעו ואת הסכום הכולל שהם הרוויחו ממכירות אלו.
כיצד להשתמש בפונקציית SORTBY באקסל
כדי ליצור את המיון הראשון שלנו עם הפונקציה SORTBY, בואו נארגן את אנשי המכירות שלנו לפי מדינה.
- בחר תא F2.
- בתוך התא או שורת הנוסחאות, הקלד את הדברים הבאים:
=SORTBY(A2:D16,B2:B16) - ללחוץ להיכנס.
פונקציה זו אומרת לאקסל למיין את כל הטווח שלנו (תאים A2 דרך D16) לפי ערכי "State" בתאים B2 דרך B16. ברירת המחדל היא לסדר עולה (A-Z) באופן אוטומטי. המערך המתקבל מפרט את הנתונים שלנו מאורגנים לפי מדינה (תחילה אריזונה, אחר כך קליפורניה, ואז ניו מקסיקו...).
שימו לב שרשימת השמות אינה ממוינת בסדר אלפביתי, כי זה לא מה שביקשנו ממנה. עם זאת, קל לשנות נוסחה זו כדי לציין קריטריונים מרובים.
מיון לפי קריטריונים מרובים בו זמנית עם SORTBY באקסל
בואו נשנה את מערך הנתונים החדש שלנו כדי למיין תחילה לפי מדינה, ולאחר מכן לפי מספר המכירות שבוצעו, וליצור דירוג מיניאטורי של מידת ההצלחה של כל אחד מאנשי המכירות שלנו בכל מדינה.
- בחר תא F2 שוב. לחלופין, אם תרצה לשמור גם את הנוסחה הראשונה כדי להשוות את ההבדלים, בחר תא K2 במקום זאת.
- בתוך התא או שורת הנוסחאות, הקלד את הדברים הבאים:
=SORTBY(A2:D16,B2:B16,1,C2:C16,-1) - ללחוץ להיכנס.
למערך החדש שנוצר יש נוסחה קצת יותר מסובכת עכשיו, כשאנחנו מבקשים מאקסל למיין לפי מספר שדות.
הנוסחה מתחילה כמו הנוסחה הקודמת, בכך שאנו מבקשים מאקסל למיין את שלנו מַעֲרָך בעמודות A עד D לפי המידע "מצב" בעמודה B, אבל בהינתן יש לנו כעת כפולה טווחים שאנו מחפשים למיין לפי, עלינו להבהיר לאקסל את שני המערכים שאנו מחפשים למיין לפי (ה לפי_מערך תחביר), וגם את סדר המיון, או הכיוון שבו אנו רוצים ש-Excel יסדר את הנתונים.
כל אחד מה לפי_מערך ארגומנטים יכולים להיות ברוחב עמודה אחת בלבד, כאשר הערכים רשומים אנכית כפי שיש לנו אותם כאן (עבור לדוגמה, תאים B2:B16), או שורה אחת באורך, כאשר הערכים מופיעים לרוחב אופקית (לדוגמה, תאים A4:D4).
למרות ששתי העמודות שביקשנו זה עתה את הנוסחה הזו למיין, העמודות B ו-C, נמצאות ליד כל אחת אחר, איננו יכולים לשלב את שתי העמודות לבקשת טווח אחת בתוך הנוסחה (כמו "B2:C16"). פעולה זו גורמת ל-"#REF!" שגיאה, מכיוון ש-Excel לא בטוח לפי איזה משני השדות האלה למיין, או באיזה סדר.
שלא לדבר על זה שזה בהחלט אפשרי שהטווחים שאתה רוצה למיין מופרדים זה מזה (כמו עמודות B ו-D כאן, למשל), או שאתה רוצה מיין את התאים שלך לפי טווחים שאינם מסודרים בתוך הנתונים שלך (כגון אם רצית למיין לפי "מדינה" בעמודה B, ולאחר מכן לפי "שם" בעמודה A, כפי שהוצע קודם לכן).
לפיכך, יש לרשום את שתי העמודות בתוך הנוסחה כטווחים נפרדים, כדי לומר במפורש לאקסל את סדר שבו אנחנו רוצים למיין את המערך - במקרה של הדוגמה שלמעלה, תחילה לפי מצב, ואז לפי מספר מכירות.
ה סדר המיון ניתן להגדיר תחביר בשני כיוונים: "1" לסדר עולה (סדר A-Z או המספרים הנמוכים ביותר מסודרים ראשון) או "-1" לסדר יורד (סדר Z-A או המספרים הגבוהים ביותר בסדר ראשון). ה סדר המיון שדות אינם יכולים להיות מספרים אחרים מלבד 1 או -1, או "#VALUE!" השגיאה תוחזר, מכיוון שאין דרכים אחרות להזמין את הנתונים.
מפרט סדר המיון היה אופציונלי רק בגרסה הראשונה של הנוסחה שלנו, כי היה ברור מיד לפי מה אנחנו ממיינים, וכבר מיינו בסדר עולה.
עם זאת, אם רצינו למיין את הערכים האלה בסדר יורד, או בכל פעם שאנחנו ממיינים לפי מספר קריטריונים, זה הכרחי תחביר למילוי, מכיוון שניתן לסדר את סדר המיון בכיוונים שונים עבור טווחים שונים, כפי שעשינו בזה נוּסחָה.
כמו כן, איננו יכולים לבקש מהנוסחה הזו למיין חלקית את המערך שלנו - מיון A1:D16 לפי טווח B1:B10, למשל. כל ארגומנט טווח בתוך הנוסחה חייב להשתרע על אותו מספר של תאים - אז אם המקורי שלנו מַעֲרָך לערך יש 15 תאים, ואז כל לפי_מערך ארגומנטים שאנו מבקשים מהנוסחה למיין חייבים להכיל גם 15 תאים. אחרת, נקבל "#VALUE!" שְׁגִיאָה.
כעת, לאחר שהבנו את אבני הבניין של נוסחה זו, קל לראות כיצד להשתמש ב-SORTBY כדי לארגן את הנתונים שלנו לפי כמה קריטריונים שאנחנו רוצים או צריכים. להיכנס ל מַעֲרָך ראשית, לאחר מכן הקלד את לפי_מערך מיון, ואז את סדר המיון, ואז הבא שלנו לפי_מערך, הבא שלנו סדר המיון, וכן הלאה, כמו בתחביר הנוסחה:
=SORTBY(מַעֲרָך, by_array1, [sort_order1], [by_array2, sort_order2],...)SORTBY היא עוד פונקציה רבת עוצמה ורב-תכליתית ב-Excel
הפונקציה SORTBY ב-Microsoft Excel מקלה על יצירת פירוטים מוגדרים של מידע, והיא צדדית כלי לארגון ללא מאמץ של מערכי נתונים מבולגנים בדרכים מורכבות כדי להפוך את המידע שלך לבהיר יותר וקלות יותר ניתן לפעולה.
ישנן דרכים נוספות להשתמש בפונקציות, הכלים והתכונות הרבות של Excel כדי לארגן את הגיליונות האלקטרוניים שלך ולנצל את הזמן שלך בצורה יעילה ופורה יותר.