האם האימייל שלך מחוץ למשרד גורם לך להיראות לא מקצועי? הנה כמה טעויות שכדאי להימנע מהן.
תמצא את עצמך עובד נגד השעון לפני היציאה לחופשה. כמו רוב העובדים, עליך להאציל מטלות, לסיים תוצרים ממתינים ולארגן פגישות. כל ההתחייבויות הללו יכולות לקחת שבוע שלם.
בהתחשב בלוח הזמנים הקדחתני שלך, אתה עלול להתעלם ממשימות קלות אך קריטיות לכאורה כמו הגדרת אימיילים מחוץ למשרד (OOO). כן, אתה ממהר, אבל בבקשה אל תעתיק-הדבק תבניות. שמור על תדמית מקצועית ומכובדת גם בהפסקה שלך על ידי הימנעות מ-10 השגיאות האלה בדוא"ל החוץ-משרדי שלך.
1. קיצור של Out-of-Office בתור OOO
השתמש בקיצור OOO במשורה. בעוד שרוב האנשים יודעים מה זה אומר, הקלדת "לא במשרד" נראית מקצועית יותר. הוא שומר על טון רשמי. אנשים שמרנים עשויים אפילו למצוא שימוש יתר בקיצורים בלתי הולם בתקשורת עסקית.
אותו כלל חל על ראשי תיבות אחרים. ציין תמיד את האזכור הראשון שלהם - השתמש בז'רגון רק לאחר הגדרה מפורשת שלהם. הקל ככל האפשר על הבנת המיילים שלך.
אתה יכול להשתמש ב-OOO ב- שורת הנושא בדוא"ל אם הביטוי המלא ארוך מדי. באופן אידיאלי, הישאר מתחת ל-60 תווים.
2. שימוש יתר בבדיחות ובמשחקי מילים
עובדים רבים מתבדחים באימיילים מחוץ למשרד שלהם. הערות שנונות על אי תשובה בגלל שהם לוגמים מרגריטה או שוחים עם דולפינים נפוצות. אולי אפילו קיבלת כמה בעבר.
בעוד שהומור מגביר את המורל ומטפח אחווה, אתה חייב להעביר אותו בזהירות. יש זמן ומקום לבדיחות במקום העבודה. ושליחה המונית של משחקי מילים דרך הודעות מחוץ למשרד עלולה לגרום לאי הבנות, במיוחד בקרב אלה שאתה בקושי מכיר.
הימנע משימוש בבדיחות באימיילים מחוץ למשרד. אתה יכול לשלוח אותם לעמיתים קרובים, אבל הימנע מלשונות פוגעניות לגבי המעסיק והעמיתים לעבודה שלך. השתמש בבדיחות בטוחות לעבודה או בדיחות כלל.
3. לא מציין מתי תחזור למשרד
למרות שזה נדיר, יש אנשים ששוכחים לציין את תאריך החזרה שלהם באימיילים מחוץ למשרד. הם משתמשים בתבניות כלליות או מתמקדים במידע מיותר. זו טעות לא מקצועית ויקרה. הקולגות שלך עשויים אפילו לחשוב שאתה לא אמין בגלל התעלמות מפרטים כה מכריעים.
כדי להבטיח בהירות, פרק את הזמינות שלך. ציין את תאריכי החופשה והחזרה שלך, ולאחר מכן קבע פרקי זמן שתעבור לאינטרנט כדי לענות להודעות עבודה. לוחות זמנים מפורטים ממזערים את הסיכון להודעות דוא"ל לא רצויות או מכוונות לא נכון.
4. אי ציון מהו מצב חירום
הגדר במפורש מהו מצב חירום אם אתה מצרף מספרי איש קשר חלופיים בדוא"ל מחוץ למשרד שלך. אומר, "שלח הודעה למקרה חירום!" מעורפל. חלק מהנמענים עלולים לחרוג מגבולות ולהפציץ אותך בבקשות הקשורות לעבודה, ולהפריע להפסקה שלך.
למען הבהירות, ספק דוגמאות לתקריות שסביר שיקרו. ציין את הערוצים המתאימים לדאגות ופרוטוקולים לא דחופים בעת שליחת הודעות ישירות. ואל תהססו להתעלם מעמיתים לעבודה שמתעלמים מהוראות אלו.
5. לספר לכולם על מספר החירום שלך
הפסק לצרף את מספרי אנשי הקשר שלך לכל הודעות הדוא"ל שלך מחוץ למשרד. יש אנשים שעדיין יעברו את הגבולות גם אם תגדיר פרוטוקולים והוראות ברורות. למרבה הצער, לא כולם מכבדים את ההפסקות של עמיתיהם לעבודה.
במקום להתווכח עם האנשים האלה, הגבל את האינטראקציה שלך איתם לחלוטין. אל תמסור להם את פרטי הקשר שלך. הפקיד את המספר שלך לכמה אנשים נבחרים שאתה מסתדר איתם בתוך ומחוץ למשרד.
הקצה איש קשר זמני במקום לשלוח את פרטי הקשר האישיים שלך בהמוניהם. בקש מהם לטפל בהודעות שלך במהלך החופשה שלך. עליהם לארגן משימות ממתינות כך שתוכל להתחיל לעבוד במהירות עם החזרה למשרד.
במקרים כאלה, העסקת עוזרת אישית זה נוח. אם אינך יכול להשיג אחד, שאל את עמיתיך לעבודה אם הם יכולים לענות להודעות העבודה שלך באופן זמני. רק וודא שאתה מבצע את התהליך הנכון. הטלת עומס העבודה שלך על הכפופים האקראיים היא פוגענית ולא צודקת.
7. משתף יותר מדי פרטים על הסיבה שאתה בחופשה
השקיפות במקום העבודה ראויה להערצה, אבל שיתוף יתר בהודעות דוא"ל מחוץ למשרד גורם לך להיראות לא מקצועי. שמור על חייך הפרטיים. חלק הארי של ההודעה שלך צריך להכיל את תאריך החזרה ואת נקודת הקשר הזמנית שלך, לא את הסיבה שלך לחופשה.
יתר על כן, אינך חייב לבני גילך הסבר. שמור את הסיבה שלך לחופשה בסוד אלא אם כן היא משפיעה על הפעילות העסקית. נניח שבן הזוג שלך עובר ניתוח. רק תגיד שיש לך כמה עניינים אישיים לטפל בהם במקום לספר לכולם על מקרה החירום הרפואי.
8. אומר שאתה תבדוק את תיבת הדואר הנכנס שלך לסירוגין
הימנע מלומר שתבדוק את ההודעות שלך. מתן המשך זמינות מתוך התחשבות מביס את המטרה של שליחת מיילים מחוץ למשרד. ייתכן שהנמענים אפילו לא יכבדו את החופשה שלך. הם יחשבו שזה בסדר להתקשר ולשלוח לך הודעה כפי שהם עושים באופן קבוע.
היצמד לתאריך החזרה שצוין. כמובן, אתה יכול לבדוק את תיבת הדואר הנכנס שלך, לענות על הודעות קריטיות ולנהל משימות, אך לעולם לא להבטיח את זמינותך. לעמיתיך לעבודה אין שליטה על העניינים האישיים שלך.
9. מיחזור של אותן תבניות גנריות מחוץ למשרד
עובדים עסוקים נוטים למחזר את הודעות הדואר האלקטרוני שלהם מחוץ למשרד. הם רק יעתיקו ויערכו את ההודעות הישנות שלהם, ויחסכו להם את הטרחה של כתיבה מאפס. למרות שזה נוח, זה נראה עצלן. חלק מהנמענים עשויים אפילו להרגיש ששלחת להם הודעה כמחשבה שלאחר מכן.
במקום זאת, הפגינו מקצועיות על ידי חיבור הודעות דוא"ל חדשות של OOO בכל פעם שאתם יוצאים לחופשה. הכתיבה אינה גוזלת זמן כמו שאתה עשוי לפחד. אתה יכול אפילו לקחת השראה מתבניות מקוונות או ChatGPT בעת כתיבת אימיילים קשים- רק אל תעתיק-הדבק אותם.
10. שליחת מיילים מחוץ למשרד רק באמצעות פלטפורמת תקשורת אחת
הגדר הודעות מחוץ למשרד בכל פלטפורמות העבודה שלך. עם חברות מודרניות הממקסמות את הכלים הדיגיטליים, זה נפוץ שעובדי משרדים מלהטט בין ערוצי תקשורת מרובים בימינו. הם משתמשים באפליקציות שונות למיילים, הודעות מיידיות ושיחות וידאו. כסה את כל הפלטפורמות הללו כדי להעביר את החופשה שלך ביעילות; אחרת, ייתכן שחלקם לא יקבלו את התזכיר שלך.
כמו כן, שנה את ההודעות שלך מחוץ למשרד. הודעות דוא"ל דורשות ניסוח רשמי, אבל אתה יכול לעקוב אחר גישה סתמית באפליקציות להודעות מיידיות. נניח שהמשרד שלך משתמש ב-Slack. במקום להדביק את אותו דוא"ל מחוץ למשרד, כתוב הודעה קצרה ורגועה ועדכן את סטטוס הפרופיל שלך ל"לא במשרד".
ניהול אפליקציות עבודה מרובות אינו יעיל. רוב עובדים מבזבזים שעות במעבר בין פלטפורמות-ייעל את מערכת ניהול המשימות שלך.
לעולם אל תשלח עוד אימייל לא מקצועי מחוץ למשרד
שאפו למייל מותאם אישית מחוץ למשרד. זה אמור לענות על השאלות שהמפקחים, השותפים ועמיתיך עשויים לשאול. כך, היעדרותך לא תשפיע על הפעילות העסקית.
ונסה להשתמש בשורות סגירה חדשות כדי להפוך את האימיילים שלך מחוץ למשרד למקצועיים עוד יותר. אומר, "אני מצפה לשמוע ממך!" נשמע מרוחק. נמעני הדוא"ל שלך יעריכו יציאה מותאמת אישית אך מתאימה לעבודה.