מקומות העבודה הולכים ונעשים דיגיטציה יותר ויותר באמצעות אוטומציה וחלופות יעילות. למרות שהודעות דוא"ל היו שימושיות במשך זמן רב, הטכנולוגיה הציגה בפנינו כלים ישירים ויעילים יותר לתקשורת ולשיתוף פעולה.
ייתכן שאתה מחפש כלים שמתאימים יותר לשיתוף פעולה. אולי נמאס לך מהודעות דוא"ל בגלל הציפייה להשתמש בשפה מקצועית או שפשוט כיוון שאולי אינך יודע לנהל את תיבת הדואר הנכנס העמוסה שלך.
ישנם כלים רבים לשיתוף פעולה בהם תוכל להשתמש בכדי לחסוך ממך את הלחץ של הודעות דוא"ל. הנה הסיבה שאתה צריך להשתמש בהם במקום זאת!
1. לחסוך זמן
לכלים לשיתוף פעולה יש אפשרויות התראה להתראות לך או לעמיתיך כשיש הודעה. למרות שאתה יכול להפעיל את הודעות הדוא"ל שלך, כלי שיתוף פעולה מקלים על חברי הצוות לתקשר באמצעות צ'אטים יעילים במקום מיילים.
Slack היא אחת מפלטפורמות שיתוף הפעולה הנפוצות לעבודה מרחוק. Slack מציעה מגוון יתרונות המאפשרים תקשורת יעילה. כדי לארגן את התקשורת שלך, תוכל ליצור ערוצים נפרדים לכל צוות ונושא.
2. תקשורת ישירה
כלים שיתופיים מאפשרים לך ליהנות מצורת תקשורת יעילה יותר. במקום לשלוח מספר אנשים או לשלוח דוא"ל שידור, אתה יכול פשוט לשלוח הודעה אחת לפלטפורמת צ'אט. בנוסף, שימוש בכלים לשיתוף פעולה יעודד אותך ואת עמיתיך לשאול שאלות בפלטפורמה פתוחה במקום לשלוח מיילים.
קָשׁוּר: מקום עבודה מפייסבוק: כל מה שאתה צריך לדעת
החלק היעיל ביותר בשימוש בכלים אלה הוא שתוכל לתקשר בזמן אמת. אם אתה צריך לשאול שאלה מהירה, שליחת הודעת דוא"ל היא לא האפשרות הטובה ביותר, מכיוון שלחברי הצוות שלך ייקח יותר זמן להגיב. לדוגמה, ל- Slack יש תכונת אזכור ששולחת הודעות דחיפה כדי למשוך את תשומת הלב של מישהו. ישנן מרובות חלופות רפויות לתקשורת צוות.
3. הימנע מתיבת דואר אלקטרוני עמוסה
אם אתה משתמש באפליקציות שיתופיות לתקשורת ושיתוף פעולה, אינך צריך להתמודד עם תיבת דואר אלקטרוני עמוסה מדי או לאבד דברים חשובים בהודעות הדוא"ל שלך. אמנם כלים שיתופיים עשויים לא למחוק לחלוטין את הצורך באימיילים, אך באמצעות יישומי שליח במקום העבודה כמו צוותי Microsoft או Slack מפחית את הצורך לשלוח כמה מיילים.
4. שיתוף פעולה בזמן אמת עם מסמכים
תוכנת שיתוף פעולה מאפשרת לך ולחברי הצוות שלך לעבוד על פרויקט חי במקביל. Google Docs הוא אחד הכלים הפופולריים ביותר לשיתוף פעולה עם מסמכים המאפשרים שיתוף פעולה בזמן אמת.
תוכל גם להשתמש בכלים כמו נייר Dropbox, המשרת אותה מטרה. בזמן שאתה מבצע עריכות בשידור חי ב- Dropbox Paper, הצוות שלך יכול להוסיף הערות ולהציע שינויים. זה מאפשר לצוות שלך לחוות הפעלה חיה במקום לשלוח את המסמכים שלך הלוך ושוב לעריכה.
Google יצרה גם אפליקציות ותכונות שצוותים יכולים להשתמש בהן כדי לשפר את התקשורת ושיתוף הפעולה שלהן.
קָשׁוּר: Google Workspace לעומת מרחבי Google: מה ההבדל?
5. מצא מידע בקלות
תוכנת שיתוף פעולה מקלה על מציאת מידע מכיוון שניתן לאחסן מסמכים חשובים בפלטפורמה משותפת. דוא"ל, לעומת זאת, אינו יעיל במציאת מידע.
דוא"ל היא פלטפורמה סגורה שאינה מאפשרת לך לחפש באמצעות נתונים שלא נשלחו ישירות אליך. לדוגמה, אם אתה משתמש ב- Slack וברכת חברים חדשים בצוות שלך, החברים החדשים שלך יכולים לגשת למידע, קישורים ומסמכים ששותפו לפני שהם הצטרפו לצוות.
לכן, אלו כמה סיבות מדוע מעבר מתקשורת דוא"ל למשהו אינטואיטיבי יותר כמו שיתוף פעולה בזמן אמת עשוי להועיל. מלבד קלות השימוש, הם מספקים כלים מצוינים לתקשורת מהירה ויעילה.
שיתוף פעולה מקוון עם לקוחות וצוותים יכול להיות מסובך. השתמש בכלים החינמיים האמינים האלה בעת עבודה מהבית.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- פִּריוֹן
- טיפים בדוא"ל
- כלי שיתוף פעולה
אומגה נהנית להשתמש בכישורי הכתיבה שלה כדי לפרש את המרחב הדיגיטלי. היא מתארת את עצמה כחובבת אמנות שאוהבת לחקור.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחצו כאן להרשמה