אתה יכול לשפר את הפרודוקטיביות שלך על ידי תזמון משימות כראוי ומזעור הסחות דעת. אבל איך מתעדפים משימות? הצבת הכל ברשימת המטלות שלך מבטיחה שתבצע קודם את המשימות החשובות ביותר, ואחריהן המשימות המשניות.
ברגע שיש לכם רשימה של כל המשימות שלכם, הקדישו זמן לארגן ולתעדף אותן בכדי להבטיח שתעשו את הדברים הנכונים בזמן הנכון. במאמר זה תלמד כיצד לתעדף את המשימות שלך בהתאם למידת תשומת הלב הדרושה וכיצד תוכל להשתמש בעקרון אייזנהאואר לביצוען כהלכה.
סוגים שונים של תשומת לב
לפני שתעדיף את המשימות שלך, בואו נבין את סוגי תשומת הלב השונים שכל משימה זקוקה לה.
1. תשומת לב יזומה: זהו סוג תשומת הלב שצריך למקד ולהתמיד בכדי להשלים את המשימות הקשות או המורכבות ביותר. כתיבת התזה שלך, שליחת מיילים להצעת פרויקט, פתרון בעיה אקדמית, יצירת סרטון יוטיוב הן המשימות שדורשות את המיקוד הרב ביותר. כדי לבצע את המשימות הללו, עליכם לשים לב באופן יזום.
2. תשומת לב פעילה: תשומת לב פעילה מתייחסת לתשומת לב זהירה הנדרשת להתמודדות עם משימות יומיות חוזרות ונשנות ברמה בינונית. רוב הפעילויות היומיומיות הקלות יותר, כמו קביעת פגישות שלך ביומן Google, שליחת מיילים ממתינים, שליחת מסמכים חשובים לעמיתים, דורשות התייחסות פעילה. למרות שאתה לא יוצר משהו באופן יזום, אתה עדיין זקוק לתשומת לב מסוימת כדי לבצע את הדברים.
3. תשומת לב לא פעילה: למשימות קלות יחסית שתוכלו לבצע אוטומציה נדרשת תשומת לב מינימלית. ניקוי דואר זבל מהדואר שלך, ביטול דוא"ל טיוטה, שליחת הזמנות לאירועים לרשימת עמיתך, כל הפעילויות הללו דורשות לחיצה אחת שלך. למשימה כזו אינכם זקוקים לתשומת לב אקטיבית ראויה.
מתן עדיפות למשימות על פי רמת הקשב
סדר עדיפות למשימות שלך בהתאם לרמת תשומת הלב הדרושה היא דרך מצוינת לרשום את הפעילויות היומיומיות שלך.
כל אותן משימות הדורשות התייחסות יזומה בטוחות בעלות חשיבות גבוהה עבורך. שווה להשקיע יותר זמן במשימות אלה, לכן הם צריכים להיות אלו איתם אתה מתחיל את יומך. כמו כן, נסו להקצות את השעות הכי ממוקדות ורעננות ביום שלכם לפעילויות אלו. לתפוס כוס קפה ולזרוק אוזניות עשוי לעזור לכם להישאר יוזמים.
משימות הדורשות תשומת לב לא פעילה עומדות בין פעילויות פרו-אקטיביות ובלתי פעילות. אתה יכול להקצות שעות אלה במהלך היום שאינך פעיל או לא פעיל. אם אתה צריך להתקשר לחבר שלך, ייתכן שהבוקר לא יהיה הזמן הנכון לעשות זאת. לכן, אל תבזבז את שעות הפעילות שלך על פעילויות כאלה.
אתה יכול לתזמן את המשימות שדורשות רק את תשומת לבך הלא פעילה לשעות האלה ביום שאתה נכנס לאזור העצלן. זה הזמן המושלם לבדוק אותם במהירות ברשימות המטלות שלך. בדרך זו, תנצל את השעות העצלות שלך לעשות משהו פרודוקטיבי ככל שמתקדם היום.
בואו ליישם את המושגים הנ"ל ל העדיפו בראש סדר העדיפויות את רשימות המטלות שלכם. לשם כך, עיין ברשימת 6 המשימות שעליך לבצע במהלך היום.
רשימת המשימות שלעיל, כתיבת התסריט וצילום הסרטון ביוטיוב דורשת את מרבית תשומת ליבך. לכן, לחץ על שתי המשימות הללו והגדר את העדיפות לאחת.
1. לחץ על שלוש נקודות מול כל משימה.
2. הגדר את עדיפות לדגל האדום.
תראה את כל המשימות עם עדיפות אחת תעבור מעל כל המשימות האחרות.
בזמן שאתה פוגש את הבוס שלך ומתקשר לחבר שלך, אתה לא צריך להיות יוזם. עם זאת, אינך יכול לעשות גם כאשר אתה עצלן וגם רדום. לכן, הגדר משימות אלה כעדיפות השנייה שלך על ידי בחירת הדגל הכתום מתוך הגדרות העדיפות.
שליחת הזמנות דוא"ל לעמיתים והעברת הנתונים ל- MS-Excel הן שתי משימות הדורשות התייחסות לא פעילה שלך. אז הגדר אותם לעץ העדיפות שלך על ידי בחירת הדגל הכחול מתוך הגדרות העדיפות.
כך תוכל לתעדף את המשימות ברשימת המטלות שלך על ידי החלטה מה יהיה יזום, לא פעיל ופעיל. רק מתן תשומת לב מתאימה המתאימה לכל משימה תשומת לב מחייב אותך לעמוד ביעדי היעילות שלך.
לאחר שתעדף את המשימות היומיומיות שלך והבנת את תשומת הלב הדרושה לכל אחד, הגיע הזמן להתאים אותם ליום העבודה בפועל. שיטת אייזנהאואר היא שיטה ידועה המלמדת כיצד להתמודד עם סוגים שונים של משימות שגרתיות.
קָשׁוּר: יישומי המטלות הטובים ביותר להתמקד במשימות
הצבת משימות בלוח הזמנים היומי שלך באמצעות מטריקס Eisenhower
לדברי אייזנהאואר, אתה יכול לחלק את כל המשימות לארבע קטגוריות שונות, תלוי כמה הן חשובות ודחופות. ואז, אתה עושה את זה באופן מיידי, האצלת אותו, דוחה אותו או זורק אותו לגמרי.
בואו נדון בקצרה בכל אחת מהקטגוריות הבאות:
- תעשה את זה: הכוונה היא לסיום משימה שלא תוכלו להימנע ממנה. על ידי ידיעת החשיבות שלה ורגישות הזמן, אתה משלים אותה מיד.
- האציל את זה: אתה מעביר את המשימה למישהו אחר, והם מטפלים בה.
- דחו זאת: אתה רוצה לעשות את זה בעצמך, בהמשך היום. אלו המשימות שתוכלו להניח בצד ולתזמן בהתאם.
- זרוק את זה: הכוונה היא לזרוק משימות שאינן שוות את זמנך ומשימות אלה אינן הסחת דעת.
להלן האופן שבו שיטת אייזנהאואר חלה על משימות אצל טופיסטים.
צילום הסרטון ביוטיוב הוא המשימה הראשונה, אז כדאי לכם תעשה את זה ראשית שכן זה בראש סדר העדיפויות שלך. העדיפות הבאה שלך היא כתיבת תסריט, משהו שאתה יכול נָצִיג לסופר שלך. באופן דומה, באפשרותך להאציל את משימת העברת הנתונים ל- Excel.
לפגוש את הבוס שלך ולקרוא לחברים שלך יכול להתעכב, כך לִדחוֹת שתי המשימות הללו. לבסוף, אם אתה קצר בזמן, אתה יכול מזבלה שליחת הזמנות בדוא"ל ועשה אותן בהמשך.
זו הדרך הפשוטה והיעילה ביותר לנהל נכון את שגרת העבודה שלך. אחרת, אתה עלול להיות עסוק במיוחד בהשלמת המשימות בזמן הלא נכון ולא יעיל מלבד היותך פרודוקטיבי.
קָשׁוּר: גיליון צ'אט של קיצורי דרך טודואיסט לניהול משימות
הפק יותר מרשימות המטלות שלך
בין אם אתה אדם של בוקר או ינשוף לילה, סנן את השעות היעילות ביותר שלך והקצה אותם לביצוע משימות הדורשות התייחסות יזומה. העדיפות שלך צריכה להיות לא לתת למשימות לא פעילות ופעילות להסיח את דעתך מהמשימות הפרואקטיביות.
התחל להשתמש באפליקציות פרודוקטיביות שעוזרות לך לבצע ביצועים טובים יותר במצבי לחץ ולהישאר ממושמע.
זמן ולחץ יכולים לגרום לכם להיות פרודוקטיביים יותר. הוסף את יישומי הפרודוקטיביות המועילים האלה לזרימת העבודה שלך לקבלת תוצאות חיוביות!
קרא הבא
- פִּריוֹן
- רשימת מטלות
- GTD
- ניהול משימות
- מוֹקֵד
- טיפים לפריון
שאן עבדול הוא בוגר הנדסת מכונות. לאחר סיום לימודיו החל את דרכו כסופר עצמאי. הוא כותב על שימוש בכלים ותוכנות שונים כדי לעזור לאנשים להיות פרודוקטיביים יותר כסטודנטים או מקצוענים. בזמנו הפנוי הוא אוהב לראות קטעי וידאו בנושא פרודוקטיביות.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
צעד אחד נוסף !!!
אנא אשר את כתובת הדוא"ל שלך בדוא"ל ששלחנו לך זה עתה.