הארכיון של Gmail לעומת מחק: מה הכי מתאים לתיבת דואר נכנס מאורגנת?

אם יש לך יותר מדי הודעות דוא"ל מיותרות שעמוסות בתיבת הדואר הנכנס שלך, אתה יכול לאחסן או למחוק אותן. אבל אולי אתה תוהה: האם הודעות דואר אלקטרוני בארכיון נמחקות, והאם ארכיון זהה למחיקה?

הודעות דוא"ל בארכיון מוסרות מתיבת הדואר הנכנס שלך, והודעות דוא"ל שנמחקו יסתיימו לאשפה. אבל מתי מועיל לאחסן, ומתי עדיף למחוק? האם אחסון הודעות דוא"ל חוסך מקום ב-Gmail? במאמר זה נעבור בפירוט על שתי הפונקציות ומתי עדיף להשתמש בכל אחת מהן.

מה קורה כשאימייל נשמר בארכיון?

כאשר אתה מעביר הודעת דוא"ל לארכיון ב-Gmail, הוא מועבר מתיבת הדואר הנכנס שלך ומקטגוריות קשורות לכל הדואר. עם זאת, אתה עדיין יכול לגשת לאימייל באמצעות תוויות Gmail או בתיקיית כל הדואר שלך. זה גם ינוכה ממספר האימיילים שלא נקראו בתיבת הדואר הנכנס שלך.

זכור שהודעות דוא"ל בארכיון לא נמחקות אלא אם תמחק אותן ידנית מחשבון Gmail שלך. כמו כן, אם מישהו משיב לדוא"ל שנשמר בארכיון, דוא"ל התגובה יופיע בתיבת הדואר הנכנס שלך.

כיצד לאחסן דוא"ל ב-Gmail

אתה יכול לאחסן מייל אחד או יותר על ידי סימון תיבת הסימון שלפניהם ולחיצה על ארכיון סמל בחלק העליון.

אתה יכול גם ללחוץ לחיצה ימנית על המייל ולבחור ארכיון מהתפריט.

כיצד למצוא הודעות דוא"ל לארכיון ב-Gmail

כדי למצוא הודעות דוא"ל בארכיון ב-Gmail, לך ל כל הדואר בסרגל הצד של Gmail כדי למצוא את הודעות האימייל שלך בארכיון.

לחילופין, אתה יכול להיכנס ב: ארכיון לתוך ה שורת החיפוש של Gmail כדי להציג רק הודעות דואר אלקטרוני בארכיון.

כיצד להפוך אחסון דוא"ל לארכיון לאוטומטי ב-Gmail

אם אינך רוצה לבחור ידנית הודעות דוא"ל לארכיון, תוכל להשתמש בתכונת הסינון של Gmail כדי לעשות זאת באופן אוטומטי עבורך. כך תוכל לעשות זאת:

1. לחץ על הגדרות סמל בחלק העליון ב-Gmail שלך ובחר ראה את כל ההגדרות מחלון סרגל הצד השמאלי.
2. בחר מסננים וכתובות חסומות לשונית.
3. ספק את פרטי השולחים עם מידע רלוונטי אחר ולחץ צור מסנן.
4. בחלון הבא, בחר את תיבת הסימון של דלג על תיבת הדואר הנכנס (ארכיון) אפשרות ולחץ צור מסנן.
5. המסנן החדש יאחסן באופן אוטומטי הודעות דוא"ל מאותו שולח מסוים.

כיצד להסיר הודעות דואר אלקטרוני ב-Gmail

אם העברתם בטעות הודעת דואר אלקטרוני שאתם רוצים בתיבת הדואר הנכנס שלכם לארכיון, תוכלו לבטל אותו על ידי בחירה ב- לבטל בחלון ההודעה הקופצת התחתון.

עם זאת, אם פספסת את ההודעה, עבור אל כל הדואר ובחר את האימייל. בחלק העליון, לחץ על העבר לתיבת הדואר הנכנס סמל.

לחילופין, אתה יכול להיכנס ב: ארכיון לתוך ה שורת החיפוש של Gmail ובחר אימייל אחד או יותר שברצונך להסיר מהארכיון. לחץ לחיצה ימנית על האימייל שלך ובחר העבר לתיבת הדואר הנכנס מהרשימה.

מה קורה כשמייל נמחק?

כאשר אתה מוחק אימייל מחשבון Gmail שלך, הוא מוסר אוטומטית מתיבת הדואר הנכנס שלך ומועבר לתיקיית האשפה. אתה יכול למחוק לצמיתות את המיילים או לשחזר מיילים שנמחקו לתיבת הדואר הנכנס שלך מתיקיית האשפה.

כאשר אתה מוחק לצמיתות דוא"ל, אתה גם מוחק את כל הקבצים המצורפים המשויכים. עם זאת, הודעות דוא"ל בתיקיית האשפה שלך נמחקות לצמיתות לאחר 30 יום. אתה יכול גם לרוקן לחלוטין את תיקיית האשפה שלך.

כיצד למחוק אימייל ב-Gmail

קיימות שתי שיטות למחיקת אימייל מג'ימייל. אתה יכול לבחור מייל אחד או יותר מתיבת הדואר הנכנס וללחוץ על לִמְחוֹק סמל בחלק העליון.

אתה יכול גם ללחוץ לחיצה ימנית על הודעות דוא"ל נבחרות ולבחור לִמְחוֹק מהרשימה.

כיצד למחוק הודעות דוא"ל מרובות ב-Gmail

אם אתה רוצה כדי למחוק הודעות דוא"ל מרובות ב-Gmail, בחר את כל מהתפריט הנפתח של תיבת הסימון בחלק העליון ולחץ על לִמְחוֹק סמל.

עם זאת, זה ימחק רק 50 מיילים בכל פעם, ואם אתה רוצה למחוק הרבה מיילים, אז אתה צריך לעשות את זה מספר פעמים.

לחלופין, אתה יכול להגדיר מסנן Gmail כדי למחוק אוטומטית הודעות דוא"ל משולחים מסוימים.

1. לחץ על הגדרות סמל בחלק העליון ב-Gmail שלך ובחר ראה את כל ההגדרות.
2. בחר מסננים וכתובות חסומות לשונית.
3. ספק את פרטי השולחים עם מידע רלוונטי אחר ולחץ צור מסנן.
4. בחלון הבא, בחר את תיבת הסימון של למחוק את זהולחץ צור מסנן.
5. המסנן החדש ימחק אוטומטית הודעות דוא"ל מהשולח המסוים הזה.

מה ההבדל בין ארכיון ומחיקת דואר אלקטרוני?

ישנם הבדלים רבים בין ארכיון Gmail לעומת. למחוק, תלוי איך הם פועלים. להלן מספר הבדלים משמעותיים שכדאי לזכור:

• למרות שגם הודעות דוא"ל שנמחקו בארכיון מוסרות מתיבת הדואר הנכנס, הודעות דואר אלקטרוני בארכיון מועברות לתיקיית כל הדואר - בעוד שהודעות דוא"ל שנמחקו מועברות לתיקיית האשפה.
• ניתן לגשת לאימיילים שנמחקו בתיקיית האשפה עד שיוסרו לחלוטין מחשבונך לאחר 30 יום. לעומת זאת, ניתן לגשת לאימיילים בארכיון מתיקיית כל הדואר.
• הודעות דוא"ל בארכיון לא נמחקות אוטומטית, אבל הודעות דוא"ל שנמחקו מוסרות אוטומטית מפח האשפה לאחר 30 יום. הודעות דוא"ל מארכיון יישארו בחשבון Gmail שלך עד שתמחק אותן באופן ידני.
• אימיילים שנמחקו מפנים שטח אחסון לאחר שנמחקו לצמיתות מחשבון Gmail שלך. עם זאת, הודעות דוא"ל בארכיון ממשיכות להישמר בחשבונך ולהיחשב בהקצאת האחסון הכוללת שלך.
• כאשר אתה משתמש במנוע החיפוש של Gmail כדי למצוא משהו, הודעות דוא"ל בארכיון נכללות בתוצאות, אך הודעות דוא"ל שנמחקו לא.
• כאשר תלחץ על התווית כדי לראות את כל הודעות האימייל שתויגו בה, יופיע גם האימייל המאוחסן בארכיון. עם זאת, אימיילים שנמחקו ניתנים לצפייה רק ​​בתיקיית האשפה.

מתי כדאי להעביר אימייל לארכיון?

אם אתה תוהה מתי עדיף לארכיון לעומת. למחוק הודעות דוא"ל מחשבון Gmail שלך, הנה כמה סיבות להעדיף הודעות דוא"ל בארכיון במקום למחוק אותן:

• אתה יכול לנקות את העומס בתיבת הדואר הנכנס שלך ולהפוך אותה לניתנת לניהול על ידי אחסון הודעות דוא"ל שאינך צריך עוד.
• כדי להגיע לאפס תיבת הדואר הנכנס, העבר את כל האימיילים הישנים לארכיון שמבלבלים את תיבת הדואר הנכנס שלך.
• אתה יכול לאחסן הודעות דוא"ל חשובות שאולי לא תזדקק להן כעת, אך עשוי להיות שימושי בעתיד.
• ייתכן שתידרש לשמור הודעות דוא"ל מסוימות מסיבות אבטחה. אחסון בארכיון יכול לעזור לך לעקוב אחר הודעות האימייל הללו ולהימנע מחיקה בשוגג.
• כאשר שרשור שיחת דוא"ל הגיע לסיומו ולא צפויות תשובות נוספות, תוכל לאחסן את הדיונים החשובים האלה בדוא"ל כדי לשמור תיעוד ולהקל עליהם למצוא.
• אחסון דוא"ל בארכיון מאפשר לך לשמור מידע רגיש וקבצים מצורפים שלא תרצה לאבד מתיבת הדואר הנכנס שלך.

ארכיון Gmail לעומת מחיקת מיילים: מתי עדיף למחוק אימייל?

ישנן סיבות רבות מדוע עליך למחוק דוא"ל במקום לאחסן אותו בארכיון. הנה כמה מהסיבות הטובות ביותר למחוק הודעות דוא"ל לא רצויות מתיבת הדואר הנכנס שלך ב-Gmail:

• אם אתה בטוח לחלוטין שלא תזדקק לאימייל בעתיד, עליך למחוק אותו כדי לנקות את תיבת הדואר הנכנס שלך.
• אתה יכול למחוק אימייל אם אתה לא רוצה שהוא יופיע בתוצאות החיפוש שלך ב-Gmail בעתיד.
• אם אתה צריך לפנות שטח אחסון ב-Gmail, תוכל למחוק הודעות דוא"ל ישנות שאינך צריך עוד.
• כאשר אינך צריך עוד להציג או לאחזר קבצים מצורפים או מסמכים מאימייל, מחק אותם לאחר בדיקה כפולה.
• דואר זבל ואימיילים פרסומיים יכולים למלא את תיבת הדואר הנכנס שלך ולתפוס שטח אחסון. אתה יכול בקלות לפנות מקום לאימיילים חשובים על ידי מחיקת דואר זבל בכמות גדולה.

כיצד למחוק הודעות דואר אלקטרוני בארכיון

הודעות דוא"ל בארכיון נשארות בחשבון Gmail שלך עד שהן נמחקות ידנית. אתה יכול למחוק הודעות דואר אלקטרוני בארכיון בכמה דרכים. כך תוכל לעשות את שניהם:

1. לך ל כל הדואר בתיקייה, בחר את הדוא"ל בארכיון שברצונך למחוק ולחץ על לִמְחוֹק סמל בחלק העליון.
2. לחילופין, הכנס ב: ארכיון לתוך ה שורת החיפוש של Gmail, בחר את האימייל לארכיון ולחץ על לִמְחוֹק סמל.

מדוע אחסון דוא"ל הוא אפשרות טובה יותר?

כשזה מגיע לארכיון Gmail לעומת. למחוק דוא"ל, לרוב עדיף לאחסן את המיילים שלך בארכיון. כך תוכל לחזור ולמצוא אימייל מתי שתרצה. בנוסף, זה מאפשר לך לעקוב אחר כל השיחות הקודמות ומקל על איתור מידע ספציפי בעת הצורך.

מחיקת מיילים עלולה לגרום לאובדן נתונים ולהקשות על אחזור מידע מאוחר יותר. כתוצאה מכך, לא תצטרך לדאוג מאובדן הודעות דוא"ל שתוכל לאחסן בקלות ולהעביר מתיבת הדואר הנכנס שלך.

באופן כללי, מחק רק מיילים שאתה בטוח שלעולם לא תצטרך שוב. לכן, אם אינך רוצה למחוק משהו לנצח, בחר בארכיון Gmail במקום למחוק אותו. באופן דומה, נקה את תיבת הדואר הנכנס שלך ב-Outlook על ידי העברת הודעות דוא"ל לארכיון אתה לא רוצה למחוק.

ארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך ב-Gmail על ידי העברה לארכיון של הודעות דוא"ל

עכשיו אתה יודע את התשובה ל: "האם ארכיון זהה למחיקה או לא?". אחסון בארכיון עוזר לך לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך מסודרת וללא עומס על ידי העברת הודעות דוא"ל שאינך צריך עוד לתיקיית כל הדואר.

לדוגמה, אם אתה מקבל אימייל חדש ומעבד אותו, אתה יכול להעביר אותו במהירות לארכיון כדי לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך נקייה. עם זאת, כל הודעות הדואר האלקטרוני שמחקת בתיקיית האשפה או שהועברו לארכיון בתיקיית כל הדואר ניתנות להעברה בקלות חזרה לתיקיית הדואר הנכנס שלך.