אנשי מקצוע עובדים לא יכולים להתחמק מכניסה לישיבות. בין אם וירטואלי או אישי, תוכל לבלות את זמנך ביעילות ופרודוקטיביות יותר אם תשתמש בכלים הנכונים לארגון וניהול פגישות.
העקרונות של אופן ניהול הפגישה נשארים זהים בין אם אתה עושה זאת בחדר ישיבות או שימוש בזום לפגישות מקוונות. עליך לקבוע סדר יום, לקבל תוכנית פעולה ברורה, לקבל זרימה לאינטראקציות או שאלות ותשובות, ולקחת דקות למעקב. האפליקציות החינמיות האלה יעזרו לך לעשות את כל זה, מקוון וגם לא מקוון.
1. היפר -הקשר (אינטרנט): תבניות פגישות חינם ומתחילים לשיחות
אם הפגישות שלך יוצאות מהמסלול לעתים קרובות מדי, אתה צריך Hypercontext. זוהי אפליקציה נלווית לפגישות למנהלים המספקת תבניות בחינם ומתחילות שיחות הן לפגישות אחד על אחד והן לפגישות צוות. עקוב אחר התסריט ולעולם לא תצא מהמסלול או תפספס משהו חשוב.
לאחר שנכנסת לסנכרן את לוח השנה וליצור סביבת עבודה חדשה. בכל סביבת עבודה יש מספר תבניות לפגישות של אחד על אחד או צוות, כגון סקירות שבועיות וחודשיות, אחד על אחד מרוחק או ישיבות צוות, סקירות ביצועים, צ'ק-אין, פגישות סטנדאפ, סקראם, ניהול פרויקטים, תכנון רבעוני וכן הלאה עַל.
בכל תבנית תראה שורה של שאלות או פריטי סדר יום עם משבצות זמן מתוכננות. אל תהסס לערוך אותם כראות עינייך. בזמן שהפגישה נמשכת, תוכל להוסיף "כל השלבים הבאים" לכל פריט, וליצור לעצמך רשימת מטלות. תוכל גם להזמין עמיתים לסביבת העבודה לשתף פעולה בפריטי פעולה אלה. זה קצת כמו לקחת דקות ישיבות.
עם חשבונות ה- Pro אתה מקבל תכונות נוספות כמו מעקב אחר השלבים הבאים שלך לאורך זמן, הוספת יעדים, בדיקת פגישות קודמות וכו '. כל אלה אכן מוסיפים ערך אם אתה רוצה לשלם עבור השירות. עם זאת, התבניות של הגרסה החינמית הן סיבה מספקת לשימוש ב- Hypercontext.
2. לִדחוֹת (אינטרנט): אפליקציית הערות פגישות בחינם לארגון ולשיתוף בקלות
קביעת סדר יום ולאחר מכן לקיחת פרוטוקול של ישיבה הם חלקים מהותיים בהבטחת פגישות פוריות. אחרת, לעתים קרובות תמצא אנשים שאומרים שהם לא זוכרים מתי דנו במשהו. Adjourn היא אחת האפליקציות החינמיות הטובות ביותר לניהול תיעוד של הפגישות שלך.
בכל פגישה חדשה תוכל ליצור כרטיסים נפרדים לכל פתק. לדוגמה, סדר היום שלך הוא כרטיס אחד, בעוד שאחרים יכולים להיות משוב, השלבים הבאים, דקות, הצעות וכן הלאה. כל כרטיס הוא עורך טקסט עשיר פשוט התומך ב- Markdown ובטבלאות. אתה יכול להשתמש בעקרונות של התבניות הטובות ביותר לדקות הפגישה בכל אחד מאלה.
בחלונית מצד ימין תמצא את שאר המשתתפים בפגישה זו ותזמין אותם לצפות או לערוך את לוח העדכונים. ב פריטי פעולה, תוכל להגדיר רשימות מטלות ולהקצות אותן לאנשים ולהוסיף תיאורים. לבסוף, פאנל כולל של פרטי אג'נדום עוזר לשמור על הפגישה במסלול. Adjourn גם מאפשר לך להעלות קבצים שאנשים אחרים יכולים לגשת אליהם במהלך הפגישה.
לאחר סיום הפגישה, תוכל לשלוח את ההערות בדוא"ל לכל המשתתפים או להוריד אותן כקובץ PDF. הגרסה החינמית של Adjourn מגבילה את מספר הפעמים שאתה יכול לשלוח דוא"ל, אך הורדות PDF הן ללא תשלום לנצח.
3. גֶפֶן (אינטרנט): פגישות אסינכרוניות קלות בשיחות וידאו
לאחר נקודה מסוימת, אותן פגישות יומיות ושבועות מתחילות להיראות כמו מטלה ולא הכרח. בנוסף, אם מדובר בצוות מרוחק, גם לקבץ את כולם זו משימה קשה. מגמה הולכת וגדלה ל להתמודד עם עומס יתר בפגישות הוא לבחור במקום זאת בפגישות אסינכרוניות, שעדיין ניתן לבצע אותן באמצעות שיחות וידאו.
במקרה שלא ידעת, פגישה אסינכרונית מתנהלת בדיוק כמו פגישה רגילה, אך לא במקביל. ראשית, מארחת הפגישה מתחילה את הפגישה ומציגה את סדר היום, הכל מוקלט בהודעת וידאו ושולחת אותו לקבוצה. לאחר מכן, משתתף שני חופשי להגיב אליו עם הודעת הווידאו שלו בזמן בחירתו. לאחר מכן, משתתפים אחרים יכולים לצפות בהודעות אלה ולהגיב בהתאם להזמנה שנקבעה על ידי המארח או להשיב לאדם בין לבין. הרעיון הוא לתת לאנשים לעבוד בקצב שלהם ולא להיתפס כל הזמן בפגישות.
לא מעט אפליקציות מקוונות מאפשרות פגישות אסינכרוניות קלות באמצעות שיחות וידאו. Grapevine הוא אחד הפשוטים שראינו, ומאפשר לך להקליט הודעות של 15 דקות באמצעות מצלמת האינטרנט שלך או הקלטת מסך. אתה יכול גם להשאיר הערות ולהוסיף קבצים לפוסט של כל אחד. כל ההודעות מופיעות בציר זמן כרונולוגי פשוט. הגרסה החינמית מאפשרת עד חמישה משתמשים, ותוכל לשדרג לקבוצות גדולות יותר.
4. דורי (אינטרנט): הכי טוב לנהל שאלות ותשובות ואינטראקציות של קהל חי
דורי, שנעשתה על ידי אנשי Goog לשעבר, היא אפליקציית אינטרנט בחינם לחלוטין (ללא מודעות, ללא עלויות נסתרות) לניהול מפגשי שאלות ותשובות ואינטראקציות של קהל חי, מקוון או לא מקוון. תוכל להשתמש בו גם לפגישות וירטואליות ברחבי החברה כמקום למאזינים לשאול את שאלותיהם.
לאפליקציה יש ממשק פשוט ליצירת אירוע חדש והזמנת משתפי פעולה שיש להם אותן הרשאות עורך כמוך. אירועים יכולים להיות ציבוריים או פרטיים רק למי שיש לו קישור. בפאנל הראשי, המשתתפים יכולים לאחר מכן לשאול שאלות, אשר מנחה יכול לדרג עבור הדוברים להשיב עליהם. ניתן להצמיד שאלות, להעלות אותן לארכיון ולציין אותן כדי להציג יותר נראות.
דורי כולל גם לוח שימושי של Notes, הכולל שני חלקים. האחד הוא מרחב Notes משותף שבו כל המארגנים או העורכים יכולים להוסיף הערות שכולם יכולים לראות. השני הוא פנקס רשימות פרטי, הניתן לעריכה וגלוי רק לך. זהו תוסף מפנק לשמירה על דקות, הוספה ושיתוף של מחשבות, ואף מתן הנחיות במידת הצורך.
5. מַחַק (אינטרנט): לוח לוח, לוח כתיבה ותבניות פגישות מוכנות
בפגישות פיזיות, לעתים קרובות יש לכם חדר ישיבות עם לוח לבן משותף ומשטח כתיבה לכל אדם. המחק מביא את זה לעולם הווירטואלי, ונותן לך פנקס דו-חלוני ו- לוח לבן דיגיטלי בחינם.
שני הכלים פשוטים למדי, ותוכל לשתף את הקישור עם אחרים באינטרנט כדי להתחיל. פנקס הרשימות תומך ב- Markdown לעיצוב, בעוד שלוח הלוח כולל כלי ציור נפוצים לצורות, טקסט ותרשימים. המחק כולל גם צ'אט שמע אם אינך רוצה להשתמש בו באפליקציית שיחות וידאו של צד שלישי.
החלק המגניב הוא התבניות הטעונות מראש. המחק ימשוך במהירות לוח שלם ספרינט זריז, תרשים זרימה, תרשים נתיבי שחייה או פגישת סטנד-אפ כדי שתוכל למלא את הערכים בהתאם לפגישה שלך. זה עובד נהדר ויהפוך אותך ליעיל יותר.
אל תילחם בזה כל הזמן
כלים ואפליקציות אלה יהפכו הרבה מהפגישות שלך ליעילות יותר, אך לא כולן. וזה בסדר. אל תנסה למקסם את התפוקה והיעילות בכל פגישה, לפעמים הם יהיו משעממים ונראים כמו בזבוז זמן. גם אם תעשו מחצית מהם יותר יעילים, תגלו שינוי גדול. ובחצי השני, בדר את עצמך על ידי משחק מפגש בינגו לעזאזל.
אם אתה רוצה לדעת כיצד לנהל פגישת צוות מוצלחת, בדוק את 6 הטיפים החיוניים האלה שעליך לעקוב אחריהם.
קרא הבא
- מרשתת
- פִּריוֹן
- אפליקציות אינטרנט מגניבות
- פגישות
- ניהול זמן
- טיפים ליעילות
מיהר פטקר כותב על טכנולוגיה ופרודוקטיביות במשך למעלה מ -14 שנים בכמה מפרסומי התקשורת המובילים בעולם. יש לו רקע אקדמי בעיתונות.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחצו כאן להרשמה