צריך קצת חופש? כך כותבים הודעת דוא"ל מקצועית של בקשה לחופשה שתאושר.
קשה לקבל אישור זמן חופשה. אבל דוא"ל מוצק לבקשת חופשה יכול לעזור לך מאוד להבטיח חופשה נחוצה. הודעת דוא"ל מקצועית של בקשה לחופשה מחייבת אותך לחקור את מדיניות החופשות של החברה מראש.
כמו כן, עליך לרשום את כל המידע הדרוש, כולל תאריכי חופשה, האסטרטגיה שלך וכל מצבי מגע משניים. להלן מדריך מפורט לכתיבת דוא"ל לבקשת חופשה מקצועית, יחד עם תבניות שיעזרו לך להתחיל.
דברים שכדאי לעשות לפני כתיבת דוא"ל לבקשת חופשה
הנה כמה דברים שעליך לעשות לפני כתיבת דוא"ל לבקשת חופשה:
חקור את מדיניות החופשות של החברה
לחברות שונות נהלים והנחיות שונות הקשורות לבקשות לחגים. עמידה בתקנים אלה חיונית אם אתה רוצה שבקשת החופשה שלך תאושר. לכן, עליך לחקור את מדיניות החופשות של החברה שלך מראש.
זה יגיד לך כמה מוקדם עליך להודיע בעת הגשת בקשה לימי חופשה. זה גם יעזור לך להבין את מספר ימי החופשה המגיעים לך בהתאם לנסיבות שלך.
התייעץ עם עמיתיך לעבודה
חשוב מאוד לדבר עם עמיתיך לעבודה לפני הגשת בקשה לחופשה. שוחח על זמינותם במהלך הימים שבהם תיעדר כדי למנוע צווארי בקבוק פוטנציאליים בזרימת העבודה.
כמו כן, כדאי לשוחח על מדיניות החברה ויחס ההנהלה לבקשות לחופשה. מי יודע, עמית לעבודה עם ניסיון עבר בניסוח בקשות לחגים עשוי לעזור לך לכתוב ערעור מנצח.
כלאחר יד ציין זאת מראש
זה לא רעיון טוב לסנוור את הבוס שלך עם אימייל המבקש חופשה. לכן, שקול להזכיר להם כלאחר יד את התוכניות שלך מראש.
זה יכול להיות פשוט או עדין יותר, בהתאם לסגנון התקשורת שהבוס שלך מעדיף. לדעת דברים קטנים כמו אלה על הממונה עליך הוא חיוני אם אתה מחפש לשפר את מערכת היחסים שלך עם הבוס שלך.
על ידי אזכור אגבי של התוכניות שלך לצאת לחופשה, לבוס שלך יהיה זמן להתאים את זרימת העבודה. הם גם יוכלו לקבוע משמרות נוספות כדי לפצות על היעדרותך במידת הצורך.
כיצד לכתוב דוא"ל לבקשת חופשה מקצועית
להלן מדריך שלב אחר שלב לכתיבת מייל מקצועי המבקש זמן חופשה:
1. התחל עם שורת הנושא הנכונה
בחר שורת נושא ברורה ותמציתית עבור הדוא"ל שלך. מטרת שורת הנושא היא להעביר את כוונת האימייל שלך, שבמקרה זה היא לבקש זמן חופשה. אז, אתה יכול ללכת עם משהו כמו "בקשה לימי חופשה" או "בקשת חופשה". בדרך זו, הבוס שלך יידע במבט חטוף על מה הדוא"ל שלך.
2. פנה ישר לנקודה
עליך להגיע ישר לנקודה בעת כתיבת השורות הראשונות בדוא"ל בקשת החופשה שלך. כתוב בצורה מנומסת ותגיד לבוס שאתה צריך זמן חופשה.
אמנם אינך נדרש לחשוף את הסיבות שלך מאחורי הבקשה לחופשה, אך אתה עשוי לרשום אותן אם יש לך מערכת יחסים קרובה עם הבוס שלך. אבל אם אתה רק נותן לבוס שלך התראה קצרה, זה יהיה רעיון טוב לחשוף את הנסיבות שלך ללא קשר למידת הקירבה שלך לממונה עליך.
3. אל תשכח את התאריכים
לאחר מכן, עליך לכלול את התאריכים המדויקים שבהם תיעדר מהעבודה. אם ציינת את תאריכי החופשה שלך בשורת הנושא, בדוק שוב כדי לוודא שהם תואמים את התאריכים בגוף האימייל. אם לחברה שלך יש מדיניות חופש בתשלום, הקפד לציין כמה שעות אתה ממריא.
4. פרט את האסטרטגיה שלך
בקטע האסטרטגיה של הדוא"ל שלך, אתה תספר לבוס שלך איך העבודה שלך תטופל בזמן שאתה לא. עליך לספר על אילו פרויקטים אתה עובד כעת ואיזו אחריות כרוכה בפרויקטים אלה.
מומלץ לרשום את כל המשימות עליהן אתם עובדים בזמן ניסוח המייל. לאחר מכן, ציין אילו משימות אתה יכול או לא יכול להשלים לפני החופש המבוקש.
בנוסף, ספר להם אילו משימות תעביר ומה יהיו המועדים שלהם במהלך היעדרותך. מידע זה צריך לכלול את השם ופרטי ההתקשרות של הקולגה או הצוות שיטפל באחריות שלך.
ניתוק מהעבודה לפני חופשה זה רעיון טוב. אבל אם תרצה שהארגון שלך יוכל ליצור איתך קשר בזמן החופשה שלך, שקול לכלול סעיף על אופן ההתקשרות המועדף עליך.
רשום את הזמן שבמהלכו תהיה זמין במצב קשר זה. אם תרצה, תוכל גם לכלול מספר חירום למקרה שהחברה תצטרך ליצור קשר בשעות שבהן לא תהיה זמין במצב הקשר המועדף עליך.
6. העבירו את התודה והפתיחות שלכם לכל שאלה
באדיבות מקובלת לסיים אימייל באמירה לבוס שלך שאתה פתוח לכל שאלה. כדי להקל על זה, אתה יכול להוסיף את איש הקשר המועדף עליך בעבודה, כמו דוא"ל העבודה שלך. אתה יכול אפילו להגיד לבוס שלך שאתה מוכן לשיחה פנים אל פנים אם צריך.
כשמסיימים את הדוא"ל של בקשת החופשה, אל תשכח להודות לבוס שלך על שנתן לך מזמנו. פשוט "תודה". יספיק.
תבניות דוא"ל לבקשת חופשה
הנה כמה תבניות דוא"ל לבקשת חופשה שיעזרו לך להתחיל עם הערעור שלך:
תבנית 1:
נושא: בקשת חופשה [שמך]
היקר [שם הבוס],
מקווה שהמייל הזה ימצא אותך טוב.
ברצוני לבקש זמן חופשה מ-[הכנס תאריך] עד [הכנס תאריך]. אני אסיים את כל הפרויקטים שלי לפני תאריך תחילת מועד החופשה המבוקש. בנוסף, [הכנס שם עמית לעבודה] הסכים לקחת על עצמי את עבודתי במהלך היעדרותי.
ליצירת קשר במקרה חירום במהלך החופשה שלי, ניתן להתקשר אליי למספר הסלולרי שלי [הכנס מספר טלפון]. אם יש לך שאלות כלשהן, אנא אל תהסס לפנות אלי באמצעות הדוא"ל של העבודה שלי: [הכנס כתובת דוא"ל].
תודה על זמנך.
[השם שלך]
קרא עוד
תבנית 2:
נושא: [שמך] דוא"ל המבקש זמן חופשה
היקר [שם הבוס],
ברכות היום!
אני שולח אימייל כדי לבקש זמן חופשה מ-[הכנס תאריך] עד [הכנס תאריך]. אני צריך את החופש הזה כי [הכנס סיבה]. הקצתי את הפרויקטים והמטלות הממתינים שלי ל[הכנס שם עמית לעבודה], שהסכים לקחת על עצמו את הפרויקטים שלי במהלך היעדרותי.
הצוות שלי גם הסכים לכסות את העבודה שלי במהלך ימי החופשה שלי. אני לא אהיה זמין ליצירת קשר במהלך החופש הזה, אבל אם תזדקק לי בדחיפות, תוכל להתקשר אליי למספר [הכנס מספר טלפון].
אם יש לך שאלות נוספות, תוכל ליצור איתי קשר בכתובת [הכנס כתובת אימייל].
תודה על זמנך.
[השם שלך]
קרא עוד
תבנית 3:
נושא: [שמך] מבקש חופשה מ-[תאריך] עד [תאריך]
היקר [שם הבוס],
מקווה שאתה בסדר.
כפי שדיברנו בעבר, ברצוני לבקש חופשה מ-[הכנס תאריך] עד [הכנס תאריך]. אני אסיים את הפרויקטים המגיעים לי אחרי שאחזור מהחופשה. בינתיים, הצוות שלי הסכים לקחת על עצמו את עבודתי במהלך היעדרותי.
אם יש לך שאלות לגבי הבקשה שלי, אנא שלח לי דוא"ל לכתובת [הכנס אימייל]. אם אתה צריך ליצור איתי קשר בזמן שאני לא, אתה יכול להתקשר אליי למספר הטלפון הנייד שלי [הכנס מספר טלפון].
מצפה לתגובתך בימים הקרובים.
תודה על זמנך.
[השם שלך]
קרא עוד
בקשת זמן חופשה לא צריכה להיות אתגר
כדי להבטיח שבקשת החופשה שלך תתקבל, הקפד לחקור את מדיניות החופש של החברה שלך. בעת כתיבת המייל, היצמד לנקודה ופרט כיצד תטופל עבודתך בהיעדרך.
כמו כן, ספר לבוס שלך כיצד הוא יכול ליצור איתך קשר במקרה חירום. כמו כן, מומלץ ליידע את הממונים עליך לפני שליחת האימייל של בקשת החופשה. זה ימנע מהם לקבל עיוור ראייה או להתעלם בטעות מהמייל.
