את 14 הטיפים המובילים לכללי אימייל שעליך לדעת

בין אם אתה כותב תוכן, משווק, מפתח או עצמאי עובד, דוא"ל הוא חלק בלתי נפרד מהעולם המודרני שלנו.

למעשה, זוהי צורת התקשורת הסטנדרטית ביותר בקרב פרילנסרים. מסיבה זו, חשוב ללמוד את השיטות המומלצות והנימוסים לשליחת מיילים אם ברצונך למשוך לקוחות ולשמור עליהם.

1. תרגול תשובה מהירה

מכיוון שעסק עצמאי תלוי בתקשורת דואר אלקטרוני בגדול, תגובה מהירה הפכה לסטנדרט צפוי.

אלא אם כן אתה מבלה עם המשפחה והחברים, אתה תמיד צריך לשאוף לענות לכל הדוא"ל שלך תוך שעה. אם זה לא אפשרי, השב באותו יום בשעות העבודה של הלקוח.

2. הבהיר את הנקודה בהתחלה

הלקוחות שלך לא צריכים לקרוא את הדוא"ל שלך עד הסוף, או גרוע מכך, פעמים רבות כדי להבין את הנקודה שאתה מנסה להעלות. אם אתה כותב דוא"ל, הקפד לציין בבירור את ההודעה שלך כבר בהתחלה - בין אם בנושא או בגוף.

הנושא צריך להיות קצר וספציפי. בגוף האימייל, הדגיש את הפרטים החשובים ביותר שלך באמצעות נקודות תבליט.

קָשׁוּר: ספקי הדוא"ל הפופולאריים יותר מ- Gmail ו- Yahoo Mail

3. בדוק דקדוק ואיות כפול

הדוא"ל שלך הוא השתקפות של מי שאתה. זה יראה מה הלקוחות מצפים ממך מבחינת איכות העבודה. אפילו אנשי המקצוע המנוסים ביותר מכינים שגיאות הקלדה, במיוחד בעת הקלדה בסמארטפונים. עם זאת, לקוחות לא יקבלו רושם ראשוני טוב מטעויות כאלה.

לאחר שסיימת להלחין, קרא את הדוא"ל בקול רם כדי שתוכל לגלות טעויות דקדוקיות. תוכל גם להשתמש בכלים מקוונים לסיוע נוסף.

4. שמור על זה תמציתי

אם אתה סופר שמקורו בספרות, זה יכול להיות קשה להתנגד לעצמך מלכתוב בשפה פרחונית. עם זאת, עבור אדם רגיל, זה יהפוך רק לקוד שהם לא מסוגלים לפענח!

שמור תמיד את המיילים שלך קצרים ופשוטים. כתוב במשפטים קטנים והשתמש במילים שכולם מכירים. אם אתה צריך להעביר מידע שלא יתאים לכמה פסקאות, עדיף לתאם פגישה וירטואלית או שיחת טלפון.

5. ענה על כל השאלות

נקודה זו עשויה להיראות סותרת את המצביע הקודם, שם ביקשנו ממך לשמור את הדוא"ל קצר. ובכן, דילוג על כל שאלה של הלקוח שלך למען תמציתיות תהיה פעולה לא מכובדת.

התייחס לשאילתות שנשאלו בכל קטע של הודעת הדוא"ל בחלקים נפרדים. אז הלקוח יודע שאתה קורא את הדוא"ל שלהם בקשב. כאשר אינך מסוגל לענות על שאלה מיד, ציין אותה כשתוכל.

6. עקוב אחר הפורמט היחיד והסטנדרטי

בזמן כתיבת דוא"ל ללקוחות שלך, השתמש בפורמט יחיד לכל הדוא"ל. הקפד להשתמש באותה סוג סוג, גודל גופן, צבע גופן ומבנה טקסט בכל דוא"ל. אם אין לך פורמט סטנדרטי כלשהו, ​​שרשור דוא"ל אחד ייראה מוזר.

לתקשורת עסקית, אתה יכול להשתמש בגופנים כמו Arial, Calibri ו- Verdana. לגודל 12 בטוח. לא מומלץ להשתמש בגופנים צבעוניים לסוג זה של אינטראקציה מקצועית - בואו נצמד לשחור.

7. סוף עם חתימה

לא משנה מה הסטטוס המקצועי שלך, זה תמיד רעיון שיהיה לך חתימת דוא"ל עם פרטי הקשר שלך בתחתית הדוא"ל שלך. זה עוזר לאנשים לזכור אותך כדי שיוכלו ליצור איתך קשר באופן מיידי בכל צורך.

הוספת חתימה מותאמת אישית בסוף הדוא"ל היא קלה וזה רק יגרום לך להראות מקצועית. הוסף את פרטי הקשר שלך בחתימה.

קָשׁוּר: כיצד להוסיף חתימת דוא"ל ב- Microsoft Office 365

8. השתמש בתבנית דוא"ל מחוץ למשרד

אתה יכול לצאת לחופשה אך תוך כדי עצמאות, ודא שלקוחותיך יודעים זאת. מלבד התראה אישית באמצעות דואר אלקטרוני, זה יהיה נהדר שיש מגיב מחוץ למשרד.

בזמן העבודה עם מספר לקוחות, עליך לנהל את המועדים. כמו כן, הלקוחות שלך צריכים לדעת מתי הם יכולים לצפות לתגובתך.

9. תמיד מעקב

מעקב עם לקוחותיך הוא חיוני כאשר ציפית לקבל תשובה אך לא עשית זאת. בהודעת דוא"ל המשך תוכלו להעתיק כל מידע רלוונטי ולצרף מחדש את כל הקבצים החשובים בכדי לעזור ללקוח למצוא בקלות את המידע הדרוש.

10. השתמש בשפה הנכונה

השתמש בשפה המקצועית הסטנדרטית תוך כדי תקשורת עם הלקוחות שלך. הימנע משימוש ברגשונים בשיחות רשמיות כאלה. התחל את הדוא"ל בברכה אדיבה ופנה ישירות ללקוחות בשמם.

אל תשתמש ב- ALL CAPS או ראשי תיבות כמו ASAP או RSVP. כמו כן, עדיף לא להשתמש בצורה קצרה של שם הלקוח שלך.

11. הימנע מתשובה כשנרגז או כועס

לא משנה כמה זמן אתה נמצא ב עסק עצמאי, מרגיש מתוסכל וכועס מהעבודה שלך חייב לקרות. אם כמה הודעות דוא"ל מהלקוחות ירגיזו אותך, האינסטינקט הטבעי היה לענות באופן מיידי.

אבל, תמיד הימנע מלהשיב בזמן שאתה נסחף מהרגשות. הישאר מקצועי וכתוב תשובה מלוטשת ברגע שאתה נרגע.

12. תקשר בשיטות אחרות

ככל שאתה גדל כעצמאי, היית יודע מתי לקחת את הדיון במצב לא מקוון. בעת שיתוף מידע רגיש לזמן, אל תסתמך רק על מיילים. התאם אותו תמיד לכל צורת תקשורת בזמן אמת כמו שיחת טלפון או הודעה רפה.

13. אל תנסה להתיידד

אתה כאן כדי לבנות קשר עסקי עם הלקוח שלך, ולא להתיידד איתם. תמיד בטוח לא להיות מצחיק או פיקח עם הלקוח שלך. היצמד למידע ולכוונת המסר שלך. לא ממהר להראות להם את האישיות שלך בזמן שאתה הולך לקשר מקצועי.

14. אל תדלג על תשובה

איחור לענות לדוא"ל או דילוג עליו לחלוטין עשוי לעלות לכם בפרויקט. אם תיבת הדואר הנכנס שלך מלאה במיילים של מכירות וניוזלטרים מיותרים, אתה עלול להחמיץ מיילים חשובים מהלקוח שלך.

סמן אימיילים מלקוחות קיימים כמועדפים, כך שתקבל אותם על גבי תיבת הדואר הנכנס שלך. כדי לגשת במהירות לכל הודעות הדוא"ל הקשורות לעבודה, שמור על הדוא"ל שלך מסודר.

נימוסי דוא"ל חכמים יתרשמו את לקוחותיך

על מנת לנהל עסק בצורה יעילה, שליחת מיילים היא חלק חיוני בתהליך. נסה פריצות מהירות אלה כדי ליצור דוא"ל מקצועי ולהציג את עצמך בצורה חכמה וטובה יותר ללקוחות פוטנציאליים וקיימים.

חמשת התכונות הטובות ביותר של Cloze לניהול עסקים חלקים

אם העסק שלך כולל פרילנסרים או יועצים, שקול להשתמש ב- Cloze כדי להשתפר בניהול.

קרא הבא

על הסופר