פרודוקטיביות 101: כיצד להשתמש בשיטת קבלת דברים (GTD)

האם אתה מרגיש שאתה מעבד מספר משימות ופרויקטים בראשך אך לא ממש מסיים אותם? כאשר אתה חושב הרבה על משימות, פרויקטים ויעדים, זה הופך למאתגר עבור המוח שלך להתמקד בפרודוקטיביות.

באמצעות ניהול משימות שיטתי, Get Things Done (GTD) עוזר לך להפחית לחץ נפשי. למידע נוסף על שיטת GTD, תהליכים וכיצד לארגן לביצוע משימות ביעילות.

מהי שיטת ביצוע דברים (GTD)?

חמשת השלבים, כלומר לכידה, הבהרה, ארגון, סקירה והפעלה, בונים את מערכת ה- GTD ההופכת את אנשי המקצוע או הפרילנסרים לפרודוקטיביים יותר בעבודה או בבית.

יהיה עליך להשקיע כמה שעות פרודוקטיביות בהגדרת שיטת GTD והכלים שלה. עם זאת, השקעה כה קטנה של אנרגיה וזמן תשתלם למשך שארית חייך אם אתה מתרגל זאת ללא הרף.

כאשר אתה מיישם את מערכת ה- GTD לכל משימה מקצועית או אישית, תתחיל לראות את היתרונות הבאים:

1. תחסוך יותר זמן ותוכל להשיג את האיזון הנכון בין החיים האישיים והמקצועיים.
2. תוכלו להיות יעילים ופרודוקטיביים יותר באמצעות ניהול משימות. בסופו של דבר, תהיה חופשי ממתח נפשי.
3. תוכלו להימנע מפגיעה בפרויקט על ידי התמקדות במשימות משמעותיות יותר.
4. אתה נהיה יצירתי יותר מכיוון שהמוח שלך לא צריך לעבד נתונים מיותרים.

מתי כדאי לאמץ את שיטת GTD

אתה יכול ליישם כמעט את מערכת GTD להשלמת כל חובות מקצועיות או אישיות. פרילנסרים ואנשי מקצוע המטפלים במשימות רבות צריכים לתרגל GTD כדי להישאר פרודוקטיביים. התרחישים האמיתיים המתאימים ביותר למערכת GTD הם:

1. אתה חושש שאולי תשכח את המשימות הקטנות אך המכריעות של כל פרויקט.
2. אינכם בטוחים במעקב אחר כל הדברים.
3. אתה מבצע מספר תפקידים בחיים המקצועיים והאישיים שלך.
4. לעתים קרובות אתה מוצא את עצמך יוזם פרויקטים שונים אך לא מצליח להשלים אותם בזמן.
5. מעולם לא ניסית את הגישה איך משיגים דברים לניהול משימות.

איך עובדת שיטת GTD

שלב ראשון: לכידה

דייוויד אלן, מפתח שיטת ה- GTD, מדגיש את לכידת המשימות והרעיונות בכתב או באחסון דיגיטלי כדי לשמור על המוח ללא לחץ.

לפיכך, עליך לאחסן מיד אירועים, רעיונות, פגישות, משימות, משימות, משימות משנה, הפניות לפרויקט וכו 'בתיבת הדואר הנכנס שלך. תיבת דואר נכנס זו יכולה להיות מערכת תיוק מבוססת נייר או אפליקציות כמו Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote וכו '.

תיבת דואר נכנס היא ייצוג חזותי של האלמנטים שאתה צריך לטפל בהם באופן קבוע בעבודה או בבית. זהו הצעד הראשון לקראת זרימת עבודה אישית מבוססת GTD. שלב זה דורש הרבה אנרגיה וזמן מכיוון שאתה צריך לעבור תהליכי חשיבה נרחבים כדי ללכוד את כל המטלות והרעיונות במקום אחד.

תוכל ללכוד ביעילות את כל המשימות בתיבת הדואר הנכנס שלך באמצעות אפליקציות ניהול זמן מבוססות GTD כמו Trello, אסאנה, מושג, Evernote, nTask, ClickUp וכו '.

שלב שני: הבהירו

לאחר שאכלסת רעיונות ומשימות בתיבת הדואר הנכנס של GTD, עליך להמיר את האלמנטים העמוסים האלה לשלבים הניתנים לפעולה. עקוב אחר רשימת הבדיקה שלהלן עבור כל פריטי תיבת הדואר הנכנס שלך:

1. השלם את המשימה מיד אם זה לוקח פחות משתי דקות.
2. אם הפרויקט מאפשר, חפש הזדמנויות להאצלת המשימות.
3. שים פריטי הפניה כמו מסמכים, קבצים, פרטי קשר וכו 'במקטע ההערות של משימה ספציפית.
4. אם אתה צריך להשלים משימה בעתיד, הקצה תאריך יעד.
5. מחק כל אלמנט שאינו רלוונטי בהקשר אישי או מקצועי.

קָשׁוּר: מדריך למתחילים לשימוש באסאנה למעקב אחר כל פרויקט

שלב שלישי: ארגן

כדי לארגן את המשימות שלך, עליך לרשום אותן ברשימת המטלות הזמנית לצורך עיבוד נוסף על בסיס הפריטים הבאים:

1. לוּחַ שָׁנָה: עליך להזין פגישות בלוח השנה שלך. אתה יכול להתחיל להשתמש באפליקציות לוח שנה, מכיוון שאלו יעילים יותר מיומנים מבוססי נייר.
2. הפעולות הבאות: המשימות שאינן מתאימות לשום פרויקט צריכות להיות ברשימת הפעולות הבאות. אתה יכול לקבל רשימות שונות הקשורות להקשר כמו מטלות, אישי, עבודה, שיחות טלפון וכו '.
3. פרויקטים: עליכם לארגן פרויקטים ברשימה נפרדת על סמך ההקשרים. הקצה מועדים ספציפיים לכל משימה בפרויקט ועיין ברשימת הפרויקטים מדי יום.
4. מחכה ל: אם אתה מאציל משימות פרוייקט אחרות לאחרים, עליך לנהל רשימת תזכורות למשימות אלה.

רשימות מטלות ואפליקציות לרישום הערות כמו TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote וכו ', עוזרים לכם לארגן ולצפות ברשימות המטלות שלכם.

שלב רביעי: לעסוק

אתה מפיק באופן שיטתי את המשך הפעולה בשלב Engage על ידי שימוש בארבעת הקריטריונים הבאים:

1. הֶקשֵׁר: יהיו לך משימות שונות הקשורות לעבודה, לחיים ולתחביבים. אלה ידועים כהקשרים. עליכם ליצור רשימות מטלות נפרדות לכל אחד מההקשרים הללו.
2. זמן זמין: אם יש לך בערך 15 דקות בנסיעה ליעד שלך, אתה כנראה יכול לעצור בחנות מכולת לרכוש פריטים שרשמת ברשימת הקניות שלך.
3. אנרגיה זמינה: קבעו משימות מורכבות למועד שבו אתם יותר נמרצים. השאירו את המשימות הפשוטות לשעות ברמת אנרגיה נמוכה.
4. עדיפות: תוכלו גם לזהות מה לעשות הלאה בהתאם לסדר העדיפויות של המשימות ברשימת המטלות.

כלי ניהול משימות העוקבים אחר שיטת GTD יאפשרו לך להוסיף תצוגות משימות מותאמות אישית עם מסננים. מסננים אלה יכולים להיות בראש סדר העדיפויות, תאריך פירעון, מוענק, מילות מפתח, תאריך יצירה וכו '. אפליקציות כאלה גם הופכות את שיטת GTD לאוטומטיות באמצעות תצוגות כמו היום, הקרוב, הצגה הבאה, הקשרים באמצעות תווית וכו '.

קָשׁוּר: התכונות הטובות ביותר של nTask לניהול פרויקטים חלקים

שלב חמישי: סקירה

סקירת רכיבי GTD כמו ערכי לוח שנה ורשימות מטלות מעדכנת את מערכת ה- GTD שלך. בשיטת GTD תוכלו לתרגל ביקורות שבועיות לקבלת התוצאה הטובה ביותר. שלב הבדיקה מאפשר לך לחדד את תהליכי ניהול הזמן שלך ולזהות את השלבים הבאים.

כלים לניהול משימות שאולי אתה משתמש בביצוע דברים שיבוצעו מבצע אוטומציה של שלב הבדיקה. אפליקציות כמו אינפיניטי, טרלו, אסאנה, טודואיסט וכו 'מגיעות עם תבניות ביקורת GTD מובנות. תבניות אלה מספקות את כל נקודות הבידוק שעליך לעבור לבדיקה שבועית מוצלחת של זרימת העבודה שלך ב- GTD עבור כל פרויקט או משימה.

האפליקציות מאפשרות לך גם להתאים אישית את תבניות הביקורת הללו בהתאם לצרכי הפרויקט שלך. לדוגמה, אתה יכול ליצור סקירה דו-חודשית ולא סקירה שבועית. אתה יכול ליצור הערות משימות או משימות משנה כדי לקבוע את ההשתקפויות השבועיות שלך ואת המיקוד לשבוע הבא.

הפוך לפרודוקטיבי יותר עם מערכת הענקת דברים

שיטת GTD מחלקת את כל תהליך ניהול המשימות לחמישה שלבים פשוטים: לכידה, הבהרה, ארגון, בדיקה והשתתפות. מערכת GTD וכלים לביצוע הדברים עוזרים לך לנצל את יכולת המוח יותר בסיום המשימה מאשר מחשבות לא יצרניות.

לקבלת פרודוקטיביות מיטבית, דע כיצד לבחור את האפליקציה הטובה ביותר לניהול משימות תוך אימוץ קבוע של שיטת GTD.

מדריך ניהול משימות מקוון: 10 טיפים לבחירת האפליקציה הנכונה

אם אתה מחפש לבחור אפליקציה לניהול משימות לניהול יעיל יותר של הפרויקטים שלך, הנה כמה דברים שיש לקחת בחשבון!

קרא הבא

על הסופר