מהו ויקי פנימי, וכיצד ניתן להגדיר כזה?

קשה לשמור על הידע בחברה שלך מסונכרן בין כל העובדים כאשר אין לך דרך טובה לאחסן ולשתף מידע. זה מוביל לירידה בפרודוקטיביות מכיוון שהעובדים מבלים יותר זמן בחיפוש אחר תשובות במקום לעבוד.

ויקי פנימי יכול לעזור לך לפתור בעיה זו. במאמר זה נלווה אותך בתהליך הגדרת הוויקי שלך, אבל קודם כל:

מהו ויקי פנימי ומהם היתרונות שלו?

ויקי פנימי הוא מאגר ידע המאפשר לעובדים ליצור, לערוך ולשתף תוכן רלוונטי ושיטות עבודה מומלצות של החברה. זה כמו מסד נתונים מרכזי המאפשר לכל עובד לתקשר מידע כדי לשפר את הידע הקולקטיבי של הצוות שלך ולמנוע שאלות מיותרות.

זהו נכס בעל ערך שיכול לפעול כמו האנציקלופדיה של החברה שלך כדי לשמר את הידע המוסדי כשהצוות שלך גדל.

למרות שוויקי פנימי דומה לבסיס ידע בכך שהוא מקדם שיתוף מידע, הפער העיקרי הוא שזהו כלי שיתופי יותר המאפשר לכולם לחלוק את המומחיות שלהם (בעיקר לשימוש פנימי). מצד שני, צוות ייעודי מנהל בדרך כלל מאגר ידע וכולל מידע לשימוש פנימי וחיצוני כאחד (מוצרים ושירותים).

הנה כמה סיבות שאתה צריך ליצור ויקי פנימי:

• מתן גישה מהירה למידע בארגון שלך ישפר את שיתוף הפעולה בין מחלקות שונות, או בתוך מקום עבודה מרוחק/היברידי.
instagram viewer
• מקום המכיל את כל המידע הרלוונטי יגביר את מהירות הלמידה והפרודוקטיביות של העובדים.
• ויקי פנימי יכול לשפר את תהליך ההצטרפות שלך. הוא מכיל את כל המידע הרלוונטי שעובדים חדשים צריכים כדי להסתגל לסביבה החדשה שלהם ולהניע את הכדור.
• ויקי אינטרנט פנימיים מספקים גם רמה נוספת של אבטחה ואמינות. אתה יכול להגדיר אותם כך שיהיו נגישים רק לחברי הארגון שלך, וזה מבטל את הסיכון לאובדן נתונים בכוננים קשיחים מקומיים.
• כלי ויקי פנימיים ידידותיים למשתמש ומאפשרים לכל אחד ליצור ולערוך תוכן בצורה ברורה ומאורגנת באמצעות תבליטים, היפר-קישורים, צבעים שונים ותכונות חשובות אחרות.
• קיום ויקי פנימי יכול לעזור לך לבנות מקום עבודה מכיל יותר, מכיוון שהוא מעודד את כולם ליצור את מערכת העצבים המרכזית של החברה שלך.
• ויקי פנימי מאפשר לצוותים שלך לעשות זאת לתקשר באופן אסינכרוני, הפחתת הלחץ של מציאת שעות חופפות והסיכונים של החלפת הקשר.
• זה מאפשר לך למנוע אובדן ידע כאשר עובדים עוזבים.

איזה סוג תוכן אתה יכול לאחסן בוויקי הפנימי שלך?

למרות שוויקי פנימי יכול להכיל את כל המידע על הארגון שלך, עדיף להתמקד בתוכן הרלוונטי ביותר שהצוותים שלך צריכים בפעילות היומיומית שלהם, כולל:

• חדשות ועדכונים של החברה
• מדריכי הדרכה לתוכנה פנימית
• מסמכי הדרכה והטמעה
• הערות טכניות
• זרימות עבודה נפוצות
• הערות פגישה
• מדיניות החברה וכו'.

בחירת תוכנת ה-Wiki הפנימית שלך

למרות שלכל חברה יש צרכים ודרישות נפרדות, יש כמה תכונות ליבה שצריך לשים לב אליהן בעת ​​בחירת כלי ויקי פנימי. להלן כמה תכונות חיוניות שכדאי לקחת בחשבון:

• בחר תוכנת ויקי המשלבת פופולרי כלי תקשורת פנימיים כמו Slack, Microsoft Teams, Asana, מיילים וכו', כדי להימנע ממעבר מתמשך ביניהם כדי לגשת למידע חיוני.
• אחת המטרות העיקריות של הוויקי הפנימי של החברה שלך היא לצמצם את הזמן שהצוותים שלך מבלים בחיפוש אחר מידע. בהתחשב בכך שהוויקי של החברה שלך עשוי להכיל מידע רב, חיוני שתבחר בכלי עם פונקציות חיפוש יעילות כדי לדפדף בקבצים במהירות.
• תוכנת הוויקי הפנימית צריכה לספק גישה וניהול זכויות כדי להגן על התוכן מפני גורמים חיצוניים.
• כלי הוויקי שלך אמור לאפשר למספר משתמשים לגשת ולתרום בזמן אמת.
• בחר בכלי המאפשר לך ליצור סביבות עבודה נפרדות עבור מחלקות שונות. הסיבה לכך היא שהצוותים שלך יהיו פרודוקטיביים יותר כאשר הם יכולים לגשת ישירות לתוכן הרלוונטי לפונקציות שלהם.
• תוכנת הוויקי שתבחר אמורה לאפשר לך לעקוב אחר שינויים ועדכונים. אתה, או הצוות האחראי על תחזוקת הוויקי, צריכים לדעת מי מבצע שינויים ומתי מתבצעים השינויים.

אז, כמה כלים מספקים את התכונות שלמעלה תוך שהם ידידותיים למשתמש, אחד מהם הוא טטרה.

שיטות עבודה מומלצות לבניית הוויקי הפנימי שלך באמצעות טטרה

חיוני שתהיה לך תוכנית שלב אחר שלב לבניית הוויקי הפנימי שלך לפני הצטרפות לצוותים. להלן כמה שלבים שתוכל לבצע:

1. מבנה את המידע שלך

לאחר בחירת תוכנת הוויקי שלך, תוכל לחלק את התוכן שלך לקטגוריות עיקריות לארגון טוב יותר. לדוגמה:

• א חֶברָה קטע שבו תוסיף מידע על החברה כמו עדכוני החברה וחדשות.
• ליצור משאבי אנוש סעיף לפוליסות חברה, תגמולים והטבות לעובדים, פוליסות חגים.
• אתה יכול גם להגדיר א מחלקות קטגוריה שבה מחלקות שונות בארגון שלך יכולות לגשת במהירות למידע רלוונטי.
• קטגוריה שימושית נוספת יכולה להיות הַדְרָכָה, עבור מדריכי ההדרכה וחומרי הדרכה אחרים.

אתה יכול ליצור קטגוריות נוספות בהתאם לצרכים של החברה שלך. המטרה כאן היא לארגן טוב יותר את התוכן שלך כך שכולם ידעו היכן הם יכולים למצוא מידע ספציפי.

2. ייבוא ​​או צור תוכן

לאחר יצירת מבנה ברור ומאורגן עבור הוויקי של החברה שלך, כעת תוכל לייבא תוכן קיים, אם יש לך, או ליצור תוכן חדש בקטגוריות הוויקי שלך.

מקום מצוין להתחיל בו יהיה יצירת א מתחילים קטגוריה כדי לכלול את שלך מדריך ויקי פנימי. אתה יכול להשתמש במדריך זה כדי להסביר כיצד פרויקט זה יועיל בארגון שלך ושיטות עבודה מומלצות כיצד למנף אותו.

3. הגדר אינטגרציות

הגדר אינטגרציות כדי להבטיח שאתה יכול להשתמש בכלים הפנימיים הקיימים שלך כדי להוסיף/לעדכן תוכן בוויקי הפנימי שלך. כך תוכלו לתרום בקלות תוכן שאחרת היה לוקח יותר מדי זמן, או פשוט ליצור חוויה כללית טובה יותר למשתמשים.

זה כולל חיבור של אפליקציית הצ'אט שלך, כך שמשתמשים יוכלו לחשוב על רעיונות, לפרסם אותם ב-Tettra כדי שאחרים יוכלו לראות אותם, ואפילו לפתוח שם פריט משימה במידת הצורך. פעולה זו תעזור להגביר את האימוץ של הוויקי הפנימי על ידי הפיכתו לחלק בלתי נפרד מתהליך העבודה היומיומי של כולם.

4. הגדר זכויות גישה והרשאות

קביעת תצורה של זכויות גישה והרשאות מאפשרת לך לקבוע למי יש גישה לאיזה תוכן. זה חשוב מכיוון שאתה עשוי להוסיף תוכן שרלוונטי רק לצוות ספציפי בארגון שלך. לחלופין, ייתכן שתרצה להגביל את הגישה למסמכים מסוימים. אתה יכול לעשות את זה ב-Tettra תחת הגדרות צוות.

5. הפעל את ה-Wiki שלך

עכשיו, הגיע הזמן להדליק את האורות ולגרום לכולם להשתמש בוויקי הפנימי שלך. לשם כך, ניתן לשלוח מיילים לחברי הצוות ישירות דרך ההגדרות ב-Tettra. לאחר שעשית זאת, הקפד לעודד אותם לקרוא את מדריך הוויקי שהוספת בקטגוריית התחלת העבודה.

שפר את שיתוף הפעולה של הצוות שלך על ידי הגדרת Wiki של החברה שלך

הגדרת ויקי פנימי היא דרך מצוינת לאחסן ולשתף מידע. להרבה חברות אין את זה, אבל זה יכול לעזור במובנים רבים.

זה מאפשר שיתוף פעולה טוב יותר בין צוותים ומחלקות, ויותר הזדמנויות לעובדים ללמוד אחד מהשני. השתמש בעצות אלה כבסיס ליצירת ויקי החברה שלך.

כיצד להשתמש בכלי Wiki ב-Microsoft Teams

ל- Microsoft Teams יש כלי פנימי של Wiki המאפשר לך לנהל ולאסוף מידע בצורה חלקה. הנה איך להשתמש בו!

קרא הבא

על הסופר