הולך ללא נייר: יתרונות, חסרונות ועקיפות דיגיטליות

פרסומת

ה משרד ללא נייר העתיד כאן - המדריך שלך לקיום חיים ללא נייר כיוםללא נייר - מונח שמשמש לעתים קרובות למדי בימים אלה. אבל מה המשמעות? ובאיזו מידה זה חל? אין ספק שכולנו עדיין משתמשים בנייר במידה מסוימת למרות ההתקדמות ... קרא עוד נראה שהוא סוף סוף תופס. בחלק זה יכול להיות בגלל אפילו יותר רעיון פופולרי למינימליזם איך להיות מינימליסט אפקטיבי בחיי היומיום שלךיותר ויותר אנשים בוחרים לאמץ מינימליזם. במצבים מסוימים זה יכול לעורר הרס מתסכל בחיי היומיום שלך. עם קצת תכנון מינימלי זה לא צריך להגיע לזה. קרא עוד . אבל האם הכל נירוונה מצילה עצים או סיוט בממדי A4?

אנו חוקרים את היתרונות והחסרונות, יחד עם עצות מעשיות, כך שתוכלו להחליט על עצמכם ולהמשיך בזה מייד.

היתרונות של משרד ללא נייר

בואו נסתכל תחילה על היתרונות של אמירת אדיוס לנייר.

להיפטר ממכונת הפקס המיושנת

למרות שמכונת הפקס הפכה למכשיר ארכאי, עדיין ישנם כאלה שמתעקשים לתלות עליה בציפורניהם. אלה האנשים שמספר מכונת הפקס שלהם מוצג באופן בולט בכרטיס הביקור שלהם. אלה האנשים שלא יכולים לקבל שמשה שנקרא "אימייל" הומצא, וכתוצאה מכך הם טובעים מתחת לים של נייר פקס.

אם מישהו כזה לחלוטין מתעקש שמשהו צריך לפקס אליך בפקס, יש דרכים להכיל אותם, מבלי שתצטרך להתמודד עם חסימות נייר ועצים שנפלו על מצפונך. שירותים מקוונים רבים יכולים להקצות לך "מספר פקס וירטואלי" והאדם האחר יכול לשלוח פקס למספר זה. לאחר מכן הפקס מומר לקובץ מצורף לדוא"ל ונשלח אליך דרך גבי רשת האינטרנט.

החיסרון הוא שהתוכניות החינמיות לאתרים אלה מגבילות להפליא. כדי לקבל שירות הגון כלשהו, ​​יהיה עליכם לשלם עבור תוכנית חודשית.

יש כאלה שאפשר להסתכל עליהם כוללים מקסמייל, MyFax, RingCentral, פקסבורן, eFax, ו FreeFaxtoEmail.

שיש יותר מקום לטנגו

כרגע יש לי כמה תיבות מלאות במסמכים שחזרו 15 שנה אחורה. הם יושבים במשרד שלי ומחכים לסריקה כדי שאוכל סוף סוף לגרוס את מסמכי הנייר. בינתיים, בזמן שחברתי הטובה ביותר להתמהמהה נשארת איתי, אני כל הזמן מטפטפת על הקופסאות, מכה את מותני נגדם ובאופן כללי נשבעת את ראשי לעברם.

כשאני סוף סוף מתקרב לסריקת העיתון, אני מתכוון לערוך מסיבת גריסה אחת ענקית ומשקה בכל פעם שמסמך עובר את המגרסה (בסוף, אני אהיה חסר רגל לגמרי). אבל מה שאני באמת חולם עליו זה שיש לי שטח עצום במשרד שלי. אני יכול להשתמש במרחב הזה כדי להתחיל לרקוד, או להיאבק את הכלב. ולהזכיר לעצמי איזה צבע הרצפה שלי.

אם אתה חברה שמבלה הרבה כסף על שטח אחסון למסמכים שלך, פשוט תחשוב על כמה תחסוך, סרוק את המסמכים האלה ושורף את כל החלקה. מורל העובדים יעבור דרך הגג.

שמירת הסביבה מעצמנו

היתרון הבולט ביותר הוא כמובן הסביבה. יותר מדי עצים נכרתים ויער הגשם באמזונס נעלם בחלקו כדי להזין את ענף העיסה והנייר. כל מה שאנחנו יכולים לעשות כדי להאט את זה הוא כמובן חדשות טובות לכוכב הלכת עליו אנו חיים. אנו מדפיסים יותר מדי ונבזבז יותר מדי נייר. על ידי מעבר לסביבה נטולת נייר, אתה יכול לעשות את המקסימום בשביל אמא טבע.

אם אתה חייבים להדפיס משהו טיפים וכלים מובילים שיעזרו בהדפסת דפי אינטרנטלא משנה כמה תשתדלו להיות חסרי נייר, לפעמים אתם רק צריכים להדפיס את דף האינטרנט הזה. זה יכול להיות להוראות, מאמר לשיעור, מסירה לפגישה בעבודה וכו '. כפי ש... קרא עוד , ישנן דרכים למזער את כמות הנייר והדיו שאתה משתמש בהן. שירותים כגון הדפס מה אתה אוהב, PrintFriendly, Aardvark, ו המדפיס יעזור לך להסיר אלמנטים מיותרים מדף לפני שתדפיס אותו, כגון מודעות. אבל בכל מקום אפשרי, סרוק ושלח בדוא"ל.

נייר לא נמשך לנצח, אלא קבצים דיגיטליים יימשכו

עובדת החיים שהמאמר לא נמשך לנצח. המגנה קרטה כנראה לא נראית רעננה כמו שהיא נכתבה לראשונה. היומן של אנה פרנק מתחיל להשחים ולהתכרבל בקצוות. נייר פשוט בסופו של דבר מתחיל להישבר, בהינתן מספיק זמן.

אז במילים אחרות, זו דרך איומה לאחסן מידע לטווח ארוך. לעולם אינך יכול להיות בטוח מתי הוא ישחים, יתלוש, יידהה, ​​יתכרבל או פשוט ייזרק כוס קפה על כל זה. אבל קובץ דיגיטלי? בתנאי שתשמור אותו בפורמט פופולרי כמו PDF או TXT ו- עשה גיבויים רגילים 5 עובדות גיבוי בסיסיות שכל משתמש Windows צריך לדעתאנחנו אף פעם לא מתעייפים להזכיר לך לבצע גיבויים ולשמור על הנתונים שלך בטוחים. אם אתה תוהה מה, באיזו תדירות והיכן עליך לגבות את הקבצים שלך, יש לנו תשובות ישר. קרא עוד , הוא תמיד יהיה שם כשתזדקק לו. בעוד עשרים או שלושים שנה זה עדיין ייראה כמו שיצרת לראשונה.

עובדים יכולים לעבוד מרחוק

הבעיה עם הנייר היא שבסביבה משרדית, אם אתה רוצה שעמיתים במקומות גיאוגרפיים אחרים יקבלו עותק, אתה צריך לשלוח אותה בדואר חילזון. זה לוקח זמן (על אחת כמה וכמה אם סניף הדואר מאבד אותו). זמן במקרים רבים פירושו כסף שאבד, עיכוב הזדמנויות ותסכול גובר.

עם זאת, אם קבצים דיגיטליים, ניתן להכניס אותם באופן מקוון לחברה אינטראנט הגדר במהירות את האינטראנט הביתי שלך באמצעות ocPortalהאם אי פעם חשבת על איך זה להיות "דף פורטל" למשפחה שלך, ממש כמו שחברות רבות מציעות לעובדים? האם לא יהיה נוח להחזיק מאגר מרכזי מבוסס אינטרנט ... קרא עוד או wiki 4 מהויקוסים האישיים הטובים ביותר שישמרו על עצמכםמה אם הייתה תוכנת ויקי שנועדה לעזור לך ברמה האישית? אתה יכול להשתמש בו לכל דבר, למשל כדי לתאר את הרומן שלך, לעקוב אחר פרויקטים לשיפור הבית, או לתכנן ... קרא עוד . או שניתן לשלוח אותם בדוא"ל או להכניס אותם לתיקיית אחסון בענן. זה מאפשר לקולגות במשרד האחר לקבל את העותק שלהם באופן מיידי, ללא צורך בהמתנה. אם המסמך מועלה אל אתר שיתוף פעולה 10+ כלים לשיתוף פעולה ללא הרשמה בהם תוכלו להשתמש תוך 10 שניותשיתוף פעולה באופן מקוון יכול לחסוך לך ולצוות שלך זמן וכסף. שיתוף פעולה מהיר יכול לחסוך קצת יותר. כלים אלה מוכנים לשימוש כשאתה. אין צורך בהרשמה. קרא עוד כמו Google Docs או Dropbox, אז כולם בכל המיקומים יכולים להתחיל להשאיר משוב בזמן אמת.

חסרונות משרד ללא נייר

אבל ללכת בלי נייר הוא לא תמיד גן העדן שהוא מתוכנן להיות. טכנולוגיה להציל!

סורק כל. יחיד. חתיכה. של. עיתון.

מיד מהעטלף, זה הדבר הכי מעצבן את כל הארגון. מציאת האנרגיה והנטייה לשבת ולסרוק כל פיסת נייר. זה מייגע, גוזל זמן ולמען האמת, אתה מעדיף לצפות בשידורים חוזרים של שעון המפרץ בטלוויזיה.

אבל יש כמה דברים שאתה יכול לעשות כדי להקל על העבודה. ראשית, סקור כל פיסת נייר והכניס אותה לאחת משלוש ערימות - בהחלט לסרוק, אולי לסרוק, ו שמץ. ה שמץ דברים... טוב... לקרוס אותו ולהיפטר ממנו.

אתה בטח יכול להיפטר מחשבונות בתשלום, קבלות על דברים שבהם פג תוקף האחריות מזמן, מדריכי הוראות (רוב הסיכויים שהיצרן העלה גרסת PDF לא מצליחים למצוא מדריך למשתמש לציוד שלכם? חפש באתרי אינטרנט מומחים אלההבחור הקפדני עם ראיית הנולד יסרוק הוראות שימוש וישמור על מחשב רושם במחשב שלו, או יחפש עותק רך שמופיע לרוב כקובץ PDF באתר היצרן. יש שליש ... קרא עוד באתר האינטרנט שלהם), תלושי פיקדונות בבנקים (אך לא את ההצהרות) וכן הלאה. פשוט לשים עין ביקורתית עליו ולהחליט "האם אני באמת צריך לשמור על זה?“.

אולי סריקה מיועד לדברים שאתה עדיין לא בטוח בהם ואינך רוצה למהר להחלטה. שמור את אלה לצד.

אתה תמצא אז כי בהחלט סריקה ככל הנראה הערמה ניתנת לניהול. כעת צור תיקיות במחשב שלך (מיסים, ביטוח, תלושי משכורתוכו ') וכשאתה סורק מסמך, העביר אותו מייד לתיקיה הרלוונטית והוסף שם תיאורי.

יש אפליקציות הטוענות לזרז את התהליך עבורך (התוצאות מעורבות לדעתי). ל- Evernote ניתן לסריקה, המגלה את קצוות המסמך כשאתה מכוון את מצלמת הטלפון החכם שלך אליו. יש גם Photomyne, אם אתה סורק תמונות. AlternativeTo יש כמה אלטרנטיבות טובות לסריקה אם אתה מחפש משהו אחר. אני אוהב במיוחד את ScanBot אפליקציות הקבלה הטובות ביותר לסריקה, מעקב וניהול חשבונותאפליקציות סורק קבלה אלה יעזרו לכם לסרוק, לשמור ולארגן כל חשבונית לצרכים האישיים או העסקיים שלכם. קרא עוד .

זוכר לגבות הכל

ככל שתסרוק יותר, כך חשוב לך יותר גבה את הכל מדריך הגיבוי והשחזור של Windowsאסונות קורים. אלא אם כן אתה מוכן לאבד את הנתונים שלך, אתה זקוק לשגרת גיבוי טובה של Windows. אנו נראה לך כיצד להכין גיבויים ולשחזר אותם. קרא עוד . מכיוון שאם המחשב שלך מחליט להתאבד או להרוס את עצמו, אין לך גיבויים פירושו שאין לך קבצים לחלוטין. ובמקרים רבים, זה יכול להיות אסון ללא התחשבות (במיוחד אם הפסדת ניירת מס). חברות רבות מניסיוני מציעות עותקים חלופיים של מסמכים במחיר, וייתכן בהחלט שתחליטי לעשות זאת. אבל אתה יכול לישון קל יותר בלילה אם יש לך פיתרון גיבוי בקרבת מקום או מרחוק (או שניהם).

לכל הפחות, יהיה עליך כונן קשיח נייד (קבל שטח של לפחות 1 טרה-בייט). אם יש לך מחשב Windows המדריך האולטימטיבי לגיבוי נתונים של Windows 10סיכמנו כל אפשרות גיבוי, שחזור, שחזור ותיקון שיכולנו למצוא ב- Windows 10. השתמש בטיפים הפשוטים שלנו ואל תתייאש שוב על נתונים שאבדו! קרא עוד להוריד ולהשתמש SyncToy, SyncToy: פיתרון הגיבוי והסנכרון הפשוט של מיקרוסופט [Windows]אם יש לך קבצים במחשב שלך, עליך לגבות. פשוט וקל. רבים מאיתנו מכירים גיבוי ויש המון שיטות ותוכנות לשימוש. היבט נוסף ש ... קרא עוד כלי גיבוי קל במיוחד. משתמשי מקינטוש פיתרון הגיבוי המשולש האולטימטיבי עבור ה- Mac שלך [Mac OSX]בתור היזם כאן ב- MakeUseOf וכמי שמרוויח את מלוא הכנסותיו מעבודה מקוונת, הוגן לומר שהמחשב והנתונים שלי חשובים למדי. הם מוגדרים באופן מושלם לייצור עם ... קרא עוד כנראה יעבור ל מכונת זמן חלוק והשתמש בכונן הקשיח של מכונת הזמן שלך כדי לאחסן קבצים מדיאם הכונן הקשיח של ה- Mac שלך קטן והכונן הקשיח של Time Machine גדול, ייתכן שיהיה כדאי להשתמש בכונן הן לצרכי גיבוי והן לאחסון. קרא עוד . לא משנה מה תחליט להשתמש, עליך להתקין איזשהו מערכת אוטומטית לגיבוי הקבצים שלך באותה שעה בכל יום, מבלי להיכשל.

באופן אידיאלי, יהיה עליך גם גיבוי מרחוק, למקרה שמקומך יציף או יעלה באש. אבל לפני שאתה שולח את הקבצים החשובים שלך לענן, הקפד להצפין אותם בתיקיה מיוחדת 5 כלים יעילים להצפנת הקבצים הסודיים שלךעלינו לשים לב יותר מאי פעם לכלי הצפנה וכל דבר שנועד להגן על פרטיותנו. בעזרת הכלים הנכונים, שמירה על בטיחות הנתונים שלנו היא קלה. קרא עוד ראשון. WinRAR ו- WinZip יכולים להצפין קבצים, כמו גם Veracrypt, וקודמתו המיושנת, TrueCrypt TrueCrypt מת: 4 חלופות להצפנת דיסק עבור WindowsTrueCrypt כבר לא, אבל למרבה המזל יש תוכנות הצפנה שימושיות אחרות. אמנם יתכן שהם אינם מחליפים מדויקים, אך הם צריכים להתאים לצרכים שלך. קרא עוד . אפשרויות הענן כוללות Dropbox, Google Drive, Box ו- SkyDrive.

מציאת בסיס נתונים עם טכנולוגיה מסוג OCR

לאחר סריקת הכל, תוכל לעבור למסלול של תיקיות ותיקיות משנה הממוינות בקטגוריית תאריך וחודש (ואפילו תיקיות יום, אם אתה באמת רוצה לדייק). או שהדלת מספר שתיים היא למצוא איזשהו מסד נתונים עם טכנולוגיה מסוג OCR 4 כלי OCR מקוונים חינם במבחן האולטימטיביעם ההתקדמות בטכנולוגיית OCR, קל יותר להמיר טקסט ותמונות ממסמך ה- PDF הסרוק לתבניות הטקסט הניתנות לעריכה. בדקנו כמה כלי OCR מקוונים בחינם כך שלא תצטרכו לעשות זאת. קרא עוד .

OCR מייצג זיהוי תווים אופטיים, וזו טכנולוגיה שקוראת את הטקסט המודפס בעמוד מסוגל להמיר טקסט זה לטקסט המסוגל להעתיק, או שהוא יכול להחזיר לך תוצאות, על סמך מילות מפתח שאתה נותן זה. זו הטכנולוגיה אשר מניע את אברנוטה כיצד להשתמש ב- Evernote: המדריך הלא רשמיללמוד כיצד להשתמש ב- Evernote בעצמכם לוקח הרבה זמן. זו הסיבה שהרכבנו מדריך זה כדי להראות לכם כיצד לנצל את מלוא התכונות החשובות ביותר של Evernote. קרא עוד וזה מה פרויקט גוטנברג משתמש פרויקט גוטנברג: יותר מאשר רק ספרים בחינםאתרים כמו פרויקט גוטנברג, המציעים למעלה מ- 45,000 ספרים (בזמן הכתיבה), יבטיחו ששום ספר לא ייעלם באמת. גילוי יצירות ספרותיות מעורפלות קל יותר מתמיד. קרא עוד לסרוק את כל הטקסטים ברשות הרבים לספרים אלקטרוניים. טקסט בשני המסמכים ותמונות חמשת כלי ה- OCR הטובים ביותר לחילוץ טקסט מתמונותכשיש לך קצוות נייר, איך אתה יכול להמיר את כל הטקסט המודפס הזה למשהו שתוכנית דיגיטלית תוכל לזהות ולהוסיף לאינדקס? שמור על תוכנת OCR טובה בקרבת מקום. קרא עוד ניתן למצוא, להכיר ולהביא אליך בתוצאות חיפוש כשאתה מזין את המילה הזו.

למטרות חיפוש במסמכים הסרוקים שלך, ברור שאתה צריך למצוא דרך להקל בקלות להשיג את מה שאתה צריך מייד. אז אם אתה עובר בדרך OCR, אתה צריך להחליט. האם אתה מתכוון לשלם ל- Evernote סכום שנתי ולבטוח בהם במסמכים הרגישים שלך? או שאתה מתכוון להוריד משהו במקום זאת ולשמור את הכל במחשב שלך.

האם אתה אנין נייר או סוטה דיגיטלי?

תמיד יש יתרונות וחסרונות לכל דבר, אך אנשים מסוימים עשויים לסבול צמצומים יותר מאחרים. אז הכל מסתכם במה שאתה מוכן לקבל.

עכשיו, האם סריקת הכל חסרת טעם ובזבוז זמן? או שמא הדיגיטליזציה היא דרך העתיד? מה אומרים אתם, קוראים?

זיכויים לתמונה: איש עסקים שוקע דרך Shutterstock.com, כל התמונות האחרות ללא הייחוס מ- PixaBay