כיצד לכתוב מיילים מקצועיים? 8 כללים פשוטים לחיות

אנו שולחים ומקבלים מיילים כל יום. עם זאת, אנו מבצעים טעויות מביכות שלא נוכל "לבטל". לכן, כתיבת דואר אלקטרוני יעיל המחזיק את פעולת הקורא תוך שמירה על האתגרים בעולמנו יכולה להיות קשה.

עם זאת בחשבון, ריכזנו עבורכם כמה כללים חיוניים שעליכם לדעת בעת שליחת דוא"ל לאנשים. פעל לפי הכללים הפשוטים האלה כדי לכתוב מיילים טובים יותר ללא מאמץ.

1. שקול מחדש את הברכות והחתמות

"מקווה שיהיה לך שבוע נהדר!" פעם הייתה דרך נפלאה לפתוח דוא"ל. לא עוד! אם ניקח בחשבון עד כמה החיים אינם בטוחים, אלה יכולים לצאת כלא זהירים ומנותקים מדי.

הדבר תקף גם לחתימות כמו "בברכה", "איחולים" או "לחיים" - שפעלו בסדר גמור לפני כן, אך לפעמים יכולים להישמע כמוסרים מהמציאות.

אז למה לא לשמור על זה פשוט ואמיתי? עבור לחתימות כמו "הישאר בטוח", "היזהר" או "בכבוד רב." באשר לברכות, "מקווה שהכל בסדר" או "מקווה שאתה ויקיריכם שומרים על בטיחותם" יכולים להיות נקודות התחלה טובות.

2. כלול שורת נושא ברורה

כלל דוא"ל זה ישן כמו הדוא"ל עצמו. הסיבה לכך היא שאנשים לעתים קרובות מחליטים אם הם יפתחו דוא"ל על בסיס שורת הנושא או לא.

עם כל העבודה שלנו ברשת, הצורך לתעדף את מה שחשוב ולהתעלם ממה שלא הוא קריטי. לפיכך, אם אתה עדיין משאיר את שורת הנושא ריקה, רוב הסיכויים שהדוא"ל שלך יתעלם.

בשורת הנושא האידיאלית יש פחות מ -10 מילים. בחר אחד שמתייחס לחששות שלך ומתקשר על מה דוא"ל. "הצעה לפרויקט התעופה", "פגישה מתוזמנת" או "שאלות מהירות על המצגת שלך" הן דוגמאות טובות לשורות הנושא שתוכל להיעזר בהן.

3. השתמש בחתימה מקצועית

הכן חסימת חתימה מראש שתשתמש בה כדי להשיב להודעות דוא"ל בכל המכשירים האישיים שלך. זה צריך להיות שם שלך, שם החברה שלך ופרטי יצירת הקשר שלך.

זה נותן למקבל שלך מושג טוב לגבי מי שאתה ואיך ליצור איתך קשר אם מתעורר צורך. כשמדובר בגופן ובגודל החתימה המקצועית שלך, ודא שהיא זהה לשאר הודעות הדוא"ל.

גַם, לסיים את המיילים שלך בביטחון אבל אל תעבור עם אמרות או פרטים אישיים.

4. הציגו את עצמכם אם אתם נפגשים בפעם הראשונה כמעט

כולנו נקלעו למצבים בהם נאלצנו לשלוח דוא"ל למישהו שלא פגשנו. קבלת אימייל מאדם זר יכול להיות מוזר. וזה לשים את זה בקלילות.

לכן, הקדש דקה להכיר את עצמך עם מקבל הדוא"ל. ההקשר הוא קריטי, והרושם הראשוני עדיין חשוב. לכן, הוסף שורה כמו, "היי! זו טרייסי מ- Multiseon Pvt. בע"מ, ואני שולח דוא"ל כי הבעת את התעניינותך בקניית המוצרים האלקטרוניים שלנו ".

לחלופין, כשאתה מוצג למישהו בדוא"ל, תוכל גם להעביר לו שורה שאומרת כמה מקסים לפגוש אותם באופן אלקטרוני.

5. כתוב דוא"ל רחום

איננו יכולים להדגיש את חשיבותה של זו. החיים קשים. יותר מכל, זה מאוד לא בטוח.

האם הם החמיצו מועד אחרון? האם הם לא התייצבו לאותו Google Meet מתוזמן? לפני שתשלח אימייל חמור - עצור וחשוב עליו. מה אם יש מצב חירום רפואי?

לפיכך, להיות רחום ולשאול אם הכל בסדר איתם. אימייל כמו "התגעגענו אליך בפגישה היום. פשוט לבדוק כדי לראות הכל בסדר. ” יכול לבנות מערכות יחסים העומדות במבחן הזמן.

6. דחיס / שנה גודל ושם קבצים מצורפים כשתוכל

אנחנו לא מדברים הרבה על כלל הדוא"ל הזה מכיוון שכאשר שולחים קבצים מצורפים גדולים, אנו מניחים באופן אוטומטי שלמקבל שלנו יש מספיק מקום. לוקח יותר זמן להוריד קבצים גדולים ויכולים לעצבן בתוך זמן קצר.

לפיכך, הקפידו לדחוס אותם או לשנות את גודלם. אם אתה משתף יותר מדי קבצים בו זמנית, כדאי להוסיף הערה מנומסת שמספרת בשביל מה הקבצים המצורפים.

כמו כן, תן שם לקבצים המצורפים לפני שתשלח אותם. שולח את קורות החיים שלך? שנה את שם הקובץ כ- Tracy_Mackenzie_CV והתחל ברגל ימין.

7. אל תשתמש בדוא"ל כאפליקציה נוספת להעברת מסרים מיידיים

הסיבה שכולנו אוהבים מסרים מיידיים היא שזו - מיידית.

אבל כשאתה מערבב בין השניים ומשתמש באימייל כתחליף להודעות מיידיות, אתה מסתכן להיות מעצבן ולא מקצועי.

לפיכך, עליך לדעת מתי לשלוח דוא"ל ומתי לבצע מעקב אחר אחר. אל תעשה לטעות בשליחת דוא"ל מעקב רב מדי כי הם עשויים לעבוד מהבית. אל תתקשר למישהו ויבקש ממנו לבדוק דוא"ל.

אם זה דחוף, השתמש במצב תקשורת אחר.

8. השתמש בהומור כדי לרפא, אבל במשורה

בעוד שרבים משתמשים בהומור בכדי להקל על מצב הרוח בזמנים יוצאי דופן אלה, הבעיה בשימוש בהומור במיילים היא שהוא יכול להחזיר אש.

אם אתה רוצה להשתמש בהומור בדוא"ל, עשה זאת רק אם אתה מכיר את האדם היטב. אתה לא רוצה לצאת מכבוד או גס רוח אם מישהו נמצא במצב רציני. חוץ מזה, מה שנשמע מצחיק אולי לא קורא מצחיק.

מילה לחכמים: אם אתה בספק, עדיף להשאיר זאת בחוץ.

הגדירו תשובות מחוץ למשרד ושיפרו את האיזון בין העבודה לחיים

בעת שליחת דוא"ל לאנשים בימינו, עליך לזכור גם את השעות. עם אורח החיים בעבודה מהבית שמתחזק, הגבולות בין העבודה לחיים האישיים שלנו מיטשטשו. תשובות מחוץ למשרד מקלות על הבנה מתי מישהו זמין לפגישה או מגיב לדוא"ל.

בדוק את הגדרות לקוח הדואר האלקטרוני שלך והגדר תשובות אוטומטיות כשאתה לא נמצא או לא ליד שולחן העבודה שלך. לדוגמא, Gmail מכנה זאת מגיב החופשה, בעוד שמיקרוסופט Outlook משתמשת בתגובות מחוץ למשרד.

אנו מקווים שכללי הזהב האלה של כתיבת מיילים יעילים והרגלי הדוא"ל הנכונים יעזרו לך לחסוך זמן ולעצב את התגובות הנכונות.

הימנע משש הטעויות הללו לתקשורת טובה יותר באמצעות דוא"ל וטקסט

שפר את כישורי התקשורת שלך על ידי הימנעות מטעויות כמו שימוש באימוג'ים רבים מדי או הקלדה באותיות גדולות.

קרא הבא

על הסופר