כיצד להשתמש ב- Airtable לניהול פרויקטים יעיל

האם יש לך את הכלי המתאים לניהול פרויקטים? ניהול פרויקטים גדולים דורש מאמצים רבים כדי להבטיח שהמידע תמיד מעודכן וכולם נמצאים באותו עמוד. אם אתה מחפש לנהל ולפקח על הפרויקט שלך ביעילות, Airtable היא פלטפורמה מצוינת לשקול.

Airtable היא פלטפורמה עשירה במיוחד וידידותית למשתמש המשלבת את המורכבות של כלי ניהול פרויקטים עם הפשטות של גיליונות אלקטרוניים. כך תוכל להתחיל להשתמש ב-Airtable לניהול פרויקטים יעיל.

שלב 1: הגדרת הבסיס שלך

ב-Airtable, אתה יכול לקבל סביבות עבודה נפרדות לפרויקטים שונים ומסדי נתונים מרובים בכל סביבת עבודה. מסדי נתונים ב- Airtable נקראים Bases. בסיסים בתוך סביבת עבודה יכולים להיות קשורים זה לזה, כדי לפשט את הנתונים שלך בתוך כל בסיס.

כך תגדיר את בסיס ה-Airtable שלך:

1. פעם אחת אתה היכנס לחשבון Airtable שלך, אתה יכול להתחיל בסביבת העבודה המוגדרת כברירת מחדל או ליצור סביבת עבודה חדשה שניתן לשתף עם עמיתיך לעבודה. כדי ליצור סביבת עבודה חדשה, פשוט לחץ על צור סביבת עבודה ותן שם לסביבת העבודה שלך.
2. עבור אל סביבת העבודה הרצויה ולחץ צור בסיס כדי להגדיר את מסד הנתונים החדש שלך.
instagram viewer
3. לחץ על כותרת הבסיס (שהיא כברירת מחדל של "בסיס ללא כותרת") כדי לשנות את שמו. ניתן גם להתאים אישית את מראה העמוד כאן.
4. כעת תוכל לייבא נתונים קיימים לטבלה שלך, להשתמש בתבנית Airtable או ליצור את הטבלה שלך מאפס.
5. כברירת מחדל, Airtable כבר מוסיף כמה שדות כדי להתחיל. כדי לערוך שדות אלה, פשוט לחץ פעמיים על שם השדה. זה מאפשר לך לשנות את שם השדה וסוג השדה.
6. כדי להוסיף שדות נוספים, לחץ על + בכותרת הטבלה. בחר את סוג השדה הרצוי, הזן את שם השדה, הגדר את התצורה ולחץ על צור שדה.
7. לאחר שהוספת את כל השדות הדרושים, מסד הנתונים שלך מוכן! אתה יכול גם לגרור ולשחרר את העמודות בהתאם לאופן שבו ברצונך לסדר אותן.

אם זו הפעם הראשונה שאתה משתמש ב-Airtable, הכלי נותן לך הדרכה מצוינת כדי לעזור בהקמת הבסיס הראשון שלך.

שלב 2: יצירה והתאמה אישית של תצוגות

Airtable באמת חולל מהפכה בקלות הצפייה בנתונים. הצג תצורות כמו רשת, לוח שנה, גלריה, טופס, Kanban וכו', מציעות אמצעים ייחודיים לאינטראקציה עם נתונים. Airtable מאפשר לך ליצור עד 1000 צפיות בכל שולחן.

כך תגדיר את תצוגת Airtable שלך:

1. כברירת מחדל, Airtable יוצר תצוגת רשת עבור הטבלה שלך. אתה יכול גם ליצור תצוגות רשת נוספות, או תצוגות אחרות, עם תצורות שונות.
2. תחת לִיצוֹר... בתפריט, לחץ על סוג התצוגה הרצוי כדי ליצור תצוגה חדשה.
3. בתצוגה החדשה שנוצרה, אתה יכול להתאים אישית את השדות שברצונך להציג, לסנן את הרשומות על סמך כמה קריטריונים, וגם למיין את הרשומות לפי הצרכים שלך.

שלב 3: הוספה וניהול של משתפי פעולה

ב-Airtable, אתה יכול להוסיף חברי צוות/משתפי פעולה לכל סביבת העבודה שלך כמו גם לבסיסים בודדים. זה עוזר להבטיח שכל מי שעובד על פרויקט נמצא באותו עמוד, עם סקירה ברורה של המידע המשותף, המשימות, לוחות הזמנים וכו'.

הנה איך להוסיף שותפי עריכה לסביבת העבודה Airtable שלך:

1. עבור אל דף הבית של Airtable שלך ​​ובחר את סביבת העבודה.
2. לחץ על לַחֲלוֹק והוסף את שותפי העריכה שלך באמצעות דואר אלקטרוני.
3. שותפי העריכה שלך יקבלו הזמנה באימייל להצטרף לסביבת העבודה שלך. ברגע שהם מקבלים את ההזמנה, הם יוכלו לגשת לכל הבסיסים בתוך סביבת העבודה המשותפת.

הנה איך להוסיף משתפי פעולה לבסיס Airtable שלך:

1. עבור לבסיס Airtable שלך.
2. לחץ על לַחֲלוֹק והוסף את שותפי העריכה שלך באמצעות דואר אלקטרוני.
3. שותפי העריכה שלך מקבלים הזמנה באימייל להצטרף לבסיס שלך. ברגע שהם מקבלים את ההזמנה, הם יוכלו לגשת רק לנתונים בבסיס המשותף.

לאחר ששותפי העריכה שלך הצטרפו, תוכל ללחוץ על לַחֲלוֹק שוב כדי להציג את רשימת שותפי העריכה וכן לערוך את הרשאות הגישה.

בתוך בסיס, אתה יכול להשתמש בסוג השדה "משתמש" כדי להוסיף את שותפי העריכה שלך לרשומות בודדות. יש לזה גם תכונת התראה שמודיעה למשתף הפעולה באמצעות דואר אלקטרוני בכל פעם שהם מוקצים לרשומה.

תכונות שימושיות אחרות של Airtable

השלבים שהוזכרו לעיל אמורים להספיק כדי להתחיל עם ניהול פרויקטים ושיתוף פעולה באמצעות Airtable. אם תרצה לשפר את משחק Airtable שלך, אתה יכול גם לבדוק את התכונות הבאות שבטוח ישפרו את חוויית ניהול הפרויקטים שלך:

1. ממשקים

עם מעצב הממשק של Airtable, תוכל ליצור חוויה מותאמת אישית לך ולחברי הצוות שלך. הכלי מאפשר את הגמישות של הדמיה ועריכה של רשומות בדרכים מותאמות אישית מבלי לפגוע בשלמות תצוגות הבסיס.

אתה יכול להשתמש בו כדי ליצור לוחות מחוונים ייחודיים לפרויקט שמראים לך בדיוק את מה שאתה רוצה לראות, בצורה שאתה רוצה לראות את זה.

2. אוטומציות

אוטומציות של Airtable עוזרות באוטומציה של משימות שחוזרות על עצמן, כגון שליחת מיילים, עדכון רשומות וכו'. עם פונקציונליות זו, אתה יכול גם לשלב את הבסיס שלך עם אפליקציות חיצוניות כמו Outlook ו-Google Sheets כדי לבצע משימות מסוימות באופן אוטומטי.

ל- Airtable יש גם את התכונה של יצירת בסיסים מקושרים, כלומר בסיסים הפועלים יחד על ידי קישור שדות דומים על פני טבלאות. זה עוזר להבטיח שהנתונים שלך תמיד מעודכנים בטבלאות, ובכך משפר את הבהירות והשקיפות.

4. שיתוף לקריאה בלבד

יכולת השיתוף לקריאה בלבד של Airtable מאפשרת לך לשתף נתונים מתצוגות נבחרות עם משתמשים חיצוניים. אין צורך להוסיף משתמשים אלה כשתפי עריכה לבסיס שלך, והם יוכלו לראות את הרשומות רק על סמך הדרך בה הגדרת את התצוגה המשותפת.

5. פונקציית נוסחה

בדומה לתוכנת גיליונות אלקטרוניים כמו Microsoft Excel ו-Google Sheets, ל-Airtable יש גם את היכולת להפיק נתונים מחושבים. ניתן ליצור שדה עם הסוג "נוסחה" ו הגדר את הנוסחה הרצויה וכללי עיצוב לביצוע כל דבר, החל מאריתמטיקה פשוטה ועד לניתוח נתונים מורכב.

העלה רמה של ניהול הפרויקטים שלך עם Airtable

בסביבות מהירות, חשוב שתהיה בהירות לגבי הפרויקט שלך בכל רגע נתון. זו הסיבה שאתה צריך את הכלי הנכון כדי לפשט את הדברים עבור כל המעורבים, ו- Airtable בהחלט מתאים לחשבון.

הממשק הידידותי למשתמש והצבעוני של Airtable מקל על הקמת מסד נתונים של פרויקטים תוך דקות ספורות. פלטפורמות כמו Airtable הן פריט חובה עבור סביבת עבודה פרודוקטיבית, שיתופית ויעילה.