7 טיפים ליומן Google עבור ניהול זמן טוב יותר במשרד

פרסומת

יומן Google הוא אפליקציה חיונית לכל מי שצריך לנהל את זמנו. לא משנה אם אתה עובד, לומד או אפילו מנסה לארגן מסיבה- האפליקציה תעזור לעקוב אחרכם.

אם אתה עובד במשרד, או סתם רוצה לשפר את כישורי ניהול הזמן שלך 9 דרכים בטוחות לעקוב ביעדי ניהול הזמן שלךאתה רוצה לעמוד ביעדי ניהול הזמן שלך אך פשוט לא נראה שאתה עובר. טיפים וכלים אלה יעזרו לכם להתייחס אליהם ברצינות רבה יותר. קרא עוד , יש כמה תכונות של יומן Google שתמצאו שימושיות. בואו נסתכל מקרוב.

1. שלח תשובה מחוץ למשרד

תשובות מחוץ למשרד אינן רעיון חדש. הם היו מצרך של שירותי דוא"ל מאז שהטכנולוגיה הייתה קיימת; הם אחד מ התכונות הטובות ביותר של Gmail 9 תכונות Gmail מדהימות שאתה כנראה לא משתמש בהןמספר תכונות אימייל מגניבות ב- Gmail קיימות זמן רב מבלי שאיש יטרח להשתמש בהן. בואו נשנה את זה היום. קרא עוד .

עם זאת, התכונה פחות נפוצה ביישומי לוח השנה. המשמעות היא שניהול זמן תמיד היה קצת סיוט, במיוחד אם אתה מנסה למצוא משבצות בחינם ביומנים של אנשים רבים.

יומן Google מציע כעת הגדרה מחוץ למשרד. כשתאפשר זאת, כל פגישה שתזמין במהלך התקופה תידחה אוטומטית. אתה יכול להתאים אישית את ההודעה שאחרים יראו, וגם לשלוט באילו משתמשים יקבלו את ההודעה.

אתה יכול להגדיר הודעה מחוץ למשרד על ידי בחירת התג המתאים כשאתה מבצע אירוע חדש.

התכונה זמינה כרגע ב- G Suite. למרות שגוגל לא אישרה את החדשות באופן רשמי, ההנחה היא כי התכונה תופיע לכל המשתמשים בחודשים הקרובים.

2. נהל את שעות העבודה שלך

תכונה חדשה נוספת שמשתמשי G Suite יכולים ליהנות ממנה היא היכולת לנהל את שעות העבודה שלך.

הרעיון הוא חלק מהדחיפה הרחבה האחרונה של גוגל לקידום רווחה דיגיטלית על פני הפלטפורמות שלה. החברה גם הציגה כלים המנהלים את השימוש באפליקציות שלכם באנדרואיד, מזכירים לעצמכם לקחת הפסקה באנדרואיד ולבזבז פחות זמן בעריכה בתמונות גוגל.

תכונת שעות העבודה מאפשרת למשתמשים להתאים אישית את ימי העבודה שלהם על בסיס יומיומי. הגישה הנוכחית מאפשרת לך רק לקבוע זמן התחלה וסיום מיום שני עד יום שישי.

גוגל יכולה אפילו להציע הצעות לגבי שעות העבודה שלך על סמך הפעילות הקודמת שלך. הפיצ'ר החכם שימושי עבור פרילנסרים המחפשים דרכים להעביר את ניהול הזמן שלהם תחת שליטה.

אם מישהו מזמין אותך לאירוע עסקי או לפגישה במהלך שעות העבודה שאינך עובד, יומן Google יגיד למזמין שאתה לא זמין.

כדי להגדיר את שעות העבודה שלך ביומן Google, עבור אל הגדרות> כללי> שעות עבודה.

3. פרוס את טכניקת חסימת הזמן

זו מלכודת קלה ליפול לתוכה. אתה מסתכל ביומן Google שלך ​​ורואה כמה פגישות ביניהן הרבה זמן פנוי.

אבל מה עם זמן הנסיעה למקום הפגישה וממנו? ומה עם תשובה לכל אותם דוא"ל? וזכרו שאתה עדיין צריך לאכול מדי.

חסימת זמן היא טכניקה פשוטה הן לעובדי המשרד והן לאנשים שרוצים לשפר את ניהול הזמן שלהם. כשהוא פשוט ביותר, הוא מתייחס להקצאה של כל דקה ביום לפעילות מסוימת.

יש לנו בחן את מושג חסימת הזמן ביתר פירוט חסימת זמן - הנשק הסודי למיקוד טוב יותרהאם אתה מחפש דרך יעילה יותר לארגן את ימי העבודה שלך? נסה חסימת זמן. טקטיקת ניהול זמן זו יכולה לעזור לך לעקוב אחרך תוך שמירה על הסחות דעת, דחיינות ומשימות ריבוי לא יצרניות. קרא עוד במקום אחר באתר אם תרצה ללמוד כיצד להישאר על המסלול עם המשימות שלך.

4. ספר לכולם שתהיה מאוחרת לפגישה

לא משנה כמה כישורי ניהול הזמן שלך טובים; כולם מאחרים לפגישה מדי פעם. חשבונאות על כל איחור ברכבת או בתנועה המתעכבת אינה אפשרית.

למרבה המזל, אם אתה מאחר באיחור, לא תצטרך לדאוג להודיע ​​לכל אדם אחר באופן אינדיבידואלי. גוגל מציעה שתי דרכים לספר לכל חבריך המשתתפים על מצוקתך בו זמנית.

1. אתה יכול להגיב לכולם באמצעות דוא"ל באמצעות טופס ההזמנה המקורי.
2. אתה יכול לשלוח הודעה ביומן Google על ידי עריכת האירוע המדובר.

להסבר מפורט יותר על שתי הגישות, עיין במאמר שלנו בנושא כיצד להשתמש ביומן Google כדי לומר לכולם שתאחר לפגישה השתמש בלוח השנה של גוגל כדי לומר לכולם שתהיה מאוחרת לפגישהיומן Google יכול לעזור לך להודיע ​​לחברי הצוות שלך אם תאחר לפגישה. קרא עוד .

5. השתמש בחריצי פגישה

אם יש לך חשבון גוגל לעבודה או לבית ספר, תוכל להשתמש ב- משבצות למינוי תכונה.

זו וריאציה לרעיון שעות העבודה. במקום להעמיד לרשותם את כל יום העבודה שאפשר לראות, תוכלו להגדיר פרקי זמן שאנשים יכולים לארגן אתכם פגישות וקביעת פגישות.

זה שימושי לבוסים שרוצים לארח מדיניות דלת פתוחה במשך כמה שעות בשבוע, או לרופאים, וטרינרים ועורכי דין שעשויים לארח את הניתוחים והמרפאות שלהם בחלון צר בכל יום.

כמובן שהתכונה גם עוזרת לך לנהל את זמנך. לא תיגרר למפגש מחוץ למגרש בטעות.

ניתן לקבוע משבצת פגישה על ידי בחירת התג המתאים בעת ביצוע אירוע חדש.

6. השתמש בתבנית דקות של פגישה

חבר המושבעים עדיין לא יודע עד כמה ישיבות מועילות. המון אנשים נרשמים לרעיון שהם גוררים לאורך זמן רב מדי. הם טוענים ששום דבר לא מוסכם עליהם והם הורסים אפילו את תוכניות ניהול הזמן הטובות ביותר.

אחרים חושבים שהם חלק מהותי בניהול פרויקטים; בלעדיהם התוכניות היו יורדות במהירות לכאוס.

האמת נמצאת איפשהו באמצע. אבל מה שברור לחלוטין הוא שכדי לסכן כל סיכוי לקיים פגישה בזמן ופרודוקטיבי, אתה צריך לקבל הערות פגישה. הם יתארו את המתווה של מה אתם מתכננים לדבר בפגישה נתונה וישמשו רשומה היסטורית בישיבות עתידיות.

יש כמה תבניות של דקות מסמכים של Google Docs 12 תבניות הדקות הפגישה הטובות ביותר למקצועניםפרוטוקול פורמט הפגישה לוכד את עיקרי הדברים. השתמש באחת מתבניות דקות הפגישה האלה כדי ליישם במהירות את פורמט MOM. קרא עוד . אתה יכול לצרף אותם לאירוע יומן Google שלך ​​על ידי לחיצה על סמל קליפ הנייר בתצוגת הפגישה המורחבת. לאחר מכן הדקות יהיו זמינות לכל הנוכחים.

7. גש ליומן של מישהו אחר

היכולת לגשת, לשתף, ולעיתים - לערוך את לוחות השנה של אנשים אחרים, היא חלק חיוני מחייו של עובד המשרד.

לדוגמה, אולי צוות שלם צריך לערוך לוח שנה יחיד על פרויקט מתמשך, או אולי מזכיר צריך להיות מסוגל לנהל את יומנו של הבוס שלהם.

קל לגשת ליומן של מישהו אחר, בתנאי שיש לאדם שבבעלותו את לוח השנה הפכה אותו לשיתוף עם אנשים אחרים כיצד לשתף את לוח השנה של גוגל עם אחריםכדי לשתף את יומן Google, אתה יכול להפוך את לוח השנה לציבורי כך שכל אחד יכול לראות אותו, או שתוכל לשתף אותו עם אדם או אנשים ספציפיים. קרא עוד .

כדי להוסיף לוח שנה, אתה זקוק לכתובת הדוא"ל של האדם האחר או לכתובת האתר הייחודית של לוח השנה. לוח השנה יופיע בצד שמאל תחת "לוחות שנה אחרים.”

• כדי להוסיף אותו באמצעות דוא"ל, אתר את רשימת לוחות השנה בחלונית הימנית, הקלד את כתובת הדוא"ל לכתובת הוסף את לוח השנה של חבר או הוסף לוח שנה של עמית לעבודה בשדה ואז לחץ על להיכנס.
• אם ברצונך להוסיף אותו באמצעות קישור ICAL, עבור אל לוחות השנה שלי, לחץ על הוסף + סמל, ובחר מכתובת אתר מהתפריט.

שפר את ניהול הזמן באמצעות לוח השנה של גוגל

שבעה טיפים וטריקים אלה אמורים לעזור לעובדי המשרד לשפר את האופן בו הם משתמשים ביומן Google על בסיס יומי, ובמקביל לתת לך דרך לשלוט על ניהול הזמן שלך.

אם תרצה ללמוד על דרכים נוספות ביומן Google חזק יותר ממה שעונה על העין, עיין במאמר שלנו בנושא כיצד להשתמש בלוח השנה של גוגל כיומן אישי - - כיצד להשתמש בלוח השנה של Google ככתב עת אישי מהיוםאתה יכול להשתמש ביומן Google כ יומן, יומן או גשש פשוט. עם טיפים וטריקים לוח שנה אלה, זה יכול להיות יותר מתזמון. קרא עוד ותייג את השיפור העצמי שלך לתאריכים בלוח השנה.