כיצד להשתלט על משימות יחידות באמצעות טכנולוגיה לשיפור הפרודוקטיביות שלך

על פני השטח, זה מרגיש כאילו ריבוי משימות הוא פריצת הפריון האולטימטיבית כשבוחנים את כל הפרטים האישיים מטרות שאתה רוצה להשיג, דרישות עבודה בלתי נגמרות, הסחות דעת דיגיטליות וחיי העבודה הנגרמים על ידי מגפה חוֹסֶר אִזוּן.

עם זאת, צלילה מעמיקה יותר בפרקטיקה זו מובילה למסקנה אחרת.

החסרונות של ריבוי משימות

יש לך רק כל כך הרבה אנרגיה, תשומת לב וזמן - המרכיבים החיוניים של הפרודוקטיביות. כתוצאה מרב משימות, אחד החסרונות העיקריים הוא שאתה מחויב רק באופן חלקי לפעילויות השונות שאתה מתרכז בהן בו זמנית.

התוצאה היא תעתוע שמטריף אותך לחשוב שאתה יעיל יותר מכיוון שאתה מתקדם מעט בחזיתות מרובות, מה שמוביל לתפיסת פגם של הצלחה.

אך המציאות היא שרב -משימות מאפשרות לך להתמקד בסדרי עדיפויות שגויים, מעכב יצירתיות, מגביר את רמות המתח והסיחות דעת, מוביל לעוד טעויות, שחיקה ו פגיעה בזיכרוןוכו ', מה שהופך אותך פחות פרודוקטיבי כתוצאה מכך. ויש הרבה מחקר לגבות טענה זו.

אז מה האלטרנטיבה?

נכון לעכשיו, בטח ניחשתם שהחלופה היא משימות בודדות, שבהן אתם מתמקדים במשימה אחת בכל פעם. כפי שמשתמע מהמונח, פירושו להקדיש את כל תשומת הלב שלך למשימה. תרגול זה מאפשר לך לחסוך זמן מבוזבז בעת הלהטוט בין הפעילויות, מגביר את היצירתיות, מגביר את הסבירות שלך להשלים את סדרי העדיפויות שלך, חותך הפרעות וכו '.

אבל רוב הסיכויים שאתה כבר יודע שמשימה חד פעמית יכולה לשפר את הפרודוקטיביות שלך. עם זאת, בדומה לדברים רבים אחרים בחיים, לעתים קרובות קיים פער רחב בין מה שאנו יודעים שעלינו לעשות (משימות בודדות) לבין מה שאנו עושים בסופו של דבר (ריבוי משימות).

כדי לסגור את הפער, בואו נסטור מעט מה- מה ולהתמקד ב אֵיך לשפר את היכולת שלך להתרכז בדבר אחד בכל פעם ולהגדיל את הפרודוקטיביות שלך בו זמנית:

1. השתמש בשיטת פומודורו

שיטת פומודורו היא טכניקת ניהול זמן יעילה שיכולה לשפר את הפרודוקטיביות שלך על ידי עזרה לך להתמקד במשימה אחת. זה פשוט ליישם ודורש התקנה מינימלית. אתה יכול לנסות אפליקציות פומודורו החופשיות האלה עם קוד פתוח.

כדי להתחיל להשתמש בשיטת Pomodoro, הגדר את הטיימר שלך ל -25 דקות להתמקד במשימה אחת, וקח א הפסקה של 5 דקות להירגע, או לעשות כל דבר שאינו קשור למשימה שלך כמו משחק או הודעת טקסט א חבר. בדיוק סיכמת מפגש פומודורו אחד. אתה יכול לקחת הפסקה ממושכת יותר לאחר ארבעה או חמישה פומודורוס.

שיטה זו יעילה מכיוון שהיא עוזרת לך לצמצם הסחות דעת, לתכנן את היום שלך ביעילות, ליהנות מ תחושת הישג לאחר כל מפגש פומודורו, והגברת הריכוז באמצעות התפרצויות קצרות יותר של עֲבוֹדָה.

2. צור מערכות אוטומטיות

לעתים קרובות אתה עלול להיאבק במשימה אחת מכיוון שיש כל כך הרבה פעילויות חוזרות שעליך לבצע ביום יום, כמו מענה להודעות דוא"ל או פרסום פוסטים ברשתות החברתיות. למרבה המזל, יש מספר דרכים שאוטומציה יכולה לעזור לך להתמודד עם המשימות המיותרות האלה ולהתמקד בסדרי העדיפויות שלך.

לדוגמה, אתה יכול להשתמש אפליקציות האנדרואיד האלה להגדרת תשובות אוטומטיות למיילים, שיחות טלפון, הודעות טקסט וכו '. אתה יכול גם להשתמש בפלטפורמות אוטומציה כמו IFTTT לחבר כלים דיגיטליים שונים וליצור מערכות אוטומטיות.

3. קבלי את המשימות הרדודות שלך

האם אי פעם מצאת את עצמך מתחילה במשימה חשובה ומורכבת, רק כדי להבין שאתה עושה משהו שאינו קשור לחלוטין כעבור כמה דקות? נניח שאתה רוצה לכתוב בלוג בנושא "כיצד להקים עסק". אתה מתחיל לעשות את המחקר שלך בנושא, ואתה מקבל דוא"ל ששואל אם אתה פנוי לכנס בנושא התחממות כדור הארץ בשבוע הבא.

אתה בוחר להגיב באופן מיידי מכיוון שזה ייקח רק כמה דקות, אך אתה לוחץ על קישור YouTube בעת כריתת יערות המצורפת לדוא"ל. אז האלגוריתמים של YouTube מציעים לך לצפות בטריילר של סרט הקשור לנושא, והדבר הבא שאתה יודע, אתה צופה בתוכנית המלאה בנטפליקס. נשמע מוכר?

אז איך נמנעים מזה? על ידי תכנון היום שלך וקטלוג פעילויות דומות יחד כדי למנוע החלפת משימות. זה מאפשר לך להתמודד עם עבודה רדודה או בעלת ערך נמוך בו זמנית, ולא באופן ספורדי במהלך כל יום העבודה שלך.

לדוגמה, תוכל להקצות זמן למיון בדוא"ל, לתזמן פגישות ביומן שלך ולהגיב להודעות. תוכל לבצע את כל המשימות בעלות הערך הנמוך הזה לחלקים חסרי אנרגיה מהיום שלך.

4. השתמש בקאנבן אישי

אתה יכול להבטיח שאתה עובד רק על משימה אחת בכל פעם על ידי יצירת מערכת Kanban האישית שלך. אתה יכול להשתמש בלוח ובהערות דביקות, או להוריד אפליקציה בהשראת קנבן כמו טרלו.

לאחר שנכנסת לחשבון Trello שלך, צור שלוש עמודות בשם -לעשות, מַעֲשֶׂה, ו הושלם. רשום את כל המשימות שעליהן ברצונך לעבוד לפי סדר עדיפויות. קח את המשימה החשובה ביותר והעבר אותה אל מַעֲשֶׂה טור להתחיל לעבוד עליו.

כדי שהטכניקה הזו תעבוד, אתה רק צריך לוודא שיש רק מטלה אחת או שתיים בעמודת העשייה שלך בכל זמן נתון. זה יעזור לך להימנע מהפעלת יותר מדי משימות בבת אחת.

הורד: טרלו עבור דְמוּי אָדָם | iOS (קיימת גרסת פרימיום בחינם)

קָשׁוּר: כיצד לנהל את המשימות שלך באמצעות טכניקת הקנבן היפנית

5. התאמן בלחיצת יחיד

יכול להיות שכרטיסיות רבות פתוחות על המסך שלך כרגע. בימינו זה מרגיש בלתי אפשרי לשמור את הפעלות הגלישה בכרטיסייה אחת. זה כל כך קל להסיח את הדעת בזמן הגלישה באינטרנט כי זה רצוף הסחות דעת.

תרגול כרטיסיות יחיד הוא שיטה יעילה שתעזור לך להתמקד במשימה. עם זאת, אנחנו מהמרים שאולי תזדקק לעזרה בכדי להתחיל. אתה יכול להשתמש בתוסף כמו xTab כדי להגביל את מספר הכרטיסיות שאתה פותח.

אתה יכול גם להשתמש תְנוּפָה ליהנות מתמונת הרקע היפה שלה, מאזור המיקוד שנקבע מראש (או כל תזכורת אחרת), וציטוט מעורר השראה.

מצא פרודוקטיביות רבה יותר במשימות יחידות

באמצעות משימות בודדות, אתה כמעט תמיד יכול להיות בטוח שהתמודדת עם המשימות החשובות ביותר שלך ביעילות וביעילות, כיוון שמיקדתם בהם את האנרגיה, הזמן ותשומת הלב שלכם אפשרי.

כיצד לתעדף את המשימות שלך באמצעות שיטת MoSCoW

האם אתה מרבה להתמודד עם משימותיך? ארגון ותעדוףם יכול להיות הפתרון שלך, ושיטת MoSCoW יכולה לעזור בכך.

קרא הבא

על הסופר