האם אתה מבלה יותר מדי זמן בתיבת הדואר הנכנס שלך? הנה כמה כלים לפרודוקטיביות בדוא"ל שיחסכו לך שעות.
דואר אלקטרוני עדיין תופס מקום אינטגרלי במקום העבודה של היום, למרות ריבוי כלי התקשורת עם תכונות שימושיות. ככלי אמין לתקשורת פנימית, פניה ללקוחות ומזהה מקוון המשמש לרישום עבור שירותים שונים, חיוני להשתמש בכלים הטובים ביותר לפרודוקטיביות הדוא"ל כדי למקסם זאת טֶכנוֹלוֹגִיָה.
למה זה חשוב? על ידי הגברת פרודוקטיביות הדואר האלקטרוני שלך, תוכל לייעל את תהליך התקשורת שלך, למנוע זרם של הודעות דוא"ל שעושות את תיבת הדואר הנכנס שלך, ולפנות יותר זמן להתמקד במשימות אחרות. להלן, נסקור את הכלים הטובים ביותר לשיפור פרודוקטיביות הדוא"ל שלך.
1. ChatGPT לכתוב מיילים
ChatGPT הוא צ'אט בוט המופעל על ידי בינה מלאכותית שיכול לדמות שיחות דמויות אדם וליצור תגובות שנשמעות טבעיות. אחת הדרכים המדהימות שבהן אתה יכול להשתמש ב-ChatGPT כדי לשפר את יום העבודה שלך היא באמצעות זה בתור עוזר כתיבה או, ליתר דיוק, כדי לנסח מיילים.
כל מה שאתה צריך לעשות כדי השתמש ב-ChatGPT לכתיבת אימיילים קשים בעבודה הוא ללכת ל אתר OpenAI וליצור חשבון אם אין לך. לאחר מכן, ספק הקשר למה שאתה רוצה לכתוב בדוא"ל שלך.
לדוגמה, התפקיד שלך, למי נשלח האימייל ומה אתה רוצה להשיג בשיחה. לאחר מכן, בקש מ-ChatGPT לכתוב עבורך טיוטה של המייל. אתה יכול להשתמש בטיוטה זו כפי שהיא או לבצע שינויים אם אתה צריך.
לחלופין, אתה יכול להשתמש ב-Bing Chat של מיקרוסופט, צ'אט בוט מובנה לשיחה המופעל על ידי מערכת השפה הטבעית GPT של OpenAI, אותה טכנולוגיה שמניעה את ChatGPT.
אחד היתרונות של השימוש ב-Bing Chat הוא שהוא מובנה בדפדפן Microsoft Edge. כל מה שאתה צריך לעשות הוא הירשם לחיפוש Bing המופעל על ידי בינה מלאכותית ב-Edge ולהשתמש בו לְהַלחִין תכונה בסרגל הצד כדי לכתוב את האימייל שלך.
2. GrammarlyGO כדי לערוך ולכתוב הודעות דוא"ל
לאחר ניסוח הדוא"ל שלך, השלב הבא שלך צריך להיות עריכתו עבור שגיאות הקלדה ושגיאות אחרות. GrammarlyGo הוא הכלי הבא לפרודוקטיביות הדוא"ל ששווה לשקול. כך, מה זה GrammarlyGO? זהו כלי עריכה עם יכולות AI גנרטיביות שיכולות לעזור לך לשפר את זרימת העבודה והפרודוקטיביות שלך בכתיבה.
אתה יכול להשתמש ב-GramarlyGO כדי לבדוק אם יש שגיאות פיסוק וכתיב, לתקן שגיאות דקדוק ולשפר את הכתיבה שלך. בנוסף, תוכל למנף את יכולות הבינה המלאכותית הגנרטיבית של Grammarly כדי לכתוב או לשכתב את המיילים שלך.
כל מה שאתה צריך לעשות הוא להירשם לחשבון Grammarly בחינם, שיעניק לך גישה להצעות כתיבה ועריכה בסיסיות, כמו גם 100 הנחיות בחודש. בנוסף, אתה יכול גם להוריד את התוסף של Grammarly לדפדפן שלך כדי לערוך ולהפיק תוכן ישירות מהדפדפן שלך ללא צורך לעזוב את העמוד.
3. דָרְבָּן כדי לפשט ולשפר את חווית הדוא"ל שלך
אם אתם מחפשים פתרון חדשני שחורג ממה שמציעים לקוחות דוא"ל רגילים, Spike הוא פתרון חדשני שיכול לשפר את חווית האימייל שלך ופרודוקטיביות.
נתחיל עם כמה מהבעיות העיקריות הקשורות לעתים קרובות ללקוחות דוא"ל רבים, כגון תיבת דואר נכנס עמוסה והיכולת המוגבלת למיין הודעות דוא"ל אוטומטית.
עם תכונת הארגון המובנית של Spike, דואר ממוין, תוכל למיין בקלות את הודעות האימייל הפחות חשובות שלך, כגון הודעות דוא"ל פרסומיות והתראות מאפליקציות מדיה חברתית, לתוך תיבת דואר נכנס אחרת בשם אַחֵר בזמן שהוא שומר את האימיילים החשובים ב- דואר ממוין.
בשלב הבא, השרשורים דמויי הצ'אט של ספייק, הדומים לאלה שרואים באפליקציות הודעות, מאפשרים לך לעקוב בקלות אחר שיחות עם אנשי הקשר שלך. גישת שיחה זו מפשטת ומשפרת את חוויית הדוא"ל שלך, ומאפשרת לך לעבור במהירות בין הדוא"ל שלך.
בנוסף, אתה יכול להשתמש ב-Spike כדי לאחד את כל חשבונות הדוא"ל שלך לפורטל אחד כדי לעקוב אחר מיילים מחשבונות שונים מבלי לעבור ביניהם. בעוד שלה סופר חיפוש תכונה מקלה על מציאת כל מה שאתה מחפש.
4. זאפייר לאוטומציה של זרימות העבודה של הדואר האלקטרוני שלך
שילוב הכלים הנפוצים ביותר בערימת הפרודוקטיביות שלך יכול לעזור לך לחסוך זמן ולשפר את הפרודוקטיביות שלך, מכיוון שהוא מאפשר לך לסנכרן נתונים בין אפליקציות ופלטפורמות שונות. בהתחשב בכמה זמן אתה מבלה בתיבת הדואר הנכנס שלך, חיבור הדוא"ל שלך לאפליקציות ושירותים אחרים שבהם אתה משתמש באופן קבוע הגיוני.
אתה יכול להשתמש בכלי אוטומציה של זרימת עבודה כמו Zapier כדי לחבר את הדוא"ל שלך לכלי פרודוקטיביות פופולריים אחרים. לדוגמה, אתה יכול להשתמש ב- אימייל על ידי שילוב Zapier כדי לחבר את האימייל שלך עם Slack ולשלוח את כל המיילים הנכנסים לערוץ Slack ספציפי. האם אתה משתמש ביומן גוגל? אתה יכול להשתמש ב-Zapier כדי ליצור באופן אוטומטי אירועים ביומן Google מהודעות דוא"ל נכנסות.
Zapier גם מאפשר לך ליצור זרימות עבודה אוטומטיות מותאמות אישית כדי לטפל בכל משימות שחוזרות על עצמן הקשורות לאימיילים ולכלים אחרים שלך. האינטגרציות הללו של Zapier יכולות להגביר משמעותית את פרודוקטיביות הדוא"ל שלך.
5. SaneBox כדי לארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך
זה מאתגר להשיג כל דבר כאשר תיבת הדואר הנכנס שלך עמוסה, ואתה מבלה את רוב זמנך במיון אימיילים. SaneBox הוא פתרון דוא"ל חכם שעוזר לך לארגן אוטומטית את תיבת הדואר הנכנס שלך.
אתה יכול להשתמש ב-SaneBox כדי לנקות את תיבת הדואר הנכנס שלך על ידי סריקת הדואר האלקטרוני שלך כדי למצוא את האפליקציות, אתרי האינטרנט והניוזלטרים שנרשמת אליהם ובחירה באלה שברצונך להעביר לאשפה.
בשלב הבא, SaneBox ממנפת בינה מלאכותית כדי למיין את תיבת הדואר הנכנס שלך על ידי זיהוי הודעות הדוא"ל הזקוקות לטיפול מיידי תוך סיווג הודעות פחות חשובות ב- @SaneLater תיקייה. בנוסף, תוכל גם לאמן את SaneBox לארגן מיילים על ידי שליחת מיילים ידנית לתיקיות ספציפיות.
לדוגמה, אתה יכול לשלוח הודעות דואר זבל אל @SaneBlackHole או צור תיקיה נפרדת לאימיילים מבני משפחה. SaneBox תזכור ותוסיף אוטומטית את כל האימיילים הנכנסים לתיקיות המתאימות.
6. Todoist כדי להפוך אימיילים למשימות
אחת הדרכים הטובות ביותר לשפר את פרודוקטיביות הדוא"ל שלך היא להפוך את הדוא"ל שלך למשימות שניתן לבצע. Todoist הוא אפליקציית רשימת מטלות יעילה שיכולה לעזור לך לארגן את המשימות שלך ולהספיק יותר.
אתה יכול להתקין את Todoist עבור Gmail או ה Todoist עבור Outlook תוספות כדי להפוך במהירות הודעות דוא"ל ישירות מתיבת הדואר הנכנס שלך למשימות. לאחר ההתקנה, פתח כל דואר אלקטרוני שברצונך להפוך למשימה Todoist, לחץ על Todoist סמל, שם לפרויקט, הגדר תאריך יעד ורמת עדיפות ולחץ על הוסף משימה.
הקדישו פחות זמן בתיבת הדואר האלקטרוני שלכם ועשו יותר
ככלי תקשורת, הדוא"ל שלך אמור להעצים אותך במידע שאתה צריך כדי לקבל החלטות ולנקוט פעולה. אם אתה מבלה יותר מדי זמן בתיבת הדואר הנכנס שלך, זה יפגע ביכולת שלך להשלים את העבודה שלך ביעילות.
אז, הגיע הזמן לנקוט בגישה יזומה על ידי שימוש בכלי פרודוקטיביות הדוא"ל המפורטים לעיל. פעולה זו תעזור לך לארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך ולהפחית את עומס הדוא"ל, להתעדכן בהודעות הדוא"ל החשובות ביותר שלך, להגיב מהר יותר ולפנות את הזמן שלך כדי להתמקד במשימות חשובות יותר.
