מדריך שלם ל-15+ אפליקציות Google Workspace

Google Workspace (לשעבר G Suite) היא חבילה משולבת של יישומים מבוססי אינטרנט המיועדים לייעל זרימות עבודה ולשפר את הפרודוקטיביות עבור אנשים, צוותים ועסקים.

אתה בוודאי מכיר כמה מיישומי Google Workspace הפופולריים כמו Gmail ו-Google Docs. אבל אולי אינך מודע לכך שיש כיום 18 אפליקציות בסביבת העבודה הזו - כל אחת משרתת מטרה ייחודית ומציעה שפע של תכונות כדי להגביר את היעילות ואת שיתוף הפעולה שלך עם אחרים.

במאמר זה, נצלול עמוק לתוך כל אחת מהאפליקציות הללו, מה הן עושות, ונדון בכמה מהתכונות הטובות ביותר שלהן.

Gmail הוא כלי דוא"ל המאפשר לך ליצור כתובות דוא"ל ייחודיות (שמסתיימות ב-at_gmail.com או בדומיין מותאם אישית) לשליחת וקבלה של מיילים. אתה יכול גם להשתמש בתכונות כמו תיבת דואר ממועדפת, מסננים, מועדפים ותוויות כדי לנהל את הודעות האימייל שלך ולהפחית את העומס. יצירת חשבון ג'ימייל היא בחינם, ואם אין לך עדיין, תוכל ללמוד הגדר חשבון Gmail חדש עבור עצמך או עבור אחרים.

התכונות הטובות ביותר של Gmail:

• בטל שליחת הודעה עד 30 שניות לאחר לחיצה על "שלח".
• משתלב בצורה חלקה עם אפליקציות Workspace אחרות כמו Drive, Calendar ו-Meet.
• אלגוריתמים מתקדמים לסינון דואר זבל לזיהוי וסינון אוטומטי של מיילים זדוניים.
• התאם אישית את ה-Gmail שלך על ידי חיבור לאפליקציות חיצוניות מ-Marketplace של Google Workspace.

Google Meet (לשעבר Hangouts) היא הגרסה של Google של זום - כלי לשיחות ועידה בווידאו לאירוח פגישות וירטואליות וסמינרים מקוונים עם חברים, עמיתים לעבודה או לקוחות. אתה יכול להתחיל פגישה באופן מיידי, ליצור פגישה למועד מאוחר יותר או לתזמן אותה ביומן Google. אם אתה צריך עזרה כיצד לעשות זאת, בדוק את זה המדריך המלא לאירוח פגישות ב-Google Meet.

התכונות הטובות ביותר של Google Meet:

• תכונות מעורבות כמו הרמת יד, שליחת אימוג'י וצ'אט.
• שתף מסמכים, מצגות ומסמכים אחרים באמצעות תכונת שיתוף המסך.
• מספק כתוביות בזמן אמת ב-10+ שפות, כולל אנגלית, צרפתית ואיטלקית, ונוספות נוספות.
• ספרייה מקיפה של אפקטים חזותיים להחלת מסננים וטשטוש או שינוי הרקע שלך.

Google Chat הוא כלי העברת הודעות הפועל כמרכז מרכזי לתקשורת חלקה ושיתוף פעולה בתוך המערכת האקולוגית של Google Workspace. זה מאפשר לצוותים להתחבר, לתקשר ולשתף קבצים בזמן אמת, מטפח דיונים יעילים בפרויקט ושיפור הפרודוקטיביות.

התכונות הטובות ביותר של Google Chat:

• משתלב עם Drive, Docs, Sheets ו-Slides ליצירה ושיתוף של קבצים.
• תכונת משימות מקורית ליצירה והקצאת משימות לחברי צוות.
• קיים שיחות וידאו על ידי הפעלת פגישה מיידית עם התכונה הוסף פגישת וידאו.
• קבל התראות באימייל כאשר מישהו מזכיר (באמצעות @mentions) או שולח לך הודעות ישירות.

יומן Google הוא כלי המאפשר לך לתזמן אירועים, לתאם פגישות ולעקוב אחר מועדים חשובים. אתה יכול ליצור לוחות שנה מרובים להיבטים שונים של חייך האישיים או המקצועיים, ולעבור בין לוחות שנה כדי להציג אירועים ספציפיים או לקבל סקירה כללית של כל הפעילויות שלך.

התכונות הטובות ביותר של יומן Google:

• שתף יומנים עם אחרים, כדי שיוכלו לצפות או לקבוע פגישות.
• הגדר תזכורות מותאמות אישית לקבלת התראות (בנייד או בדוא"ל) לפני אירועים או משימות.
• מסתנכרן בצורה מושלמת עם אפליקציית לוח השנה במכשיר הנייד שלך, כך שתוכל להישאר מחובר ומעודכן.
• גש ללוחות שנה מוכנים מראש עם חגים לאומיים לכל מדינה והוסף אותם בקלות ליומן שלך.

Google Drive היא פלטפורמת אחסון בענן המאפשרת לאנשים, צוותים ועסקים לאחסן, לגשת ולשתף קבצים מכל מכשיר - כל עוד יש לך חיבור לאינטרנט. כל הקבצים שאתה יוצר ב-Google Docs, Sheets, Slides או Forms מאוחסנים כאן באופן אוטומטי. אתה יכול גם להעלות קבצים מהמחשב שלך ולנהל את כל המסמכים שלך על ידי קיבוץ אותם לתיקיות ותתי תיקיות.

התכונות הטובות ביותר של Google Drive:

• מציע שטח אחסון של 15GB למשתמשים בחינם, המשותף בין Google Drive, Gmail ו-Google Photos.
• הצג וערוך את הקבצים שלך תוך כדי תנועה עם האפליקציה לנייד של Drive, הזמינה במכשירי Android ו-iOS.
• מציע גישה לא מקוונת לקבצים שלך, כך שתוכל לעבוד עליהם ללא חיבור לאינטרנט - השינויים מסונכרנים אוטומטית כאשר אתה מתחבר מחדש לאינטרנט.

Google Docs היא הגרסה של Google של Microsoft Word - כלי עיבוד תמלילים מבוסס ענן המאפשר למשתמשים ליצור, לערוך ולשתף פעולה במסמכים בזמן אמת. יש לו יותר מ-50 תבניות המשתרעות על מספר קטגוריות, כולל קורות חיים, מכתבים עסקיים, הצעות ומערכי שיעור - מה שמקל על תחילת העבודה עם המסמך שלך תוך זמן קצר.

התכונות הטובות ביותר של Google Docs:

• ממשק פשוט ואינטואיטיבי המקל על משתמשים בכל רמות המיומנות להתמצא.
• מגוון רחב של אפשרויות עיצוב - החל מהתאמה אישית של סגנונות טקסט ועד יצירת טבלאות תוכן - ליצירת מסמכים בעלי מראה מקצועי.
• תכונת היסטוריית הגרסאות מקלה על מעקב אחר שינויים, סקירת עריכות ושחזור תוכן קודם במידת הצורך.

Google Sheets היא הגרסה של Google של Microsoft Excel - אפליקציית גיליונות אלקטרוניים מבוססת ענן לעריכה ולנתח נתונים בצורה מאורגנת ושיתופית. אתה יכול להזין נתונים באופן ידני או לייבא מערכי נתונים גדולים מפורמטים מרובים של קבצים, כולל CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML ו-ODS.

התכונות הטובות ביותר של Google Sheets:

• נוסחאות ופונקציות נרחבות לביצוע מניפולציות נתונים, חישובים מורכבים וניתוח סטטיסטי.
• כולל תכונות להדמיה של נתונים כמו תרשימים, מפות חום, קווים נוצצים וטבלאות ציר.
• קשר טבלאות ותרשימים של Excel ב-Google Docs ו-Slides ועדכן אותם בלחיצת כפתור כאשר נתוני המקור משתנים.

Google Slides היא הגרסה של Google של Microsoft PowerPoint - כלי מצגות מבוסס ענן המאפשר לך ליצור, לערוך ולהעביר מצגות מרתקות. אתה יכול להוסיף הערות דובר, שיכולות להיות מועילות לארגון המחשבות או הרמזים שלך במהלך מצגת. תצוגת מגיש מספקת תצוגה נפרדת המציגה את הערות הדובר שלך, השקופית הנוכחית והשקופיות הקרובות, ועוזרת לך להציג מצגת חלקה.

התכונות הטובות ביותר של Google Slides:

• עניין את הקהל שלך על ידי עריכת סקרים חיים ומפגשי שאלות ותשובות.
• ייצא שקופיות במספר פורמטים, כגון PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP ו-SVG.
• יש יותר מ-20 תבניות (ועוד מאתרים אחרים) המשתרעים על מספר קטגוריות כמו Pitch, Proposal, Case study, מערכי שיעור וכרטיסי פלאש.

Google Forms הוא בונה טפסים רב תכליתי המאפשר לך ליצור ולהפיץ סקרים מקוונים, חידונים, שאלונים, יישומים וטפסי משוב. מלבד טקסט, אתה יכול להוסיף תמונות וסרטונים לטפסים שלך, לשנות ערכות צבעים ואפילו להכניס לוגו משלך. אתה יכול לשתף את הטופס באמצעות קישור, להטמיע אותו באתר אינטרנט, או אפילו לשלוח אותו ישירות לכתובות דוא"ל ספציפיות.

התכונות הטובות ביותר של Google Forms:

• הגדירו שאלות נדרשות, אכפו פורמטים ספציפיים (כגון כתובות דוא"ל או כתובות URL), והגבילו את אפשרויות התשובות לטווח או דפוס מסוים.
• צור היגיון מסועף או דילוג בטפסים שלך, והנח את המשיבים לקטעים שונים על סמך התשובות שלהם.
• כל התגובות מתעדכנות בזמן אמת בכרטיסייה תגובות של הטפסים.
• ניתן לייצא תגובות ל-Google Sheers (לניתוח נוסף) בלחיצת כפתור.

Google Sites הוא כלי לבניית אתרים המאפשר לך לעצב ולפרסם אתרים בקלות. יש לו ממשק גרירה ושחרור ידידותי למשתמש שמקל להוסיף ולסדר אלמנטים שונים באתר האינטרנט שלך. אלמנטים אלה כוללים תיבות טקסט, תמונות, סרטונים, קבצי Google Drive ותוכן מוטבע באמצעות כתובת URL או קוד.

התכונות הטובות ביותר של Google Sites:

• האתרים שנוצרו ב-Google Sites הם רספונסיביים.
• בעל 15+ תבניות הניתנות להתאמה אישית בקטגוריות כמו תיק סטודנטים, חתונה, סלון ומסעדה.
• תכונת חיפוש מובנית המאפשרת למבקרים לחפש תוכן ספציפי באתר האינטרנט שלך.
• משתלב עם גוגל אנליטיקס למעקב וניתוח תנועה באתר והתנהגות משתמשים.

Google Keep היא אפליקציה לרישום הערות המאפשרת לך לרשום במהירות הערות, רעיונות או תזכורות. אתה יכול ליצור הערות טקסט, להוסיף רשימות ביקורת, להוסיף תמונות, ואפילו להוסיף ציורים וסקיצות תוך כדי תנועה. הפשטות והמהירות של אפליקציה זו הופכות אותה לנוחה ללכידת מידע בכל פעם שמתעוררת השראה.

התכונות הטובות ביותר של Google Keep:

• הוסף תוויות מקודדות צבע להערות שלך כדי לסווג ולארגן את ההערות שלך באופן חזותי.
• הגדר תזכורות המבוססות על זמן ומיקום בהערות שלך וקבל התראות שיעזרו לך להתעדכן במשימות שלך.
• השתמש בתכונת הארכיון כדי להסתיר הערות מהתצוגה הראשית ולמזער את העומס.
• ההערות שלך מסונכרנות באופן אוטומטי, מה שמאפשר לך לגשת ולערוך אותן מכל מקום, בכל זמן ומכל מכשיר.

Google Apps Script היא פלטפורמת סקריפטים מבוססת JavaScript המאפשרת לך להרחיב את הפונקציונליות של יישומי Google Workspace. זה מאפשר לך להוסיף תכונות חדשות כמו תפריטים מותאמים אישית, תיבות דו-שיח, פונקציות מותאמות אישית, ואפילו לבצע אוטומציה של משימות כדי לשפר את חווית המשתמש שלך.

אתה יכול גם לבנות תוספות עבור יישומי Google Workspace ולפרסם אותם ב-Workspace Marketplace כדי שאחרים יוכלו להשתמש בהם.

התכונות הטובות ביותר של Google Apps Script:

• Apps Script תומך בשיתוף פעולה, ומאפשר למספר משתמשים לעבוד יחד על אותו סקריפט או פרויקט.
• מספק יכולות בדיקה וניפוי באגים, כולל רישום, נקודות שבירה וטיפול בשגיאות.
• קהילת מפתחים פעילה המשתפת קטעי קוד, הדרכות ושיטות עבודה מומלצות.

Google Cloud Search הוא כלי מגה-חיפוש מתקדם המאפשר לעסקים לחפש ולאחזר נתונים מכל הסוגים אפליקציות Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Sites, Keep וכו') ויישומי צד שלישי - עם חיפוש אחד בודד שאילתא. זה הרבה יותר קל ומהיר מהפעלת שאילתת חיפוש בודדת בתוך כל אחת מיישומי Workspace.

התכונות הטובות ביותר של Google Cloud Search:

• זה סופר מהיר וחכם - אתה יכול למצוא במהירות את המידע המדויק שאתה מחפש באמצעות הצעות השלמה אוטומטית ואפילו אם יש כמה טעויות בשאילתת החיפוש שלך.
• מספק תצוגה מקדימה של תוצאות החיפוש, ומאפשר לך להציץ במהירות בתוכן ולמצוא את מה שאתה מחפש מבלי לפתוח אותו באפליקציה נפרדת.
• אפשרויות סינון מתקדמות (כגון טווח תאריכים, סוג קובץ, מיקום וכו') לצמצום מהיר של תוצאות החיפוש שלך.

Google Jamboard הוא כלי לוח דיגיטלי המאפשר ליחידים ולצוותים לרשום הערות, לשרטט דיאגרמות, סיעור מוחות ו לשתף פעולה ויזואלית מכל מקום. הוא מצויד בכלי ציור, פתקים דביקים, צורות, תיבת טקסט ומצביע לייזר - מה שמקל על ביטוי הרעיונות שלך בצורה יצירתית.

התכונות הטובות ביותר של Google Jamboard:

• ממשק סופר פשוט ואינטואיטיבי שקל לנווט בו גם למשתמשים ראשונים.
• שנה את הרקע של הקנבס באמצעות כל אחת מהתבניות המוכנות מראש או על ידי העלאת תמונה מותאמת אישית.
• הורד כל מסגרת למחשב שלך כתמונה או קובץ PDF.

Google Admin הוא פורטל ניהולי לניהול משתמשים ומכשירים הרשומים בחשבון העסקי שלך. אתה יכול להוסיף משתמשים חדשים, לעדכן מידע משתמש ולארגן משתמשים ליחידות ארגוניות לניהול קל יותר.

התכונות הטובות ביותר של Google Admin:

• נהל הגדרות אחסון ושיתוף נתונים ב-Google Drive ברמה הארגונית.
• שלוט בגישה ליישומי Workspace על ידי הפעלה או השבתה של אפליקציות ספציפיות למשתמשים, וניהול הגדרות האפליקציה והרשאות הגישה.
• הגדר הגדרות ארגוניות כגון התאמה אישית של לוגו וצבעים של העסק, הגדרת כניסה יחידה (SSO) וניהול אפליקציות של צד שלישי.

Google Endpoint היא תכונת ניהול האבטחה של אפליקציית Google Admin שמגנה על נתונים ומכשירים המשמשים בעסק שלך מפני איומי סייבר. זה מבטיח שרק אנשים מורשים יכולים לגשת למידע ומאפשר לך למחוק נתונים מרחוק בעת הצורך.

התכונות הטובות ביותר של Google Endpoint:

• נעל או מחק נתונים מרחוק ממכשירים עסקיים שאבדו או נגנבו.
• אבטח מכשירים בעסק שלך ללא קשר למערכת ההפעלה שלהם.
• אכיפת מדיניות אבטחה ובקרות גישה, כגון הגדרת דרישות סיסמה והפעלת אימות דו-גורמי.

Google Vault הוא כלי לארכיון ושימור נתונים המבטיח עמידה בדרישות החוק ומסייע בהקלת תהליכי eDiscovery כאשר מתעורר הצורך. בנוסף לשמירה, מנהלי מערכת יכולים לחפש או לייצא נתונים מאפליקציות Google Workspace, גם כאשר נתונים כאלה נמחקו על ידי משתמשים בודדים.

התכונות הטובות ביותר של Google Vault:

• הגדר מדיניות שמירה כדי לשמור נתונים אוטומטית לפרק זמן מוגדר.
• הגדר עיכובים משפטיים על חשבונות משתמש ספציפיים או יחידות ארגוניות, כדי להבטיח שלא ניתן למחוק את הנתונים המשויכים לחשבונות אלה.
• אפשרויות חיפוש מתקדמות, כולל חיפוש לפי קריטריונים ספציפיים כגון שולח, נמען, טווח תאריכים, מילות מפתח ותוויות.
• ייצוא נתונים מ-Google Vault בפורמטים סטנדרטיים כמו PST (למיילים) ו-MBOX (לצ'אטים).

Google Work Insights הוא כלי ניתוח המאפשר לך לעקוב אחר האופן שבו משתמשים בעסק שלך משתמשים באפליקציות Workspace. זה נותן לך תובנות לגבי פעילות המשתמש, השימוש באפליקציה ודפוסי שיתוף הפעולה - כך שתוכל לייעל את הפרודוקטיביות ואסטרטגיות שיתוף הפעולה בעסק שלך.

התכונות הטובות ביותר של Google Work Insights:

• סנן תובנות לפי יחידות ארגוניות ספציפיות (כלומר מחלקות, קבוצות או צוותים) ותקופות זמן.
• עוקב אחר האם משתמשים משתמשים באפליקציות Google Workspace באופן פעיל מחוץ לשעות העבודה ובסופי שבוע.
• הדמיות אינטראקטיביות המציגות מדדי מפתח עם גרפים צבעוניים - מה שמקל על זיהוי מהיר של מגמות ודפוסי משתמשים.

עבוד בצורה חכמה יותר, מהר יותר ויעיל יותר עם Google Workspace Apps

עכשיו כשאתה מכיר את הפונקציונליות של כל 18 הכלים המצורפים ב-Google Workspace חבילה, אתה יכול לרתום את מלוא הפוטנציאל של כל כלי כדי לרומם הן האישי והן הצוותי פִּריוֹן.

ככל שהטכנולוגיה מתפתחת, Google Workspace נשאר בחזית, ומשחרר באופן קבוע תכונות ועדכונים חדשים - לכן חיוני להישאר מעודכן ולהסתגל להתקדמות העדכנית ביותר. ואם אתה עדיין מגלה ש-Google Workspace הוא לא כוס התה שלך, יש חלופות אחרות שכדאי לבדוק.