מהו דיווח אוניברסלי באסאנה? מדוע כדאי להשתמש בו?

בכוח העבודה של היום, פרילנסרים ואנשי מקצוע צריכים להתמקד יותר בפרויקטים. אם אתה נהיה עסוק מדי בעבודת מנהל כמו יצירת מצגות סטטוס פרוייקטים עבור קהל לקוחות, אתה עלול לאבד לקוחות פוטנציאליים. יתר על כן, זה גם נכון שהעסקת מנתח נתונים לא תהיה רווחית במיוחד עבור אנשים פרטיים או פרילנסרים.

כלי הדיווח החדש של אסאנה מאפשר למשתמשי כל מקצוע להפוך למנתחי נתונים משלהם.

מהו דיווח אוניברסלי?

אסאנה הציגו כלי דיווח אוניברסלי מתקדם אך קל תוכנה לניהול פרויקטים, הן הענן והן אפליקציית שולחן העבודה. התכונה הפכה זמינה החל מה -1 ביוני 2021 למנויי תוכנית הפרימיום של אסאנה.

תכונת דיווח חדשה זו של אסאנה ממירה נתוני פרוייקטים גולמיים לתרשימים גרפיים וגרפים שכל אחד יכול לעקוב אחריהם. על ידי שימוש בכלי זה, לא תצטרך ללכת קדימה ואחורה עם גיליונות אלקטרוניים, הודעות דוא"ל, צ'אטים בצוות, שיחות אחד על אחד או תמלילי פגישת וידאו ממושכים.

תכונת הדיווח מאפשרת לך:

1. הציבו יעדים שקופים עבור חברי הצוות שלכם או עמיתים לעבודה עצמאית.
2. לטפל ביעילות בכל דרישה אד-הוק של תעדוף עבודת הלקוח.
3. תסתכל על סטטוס הפרודוקטיביות המלא של הצוותים שלך ששום כלי אחר לא יכול לספק בכמה לחיצות.

כלי הדיווח האוניברסלי של אסאנה מבטיח שכל אדם בתוך הצוות, ללא קשר לרמותיו, יכול להכין ייצוג חזותי של מדדי הביצועים שלו. הכלי אינו דורש הכשרה מיוחדת. חברי הצוות שלך יכולים בקלות ליצור לוחות מחוונים פרודוקטיביים משלהם על ידי ביצוע הממשק האינטראקטיבי של אסאנה.

מה התכונות שלו?

Asana Universal Reporting מגיע עם שלל תכונות כמו סקירה כללית של לוחות מחוונים, תרשימים, שיתוף לוח מחוונים, התאמות אישיות וכו '. להלן התכונות החשובות ביותר שיהפכו את ניהול ניהול הפרויקטים שלך לפשוט מתמיד:

1. תרשימים ושונותיהם

כלי הדיווח מציע שלושה סוגים של תרשימים, כלומר תרשימי עמודות, סופגניות וסוכריות על מקל. יש גם סוג תרשים רביעי, המציג רק את מספר המשימות הכולל, משאבים, פריטים וכו '.

לאחר שתיצור לוח מחוונים ב- דיווח אסאנה בקטע, תוכל להוסיף תרשימים. כאשר אתה לוחץ על הוסף תרשים, תראה 10 סוגים של תבניות תרשים המופרדות בתוך ארבעה חלקים. סוגי התרשימים הבאים הם הפופולריים ביותר בדיווחי אסאנה:

• משימות לפי שדה מותאם אישית
• תרשימים לא שלמים לפי פרויקטים
• משימות החודש לפי פרויקט
• משימות מיותרות על ידי פרויקטים

2. לוח מחוונים לדיווח

אתה יכול לגשת אליו על ידי לחיצה על דיווח בסרגל הניווט השמאלי. רכזת לוח המחוונים הזו נותנת לך את האפשרות להוסיף לוחות מחוונים חדשים או לדמיין לוחות זמינים שכבר קיימים. אם מישהו מהצוות שלך חולק איתך לוחות מחוונים, אלה יופיעו גם כאן.

הוא מאפשר לך להוסיף כל לוח מחוונים לתפריט המועדפים, לשנות את שמו או למחוק אותם.

3. ארגון ושיתוף לוחות מחוונים

לוחות המחוונים של דיווח הפרויקטים שלך יכולים להכיל מספר סופגניות, סוכריות על מקל וטבלאות עמודות. עם זאת, כאשר אתה מייצא נתונים או מציג אותם בפני כל לקוח עצמאי, זה מועיל אם תוכל לארגן אותם.

דיווח Asana נותן לך את החופש לערום את התרשימים שלך כראות עינך באמצעות פעולות גרירה ושחרור. תוכל לראות עוד נתונים בסיסיים על ידי לחיצה בכל מקום בתרשים.

תוכל לשתף לוחות מחוונים לדיווח עם משתפי פעולה פרוייקטים חיצוניים ופנימיים. דוחות משותפים הם לקריאה בלבד. המוזמן יכול לראות רק את הנתונים הבסיסיים שאליהם יש להם גישה. עם זאת, כל המוזמנים יכולים לראות גרפיקה כללית של התרשים.

4. התאמה אישית של התרשימים שלך

כלי הדיווח של אסאנה מציע אפשרויות רבות להתאמה אישית של תרשימים. תוכל לבחור את סוג התרשים ואת צבעו לאחר בחירת הפרויקט לדוח שלך. תוכל לשנות עוד יותר את נתוני ציר ה- X וציר ה- Y של הגרף.

יתר על כן, אתה יכול גם להחיל מסננים שונים על התרשימים שלך, כמו:

• סטטוס השלמת המשימות
• בעלי פרויקטים
• נאמן
• תת -משימות
• סוג משימה
• סטטוס המשימה
• תַאֲרִיך

מה היתרונות שלה?

היתרון החשוב ביותר של כלי זה הוא בכך שהוא משחרר אותך מהסתמכות על תוכנת ניתוח נתונים של צד שלישי. כעת תוכלו לראות מה קורה בצוות מאפליקציית ניהול הפרויקטים של אסאנה הכול-באחד. להלן חלק מהיתרונות הבולטים שתהנו מהם כאשר תתחילו להשתמש בדיווח אוניברסלי:

כלי הדיווח מייצר באופן אוטומטי נתונים שונים מפרויקטים של אסאנה. הוא מבטיח שהלוחות המחוונים של הצוות או הפרויקט יישארו מעודכנים ללא כל הדבקת העתקות ידנית.

תוכל להכין לוחות מחוונים רבים ככל שתרצה להפריד מספר צוותים, פרויקטים או אפילו חברים בודדים. תוכל גם ליצור לוח מחוונים משולב כדי להמחיש את הביצועים הכוללים של ההופעה שלך.

קָשׁוּר: מדריך למתחילים לשימוש באסאנה למעקב אחר כל פרויקט

לוחות מחוונים מותאמים אישית אלה מאפשרים לך לאסוף כל מיני נתונים מלוח הפרויקטים של אסאנה. תרשים או לוח מחוונים אופייניים יכולים לכלול נתונים לגבי תקציב, עומס עבודה, תזמון, עמידה בתאריכים, משימות, ביצועי חבר צוות וכו '.

2. מצא ופתור בעיות במהירות

אתה צריך לקבל מבט מעוף על משאבי הצוות שלך אם אתה רוצה לנהל פרויקטים מורכבים וגדולים ביעילות. זה הכרחי שאתה צריך לאתר את הבעיות בפרויקטים ובמשאבים מבלי לעבור במספר ערוצים.

דיווח אוניברסלי מאפשר לך לעקוב אחר בעיות באופן יזום, מבלי לחכות שחבר צוות יביא אותן. אתה יכול באמת לנהל מיקרו כל פרויקט מלוח מחוונים אחד, כדי להפנות משאבים לפרויקטים הפועלים מאחורי לוח הזמנים.

3. חלוקה הוגנת של עומסי עבודה

תוכל להפיק פרודוקטיביות מיטבית מהצוות שלך אם תחלק את עומס העבודה בין המשאבים. יתר על כן, האצלת משימות לאחרים תיתן לך את הזמן להרחיב את רשימת הלקוחות שלך.

כלי הדיווח של אסאנה מציג עומס עבודה מבחינת משאבים בדיוק רב. אתה יכול בקלות לזהות משאבים שאינם מנוצלים ושרופים כדי לאזן את עומסי העבודה. יתר על כן, לוח המחוונים של המשימות היומיומיות שלך יכול לעזור לך להאציל חשוב לחבר צוות אחר אם אתה צריך להשתתף בפגישת לקוחות דחופה.

קָשׁוּר: קיצורי מקשים של אסאנה לניהול יעיל של משימות

4. ניהול משאבים טוב יותר

עד כה, קיוויתם לטוב והתפללתם שהעלויות ניתנות לניהול לפני פתיחת חשבונית. אבל, כלי הדיווח של אסאנה מאפשרים לך כעת לעקוב אחר כל הוצאה של הפרויקטים שאתה אחראי עליהם.

אתה יכול לדון עם הלקוח שלך כדי לצמצם את ההיקף או להגדיל את התקציב כאשר יש לך מבט טוב יותר על הוצאות מזומנים או ניצול משאבים. תרשימים מוכנים לשימוש ותבניות לוח מחוונים לדיווח אוניברסלי הופכות את ניהול המשאבים ללא מאמץ.

עד כמה הצוות שלך עובד לקראת המטרה?

הפרודוקטיביות הכוללת של הפרויקטים שלך ושל העסק כולו תלויה עד כמה המטרות תואמות את המטרות המקצועיות של חברי הצוות שלך.

כלי הדיווח האוניברסלי הוא תכונה עוצמתית של אסאנה שעוזרת לך לראות אם הצוותים והפרויקטים מיושרים. כעת, כאשר אתה יודע עד כמה חשוב כלי הדיווח, תוכל להשתמש בו בצורה הטובה ביותר לניהול צוותי הפרויקטים שלך.

9 טעויות נפוצות בניהול פרויקטים (ומה לעשות במקום זאת)

רוצה להשלים פרויקטים גדולים בלי ניהול כושל או מעבר לתקציב? להלן מספר טיפים שיעזרו לך להימנע מטעויות אלו.

קרא הבא

על הסופר