כיצד ליצור מערכת ניהול זמן מושלמת אחרונה שתשתמש בה אי פעם

פרסומת

J.R.R. טולקין כתב פעם באמצעות דמותו של גנדלף, "כל מה שאנחנו צריכים להחליט זה מה לעשות עם הזמן שניתן לנו." אם אתה רוצה לדעת את הסוד ליצירת מערכת ניהול הזמן המושלמת בעולם, אתה צריך להקשיב גנדלף.

הדרך האישית שלי אל מערכת ניהול הזמן המושלמת הייתה דרך ארוכה, והיא זרועה בנבלות של ניסיונות עבר. הם אומרים שהדרך לגיהינום רצופה כוונות טובות. ובכן, נגיד שתמיד התחלתי להשתמש בכל מערכת חדשה עם כוונות טובות מאוד.

ניסיתי גיקים קח את ניהול המשימות של גוגל ותזמון לרמה חדשה לגמרי עם GQueuesמשימות Google לא עובדות אם אתה רוצה לעבור את ניהול הזמן של היום לתכנון החזוני של מחר. זה המקום בו GQueues עולה לצלחת. קרא עוד , ToDoist כמה פרודוקטיבי יותר הוא ToDoist פרימיום? להלן 6 סיבות טובות לשדרגהמשכתי להשתמש ב- ToDoist בחינם לזמן מה. אבל המשכתי לעלות נגד דברים שרציתי לעשות ולא יכולתי. תזכורות בדוא"ל. הוספת הערות למשימה. דברים שבאמת יוסיפו המון המון ... קרא עוד , משימות גוגל הפוך משימות של גוגל לסוויטת ניהול משימות עם משימות של גוגל במצב לא מקוון [Chrome]השימוש במשימות של גוגל זה כמו מערכת יחסים שנאה-אהבה. הבעיה בשימוש במשימות של גוגל ישירות בלוח השנה של Google או בתוך Google Mail היא שהפריסה וממשק המשתמש פשוטים ביותר ...

קרא עוד ו כל טריק לניהול חיים בין לבין. אם אתה כמוני, בטח עשית אותו דבר. זהו חיפוש תמידי אחר יותר ארגון עם פחות עבודה. דרך ליצור יותר זמן בלוח הזמנים שלך, להשיג את כל מה שאתה חולם להשיג, מבלי לאבד את השינה.

מהי מערכת ניהול הזמן המושלמת?

אם אתה כמוני, אתה בטח מרגיש שיש לך מערכת כזו כמעט מה שאתה צריך, אבל לא ממש. כמעט תמיד חסר משהו.

מערכת ניהול הזמן המושלמת צריכה להיות בעלת התכונות הבאות.

• מאפשר לך "מקום שקט" להרהר ביעדי החיים שלך ובחלומותיך
• מספק שילוב חלק של משימות הקשורות למטרות שלך
• מאפשר לארגן ולתכנן את האחריות השבועית והיומיומית שלך בקלות
• עוזר לך להימנע משכחת משימות חשובות
• הוא קומפקטי ופשוט, אך יעיל והכל כלול

האחרון זה כמו לבקש את הירח, לא? הצורך בפשטות בשילוב עם הדרישה שהיא תהיה כל כלול, הופך את מציאת המערכת המושלמת לבלתי אפשרית כל כך.

צור קו הרכבה לניהול זמן

מערכת ניהול הזמן האידיאלית צריכה לפעול כמו פס ייצור יעיל. יש לך עבודה נכנסת (משימות), ואלו צריכות להיות מאורגנות ומתוכננות ואז לשלב ביומן שלך. התהליך הזה נראה כמו זה:

הבעיה ברוב הניסיונות להשתמש בסינגל אפליקציה כמו gTasks השתמש ב- gTasks כדי לסנכרן את המשימות שלך עם Google [Android]בימינו, יש מיליון ואחת דרכים נהדרות לנהל רשימת מטלות באינטרנט ובאפליקציות לנייד. עם זאת, לעיתים קרובות יש כמה אנשים שעדיין לא משתמשים באחד ... קרא עוד או משהו כזה הוא שהיישומים האלה מתמחים להתמודד עם חלק אחד או שניים של התהליך הזה ממש טוב.

כלים למעקב אחר זמן 4 כלים למעקב אחר זמן מעולה בחינם [אנדרואיד]לא משנה מי אתה, זמן הוא מצרך חשוב להפליא. לכולם אנו מקציבים את אותה כמות זמן - 86,400 שניות בכל יום - וזה תלוי בנו כיצד אנו מבלים את הזמן הזה ... קרא עוד או באמצעות טכניקת פומודורו Pomodoro Web App Tomato.es האם ניהול זמן נעשה פשוטאינך יכול להתמקד? התחל לעבוד עכשיו. Tomato.es הוא טיימר פומודורו בחינם בו תוכלו להשתמש ישירות בדפדפן שלכם - וייתכן שהוא האפליקציה הטובה ביותר שהשתמשתי בה מעולם. טכניקת Pomodoro היא פשוטה: ... קרא עוד לגרום לך להתמהמה פחות מדוע לא ניתן לרפא דחיינות באמצעות אפליקציות לניהול המשימות [חוות דעת]הרבה זמן נאבקתי בניהול זמן, ובמובנים מסוימים אני עדיין עושה. אחת השיטות הרבות שלי "להתגבר" על היעדר ניהול הזמן שלי הייתה להשתמש ביישומי ניהול משימות. אני... קרא עוד על ידי ניהול לוח הזמנים השבועי שלך, אך אל תעזור לך בארגון המשימות שלך.

רק לפני שג'סטין הראה לי את הטכניקה שלו בשימוש LEGOS כשיטת ניהול זמן כיצד להשתמש בלגואים כדי לנהל את זמנך טוב יותראני חושב שמצאתי את כלי הפרודוקטיביות האולטימטיבי: לגו. אל תעזוב! הרשה לי להסביר. קרא עוד שהתחלתי לקבל משהו על משהו שעשוי לעבוד טוב יותר עבורי. זה הוביל למה שחשבתי שיהפוך למערכת הניהול הטובה והפעם האחרונה שלי בכל הזמנים, באמצעות טרלו טרלו - מערכת ניהול פרויקטים ייחודית, פשוטה וחזקה מבית טובהאם השם ג'ואל ספולסקי אומר לך משהו? אם כן, תרצו לקרוא את הפוסט הזה, מכיוון שהוא מציג את הפרויקט האחרון והגדול ביותר של ספולסקי. ואם לא, כדאי לדעת שזה ... קרא עוד .

מחבר את החלקים יחד

עם זאת, טרלו עדיין לא היה מקום קל להגיע אליו תכנן את יעדי החיים כיצד ליצור לוח חזון ולעמוד ביעדים הגדולים שלךאתה יכול לקרוא להם סלעים גדולים או יעדים גדולים, שעירים ונועזים. יש הקוראים לזה רשימת דלי. ריקון הדלי קורא לפעולה. כאן מוכיח כלי ויזואלי כמו טרלו מועיל. קרא עוד , וניהול משימות משלב של לוח הזמנים לשלב הבא היה מסורבל מאוד.

מסיבות אלה החלטתי סוף סוף לקחת את כל הלקחים שלמדתי ממערכות בעבר בחנתי ושילבתי הכל למערכת ניהול זמן אוטומטית אחת שעושה את זה את כל.

ראשית - צור את גיליון ניהול המאסטר שלך

זרימת העבודה שגנבתי מג'סטין והשתמשתי במערכת Trello עובדת טוב. בעיקרון, אתה מתחיל בצד אחד עם כל המשימות החדשות הנכנסות שלך שאתה צריך כדי איכשהו להשתלב בלוח הזמנים שלך. ואז, משמאל לזה, יש לך רשימה של כל המשימות שברצונך להשלים החודש. משמאל לזה, השבוע.

מערכת זו עבדה עבורי כארבעה או חמישה חודשים. התחלתי לשכוח דברים שהיו בחלק מהרשימות. הם לא עברו ל"יום "ואז פשוט נקברו. המערכת התחילה להכשיל אותי.

אז הנה מה שעשיתי. תחילה עליך ליצור גיליון אלקטרוני של גוגל, וליצור ארבעה גיליונות.

במקרה זה, אתה מתחיל משמאל ויוצר נכנסת גיליון. זה יפרט את כל המשימות הנכנסות מהמערכות השונות האחרות שלך.

מימין לזה, אתה יוצר דרישות חודשיות גיליון. מימין לזה ליצור א דרישות שבועיות גיליון. מימין לזה צור את שלך לוח זמנים שבועי גיליון.

נתחיל לעצב את הגליונות האישיים ברגע. אבל ראשית, צור לוח שנה שבועי ב- לוח זמנים שבועי על ידי יצירת שורה אחת של ימי השבוע ועמודה של כל חצי שעה במשך יום שלם.

כעת, לאחר שההזמנה השבועית שלך מוכנה לשימוש, הגיע הזמן להתחיל להכניס משימות למערכת ניהול הזמן החדשה שלך!

על גיליון נכנס, צור כותרות עבור משימה, פרויקט, תאריך הוסף, תווית, עדיפות, קישור, מתוזמן, ו בוצע.

שדות אלה יהיו הגיוניים ברגע שנתחיל להאכיל את הגיליון "הנכנס" שלך בעדכונים אוטומטיים.

שנית - צור ואוטומציה של יעדי החיים שלך

הראשון מבין הזנות אלה יהיו מטרות החיים שלך.

השיעור החשוב ביותר שלמדתי הוא שכשמדובר ביעדים הגדולים אתה צריך מרחב הוא נקי ומיועד רק למטרה אחת - מהרהר בדברים החשובים להם ביותר אתה.

מכל אפליקציות הניהול הזמניות שניסיתי אי פעם, זו מטרה אחת לשמה ToDoist מושלם.

זה נקי ופשוט. אתה יוצר את יעדי החיים הגדולים האלה בצד שמאל, ואז בצד ימין, אתה מפרק את המטרות הגדולות באמת ליעדי המשנה אליהם תפעל כל החיים שלך.

לדוגמה, אחת ממטרות חיי היא להקים משפחה מאושרת. כמה יעדי משנה של זה היו "לספק ילדות חיובית" לילדים שלי, או "להיות בעל מסור ואכפתי". תחת מטרות המשנה הללו, הם המקום אליו הולכים ספציפיות יותר. לדוגמא, בניית חדר שינה לבת שלי בוודאי תעניק לה חווית ילדות חיובית יותר.

עכשיו, זהו ניתן לפעולה משימה. מה שאתה רוצה לעשות זה להגדיר תוויות למשימות הניתנות להפעלה, כך ש- ToDoist ישלח אותן אוטומטית למערכת ניהול הזמן הראשי שלך.

תצטרך להשתמש ToDoist פרימיום לקבל גישה לתוויות (זה זול ושווה את זה!)

ב- ToDoist, פשוט לחץ על תוויות בסרגל הניווט השמאלי ולחץ על הוסף תווית כפתור.

בדוגמה שלמעלה, לבניית משימת חדר שינה, לאחר יצירת תווית happy_family, הוספתי את המילה "@happy_family" למשימה עצמה, כדי לתייג אותה.

מדוע התוויות האלה עוזרות לך? כי עכשיו אתה יכול להשתמש IFTTT לאתר את המשימות המסומנות ולהכניס את המשימות לחדשה שלך נכנסת גיליון ב- Google Sheets.

ב- IFTTT, פשוט בחר את ההדק ToDoist ובחר משימה חדשה שנוצרה עם תווית.

בשלב הבא תוכלו לבחור מרשימה נפתחת של התוויות שיצרתם, כמו גם את הפרויקט בו השתמשתם בתווית.

לבסוף, קבע את הפעולה לכונן Google, בחר הוסף שורה לגיליון האלקטרוני, והקלד את השם הנכון של הגיליון האלקטרוני שלך ב- Google בו יצרת את הגליון "נכנס".

שימו לב לשדות באותה פלט? אלה אותם שדות שיצרת זה עתה בגיליון האלקטרוני.

אז עכשיו, בכל פעם שתיצור משימה הקשורה למטרות חיים ב- ToDoist ותיישם את אחת התוויות שבה יצרת עבורם מפעילי IFTTT, המשימה הזו תיטען אוטומטית אל הנכנס גיליון אלקטרוני.

תחשוב על זה. עכשיו אתה יכול לשבת, לנקות את דעתך ופשוט לתכנן את יעדי החיים שלך. אין דאגות כיצד לתכנן מה עליכם לעשות כדי להשיג אותם - פשוט סיעור מוחות ותווית משימות שתצטרכו לבצע כדי להגיע לשם. תן לאוטומציה לטפל בשאר.

שלישית - אוטומציה של הדרישות הדחופות שלך

כמובן שחייך הם יותר מסתם מטרות החיים שלך. בואו נודה בזה, דרישות יומיומיות, שיחות טלפון והודעות דוא"ל - כולם מפציצים אותך כל הזמן עם דרישות חדשות ומשימות חדשות. אתה צריך דרך להתמודד גם עם הדרישות הללו.

התשובה לכך היא גם אוטומציה של עדכון "נכנס" מחשבון הדואר האלקטרוני שלך. אל תדאג, זה ממש קל. פשוט צור טריגר IFTTT לכל פעם שאתה כוכב דוא"ל בתיבת הדואר הנכנס שלך.

ואז צור את אותה פעולה כמו שעשית בעבר - הוסף שורה לגיליון האלקטרוני. הקפד להקליד נכון את אותו שם הגיליון האלקטרוני. יהיה עליך גם להתאים אישית את ה- שורה מעוצבת כך שייצא את השדות הנדרשים עבור הטבלה הנכנסת שיצרת.

הדבר החשוב הוא רק לוודא שנושא הדוא"ל מתיישר עם השדה "משימה" בגיליון האלקטרוני שלך.

כעת, בכל פעם שאתה מככב בדוא"ל בתיבת הדואר הנכנס שלך, שורת הנושא של הדוא"ל מתווספת לגיליון האלקטרוני שלך כמשימה נכנסת נוספת.

היופי בכך שכשאתה סורק אימיילים ואתה רואה דוא"ל הדורש את זמנך, הוא צריך להפוך למשימה שתוזמנה לזרימת העבודה שלך. אל תבזבזו את זמנכם בניסיון לבצע את המשימה באופן מיידי. פשוט כוכב בו והמשיך הלאה.

עכשיו שיש לך את יעדי החיים שלך ואת הדוא"ל היומי שלך כל אוטומטיים כדי למלא את המשימות הנכנסות תור של מערכת ניהול הזמן החדשה שלך, הגיע הזמן לארגן את זרימת העבודה של זה מערכת.

רביעית - ארגן את זרימת העבודה שלך בניהול זמן

עכשיו מגיע החלק המהנה. אם השתמשת ב- ToDoist כדי לתכנן את היעדים שלך לטווח הארוך, וכיכבת דברים חשובים בהודעות הדוא"ל שלך, תראה שפע משימות חדשות הגיעו לגיליון!

זכור את מתוזמן ו בוצע שדות שיצרת? ובכן, אלה היו תוספות שלא התמלאו על ידי האוטומציה. הסיבה לכך היא כשאתה בוחר כל שם משימה ומעביר אותם אל ה- החודש או השבוע גיליונות, תצטרך לרשום כי תזמנת את המשימה. לאחר שתשלים את המשימה, תוכלו לסמן אותה כביצוע בשדה Done.

לאחר מתוזמנת משימה, היא קיימת בגיליון חודש או שבוע. הרעיון הוא שעל בסיס חודשי, עליך להעביר את כל המשימות הנכנסות שאתה חושב שתוכל לבצע החודש לחודש החודש גיליון.

ה החודש ו השבוע הגיליונות צריכים לכלול את השדות הבאים: משימה, למי?, תדירות, חזור ו מטרת החיים.

כשאתה מעביר שם משימה מהנכנס לחודש זה, קח את הזמן למלא את השדות האלה. למי (איזה לקוח או אדם) מיועדת המשימה? האם זו משימה שעליך לחזור עליה כל חודש? האם זה מאחת מיעדי החיים שלך?

והכי חשוב, הגדירו מתי צריך להשלים את המשימה עד. מיון לפי שדה זה יעזור לך לתעדף את המשימות לבצע כשאתה מתכנן את השבוע שלך.

זכור, עשה זאת כל חודש. כמו כן, הקדש זמן בתחילת השבוע להעברת משימות מה- החודש גיליון זהה השבוע גיליון. לחלופין, במקרים בהם המשימה תחזור על עצמה מדי חודש, תוכל להוסיף את המשימה ישירות ליומן השבועי שלך ולעדכן את השדה "Next Due".

זה היופי של מערכת זו. זה יכול לעזור לך לנהל הכל - משימות הקשורות לאותם יעדי חיים חשובים, משימות יומיומיות יוצאות דופן מיילים, חובות שבועיות ושבועות שאתה צריך לבצע ולא משנה מה, ואז המשימות החשובות שאתה מוסיף ה נכנסת גיליון בעצמך.

ככל שהמשימות עובדות ועוברות מכרטיסייה לטאב, הן מתוארכות ומתעדפות, ואז סוף סוף תוסיפו אותה ללוח הזמנים שלכם לשבוע הקרוב. זהו לוח הזמנים בלשונית האחרונה מאוד שיצרת בתחילת מאמר זה. זה משתמש ב- אסטרטגיית חסימת זמן חסימת זמן - הנשק הסודי למיקוד טוב יותרהאם אתה מחפש דרך יעילה יותר לארגן את ימי העבודה שלך? נסה חסימת זמן. טקטיקת ניהול זמן זו יכולה לעזור לך לעקוב אחרך תוך שמירה על הסחות דעת, דחיינות ומשימות ריבוי לא יצרניות. קרא עוד שרוב כתב לאחרונה עליו - מה שעובד די טוב.

אתה יכול לשקול קידוד צבע של משימות אלה כאשר אתה מוסיף אותן ללוח הזמנים שלך לשבוע. אולי, צור קוד צבע לכל לקוח אחר או השתמש בצבעים שונים כדי לסמן פרויקטים או סדרי עדיפויות שונים.

המפתח במערכת זו הוא שהיא מסוגלת לטפל בכל דבר, החל מתכנון החיים שלך הגדרת מטרה 5 טעויות קריטיות שיש להימנע מהן בעת ​​קביעת יעדיםהגדרת יעדים היא דרך נהדרת לקצץ בדחיינות ולהגביר את הפרודוקטיביות. אם אין לך יעדים, אין לך כיוון. בלי כיוון, קל לך להרגיש אבוד ומבולבל. למרבה המזל, ... קרא עוד , לפרויקטים שאתה עובד עליהם כרגע.

לאחר מכן הם מיועדים להשגה בכרטיסיות השנייה והשלישית, ולבסוף מתוזמנים ומושגים בכרטיסייה האחרונה. כל עוד אתה ממושמע מספיק כדי לשבת ולהשתמש במערכת זו כדי לתכנן את החודש והשבוע הקרובים שלך, היא תגדיל את התפוקה שלך פעמים רבות.

האם מצאת את מערכת ניהול הזמן המושלמת שלך עדיין? זה נראה כאילו זה יכול לעבוד בשבילך? שתף חוויות וטיפים לניהול זמן משלך בפרק התגובות למטה!

זיכויים לתמונה: ניהול זמן דרך Shutterstock