החזקת הכלים הנכונים היא צעד טוב בכיוון הנכון. עם זאת, למידה של דרכים שונות לשימוש בכל פתרון דיגיטלי בערכת הכלים לשיתוף פעולה תחסוך זמן ותשפר את הפרודוקטיביות.
במאמר זה נדון בשש דרכים פחות ידועות לשימוש באסאנה, אך ראשית:
מה מייחד את אסאנה?
אסאנה הוא כלי ידוע לניהול פרויקטים המאפשר לצוותים לעבוד יחד כיחידה מגובשת על ידי סיוע להם לעקוב, לתאם ולארגן עבודה. זה יעיל כי:
- זהו כלי רב עוצמה מלא בתכונות מועילות שמשתמשים יכולים להשתמש בו למגוון רחב של משימות.
- למרות שמגוון התכונות שלו יכול להיות מפחיד בהתחלה, עדיין קל יחסית להסב את הראש.
- לאסאנה יש תיבת דואר נכנס פנימית ותכונות אחרות המאפשרות למשתמשים להגיב על משימות, מה שמקל על צוותים לתקשר בצורה חלקה.
- אתה יכול להשתמש באסאנה כדי ליצור פרויקטים עצומים כדי לראות את התמונה הגדולה. לאחר מכן תוכל לחלק את הפרויקטים האלה למקטעים, משימות ותתי -משימות לביצוע הפרטים ולהקצות אותם לאנשים אחרים.
- Asana מאפשרת לך לסנכרן ולשלב כלים אחרים ליעילות רבה יותר.
אז אילו דרכים שונות למנף את התכונות הללו?
1. החלף מיילים פנימיים
מיילים מילאו (ועדיין ממלאים) תפקיד מרכזי בארגונים רבים לתקשורת. למרות שמדובר בכלי פנטסטי שעדיין יכול לשרת אותך במקרים מסוימים, תוכל לשקול מחדש את האסטרטגיה שלך כדי להבטיח שאתה לא מסתמך יותר מדי על הודעות דוא"ל על ידי חקר אפקטיביות אחרות יותר.
חלופות תקשורת פנימיות.לדוגמה, חשוב על כל אותם פעמים שבהן הרגשת המום ממספר הדוא"ל בתיבת הדואר הנכנס שלך. יתרה מכך, חלק מאותם מיילים הכילו כל כך הרבה שאלות/משימות בודדות שדחפו אותך אליהן לשנות את המיקוד שלך במהירות להשיב על כל אחד מהם, תוך ניקוז הפריון שלך בתהליך. אסאנה יכולה להיות אלטרנטיבה טובה יותר.
אתה יכול לפרק את הודעות האימייל האלה של 2000 מילים עם מספר נקודות למשימות אסאנה מובחנות. בדרך זו אתה, או כל אחד אחר, יכול לדרוש את המשימה, לעבוד עליה ולסמן אותה כשלמה לאחר שתסיים לפני שתמשיך למשימה הבאה.
כדי לשפר עוד יותר את הפרודוקטיביות שלך ואת הארגון הטוב יותר, תוכל להזמין מספר עמיתים לקחת על עצמם את המשימות ולהקצות מועדים לקביעת סדרי עדיפויות.
2. השכרה חדשה
לוקח זמן לעובד חדש להשתקע לחלוטין בסביבת עבודה חדשה ולהגיע לתפוקה מקסימלית. לעתים קרובות הם צריכים לעבור אינספור מיילים כדי להכיר את סביבתם החדשה.
עם זאת, תוכל לשנות את תהליך ההרשמה שלך באמצעות Asana כדי להבטיח מעבר חלק בפחות זמן.
צור פרויקט, וקרא לזה "[שם העובד] תבנית עלייה למטוס“. לאחר מכן, צור חלקים כמו מדיניות החברה, הדרכות כיצד, שאלות נפוצות וכו '. כעת, אכלס כל חלק עם כל המידע הרלוונטי והנחיות ברורות שעובד החדש עשוי להזדקק לו.
תוכל גם להזמין עמיתים מנוסים אחרים במקום העבודה שלך לתת משוב ולעדכן את הפרויקט בהתאם. ברגע שכיסית את הכל, שמור את הפרויקט כתבנית לשימוש עתידי- בכל פעם שיש לך שכירה חדשה.
3. שיתוף ידע
אחת הדרכים הטובות ביותר להבטיח צמיחה והצלחה בארגון שלך היא בניית יסודות מוצקים כמו שיתוף פעולה ו שיתוף ידע ליצור צוותים מגובשים שמטרתם להשיג מטרה משותפת.
אתה יכול ליצור פרויקט על אסאנה לחינוך לקידום חילופי רעיונות, כישורים ומומחיות. חברי צוות יכולים להשתמש בפרויקט זה כדי לשתף מאמרים, פודקאסטים, קטעי וידאו וחומרי לימוד רלוונטיים אחרים שיכולים להיות מועילים בארגון שלך.
אם מקום העבודה שלך כולל מחלקות רבות, תוכל לייחס אותן למדור ספציפי לארגון טוב יותר.
תוכל גם לתייג אנשים ספציפיים באמצעות @[שֵׁם] בכל פעם שאתה משתף משהו שהוא רק בעל ערך עבורם, או עבור מידע רגיש לזמן. לבסוף, עודד את עמיתיך לשתף ולסקור את המשאבים בפרויקט זה באופן קבוע.
4. תכנון אירוע
תכנון כל אירוע הוא תמיד פעילות קדחתנית. יש הרבה חלקים נעים שאתה צריך לעקוב אחריהם ולהשלים אותם. למרבה המזל, יש הרבה כאלה תוכנה לתכנון אירועים אתה יכול להשתמש בו כדי לשפר את הפרודוקטיביות שלך.
למרות שאסאנה אינה תוכנה לניהול אירועים קונבנציונאלי, בוודאי שמתם לב שהיא מגוונת למדי ותוכלו להשתמש בה כמעט לכל דבר.
עם זאת, אתה יכול להתחיל ביצירת פרוייקט לאירוע שלך ובשם שלו. אם אתה מתכנן את האירוע עם אנשים אחרים, תוכל להזמין אותם לעקוב אחר עדכונים ולעבוד על משימות ספציפיות. בדיוק כמו קודם, אתה יכול לחלק את הפרויקט שלך למקטעים, כמו התקציב, תוכנית הפרסום והתפאורה, שבהם תשתמש כדי להוסיף משימות ספציפיות וקשורות.
תוכל להקצות כל משימה לאדם ספציפי, לצרף קבצים רלוונטיים למידע נוסף ולהוסיף תאריך יעד.
5. לוח שנה של תוכן
אסאנה הוא כלי מצוין לניהול ייצור תוכן הבלוג שלך ולעקוב אחר תאריכי יעד.
כדי להתחיל, אתה יכול להשתמש בתבנית לוח השנה העריכה של אסאנה או ליצור פרויקט חדש מאפס ו חלקו אותו למקטעים עליהם תרצו לכתוב, כמו עסקים, בריאות, פרודוקטיביות, טכנולוגיה, וכו ' כעת, הוסף כותרות ספציפיות מתחת לכל קטע, הקצה אותן לכותבי התוכן שלך וקבע תאריך יעד.
לחלופין, תוכל לתת לכותבים שלך להעלות את רעיונותיהם ולחכות לאישורך לפני שהם מתחילים לכסות אותם. תוכל גם להשתמש באסנה כדי לציין את שלב התוכן, למשל, לא מנוסח, בבדיקה, פורסם וכו ', ליתר בהירות.
6. רעיונות לסיעור מוחות
מפגשי סיעור מוחות בצוות יעילים בקידום שיתוף ידע וחשיבה יצירתית. עם זאת, אתה עדיין צריך את הכלים הנכונים כדי להעצים את הצוותים שלך.
אתה יכול ליצור פרויקט סיעור מוחות של אסאנה ולתת גישה לכל המשתתפים על ידי הוספתם כמנהלי פרויקטים. אם בכוונתך לדון בנושאים שונים במהלך מפגש סיעור מוחות, תוכל לחלק את הפרויקט שלך למקטעים.
כעת, עודד את כולם להוסיף כמה שיותר רעיונות כמשימות. לאחר שהזמן המוקצב לתרגיל זה יסתיים, תוכל לבחור את הטוב ביותר או לגרום לכולם להשתתף על ידי לחיצה על האגודל למעלה במשימה בעלת הרעיון הטוב ביותר.
אסאנה היא מעצמת פרודוקטיביות
אלו הן רק כמה דרכים ייחודיות לשימוש באסאנה. אתה יכול לשלב רעיונות אלה כדי לשפר את הפרודוקטיביות שלך, או להשתמש בהם כהשראה ליצירת פרויקטים של אסאנה שלך.
למרות שיש לו תכונות רבות המיועדות לצוותים, אתה יכול להשתמש בו גם למטרות האישיות שלך.
Trello הוא כלי יעיל לניהול משימות שתוכל להשתמש בו כדי להעלות את התפוקה שלך בבית ובעבודה. להלן מספר דרכים יצירתיות לשימוש.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- כלי שיתוף פעולה
- ניהול משימות
- ניהול פרוייקט
Loic הוא כותב תוכן עצמאי ב- MakeUseOf ולומד כל החיים. הוא רודף אחר התשוקה שלו לכתוב מאז 2016. הוא נהנה לנסות גאדג'טים וטכנולוגיות טכנולוגיה חדשים עם פוטנציאל לעזור למשתמשים להיות פרודוקטיביים יותר.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחצו כאן להרשמה