פרסומת
במוקדם או במאוחר, תיבת הדואר הנכנס של Gmail הופכת לבלגן מוחץ. יש המון טריקים להתמודדות עם עומס יתר בדוא"ל, אבל יש אחד שמתחת לאף שאתה אולי לא משתמש בו: תוויות Gmail ישנות וטובות.
תוויות קיימות כבר זמן רב, ולכן הן הפכו כמעט לכתמים עיוורים עבור רבים מאיתנו. הייתי משתמש ב- Gmail מאז הקמתו, אך מעולם לא השתמשתי בתוויות עד לאחרונה. זה שינה לחלוטין את הדרך בה אני ניגש לדוא"ל, ולבסוף עזר לי לאלף את הדואר הנכנס שלי.
השימוש בתוויות בהצלחה תלוי בכמה עקרונות פריון ליבה, ממש כמו כל מערכת ניהול מטלה. הנה הטריקים שעזרו לי ויכולים לעזור גם לכם.
תוויות לא צריכות לגרום לך לחשוב
החלת תווית צריכה להיות מכנית; הפעולה שתנקוט בהתבסס על תווית צריכה להיות מכנית.
זה אולי החלק החשוב ביותר בשימוש בתוויות ב- Gmail. בתחילה, תתפתו להציג רשימה ארוכה של תוויות. "כל משימה או אימייל הם ייחודיים", תגיד לעצמך. הימנע מנפילה למלכודת זו. ככל שיש לך יותר תוויות, כך הן גורמות לך לחשוב, זה לוקח לך יותר זמן. אתה חייב פעיל בקרב עייפות החלטות כיצד ליצור הרגל חדש כשנראה שהוא קשה מדי להמשיךהרגלים לא נוצרים בן לילה. בכל שנה אנו מקבלים החלטות אלו הקוראים לשינויים גדולים. אם אתה רוצה הרגל חדש, אתה צריך להיות מוכן למפלים ואיך להתגבר עליהם. קרא עוד , כך זה מה שתוויות צריכות להיות.
ציין כמה שפחות תוויות. כל תווית צריכה לשרת מטרה אחת. ככלל אגודל, השתמש בתוויות ראשוניות אלה והוסף חמש נוספות נוספות הספציפיות לצרכי העבודה שלך.
חמש התוויות העיקריות: היום, בוצע, מחכה, לעשות, תשובה
ממליצים על מספר מומחי תיבת הדואר הנכנס מבצע סריקה יומית של הדוא"ל שלך בבוקר כיצד לנצח התמכרות לדוא"ל על ידי מעקב אחר הרגלי תיבת הדואר הנכנסאימייל חוטף את ימיך, והוא מתגנב בעניין. אתה יכול להחזיר את השליטה לזמנך. גלה כמה זמן אתה מקדיש לדוא"ל ברגע זה וגנב אותו בחזרה. קרא עוד , כך שאתה יודע מה לעשות עם כל דוא"ל. התייחס לסריקה הזו כאל הזמן לסדר את תיבת הדואר הנכנס שלך, ממש כמו שתארגן את רשימת המטלות שלך.
ה כלל אפס של ניהול דוא"ל: אם אתה יכול למחוק אותו, מחק אותו. עבור ההודעות שאתה לא יכול למחוק, אתה יכול בדרך כלל לקטלג אותן בחמש התוויות העיקריות הללו:
- היום: סמן את זה בכל דוא"ל שיש לפעול לביצוע היום. זה בסדר אם דוא"ל מסומן היום כמו גם משהו אחר; העניין הוא לדעת שמייל זה רלוונטי להיום.
- לעשות: אם לדוא"ל יש פרויקט או משימה שאתה צריך לבצע היום, סמן אותו בתווית זו. נקודת המפתח: המשימה צריכה להיות יותר מאשר רק להשיב לאימייל זה. אתה יכול לנסות לחבר את זה עם מיין על מנת להפוך את Gmail ללוח משימות דמוי Trello הפוך את Gmail ללוח משימה דמוי טרלו עםבכוח העבודה המודרני, דוא"לך הופך לרוב לרשימת המשימות שלך. ובכן, עכשיו אתה יכול להשיג ארגון בסגנון Trello ממש ב- Gmail עם סיומת Chrome חדשה, Sortd. קרא עוד .
- תשובה: סמן את זה בכל דוא"ל שצריך תשובה. כך שניתן יהיה לסמן דוא"ל "היום + למשימה + תגובה +" המציין שהוא מכיל משימה שאינה דוא"ל, ויש להשיב עליה בסוף היום.
- מחכה ל: סמן את זה בכל דוא"ל איפה שחשוב לך, אבל אתה צריך לחכות לאדם אחר לנקוט בפעולה. לקחתי את הטריק הזה ממייסד ActiveInbox הטיפים של אנדי מיטשל לניהול עומס דוא"ל כיצד להתמודד עם עומס יתר על תיבת הדואר הנכנס ורשימות מטלות בהודעות דוא"לאימייל הוא לא רק תקשורת, אלא גם מכתיב ברוב המקרים את רשימת המטלות שלך. בואו נדבר על הטיפים הטובים ביותר לקישור הדואר הנכנס לפרודוקטיביות שלנו עם אנדי מיטשל - מייסד ActiveInbox. קרא עוד .
- בוצע: התווית החשובה ביותר. כל אימייל בו לא נדרשת עוד הקלט שלך, סמן אותו כ'בוצע '. אני לא אוהד למחוק דוא"ל מכיוון שאני מעדיף לעבור את השביל הזה; וגם אם אתה מארגן דוא"ל, תשובה מהשולח תחזיר אותו לתיבת הדואר הנכנס שלך. אתה צריך את זה "בוצע!" תווית - במיוחד אם אתה חובב שיטת הפרודוקטיביות של רשימת עשויות.
תוויות נהדרות כמו פלצבו!
בכל פעם שקיבלתי הודעת דוא"ל חדשה, האינסטינקט הראשון שלי היה לפתוח, לקרוא, לענות או למחוק. זה היה משבש בזרימת העבודה שלי. אבל הודעה זו ללא השגחה תפריע לי, כך שבסופו של דבר הפרעתי כל מה שאני עושה כדי לטפל בזה.
עכשיו, אני פשוט מחיל תווית וחוזר לעבוד. אני מתייחס לדוא"ל מאוחר יותר, ברגע שעבודתי הנוכחית תושלם. החלת תווית מעניקה לי את הסיפוק הנפשי מקיום אינטראקציה או כתובת כתובת אימייל, מבלי לבזבז את משך הזמן שהיה לי אחרת.
תוויות הן פלצבו פנטסטי למי שצריך בכפייה לעשות משהו בקשר למיילים נכנסים.
על תוויות להיות קלות לגישה, למריחה ולהזדהות
ל- Gmail יש כלים רבים לייצור תוויות ידידותיות למשתמש ככל האפשר. הקדישו קצת זמן להתאמה אישית של מראה התוויות, זה ישפר את השימוש שלכם.
לך ל סמל גלגל השיניים> הגדרות> תוויות לראות את כל התוויות שלך ולנהל אותן. הנה, אני גם ממליץ מסתיר את מרבית הפריטים האחרים שאתה רואה בסרגל הצד השמאלי Gmail משדרג תוויות בשתי תוספות מעבדות [חדשות] קרא עוד כמו דואר שנשלח, טיוטות, חשוב, קטגוריות, מעגלים ועוד. אם התוויות שלך מופיעות קודם, קל יותר לזהות אותן ולגרור ושחרר להודעות דוא"ל.
כמו כן, קוד את התוויות שלך בצבע. לחץ על התפריט הנפתח הזעיר בכל תווית בסרגל הצד כדי לבחור צבעים. צבעים פשוטים המיושמים על התוויות העיקריות שלך יעזרו לך לזהות אותם בקלות. אני משתמש בתווית ירוקה עבור "DONE!" - זה מספק להסתכל ולדעת שאני לא צריך יותר לטרוח עם הדוא"ל הזה. באופן דומה, אני מסמן את "היום!" תווית עם אדום בוהק כך שתמיד משיכה את תשומת ליבי.
ללא הרחבות, ללא סלסולים
היופי בתוויות הוא בכך שהיא מובנית בג'ימייל. אינך זקוק לתוספות לעיסת זיכרון RAM בהן אתה יכול להשתמש ב- Chrome אך לא באפליקציית Gmail לנייד. זה עובד בצורה מושלמת בכל פעם שאתה פותח את תיבת הדואר הנכנס. מערכות הפרודוקטיביות הטובות ביותר הן אלה שיצאו מגדרכם, וזה מה הם התוויות.
אם יש לך טריק להשתמש בתוויות בצורה יעילה יותר ב- Gmail, נשמח לשמוע! זרוק את ההצעות שלך בתגובות, או שאל את כל השאלות שיש לך.
זיכויים לתמונה: קהיר
מיהר פאטקר כותב על טכנולוגיה ופרודוקטיביות כשהוא לא מתבונן בצפייה חוזרת.
