עיכוב בפרויקט הוא מציאות, ולמרות מיטב המאמצים, צוותים רבים לא מצליחים להשלים את הפרויקטים בתוך המועד האחרון. אם אינך רוצה עיכוב כלשהו בפרויקטים הנוכחיים והעתידיים שלך, עליך להיות מודע לגורמים שמשחקים תפקיד גדול בעיכובים בפרויקט.
הכרת הסיבות לעיכוב בפרויקט תעזור לך להבין את הדרך הטובה ביותר להימנע מהן. להלן הסיבות והפתרונות לאחת מבעיות ניהול הפרויקטים הגדולות ביותר - עיכוב בפרויקט.
1. סקופ קריפ
היקף הפרויקט מתייחס למתווה המלא של הפרויקט, ו-scope creep פירושו כל שינוי פתאומי בהיקף זה ללא בקשות שינוי מתאימות. תארו לעצמכם שהצוות שלכם נמצא באמצע פרויקט, ולפתע מתרחשת קריסת היקף. כל המאמצים שתשקיעו עד כה יעלו בתוהו, ועיכוב בסיום הפרויקט יהפוך לבלתי נמנע.
כדי להימנע מבעיה זו, עצבו תוכנית פרויקט וגרמו ללקוחות לחתום על הסכם שאומר שהם יעמדו במתווה. כמו כן, שמור את כל תקשורת מעקב במקום אחד כדי להימנע ממעקב אחר מקורות תקשורת מרובים לעיון.
2. הצוות אינו מודע ליעד הפרויקט
להיות חלק מהעולם העסקי העמוס פירושו שאולי אינך יודע את הסיבה מאחורי כל משימה שאתה מבצע. עם זאת, זה יכול להיות סיבה להפחתת המוטיבציה עבור חברי הצוות, וכתוצאה מכך לעיכובים בפרויקט.
מתוך ידיעת הקשר בין המשימה שלהם לבין מטרות הפרויקט, הצוות יכול לשאוב השראה. לכן, שיתוף כל חברי הצוות משלב התכנון של פרויקט הוא רעיון טוב. בקשו את המשוב שלהם כדי שתוכלו לתכנן את הפרויקט בזמן שנוח להם.
ודא שהם רואים כיצד התרומות שלהם משפיעות על הפרויקט והארגון. זה יניע אותם לסיים את הפרויקט בתוך המועד האחרון בהצלחה.
3. מועדים ומועדים לא מציאותיים
תאמינו או לא, מועדים לא מציאותיים הם אולי הסיבה העיקרית לעיכוב בפרויקט. כל הצוות עשוי להשקיע מאמץ נוסף, אבל זה בלתי אפשרי להשלים פרויקט בזמן אם תאריך היעד אינו בר ביצוע.
לא משנה עד כמה זה מפתה להגדיר תוצרים שאפתניים, חוסר הבטחה ואספקת יתר היא הדרך הטובה ביותר להרשים את הלקוחות. מסיבה זו, הגדירו מטרות שהן מציאותיות, ברות השגה וניתנות למדידה.
פרויקטים רבים כוללים תלות מרובת משימות. במקרה זה, תכנן את ציר הזמן של הפרויקט בהתחשב בזמינות המשאבים, הזמן המשוער ורצף המשימות.
קָשׁוּר: כיצד להגביר את הפרודוקטיביות שלך באמצעות קריטריונים SMART
4. חוסר זמינות של משאבים
אם המשאבים הכספיים, האנושיים והחומריים הדרושים אינם זמינים, הפרויקט עלול להתעכב. במקרה של משאבים כספיים, הערך אם התקציב הראשוני יכול לכסות את עלות הפרויקט. אם לא, קבל מימון נוסף בהקדם האפשרי כדי למנוע עיכוב בפרויקט עקב חוסר מימון.
לגבי משאבי אנוש, ראה אם לחברי הצוות יש את המיומנות והניסיון הדרושים. אחרת, הכשיר אותם או מיקור חוץ את המשימות. היזהר לגבי משאבים חומריים כמו תשתית. הזמינות של משאבים אלו אינה מובטחת, וטוב שיש גיבוי עבורם.
5. מעקב אחר התקדמות ומעקב לא תקין
איסוף מתמיד של נתונים על התקדמות המשימה חיוני להצלחת הפרויקט. אי ביצוע זה עלול לגרום לעיכוב בפרויקט. מלבד הגדרת יעדים, עליך לעקוב אחר אם יש עיכוב כלשהו במשימה כלשהי. כך, אתה יכול לראות אם הצוות בדרך להשגת היעד.
אתה יכול להשתמש בכלי ניהול משימות כדי למדוד את ההתקדמות של כל משימה. לאחר שתבחין בעיכוב בכל משימה, תוכל גם להאציל את המשימה למישהו אחר. במידת הצורך, יישומים אלה גם עוזרים לך להקצות מחדש את כל המשימות של פרויקט בקלות.
6. חוסר תקשורת בין בעלי העניין
כל הצדדים המעורבים בפרויקט צריכים להיות באותו עמוד; אחרת, הם לא יכולים להשלים פרויקט בתאריך היעד. תקשורת שגויה מובילה לאי הבנה, שבסופו של דבר מעכבת את התקדמות הפרויקט.
זו הסיבה שכל חבר צוות צריך לדעת מיד על שינוי בהיקף, ציפיות הלקוח וכל עיכוב מצד כל גורם מעורב. צריכות להיות ישיבות צוות קבועות כדי להעביר עדכונים על הפרויקט.
גם צוותים צריכים להשתמש כלים לניהול פרויקטים לדעת על תאריכי יעד ומועדים עיקריים. יישומים אלה גם שומרים על כל תקשורת הצוות במקום אחד כדי להבטיח בהירות.
7. חוסר רצון לעבוד בצוות
פרויקט מוצלח הוא מאמץ צוות. כל חבר, כולל המנהל, צריך למלא את תפקידו ביעילות כדי להגיע ליעד. לפעמים, חברי הצוות לא משתפים פעולה, וזה גורם לעיכובים בפרויקט. אפילו מנהלים בימינו נוטים לא לנהל מיקרו.
אבל כולם צריכים לזכור שהמטרה הסופית היא להשלים את הפרויקט בזמן. אל תעמיד את הפרויקט בסכנה רק כדי למנוע עימות.
בעוד שחברי צוות דורשים מרחב משלהם וכוח קבלת החלטות כדי לבצע במיטבם, מנהלים צריכים להתערב בכל פעם שצריך כדי למנוע מהפרויקט לצאת מהמסלול. מנהלים צריכים גם לנקוט בצעדים מיידיים כדי לפתור כל עימות צוות.
קָשׁוּר: מהו התנגשות בעבודה מרחוק? דרכים למנוע זאת
8. גורמי צד שלישי
לעתים קרובות, ארגונים זקוקים למעורבות של צד שלישי בשלבים מסוימים של הפרויקט. ספקים חיצוניים יכולים גם להיות אחראים לעיכובים בפרויקט אם הם לא מספקים משאבים או משימות בזמן. זה קורה בדרך כלל בגלל שאנשים צד שלישי אלה אינם יודעים על אבני הדרך או היעדים של הפרויקט שלך.
כמו כן, צוותים אינם עוקבים אחר הספקים לגבי המשימות שהוקצו ונקלעים לצרות כאשר יש עיכוב מצד שלישי. כדי להימנע מבעיות כאלה, תנו להם מועד קפדני והישארו איתם בקשר עד למסירה. ניתן לכלול בחוזה גם הוראת קנס בגין העיכוב. לפיכך, הם ייקחו ברצינות משלוח בזמן.
9. נסיבות בלתי צפויות
אחרון חביב, אתה נתקל בכמה מצבים בלתי צפויים שעלולים לגרום לעיכובים בפרויקט. אסונות טבע, שיבושי מזג אוויר, חוסר יציבות פוליטית, מיתון עולמי, בעיות בקבלת השקעות - כל אלה עלולים לעכב את הפרויקט שלך.
למרות שלא ניתן למנוע את הסיבות הללו, ניתן בהחלט להפחית את השפעתם על ידי תכנון נכון. כל חבר בצוות צריך תמיד להישאר מוכן לגרוע מכל. לא לעזוב את המשימות לרגע האחרון הוא צעד חזק להילחם בנושא הזה.
חברי הצוות צריכים גם לשתף פעולה כאשר יש עומס עבודה נוסף לאחר האסונות כדי להשלים את הפרויקטים בזמן.
שמור פרויקטים מפני עיכוב
פרויקט יכול לצאת מהמסלול בכל שלב. על ידי הכרת הסיבות הנפוצות האחראיות לעיכובים בפרויקט והפתרונות להימנע מהם, תוכל להגשים את המטרה של אספקת פרויקט מוצלחת בזמן. כך, השגת יעדי פרודוקטיביות הופכת גם לקלה מאי פעם.
האם אתה רוצה להצטיין בניהול זמן? השתמש באפליקציות Timeboxing עשירות בתכונות אלה כדי לעמוד ביעדי הפרודוקטיביות שלך.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- ניהול פרוייקט
- ניהול משימות
תמל היא כותבת עצמאית ב-MakeUseOf. לאחר שרכש ניסיון רב בטכנולוגיה, פיננסים ועסקים תהליכים בתפקידו הקודם בחברת ייעוץ IT, הוא אימץ את הכתיבה כמקצוע במשרה מלאה לפני 3 שנים. למרות שלא כותב על פרודוקטיביות ועל החדשות הטכנולוגיות האחרונות, הוא אוהב לשחק ב-Splinter Cell ולצפות בבולמוס בנטפליקס/פריים וידאו.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם
