יותר אנשים עובדים מרחוק בימים אלה, מה שאומר שאולי תצטרך לארח שיחת וידאו. אל תעשה את הטעויות האלה.
אנשי מקצוע רבים עדיין מזלזלים בפגישות וירטואליות. הם עושים מעט עד לא הכנה מכיוון שהשיחות הללו מתרחשות בפלטפורמות של ועידת וידאו, בנוסף הם יכולים לכבות את המצלמה והמיקרופון שלהם.
למרות שפגישות וירטואליות נוחות יותר ממפגשים אישיים, הן לא פחות חשובות. חוסר הכנה עלול לגרום לעיכובים, לעכב שיתוף פעולה או לבלבל הודעות. כדי להבטיח פגישות וירטואליות מקצועיות ויעילות, עקוב אחר הטיפים הבאים בעת אירוח והשתתפות בשיחות וידאו לעבודה.
1. משקיף על אמצעי אבטחה
הזנחת אמצעי פרטיות לפני קפיצה לשיחות וידאו הקשורות לעבודה היא לא מקצועית ולא בטוחה. אתה תעמיד את הפגישות שלך בסכנה של התקפות חדירה שבהן צדדים שלישיים חוטפים שיחות ועידת וידאו אקראיות, למשל, הפצצת זום. שימו לב שלפולשים יש מניעים משתנים. חלקם הם רק טרולי אינטרנט שמחפשים לעצבן אנשים, אבל אחרים הם פושעי סייבר מיומנים שמבצעים גניבת מידע.
הגישה הטובה ביותר היא להגן על פגישות על ידי:
- הגדרת סיסמאות: הגדר סיסמה ייחודית לכל פגישה - ודא שאתה שולח אותן למשתתפים באופן פרטי.
- הפעלת חדרי המתנה: הם יאפשרו לך לסנן ולאשר את המשתתפים לפני ההצטרפות.
- הגבלת משתתפים: קל יותר לנהל פגישות וירטואליות עם משתתפים מוגבלים.
שווה לקרוא על דרכים לעשות זאת שמור על הפרטיות שלך שלמה בעת שימוש בפלטפורמות ועידת וידאו.
2. השארת המיקרופון שלך דולק במהלך הפגישות
הפסק להשאיר את המיקרופון שלך דולק במהלך פגישות וידאו. זה יקלוט רעשים אקראיים מאנשים קרובים, חיות המחמד שלך ומכשירים פועלים, שהמשתתפים עלולים להסיח את דעתם. במקרים גרועים יותר, הצליל מהקצה שלך עלול להטביע את קולם של אחרים.
כדי להבטיח צליל ובהירות קול, השתמש בפונקציית ההשתקה בתבונה. הפעל את המיקרופון שלך כשאתה מדבר, השתיק את עצמך כשאתה מאזין ולחץ על האימוג'ים שעל המסך אם אתה צריך להפריע לרמקולים.
יש להודות, כיבוי והדלקה של המיקרופון עלול להיות מעצבן במהלך פגישות ארוכות. אבל זו דרך פשוטה אך יעילה להראות כבוד לתרומות של אחרים ולתשומת לב במהלך שיחות.
3. הגדרת רקע של שיחות וידאו גרועות
עובדים צריכים למצוא רקע מסודר ומקצועי לפגישות וירטואליות - זה ישפר את הרושם שאתה משאיר על אחרים. הם יראו אותך כאדם מאורגן שתמיד נמצא בעניינים. לחלופין, סביבה מבולגנת ומלוכלכת גורמת לך להיראות כמי שבקושי משתתף בפגישות או שיתופי פעולה מקוונים.
כמובן, זה לא אומר שאתה צריך לבנות מדפי ספרייה במשרד הביתי שלך. קיר פשוט ונקי עם חסימות מינימליות נראה פשוט ומינימליסטי, בנוסף הוא אינו כולל אלמנטים מסיחים.
אבל אם אתה עובד עם שטח מוגבל, ערוך את הרקע שלך. נניח שאתה משתמש לעתים קרובות בזום. אתה יכול לגלול בין התפאורות הווירטואליות של זום או לטשטש את הסביבה שלך רגע לפני תחילת שיחת הזום שלך. אולי תרצה גם ללמוד כיצד לעצב רקע זום משלך.
4. שימוש בפונקציות צ'אט פרטי לשיחות אישיות
הימנע משימוש בפונקציית הצ'אט הפרטי באפליקציות לשיחות ועידה בווידאו לשיחות אישיות, במיוחד כאשר משתפים עניינים שאינם קשורים לעבודה. יש סיכוי שהמפקחים שלך עשויים לראות את ההודעות האלה. בעוד שהמארחים לא יכולים לראות צ'אטים פרטיים בזמן אמת, חלק מהאפליקציות מציגות אותם ברשומות פגישות לאחר השיחה. זה בטוח להניח שלמעסיקים יש שליטה מוחלטת על חשבונות שסופקו על ידי החברה.
אבל גם אם המנהלים שלך לא בודקים ידנית שיחות פרטיות, הערות מזלזלות במהלך שיחות עבודה אינן הולמות. אתה עלול לקבל עונש אם מישהו יראה את ההודעות שלך. התמקד בשמירה על אווירה מכבדת ופרודוקטיבית - שמור את ההתלהמות שלך לערוצים המתאימים.
5. השתתפות בפגישות מקוונות בהגדרות לא מתאימות
בזמן דגמי עבודה מרחוק והיברידית מציעים גמישות, אתה עדיין צריך להשתתף בפגישות וירטואליות בהגדרות המתאימות. הפסק להשתתף בשיחות עבודה בזמן נהיגה, נסיעה או אכילה. אתה רק תסיח את דעתם של אחרים אם תוציא תגובות סתמיות וחסרות דעת כאשר תשומת הלב שלך מחולקת.
הגישה הטובה ביותר היא לתקשר את המצב שלך. או שתזמון פגישות לזמינות הבאה שלך או תבטל את הסכמתך להשתתף לחלוטין - שניהם מתאימים יותר מאשר להצטרף אליהם כדי להעמיד פנים. אם אין לך הגדרה מתאימה לנהל שיחות בבית, אולי כדאי לך גם לשקול להצטרף לחלל עבודה משותף. אם כן, ודא שאתה שקול גורמים שונים לפני בחירת חלל העבודה המשותף שלך.
כתוב אימייל מקצועי ומותאם אישית של OOO לפני היציאה לחופשה. ודא שעמיתיך לעבודה יודעים למי לפנות לבקשות והודעות דחופות, אחרת הם יפריעו להפסקה שלך.
6. הצטרפות לפגישות מקוונות באיחור
דייקנות חשובה לפגישות אישיות וירטואליות כאחד. זה לא מתחשב להיכנס לשיחות מאוחר מדי ולגרום לעיכובים. אתה תבזבז את הזמן של כולם בהמתנה לך.
כמו כן, רוב האפליקציות לשיחות ועידה בווידיאו מציגות התראות כאשר משתמשים נכנסים או יוצאים מהחדר, דבר שאחרים עלולים להטריד. קח את זום כדוגמה. זה יוצר צלילי בועה חזקים בכל פעם שמישהו מצטרף לשיחה - אתה לא יכול פשוט להתגנב לפגישות בלי לשים לב. אתה עלול אפילו להפריע להלך המחשבה של הדובר הראשי.
כדי למנוע עיכובים אלה, תזמן תזכורות באפליקציות היומן. הגדר את האזעקות שלך כך שיפעלו חמש דקות לפני פגישות, ואז סנכרן אותן בכל המכשירים שלך בעבודה ובפרטיים.
7. נכשל בהכנת המכשיר שלך לשיתוף מסך
הכן/י את המכשיר/ים שלך מראש אם תשתמש בתכונת שיתוף המסך לשיחת עבודה. באופן אידיאלי, עליך לנקות את כל התיקיות בהן תנווט. הסתר קבצים חסויים, קבצים אישיים ותוכן בלתי הולם, בין שאר פריטים שאינם קשורים לעבודה, לקבלת מצגות חלקות. אין דבר מביך יותר מאשר שהקולגות שלך יראו משהו פרטי.
אנשי מקצוע שמרבים להציג מצגות צריכים לבקש מכשירי עבודה ייעודיים; אחרת, תבזבז זמן בניקוי ושחזור קבצים.
8. לא לשים שום מחשבה במראה שלך
תפסיקו להניח שפגישות וירטואליות הן אופציונליות למצלמה. השותפים העסקיים או המפקחים שלך עשויים לבקש ממך מדי פעם להפעיל את המצלמה שלך - עליך לדאוג לאופן שבו אתה נראה. שטפו את הפנים, סרקו את השיער ותלבשו עליונית מתאימה לעבודה. כמו כן, מקם את המצלמה ליד מקור אור כך שהפנים שלך יהיו ברורות ונראות לעין.
9. מעורבות ברישול בשיחה סתמית
זה נפוץ שעובדים עוסקים בשיחות חולין בזמן שהם ממתינים למשתתפים אחרים שיצטרפו לשיחות עבודה. נעימות שוברות את השתיקה המביכה לפני תחילת הפגישות. למרות שאתה יכול להעלות קצת נושאים שאינם קשורים לעבודה, נא להגביל את עצמך להערות המתאימות לעבודה. אל תתרגש יותר מדי רק בגלל שגם החברים שלך בשיחה. תארו לעצמכם כמה מביך זה יהיה אם השותפים העסקיים, הלקוחות, הקולגות והממונים שלכם יצטרפו פתאום.
אם אתה מארח את השיחה, הפעל את חדר ההמתנה כדי שתוכל לסנן את המשתתפים ולתת למשתמשים אחרים התראה. וודאו שכולם יסתדרו לפני שמכניסים אנשים בעלי סמכות. בינתיים, על המשתתפים לשים לב להודעות הקול עבור משתתפים חדשים.
מארח שיחות עבודה כמו מקצוען עסקי
עם יותר חברות המאמצות עבודה היברידית ומרוחקת, פגישות וירטואליות יהפכו בהדרגה לנורמה. אתה צריך להפסיק להתייחס אליהם פחות מאשר התכנסויות אישיות. שגיאות קלות לכאורה כמו כיבוי המצלמה, מראה לא מטופח ושימוש ברקע מבולגן אינן מקצועיות. חוסר ההכנה שלך עלול בסופו של דבר לפגוע בעמיתים לעבודה.
צור שגרה פשוטה לפני שאתה מתחיל לשיחות וידאו. עשה לך הרגל להחליף לבגדי עבודה, לבדוק את המכשירים שלך ולהגדיר רקעים ראויים.