האם אתה מבלה יותר מדי זמן בכתיבת מיילים? למד כיצד להשתמש בתבניות דוא"ל כדי לחסוך זמן ולהגביר את הפרודוקטיביות שלך.
תקשורת דוא"ל ממלאת תפקיד חיוני בסביבת העבודה הדיגיטלית של ימינו, אבל זה יכול להיות אתגר אם אתה מוצא את עצמך שולח מיילים רבים מדי יום ומבזבז זמן רב בכתיבתם.
בין אם אתה צריך להציג את עצמך, להגדיר תשובה מחוץ למשרד, לבקש משוב, להזמין מישהו לאירוע, להביע הכרת תודה או לעקוב אחר שיחה, התבניות האלה קיבלו את הגב שלך. עם משאבים מוכנים לשימוש אלה, אתה יכול לייעל את תקשורת הדוא"ל ולהתמקד במה שחשוב באמת.
1. היכרות מקצועית
יצירת רושם ראשוני מוצק והצגת הצעת הערך שלך הם חיוניים כאשר שואפים ליצור רשת או להתחבר ללקוחות פוטנציאליים. זה חשוב במיוחד אם אתה עובד מתוך הגדרה מרוחק בלבד עם מוגבלות/ללא אינטראקציות פנים אל פנים. הרושם שאתה משאיר על הלקוחות הפוטנציאליים שלך או על מחזיקי העניין שלך יהיה רושם מתמשך.
בתבנית הדוא"ל של היכרות מקצועית זו, כלול את שמך, תפקידך, הסיבה ליצירת קשר וקריאה ברורה לפעולה. זכרו, יצירת קשר והפגנת עניין אמיתי חיוניים.
הנה דוגמה:
נושא: שלום מ-[שמך] ב-[החברה שלך]
היי [שם],
אני מקווה שהמייל הזה ימצא אותך טוב. אני [השם שלך], [תפקידך] ב[חברתך]. נתקלתי בפרופיל שלך ב-[Platform] והתרשמתי מהעבודה שלך ב-[Industry/Field].
אני כותב לך כי אני חושב שאתה עשוי להתעניין ב[מוצר/שירות], שעוזר ל[הצהרת הטבות]. אשמח לשוחח יותר על איך אנחנו יכולים לעזור לך להשיג את המטרות שלך.
האם תהיה זמין לשיחה של 15 דקות בשבוע הבא? אם כן, אנא ספר לי אילו ימים ושעות מתאימים לך ביותר.
אני מצפה לשמוע ממך בקרוב.
הטוב ביותר,
[השם והחתימה שלך]
קרא עוד
2. משיב אוטומטי מחוץ למשרד
כשאתה לא מהעבודה, אם לחופשה, נסיעת עסקים או כל סיבה אחרת, חשוב שיהיה משיב אוטומטי אפקטיבי מחוץ למשרד שמגדיר ציפיות ברורות ומספק אנשי קשר חלופיים.
תבנית זו מבטיחה שתעדכן אנשים על היעדרותך:
נושא: לא במשרד עד [תאריך]
שלום שם,
תודה על האימייל שלך. כרגע אני מחוץ למשרד עד [תאריך] ותהיה לי גישה מוגבלת לדוא"ל שלי.
אם ההודעה שלך דחופה או קשורה ל[עבודה], אנא צור קשר עם [שם] בכתובת [אימייל/מספר טלפון]. אחרת, אחזור אליך בהקדם האפשרי כשאחזור.
תודה על ההבנה והסבלנות.
הטוב ביותר,
[השם והחתימה שלך]
קרא עוד
3. משוב או בקשת סקירה
כשאתה רוצה לקבל קצת משוב לפגישה או ביקורת מבעלי העניין שלך על המוצר, השירות או העבודה שלך, אתה צריך דוא"ל שמראה את הערכתך ומעודד אותם לשתף את מחשבותיהם.
הנה תבנית שבה תוכל להשתמש:
נושא: אשמח/נשמח לשמוע את המשוב שלך!
היי [שם],
תודה שבחרת ב[חברה] לצרכי ה[מוצר/שירות] שלך. אנו מקווים שאתה מרוצה מהתוצאות ומהחוויה.
אנו מעריכים את דעתך ונשמח אם תוכל להקדיש מספר דקות כדי לשתף אותנו במשוב שלך. המשוב שלך עוזר לנו לשפר את המוצרים/שירותים שלנו ולספק שירות טוב יותר ללקוחות/לקוחות שלנו.
אנא לחץ על קישור זה כדי למלא סקר קצר: [קישור]. זה לא ייקח יותר מ-5 דקות מזמנכם.
כאות להערכתנו, נשלח לך [פרס] לאחר שתמלא את הסקר.
תודה על הזמן והתמיכה.
הטוב ביותר,
[השם והחתימה שלך]
קרא עוד
4. הזמנה לאירוע
כאשר אתה רוצה להזמין מישהו לאירוע, בין אם זה סמינר מקוון, סדנה, מסיבה או כל דבר אחר, אתה צריך דוא"ל שמציג את היתרונות של השתתפות ומספק את כל הדרוש פרטים. הדבר האחרון שאתה רוצה הוא שההזמנה שלך תיראה כמו הזמנת ספאם של יומן Google לנמענים שלך. הנה דוגמה שתוכל להשתמש בה:
נושא: אתה מוזמן ל[שם האירוע]!
היי [שם],
אנו נרגשים להזמין אותך לאירוע הקרוב שלנו: [שם האירוע].
זו הזדמנות מצוינת עבורך [היתרונות של השתתפות]. תלמד על [נושאים מכוסים], רשת עם [משתתפים אחרים], ותיהנה לאורך הדרך.
האירוע יתקיים ב-[תאריך] בשעה [שעה] דרך [פלטפורמה/קישור]. זה יימשך בערך [משך זמן].
כדי להבטיח את מקומכם, נא להירשם כאן עד [מועד אחרון]. מספר המקומות מוגבל, אז אל תפספסו את ההזדמנות הזו!
אנחנו לא יכולים לחכות לראות אותך שם.
הטוב ביותר,
[השם והחתימה שלך]
קרא עוד
5. הערה תודה
תבנית זו שימושית כאשר אתה רוצה להודות למישהו שנפגש איתך, ראיין אותך או עזר לך. זה עוזר לך להראות את הכרת התודה והמקצועיות שלך. הנה איך זה הולך:
נושא: תודה לך על [סיבה]
היי [שם],
רק רציתי להגיד לך תודה מסיבה [הסיבה]. אני מאוד מעריך את [הזמן/המאמץ/עצה/תמיכה] שלך.
היה נהדר [להיפגש/לדבר/לעבוד] איתך וללמוד עוד על [משהו רלוונטי]. אני מצפה ל[שלבים/מעקב/פעולה הבאים].
אנא הודע לי אם יש לך שאלות או שאתה צריך משהו ממני.
שוב תודה על הכל.
הטוב ביותר,
[השם והחתימה שלך]
קרא עוד
6. דוא"ל מעקב
כאשר אתה רוצה להזכיר למישהו משהו, כגון מועד אחרון, בקשה או הזדמנות, אתה צריך לכתוב אימייל המשך משכנע שמראה את העניין והדחיפות שלך.
להלן תבנית סטנדרטית שתוכל להשתמש בה אך אל תשכח לצבוט אותה למצב שלך כדי להפוך אותה למעשית יותר:
נושא: עוקב אחר [נושא]
היי [שם],
אני מקווה שהמייל הזה ימצא אותך טוב.
אני כותב כדי לעקוב אחר [נושא]. לא שמעתי ממך מאז [תאריך/תקשורת אחרונה], ורציתי להתייעץ איתך ולראות אם יש לך עדכונים. [אם רלוונטי, חזר על הבקשה/הצעת/הצעת הערך שלך]
אנא הודע לי אם אתה עדיין מעוניין ומהו ציר הזמן שלך. אני לא רוצה שתפספס את [ההזדמנות/מועד האחרון/הזדמנות].
אני מצפה לשמוע ממך בקרוב.
הטוב ביותר,
[השם והחתימה שלך]
קרא עוד
ייעל את התקשורת שלך עם הודעות הדוא"ל הנכונות
היפרד ממסכים ריקים מרתיעים וכתיבת דוא"ל גוזלת זמן. תבניות מוכנות לשימוש אלה דורשות רק העתקה, הדבקה והתאמה אישית פשוטה כדי להתאים לצרכים שלך.
בצע פעולה עוד היום וחווה כיצד תבניות אלו יכולות לייעל את התקשורת שלך ולעזור לך לקבל יותר זמן אחורה ביום שלך. שליחת אימייל מהנה, ואל תשכח להוסיף את המגע האישי שלך כדי להפוך את ההודעות שלך ליותר אתה.