כיצד ליצור ולהשתמש בתרשימי גנט ב-Notion

בין אם אתה עובד בעצמך או כחלק מצוות גדול יותר, תרשימי גנט הם דרך מצוינת לנהל פרויקטים מורכבים. כלים רבים לניהול פרויקטים מציעים את ההזדמנות להשתמש בתרשימי גנט, ו-Notion הוא אחד מאלה.

לדעת איך להשתמש בתרשימי גנט ב-Notion יכול להרגיש מרתיע אם מעולם לא הצלחת. אבל אתה במקום הנכון אם אתה מחפש הדרכה, כי זה מה שנראה לך היום.

מה זה תרשים גנט?

לפני שנתחיל להסתכל כיצד להשתמש בתרשים גנט, כדאי להבין מה הם. תרשימי גנט הם מסגרות שתוכל להשתמש בהן כדי למדוד את ההתקדמות של פרויקטים גדולים. למרות שלעתים קרובות תראה אותם בשימוש בארגונים גדולים יותר, אתה יכול גם להשתמש בתרשימי גנט אם אתה פרילנסר או סטודנט. הם גם מצוינים עבור צוותים הפועלים מרחוק.

תרשימי גנט כוללים בדרך כלל קווי מתאר של כל משימה בתוך הפרויקט, כגון עיצוב מחדש של אתר אינטרנט או השקת קמפיין שיווקי. לאחר מכן תוכל לראות את לוח הזמנים עבור תאריכי ההשלמה הצפויים, יחד עם אחוזי התקדמות. כמו עם רבים אחרים שיטות ניהול פרויקטים, תוכל להאציל משימות גם לאחרים.

אם אתה חלק מצוות מרוחק, אתה יכול לבדוק את אלה כלים מובילים לניהול פרויקטים לשיתוף פעולה מרחוק.

כיצד ליצור ולהשתמש בתרשים גנט ב-Notion

אמנם אתה יכול ליצור תרשים גנט ב-Notion מאפס, אבל הרבה יותר קל להשתמש בתבנית שתוכננה מראש - במיוחד אם אתה מתחיל. ל-Notion יש תבנית חינמית של תרשים גנט שתוכל להוריד ולהשתמש בסביבת העבודה המועדפת עליך, ובזה אנחנו הולכים להשתמש עבור הדרכה זו.

כך משיגים את התבנית:

1. עבור אל דף תבנית Gnatt ב-Notion ובחר התחל עם התבנית הזו.
2. בחר את סביבת העבודה שבה ברצונך לשכפל את התבנית שלך.
3. המתן עד ש-Notion ישכפל את התבנית ותתחיל להתאים אישית איך שתרצה.

כעת, לאחר שקיבלת את התבנית, בוא נעבור להתאמה אישית ושימוש בתרשים Gantt שלך ב-Notion.

1. הזנת שמות הפרויקטים

לפני שתתחיל בהיבטי ההתאמה האישית המורכבים יותר, עליך להתחיל בהזנת שמות הפרויקטים שלך. לעשות זאת הוא פשוט מאוד:

1. עבור אל פּרוֹיֶקט לשונית.
2. העבר את הסמן מעל הפרויקט שברצונך לשנות ובחר לִפְתוֹחַ.
3. הזן את השם החדש של הפרויקט שלך בתיבת הטקסט העליונה.

לחלופין, תוכל ללחוץ על השם שברצונך לשנות בתוך הטבלה ולהתאים אישית לפי הצורך בדרך זו. חזור על כל אחד מהתהליכים עד שתשנה את כל שמות הפרויקטים כך שיתאימו לדרישות שלך.

2. התאמה אישית של כל פרויקט

לאחר ששינית את השם של כל פרויקט בתרשים ה-Notion Gantt שלך, אתה מוכן להתחיל להתאים אישית יותר מהפרטים הספציפיים. אתה יכול לשנות כל אחד מהאפשרויות הבאות:

• הוספת משימות משנה בתוך כל חלון.
• מעדכן את הסטטוס וההתקדמות שלך.
• ציר זמן

כדי להקל עליך לעקוב אחר התהליך, נחלק אותם לחלקים שונים למטה.

הוספת משימות משנה בכל חלון

הוספת משימות משנה היא אולי המקום הטוב ביותר להתחיל בו לאחר ששינית את שמות הפרויקטים שלך. הנה איך לעשות את זה:

1. פתח את המשימה שברצונך להתאים אישית. אתה יכול לעשות זאת על ידי מעבר אל פּרוֹיֶקט או לחיצה על הכרטיסייה בתצוגת טווח הזמן.
2. ייתכן שתבחין במספר מוגדר מראש של משימות שכבר רשומות ב-Notion. לחץ על כל אחד מאלה כדי להתאים אישית את השם, מנהל המשימות והסטטוס. ניתן גם להוסיף הערות במידת הצורך.
3. כדי להוסיף משימות חדשות מאפס, לחץ על + לַחְצָן. לאחר מכן, בחר דף לקישור או צור דף חדש על ידי הקלדה "לִיצוֹר" בשורת החיפוש והקש על "יצירה חדשה ב-Tasks".
4. כדי להסיר משימות, בחר את - לאחר העברת הסמן מעל המשימה הספציפית הזו.

לאחר הוספת משימות חדשות, אתה יכול להתאים את הכל באותו אופן שהיית עושה עם הגרסאות המוגדרות מראש.

עדכון סטטוס המשימה שלך

אם ברצונך לעדכן משימות בתבנית Notion Gantt שלך, פתח את הכרטיס הקשור לפרויקט או למשימות המשנה שלך. כאן תמצא קטע בשם סטָטוּס; הרחב את התפריט הנפתח ובחר את סטטוס הפרויקט הנוכחי שלך.

סביר להניח שתבחין בסעיף האחוזים ב- התקדמות לשונית. אתה יכול לעדכן זאת על ידי השלמת משימות משנה בתוך הפרויקט שלך.

אם אתה חדש ב-Notion, שקול לבדוק את המדריך הזה על דברים שימושיים שאתה יכול לעשות ב-Notion.

ציר זמן

אם אתה צריך לשנות את לוח הזמנים עבור כל משימה, אתה יכול להשתמש ב- לוח זמנים סָעִיף. בחר את תאריכי ההתחלה והסיום החדשים שלך כאשר לוח השנה יופיע.

אתה יכול גם להזיז את הפרוייקט שלך על ציר הזמן של תרשים גנט על ידי גרירה ושחרור של המשימות הנדרשות.

3. שינוי התצוגה

אם אתה רוצה לשנות את התצוגה בתרשים Gantt שלך, יש לך כמה אפשרויות. בצד ימין, תראה תפריט נפתח עם טווח זמן מוגדר; זה יכול להיות חוֹדֶשׁ, שָׁנָה, רובע, או משהו בסגנון הזה.

בחר את טווח הזמן המועדף עליך מהתפריט. אתה יכול גם להשתמש ב היום לשונית כדי לדלג ליום הנוכחי שלך.

אפשרות נוספת היא לשנות את תצוגת המשימות שלך לפי עדיפות. כדי לעשות זאת, בחר לפי עדיפות בצד שמאל של המסך שלך. לחלופין, בחר כל הפרויקטים לסקירה מלאה של הכל.

שים לב שאתה יכול להתאים אישית את כל השמות האלה אם תרצה. אולי תרצה גם לבדוק את זה מדריך התחלה מהירה לתבניות הפרויקט והמשימות של Notion אם אתה רק מתחיל.

4. צפייה והאצלת משימות

אם אתה משתמש בתרשים גנט לפרויקטי סולו, אתה לא צריך את הקטע הזה. אבל אם תכננת את תרשים ה-Notion Gantt שלך כך שיעבוד כחלק מצוות גדול יותר, חשוב שתדעי איך להאציל משימות.

1. גלול מטה אל משימות.
2. הקלק על ה שהוקצה לשונית.
3. הקלד את שמו של האדם שאליו ברצונך להאציל את המשימה.

לחלופין, תוכל לבצע את ההוראות הבאות:

1. פתח משימה.
2. עבור אל תת-המשימה.
3. בחר את האדם שאליו ברצונך להאציל את המשימה שלך ב- שהוקצה סָעִיף.

אם תחליט מאוחר יותר שתרשימי גנט הם לא הדרך האופטימלית ביותר לנהל את הפרויקטים שלך, אל תדאג. כַּמָה חלופות לניהול פרויקטים לתרשימי גנט קיימים.

צור תרשימי גאנט יעילים ב-Notion

למרות שתרשימי גנט יכולים להיראות מבלבלים במבט ראשון, הם גם דרך יעילה לנהל את הפרויקטים שלך. לדעת איך להשתמש בתרשימי גנט ב-Notion היא נקודת התחלה שימושית, וייתכן שתגלה שהצוות שלך פרודוקטיבי יותר כתוצאה מכך.

גם אם אתה משתמש בתרשימים אלה רק עבור פרויקטים בודדים, ייתכן שיהיה לך קל יותר לעקוב אחר המשימות הגדולות שלך. אתה יכול להשתמש בתרשימי גנט עבור מספר סוגי פרויקטים, והם שימושיים במיוחד עבור פרויקטים לטווח ארוך.