ניסית להפעיל ידנית משימות שחוזרות על עצמן? אמן אוטומציה של Airtable וייעל את זרימת העבודה שלך.

אם אתה כל הזמן מחפש אחר כלי יעיל לניהול פרויקטים, אל תחפש רחוק יותר מ-Airtable. הפלטפורמה מציעה שפע של תכונות להדמיית נתונים מעולה ועריכה פשוטה. בנוסף לאלו, Airtable יכולה גם להפוך משימות לאוטומטיות, ולצמצם את הזמן והמאמץ שאתה משקיע בניהול נתונים.

אוטומציות של Airtable נהדרות לביצוע משימות חוזרות כמו הזנת נתונים ועדכוני דוא"ל. בואו נסתכל על כל סוגי האוטומציות שתוכלו להשיג עם הגרסה החינמית של Airtable.

מהן אוטומציות Airtable?

שולחן אוויר אוטומציות הן רצפים או תהליכי עבודה מוגדרים מראש שיכולים להגביר משמעותית את הפרודוקטיביות שלך על ידי אוטומציה של משימות שחוזרות על עצמן. הם מפחיתים את שיעורי השגיאות של תהליכים ידניים תוך שהם חוסכים לך זמן ומאמץ במשימות שחוזרות על עצמן.

ישנם שלושה אלמנטים עיקריים באוטומציות של Airtable:

  • הדק: זה מגדיר את האירוע שמתחיל את רצף האוטומציה.
  • תצורת טריגר: זהו המצב שבו הדק נורה. כאן, עליך להגדיר את פרטי הטבלה והתנאים ברמת השדה שרשומה צריכה להתאים כדי להפעיל אירוע.
  • פעולות: זה מגדיר את הפעולה או רצף הפעולות שיש לבצע כאשר אוטומציה מופעלת.
instagram viewer

כאשר אוטומציה של Airtable מופעלת, היא מחפשת אירועים בבסיס שלך התואמים את תצורת ההדק. אוטומציה מופעלת רק כאשר כל התנאים של הדק מתקיימים.

כיצד ליצור אוטומציה ב- Airtable

כדי ליצור אוטומציה, עליך להגדיר את הטריגר ואת קבוצת הפעולות העוקבות אחר הטריגר. כך מגדירים אוטומציה ב- Airtable:

שלב 1: הוסף טריגר

בכרטיסייה אוטומציות, לחץ הוסף טריגר. זה מראה לך רשימה של טריגרים שאתה יכול לבחור מהם. הרשימה כוללת טריגרים בתוך בסיס Airtable שלך ​​ואינטגרציות חיצוניות שיכולות להפעיל אירוע, למשל, אירוע שנוצר ב-Google Calendar.

שלב 2: הגדר את הטריגר

לאחר בחירת הטריגר, תוכל להציג ולשנות את המאפיינים של הדק. אתה יכול גם לבחור לשנות את סוג הטריגר כאן.

אתה תגדיר את אירוע הטריגר על סמך סוג הטריגר. לדוגמה, אם סוג הטריגר הוא כאשר שיא תואם תנאים, תצטרך לציין את הטבלה שיש לנטר בנוסף לתנאים שרשומה צריכה לעמוד בה כדי להפעיל אירוע זה.

שלב 3: הוסף את הפעולה

לאחר מכן, עליך לבחור את הפעולה שברצונך לבצע. יש לך כאן מספר אפשרויות, החל מיצירה ועדכון של רשומות ועד שליחת מיילים או התראות באפליקציות חיצוניות. לדוגמה,

שלב 4: הגדר את הפעולה

כעת תצטרך להגדיר את הפעולה על סמך הפעולה שנבחרה. לדוגמה, אם הפעולה היא שלח אימייל, תצטרך לציין את נמעני הדוא"ל, הנושא, התוכן וכל הפרטים שברצונך לכלול בדוא"ל.

שלב 5: הוסף תנאים או פעולות נוספות

אתה יכול להכניס לוגיקה ופעולות נוספות לאוטומציה שלך על סמך פעולות קודמות. אתה יכול לעשות זאת על ידי חזרה על שלבים 4 ו-5 לפי הצורך.

שלב 6: בדוק את האוטומציה

לפני הפעלת האוטומציה החדשה שנוצרה, לחץ על בדיקת אוטומציה כדי לבדוק אם הטריגר והפעולות הוגדרו כמתוכנן.

שלב 7: הפעל את האוטומציה

אתה יכול להפעיל את האוטומציה ברגע שאתה בטוח בהגדרה שלך. שים לב שכאשר אוטומציה של Airtable מופעלת, היא לא תחול על רשומות קיימות העומדות בתצורת ההדק.

כיצד לשלב אוטומציות Airtable

אוטומציות של Airtable לא מוגבלות רק ליצירה/עדכון של רשומות הבסיס ושליחת מיילים. אתה יכול גם לשלב אותו עם יישומים חיצוניים כמו Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Forms, Google Sheets, Outlook Email, Outlook Calendar, GitHub Issues, Facebook Pages, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center, Twilio, ו Hootsuite.

להלן כמה מקרי שימוש לדוגמה עבור אינטגרציות חיצוניות של אוטומציה של Airtable:

  1. שלח הודעות לעמית לעבודה ב-Slack כאשר הם מוקצים לרשומה: הטריגר לאוטומציה זו הוא כאשר שיא תואם תנאים, והתנאי הוא שהמוקצה של רשומה משתנה למשתמש נתון. לפיכך, Airtable יריץ את Slack > שלח הודעה פעולה אם כל הטריגרים קיימים. אתה יכול להגדיר את טקסט ההודעה ואת הנמענים.
  2. הוסף ערך לרשימת משימות כאשר א האירוע נוצר ביומן Google: הנה, הטריגר הוא יומן Google > כאשר האירוע נוצר, והפעולה היא צור רשומה. אתה יכול לבחור לאן הרשומה החדשה אמורה להגיע ולמלא את הפרטים עבורה.
  3. הוסף משימות שהושלמו ל-Google Sheet: הטריגר כאן הוא כאשר שיא תואם תנאים ששדה המצב של רשומה השתנה להשלמה, או שהרשומה נמצאת כעת בתצוגה מסוננת המציגה רק את המשימות שהושלמו. הפעולה היא Google Sheets > הוסף שורה. אתה יכול לבחור את ה-Google Sheet הרצוי לעדכון ואת השדות שיועברו מהבסיס לגיליון.

מגבלות של אוטומציות Airtable

בעוד שהאוטומציות ב- Airtable יכולות להיות שימושיות למדי, הן מגיעות עם כמה מגבלות. עבור כל בסיס Airtable, אתה יכול לקבל לכל היותר 50 זרימות עבודה של אוטומציה, בין אם הם פעילים או לא פעילים. עם זאת, אתה יכול לעקוף זאת על ידי שילוב של מספר פעולות באוטומציה אחת.

כל אוטומציה של Airtable יכולה לכלול עד 25 פעולות. גם זה לא מהווה מכשול גדול, שכן הפלט של פעולה אחת יכול להיות קלט עבור אחרת באותה זרימת עבודה. בנוסף, לאוטומציות של Airtable יש מגבלות ריצה משתנות, בהתאם לתוכנית שלך. זה כולל גם ריצות מוצלחות וגם ריצות כושלות.

תוכנית שולחן אוויר

פועל בחודש

חינם

100

קְבוּצָה

25,000

עֵסֶק

100,000

מִפְעָל

500,000

Airtable שומרת היסטוריה של ריצות האוטומציה שלך עם פרטים על כל אוטומציה שבוצעה. היקף התכונה הזו תלוי גם בתוכנית סביבת העבודה שלך.

תוכנית שולחן אוויר

הפעל היסטוריה

חינם

2 שבועות

קְבוּצָה

6 חודשים

עֵסֶק

1 שנה

מִפְעָל

3 שנים

עם הגרסה החינמית של Airtable, אתה יכול רק לשלוח מיילים אוטומטיים למשתפי פעולה בתוך הבסיס שנבחר. עם זאת, אתה יכול להגדיר זאת עבור כתובות דוא"ל חיצוניות בתוכניות סביבות עבודה אחרות.

רק שינויים חדשים יכולים להפעיל את האוטומציה. בנוסף, ראוי להזכיר זאת אינטגרציות עם Google Docs, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center ו-Twilio אינם זמינים בתוכנית החינמית.

חסוך זמן עם אוטומציות של Airtable

אוטומציות ב-Airtable הן דרכים רבות עוצמה לייעל תהליכים ולצמצם את העבודה הידנית. עם הגדרת זרימת העבודה הנכונה, אתה יכול להחזיר מספר שעות בכל שבוע בשגרת ניהול הפרויקטים שלך.

אז בפעם הבאה שאתה מגדיר פרויקט, הקדיש את הזמן והמאמץ להגדיר אוטומציות של Airtable כדי שתוכל להירגע ולתת למשימות להתמודד עם עצמן.