איך לכתוב דוא"ל תנחומים בעבודה (עם תבניות)

כאשר עמית לעבודה חווה אובדן, הפגנת התמיכה המתחשבת שלך יכולה להוות תחושת נחמה רבה עבורו. אבל הבעת תנחומים באמצעות דואר אלקטרוני יכולה להיות די קשה. במקום לנחם אותם, אתה עלול בסופו של דבר לגרום לעמיתך למצוקה עוד יותר בכך שאתה אומר בטעות משהו לא בסדר.

זו הסיבה שאתה צריך לדעת איך לכתוב מייל תנחומים מקצועי בעבודה. המשך לקרוא כדי ללמוד את העשה ואל תעשה של מתן נחמה בדוא"ל. כללנו גם תבניות דוא"ל תנחומים שונות שבהן תוכל להשתמש כדי להביע את אהדתך.

דברים שכדאי לעשות בעת כתיבת דוא"ל תנחומים

הנה כמה דברים שעליך לעשות בעת כתיבת דוא"ל תנחומים:

שורת נושא מתאימה

התחל את המייל עם שורת נושא מתאימה. אתה יכול להשתמש בביטויים כמו "מצטער על אובדנך", "תנחומיי", "אהדה שלי" או "מצטער לשמוע על אובדנך".

המטרה היא לכתוב משהו תמציתי ולעניין, כך שעמיתך לעבודה יידע מיד את מטרת המייל. לאחר מכן הם עשויים להחליט אם הם רוצים לפתוח אותו או לא.

פנה ישר לנקודה

כשזה מגיע להגדרות מקצועיות, יש כאלה טעויות נפוצות שיש להימנע מהן בשורות הפתיחה של הדוא"ל שלך

. לכן, לעולם אל תצא מהמסלול ותדבר על דברים לא קשורים, במיוחד בעת כתיבת מיילים תנחומים מקצועיים.

אתה חייב להבין שעמיתך לעבודה מתאבל, אז אתה לא אמור לבזבז את זמנם במיילים ארוכים שלא לצורך. בוא ישר לנקודה על ידי אמירת משהו כמו, "שמעתי על האובדן שלך, ואני מביע את תנחומיי העמוקים." או סתם, "אני מאוד מצטער על האובדן שלך."

עשה את זה מותאם אישית

אם אתה יודע מה הקשר שהיה לעמיתך לעבודה עם המנוח, שקול לכלול מידע זה כדי שהמייל יישמע מותאם יותר. דוגמה לכך תהיה, "אני באמת מצטער על שאחיך נפטר."

אם אתה מכיר באופן אישי את האדם שנפטר, שקול לכלול זיכרון משותף שלו במייל התנחומים. זה לא רק יכבד את זכרם, אלא גם יראה את תמיכתכם בשכול.

הצע את תמיכתך

בחלק האחרון של דוא"ל התנחומים שלך, הקפד להציע את תמיכתך לעמיתך לעבודה. אמור להם שתמיד תהיה שם בשבילם, והם מקבלים את מלוא התמיכה שלך בתקופה הקשה הזו. בדרך זו, עמיתך לעבודה לא ירגיש לבד בתהליך האבל שלו.

חשוב מכך, היה מוכן להציע את התמיכה שלך אם עמיתך לעבודה אכן מבקש זאת, בין אם זה בצורה של שיחה מהירה או ביקור אישי. אבל גם אם הם לא צריכים שום עזרה כרגע, הקולגה שלך בהחלט יעריך את המחווה.

לאחר מכן תוכל לסיים את הודעת הדוא"ל באמצעות חתימה מקצועית שכן היא אחת מהן נימוסי דוא"ל מובילים לעשות זאת. זה לא רק גורם לך להיראות מקצועי יותר, אלא גם עוזר לנמען ליצור איתך קשר במידת הצורך.

דברים שיש להימנע מהם בעת כתיבת דוא"ל תנחומים

הנה כמה דברים שכדאי להימנע מהם בכל מחיר בעת כתיבת מייל תנחומים בסביבה מקצועית:

ברכה סתמית

כשמדובר במיילים מקצועיים, כלל האצבע הוא להתרחק מהצדעות סתמיות. זה חשוב במיוחד כשמדובר באימיילים המציעים תנחומים.

ישנן הצעות ברכה מקצועיות שונות שבהן תוכל להשתמש במקום, כגון "שלום", "מר/גברתי היקר", או "מר/גברת" פשוט לפני שם עמיתך לעבודה. אתה יכול להשתמש ב"שלום" אם השכול הוא חבר קרוב לעבודה. אבל כל דבר סתמי יותר עלול להיראות גס רוח.

בהנחה של אמונות דתיות

הנחת האמונות הדתיות של עמיתך ושילוב תנחומים דתיים בדוא"ל שלך בהתבסס על הנחות אלו הוא אף פעם לא רעיון טוב. הקולגה שלך עשוי למצוא את זה לא הולם או ממש לא מכבד.

אבל אם אתה קרוב לשכול, ומאמין באמת ובתמים שזה ינחם אותם אם תזכיר אמירה דתית מוכרת, אתה יכול לעשות זאת. אבל ודא שזה קצר, והמילים ממוסגרות בצורה נכונה.

מתן עצות לא רצויות והשוואת ההפסד שלהם לאובדן שלך

אנשים רבים עושים את הטעות במתן עצות לא רצויות כאשר הם מנחמים. אתה חייב להבין שבמידת הצורך אדם יבקש עצה בעצמו. אז, התרחק מלומר דברים כמו, "נסה להישאר עסוק כדי להרחיק את דעתך מהטרגדיה הזו."

יתר על כן, אף אחד לא רוצה שהצער שלו ייפסל או מושווה לזה של מישהו אחר. לכן, הקפד להימנע מיצירת הקבלות בין אובדן של עמיתיך לעבודה לאובדן שלך.

תבניות אימייל של תנחומים

הנה כמה תבניות דוא"ל תנחומים בהן תוכל להשתמש כדי לעזור לך להראות את תמיכתך לעמית לעבודה. אתה יכול גם ליצור:

תבנית 1:

שורת נושא: תנחומיי

היי [שם עמית לעבודה],

עצוב לי מאוד לשמוע על אובדנך. אני רוצה להביע את תנחומיי העמוקים. [שמו של המנוח] היה אדם מדהים, ואני זוכר אותם לטובה מאותה התקופה בה נפגשנו [ציין מתי פגשת את המנוח].

אני רוצה שתדע שאני כאן בשבילך אם אתה צריך משהו.

בכבוד רב,

[השם שלך]

קרא עוד

תבנית 2:

שורת נושא: אני מצטער על אובדנך.

שלום [שם עמית לעבודה],

שמעתי על האובדן האחרון במשפחתך. קבל בבקשה את אהדתי העמוקה. אני מקווה שתמצא נחמה בזיכרונות הטובים שחלקת איתם. [הכנס את הזיכרון הטוב המשותף] הוא עדיין אחד הזכרונות היפים ביותר שלי איתם שאני מוקיר מאוד.

אם אתה צריך משהו או רוצה מישהו לדבר איתו, בבקשה דע שאני במרחק שיחה.

בכנות,

[השם שלך]

קרא עוד

תבנית 3:

שורת נושא: האהדה שלי.

היקר [שם עמית לעבודה],

אני מצטער מאוד לשמוע ש[שם הנפטר] נפטר. אני מקווה שיש לך את כל התמיכה שאתה צריך כדי לעבור את התקופה הקשה הזו. אנא צור קשר אם אתה צריך משהו בכלל.

בכבוד רב,

[השם שלך]

קרא עוד

דוא"ל תנחומים מקצועי יכול לחזק את יחסי העבודה

אלו הם הוראות העשה והאל תעשה בכתיבת מייל תנחומים מקצועי, יחד עם כמה תבניות שיעזרו לך. התחל את האימייל שלך עם שורת נושא תמציתית והשתמש בהצדעה מקצועית.

אל תשכח לשמור את המייל קצר, להביע את תנחומיך ולהראות את תמיכתך. כמו כן, הקפד לקרוא שנית את המייל שלך לפני שתלחץ על "שלח" כדי להבטיח שלא תגיד בטעות משהו שמחמיר את המצב.