9 פורמטים של קבצי Office נדירים שאתה צריך לדעת

פרסומת

DOC, XLS, PPT - בואו נראה מה טמון מעבר אלו סוגי קבצים של Microsoft Office בהם אנו משתמשים כבר שנים.

האם שמת לב לחלק מהאפשרויות בפורמט קבצים לא מוכרים שצצות בסוויטת המשרד שלך כשאתה מנסה לשמור קובץ? או שקיבלת קבצים ממישהו באחד מהפורמטים האלה ומצאת את הקבצים "לא קריאים"? אנחנו כאן כדי לספר לך עוד על אלה סוגי קבצים מוזרים למראה כיצד לפתוח סוגי קבצים מוזרים ב- Windowsמחשבים מכירים אלפי פורמטים שונים של קבצים. לפעמים, גם אתה וגם Windows אינם מושגים כיצד לפתוח קובץ מוזר. כך תוכלו להבין כיצד לפתוח קבצים אלה. קרא עוד .

פתק: אפשרויות פורמט הקובץ העומדות לרשותך עשויות להשתנות בהתאם את הסוויטה המשרדית בה אתם משתמשים איזו סוויטת Office מתאימה לך ביותר?תלחצו למצוא עיסוק שאינו דורש עיבוד מילים או מספרים מסוג כלשהו. ואתה אולי תוהה האם Microsoft Office באמת הפיתרון הטוב ביותר? להלן האפשרויות שלך. קרא עוד . בדרך כלל יש פחות אפשרויות לסוויטות משרד מקוונות. Microsoft Office - התוכנית המקורית של Office - כוללת את כולם.

כמה תנאים מועילים למשרד שיש לזכור

לפני שנבדוק פורמטים של קבצים שונים, בואו נסתכל במהירות על כמה "משרדי שיא" אשר יועילו כשאתה מתמודד עם תוכניות Office. שימו לב אם אינכם מכירים תנאים אלה כבר.

1. פורמטים של קבצים מדור קודם: אלה מתייחסים לפורמטים של קבצים שכבר אינם מפותחים (אך עשויים להמשיך להשתמש).

2. OOXML או OpenXML: OOXML מייצג את Office Open XML - פורמט קובץ שמיקרוסופט הציגה בשנת 2007. אל תבלבלו את זה עם Open Office XML, שהיה תבנית קובץ שפותחה כחלק מחבילת Office open source משרד פתוח.

3. חוברת עבודה: חוברת עבודה היא רק קובץ אקסל שמכיל גליון עבודה אחד או יותר גיליונות אלקטרוניים.

4. מאקרו: מאקרו היא תוכנית זעירה שיכולה לעזור לכם לבצע אוטומציה של משימות חוזרות ב- Excel. כשאתה מקליט מאקרו, זה כאילו אתה יוצר רצף של הוראות באמצעות מקשי מקשים ופעולות עכבר. ברגע שאתה שומר ומפעיל את המאקרו, הוא מבצע את הרצף הזה מבלי לבקש את הקלט שלך.

5. תוספת: תוסף מרחיב את הפונקציונליות של תוכנית Office שלך ​​עם כמה תכונות נוספות שימושיות. לדוגמה, התוספת של Office 2003 / XP [כבר לא זמינה] מאפשרת לך להסיר נתונים מוסתרים (כגון הערות) ממסמכים.

DOCX, XLSX, PPTX

קבוצת תוספי הקבצים הזו, שקרה במקרה ב- OpenXML, הפכה לברירת המחדל ב- Microsoft Office 2007, החלפת תבניות DOC, XLS ו- PPT ב- Microsoft Word, Microsoft Excel ו- Microsoft PowerPoint, בהתאמה.

אם תמיד השתמשת ב- DOC, XLS ו- PPT, מערך חדש זה עשוי לקחת קצת התרגלות.

פאוורפוינט היקר:
כמשתמש ב- Mac, נמאס לי לעסוק בסוגיות המרה בכנסים.
.xlsx ו- .docx הבינו, למה לא?

- קארי קנינגהם (@CurryCunningham) 16 בפברואר 2016

תבחין שקבצים בפורמטים החדשים יותר הם קטנים יותר מאשר אלה המתאימים בפורמטים מדור קודם. הסיבה לכך היא שהם מגיעים עם מנגנון דחיסה ללא אובדן. כדי לשתף קבצים אלה עם אנשים המשתמשים בגירסאות ישנות יותר של Microsoft Office, אתה יכול לבחור לשמור את קובץ OpenXML בגירסת המתאימה הקודמת באמצעות קובץ> שמור בשם.

אם אתה הפעלת גרסת Microsoft Office לפני 2007 אתה עדיין יכול לקנות את Microsoft Office 2003 באופן מקוון ואנחנו מראים לך היכןבעוד ש- Office 2016 מופעל, ישנם אנשים שעדיין מייחלים לאופיס 2003 במקום. להלן הנחיות לתיקון 2003. קרא עוד , באפשרותך להציג ולערוך קבצי OpenXML בקלות על ידי התקנת חבילת התאימות של Microsoft Office [אין עוד זמן זמין]. או שתוכל לתת לסיקאת לשכנע אותך שדרוג ל- Microsoft Office 2016 13+ סיבות שעליך לשדרג ל- Microsoft Office 2016Microsoft Office 2016 כאן והגיע הזמן שתקבלו החלטה. שאלת הפריון היא - האם לשדרג? אנו נותנים לך את התכונות החדשות ואת הסיבות הרעננות יותר שיעזרו לך ... קרא עוד .

חלק מהסוויטות המשרדיות האחרות כמו Google Docs תומכות גם בפורמטים של OpenXML, לכן אין לכם בעיה לייבא, למשל, קובץ XLSX אל Google Docs.

אגב, פורמטי OpenXML אלה הם בעצם קבצים עם רוכסן המכילים תיקיות נפרדות למדיה, קבצי XML וכו '. משמעות הדבר היא שאתה יכול, למשל, להציג את התוכן של קובץ DOCX על ידי שינוי שם התוסף מ- DOCX ל- ZIP. זה די נוח כשאתה צריך לגשת לתמונה המוטמעת בקובץ DOCX בלי למעשה צריך לקרוא את הקובץ בפורמט זה.

ODT, ODS, ODP

שלישיית סוגי הקבצים הזו היא בתבנית המסמכים הפתוחים (ODF), שהיא פורמט קובץ סטנדרטי החף ממגבלות שימוש מכל סוג שהוא. המשמעות היא שכל חברה יכולה ליישם פורמט זה כחלק מהתוכנה שלה. אין פלא ש- ODF משמשת בתוכנות משרד שונות, הן קנייניות והן קוד פתוח, כולל משרד פתוח, גוגל מסמכים, LibreOffice, סוויטת אופיס Zoho, ו AbiWord.

אם אתה מנהל את Office 2010 ומעלה, תוכל לפתוח קובצי ODT (לעיבוד תמלילים), ODS (לגיליונות אלקטרוניים) וקבצי ODP (למצגות) בקלות, מכיוון שגירסאות אלה מגיעות עם תמיכה מקורית בקבצי ODF. עבור גרסאות קודמות של Microsoft Office, תוסף OpenXML / ODF מתורגמן זה בחינם זמין ב- SourceForge מועיל.

כמובן שאם תרצו לקרוא קובץ ODF חד-פעמי, תוכלו באותה מידה להעלות אותו ל- Google Docs ולהציג אותו שם. אתה יכול אפילו להוריד קבצי Google Docs ב- ODF.

Microsoft Office אינו תומך בחלק מהתכונות הרגילות שלו (או תומך בהן באופן חלקי בלבד) בקבצי ODF.

XLSB

XLSB, העומד על חוברת העבודה הבינארית של Excel, מתנהג פחות או יותר כמו פורמט XLSX, אלא שהוא שומר נתונים בפורמט הבינארי. היתרון העיקרי שלה על פני XLSX הוא שהקודם קוצץ את גודל הקובץ בהפרש משמעותי, וכתוצאה מכך מזרז את פעולות הקריאה-כתיבה.

אם אתה יכול? לא לשלוח קובץ Excel כיוון שהוא? זה גדול מדי, שמור אותו כ .xlsb. זה יכווץ את הגודל!

- טיפים בגוגל (@GoogleTipsFacts) 17 בינואר 2016

אם אתה רוצה לדחוס גיליון אלקטרוני כדי לחסוך מקום אחסון ולהקל על העברות קבצים, XLSB הוא פיתרון טוב. יתכן ותרצה לשמור קובץ מבחן כ- XLSB לפני שתשתמש בפורמט זה על בסיס קבוע.

התפיסה היא ש- XLSB לעתים רחוקות תואם לסוויטות משרדי שמעבר לתחום של מיקרוסופט, כך תעשה זאת ובכן לדבוק בפורמט אוניברסלי כמו XLS למקרה שאתה מתכנן לשתף את הקובץ שאתה נמצא בו חוסך. אם אתה יודע מקבל זה משתמש בחבילת משרדים התומכת ב- XLSB, אל תהסס לשלוח אותו בפורמט זה כדי להאיץ את העניינים.

אם אתה מקבל קובץ XLSB, אל תפתח אותו אלא אם כן אתה סומך על השולחמכיוון שקבצי XLSB תומכים במקרואים ויכולים להכיל קוד זדוני. כמובן, הגדרת ברירת המחדל של מיקרוסופט לאבטחה של פקודות מאקרו מושבתות קיימת כדי לשמור על בטיחותך, אך מדוע להזמין בעיות?

PPS, PPSX

PPS או PowerPoint Slide הוא מצב המצגת עבור קבצי PPT (תבנית PowerPoint). משמעות הדבר היא שכשאתה לוחץ על קובץ PPS, הוא ייפתח כמצגת שקופיות באופן ישיר - די נוח כשאתה רוצה התחילו במצגת מבלי לגשש בכדי להגיע לאפשרות מצגת השקופיות.

טיפ טיפ עליון לגרום לאנשים לחשוב שאתה אשף: שנה שם לקבצי PowerPoint שלך כך שהם מסתיימים ב- .pps לפני המצגת.

- פול ברייירלי (@paulopadopalos) 9 בדצמבר 2015

PPS אינו ניתן לעריכה, כלומר להציג רק אם אתה פותח אותו על ידי לחיצה כפולה על הקובץ. למרבה המזל, המרת PPS ל- PPT (ניתן לעריכה) ובחזרה קלה כמו שינוי שם סיומת הקובץ .pps ל- .ppt או להפך כנדרש.

כמובן שאתה לא צריך את ההמרה שלעיל כדי לערוך את ה- PPS. אתה יכול לגרור ולשחרר את קובץ ה- PPS ממסייר Windows לחלון PowerPoint ריק. לחלופין, אתה יכול להשתמש ב- קובץ> פתח אפשרות ב- PowerPoint לפתיחת גרסה הניתנת לעריכה של ה- PPS. זה חל גם על עריכת קבצי PPSX.

עבור משולבת PPTX-PPSX, ההמרות הן מעט מורכבות יותר. תצטרך לפתוח את Microsoft PowerPoint ולהשתמש ב- קובץ> פתח אפשרות לפתיחת קובץ PPSX, ואז להשתמש בקובץ שמור כ תיבת הדו-שיח לשמירת קובץ המצגת כ- PPTX.

אם כבר מדברים על המרות קבצים, סימניה מדריך ממיר הקבצים של Microsoft Office שלנו המדריך השלם לממיר קבצים של מיקרוסופטאם אי פעם המרת קובץ טקסט, כמו PDF ל- Word, אתה מכיר את האתגר. לפעמים זה קל כמו הדפסה, בפעמים אחרות אתה צריך כלים מיוחדים. הכנס למדריך הממירים הזה. קרא עוד לקבלת מידע מעמיק על המרה בין פורמטים של קבצים שונים.

הפוך את תבניות הקבצים להתנהג

אם אתה רוצה דרך מהירה ואמינה להציג קבצים מקוונים בפורמטים שונים, נסה פיתרון כמו rollMyFile או מציג מקוון של Docs. אם אתה מחפש תוכנת המרה, אנו ממליצים זמזר. זה אחד האהובים עלינו כלי המרת פורמט קבצים בחינם - - כיצד להמיר כל פורמט קבצים מקוון עם כלים בחינםאם אתה צריך להמיר קובץ, הנה רשימת האתרים האולטימטיבית שאליה אתה צריך לפנות. קרא עוד .

למוצרי Microsoft Office אחרים כמו Access יש פרוטוקול משלהם לשמירת קבצים, אך לעת עתה בחרנו להתמקד בשלישייה הפופולרית ביותר של Microsoft Office: Word, Excel ו- PowerPoint.

כשמדובר בסוויטות משרדיות, דבר אחד ברור: פורמטי הליבה מדור קודם במיקרוסופט אופיס לא ילכו בשקט. אפילו בשנת 2016 נראה כי DOC, XLS ו- PPT הם הפורמטים הכי אמינים ותואמים שאפשר לשמור קבצים בהם, במיוחד אם אתה מתכוון לשתף אותם עם אחרים.

באילו פורמטים אתה שומר את קבצי Microsoft Office שלך? האם אתה מגלה לעיתים קרובות בעיות תאימות כשאתה משתף אותם עם אחרים? איך אתה פותר אותם? נשמח לדעת!

נקודות זכות: תפיסת גיליון אלקטרוני לתכנון פיננסי של חשבונאות מאת Rawpixel.com דרך Shutterstock, דובר בכנס ומצגת עסקים. קהל באולם הישיבות. מאת מטג 'קסטליץ' דרך Shutterstock